Правила заповнення трудової книжки п 35. Інструкція із заповнення трудової - Російська газета. Загальний порядок заповнення такий

В даний час трудова книжка є основним документом, що містить відомості про трудової діяльностіта стажі фізичної особи.

Чинні бланки трудових книжок

Форма трудової книжки, і навіть Правила її оформлення, зберігання, виготовлення бланків і постачання ними роботодавців затверджено постановою Уряди РФ від 16.04.2003 № 225.

Поруч із формою, наведеної у вищевказаному нормативному акті і застосовуваної з 01.01.2004, біля РФ також дійсні трудові книжки, затверджені постановами:

• РНК СРСР від 20.12.1938 № 1320;
• ВЦРПС, Радміну СРСР від 06.09.1973 № 656;
• Радміну СРСР від 21.04.1975 № 310 (трудові книжки колгоспників).

Таким чином, якщо документ оформляється працівнику вперше, використовується бланк, затверджений Постановою №225. При цьому праця. книжки працівників, розпочаті до 01.01.2004, заміни не вимагають, а продовжують експлуатуватись у звичайному порядку.

Хто має вести трудові книжки

Відповідно до ст. 66 ТК РФ кожен роботодавець, крім фізичної особи, яка не має статусу ІП, зобов'язаний вести трудові книжки на кожного співробітника, який пропрацював у нього більше 5 днів, за умови, що це місцероботи для співробітника основним.

Таким чином, індивідуальні підприємціповинні заповнювати трудові книжки своєму найманому персоналу у порядку.

Записи до трудової заносяться посадовою особоюорганізації (ІП), уповноваженим наказом керівника (ІП). Як правило, як така особа виступає працівник відділу кадрів.

Якщо посадова особа, відповідальна за ведення трудових книжок, не призначено, що цю функцію виконує сам керівник організації (ІП).

Оформлення працю. Книжки фізичній особі, працевлаштованій вперше, проводиться роботодавцем терміном пізніше 7 днів із дня прийому працювати у присутності працівника.

Примітка:на себе ІП трудову книжку не веде. Очевидно, що укласти трудовий договір сам із собою підприємець не може, тобто відповідно до ст. 20 ТК РФ, працівником, як однієї зі сторін трудових відносинвін не є. А трудові книжки ведуться лише у відношенні працівників (ст. 66 ТК РФ).

Які записи заносяться у трудову

У книжку мають бути внесені сведения:

• про співробітника;
• про виконувану ним роботу;
• про звільнення;
• про підставу припинення трудового договору;
• про переведення в іншу постійну роботу;
• про нагородження.

Зверніть увагу:відомості про дисциплінарному стягненнізаносяться у трудову книжку лише тому випадку, якщо результатом такого стягнення є звільнення.

З ініціативи працівника у трудову можуть бути внесені дані про роботу за сумісництвом: як зовнішнього, так і внутрішнього (див. нижче).

Для внесення запису про зовнішнє сумісництво співробітник повинен подати за основним місцем роботи документ, що підтверджує додаткову трудову діяльність іншого роботодавця. Як такий документ може бути довідка з місця роботи, а також засвідчені копії наказу або трудового договору.

У разі внутрішнього сумісництва надання додаткових документів від працівника не вимагається.

Зверніть увагу:якщо фізична особавиконує роботи з договору цивільно-правового характеру (договору підряду), записи до трудової книжки не заносяться. Відносини між сторонами, що виникають за договором ДПГ, регулюються ДК РФ і входять у сферу трудового законодавства.

Загальні вимоги до заповнення

Інструкцію з оформлення трудових книжок затверджено постановою Мінпраці від 10.10.2003 № 69 (далі – Інструкція).

1. Дати у всіх розділах праця. книги записуються арабськими цифрами у форматі ДД.ММ.РРРР.

Зверніть увагу:незважаючи на вимогу Інструкції на титульному аркуші трудової книжки для дати заповнення виділено рядок, який передбачає внесення місяця прописом. Фахівці рекомендують у разі записувати дату оскільки запропоновано у вигляді, тобто. вказувати місяць прописом, а дату та рік арабськими цифрами.

2. Дозволяється використовувати кулькові, гелеві, пір'яні ручки чорного, синього, фіолетового кольору. Можна застосовувати ручки зі світловодостійким чорнилом.

3. Не можна використовувати скорочення: "Пр." замість "Наказ", "Розп." замість "Розпорядження", "ТК" замість "Трудовий кодекс" тощо.

4. У розділах, що містять відомості про роботу та нагородження, категорично не допускаються закреслення неточних, помилкових або інших визнаних недійсними записів.

Заповнення відомостей про працівника

1. ПІБ вказується повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами.

2. Дата народження записується на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (закордонного паспорта, посвідчення водія тощо).

3. Відомості про освіту зазначаються таким чином:

• основне загальне (9 класів);
• середня загальна (11 класів);
• середнє професійне (технікум, коледж та ін.);
• вища професійна (ВНЗ);
• післявузівське професійне (аспірантура).

Зверніть увагу:з набуттям чинності законом від 29.12.2012 № 273-ФЗ рівень освіти «початкове професійне», що міститься в Інструкції, більше не застосовується.

Також на підставі вищевказаного ФЗ рівень освіти «вища професійна» застосовується по відношенню до бакалаврату, фахівця та магістратури.

Запис про освіту провадиться тільки на підставі належно засвідченої документації (атестата, диплома, посвідчення та ін.). Відомості про незакінченій освітіможуть бути внесені на підставі студентського квитка, залікової книжки, довідки з освітнього закладуі т.д.

4. Професія (спеціальність) також зазначається на підставі документа про освіту.

Зверніть увагу:у дипломах про закінчення ВНЗ як спеціальність часто вказується напрямок діяльності (наприклад: «Економіка та управління на підприємстві»), тому краще заповнити цей рядок на підставі відомостей про присудження кваліфікації (наприклад: «Економіст»).

5. Заповнюється дата оформлення книжки. Потім працівник засвідчує своїм підписом внесені відомості.

Зверніть увагу:у бланку трудової книжки під межею, призначеною для підпису відповідальної особи, написано «розбірливо» Нормативні акти трудового законодавства це поняття не конкретизують. Тому фахівці рекомендують посадовій особі не ставити особистий підпис, а записувати в даному рядку чітко та розбірливо своє прізвище.

При цьому жодної відповідальності за проставлення особистого підпису, за розшифрування прізвища та ініціалів або використання інших можливих варіантів заповнення цього рядка не передбачено.

За відсутності в організації (ІП) круглого друку Роструд також дозволяє використовувати внутрішній друк кадрової служби за умови, що за відбитком можна чітко ідентифікувати роботодавця (найменування організації або ПІБ підприємця, ІПН, ОГРН або ОГРІП).

7. Зміна записів про прізвище, ім'я та по батькові, а також дату народження проводиться на підставі: паспорта, свідоцтв про народження, укладення або розірвання шлюбу, зміни імені – з обов'язковою вказівкою реквізитів даних документів.

Вищезазначені зміни заносяться у такому порядку:

• однією рисою закреслюються відомості, що підлягають виправленню;
• записуються нові дані;
• посилання на відповідний документ вказується на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчується підписом відповідальної особи та печаткою роботодавця (кадрової служби роботодавця).

8. Зміни даних про освіту, спеціальність, професію проводяться шляхом доповнення відомостей, внесених раніше. Викреслювати нічого не треба. Посилання на документ, на підставі якого внесено доповнення, на обкладинці трудової книжки не вказується.

Заповнення відомостей про роботу

1. У гр. 3 як заголовок вказується повна і скорочена (за наявності) назва організації (ІП).

2.

3. У гр. 2 заноситься дата прийому працювати.

4. У гр. 3 проставляється запис про прийняття (призначення) до конкретного структурний підрозділ юридичної особи(ІП), якщо умова про роботу в даному підрозділі відображена у трудовій угоді, та найменування посади (роботи, спеціальності, професії із зазначенням розряду, класу, категорії) відповідно до .

У випадках, коли умови роботи передбачають компенсації, пільги чи обмеження, то найменування спеціальності (посади, роботи та ін.) зазначається відповідно до кваліфікаційних довідників.

5. У гр. 4 записується найменування та реквізити документа, згідно з яким співробітник прийнятий на роботу (наказ, розпорядження та ін.).

Примітка:запис про прийом на роботу на підставі термінового трудового договору повністю аналогічний запису про працевлаштування за безстроковою трудовою угодою.

Зверніть увагу:якщо запис про прийом на роботу робиться щодо генерального директораорганізації, то використовується формулювання «Призначений» («Вибраний»), а гр. 4 вказуються реквізити протоколу загальних зборівзасновників (рішення єдиного засновника, наказу призначення генерального директора).

До відомостей про роботу, щодо яких потрібно внесення записів у трудову книжку, також належать:

• присвоєння працівникові нового розряду (категорії, класу);
• встановлення співробітнику другої та наступної спеціальності;
• зміни (доповнення) у штатному розкладі організації (ІП);
• переведення на іншу постійну роботу;
• перейменування організації чи зміну її організаційно-правової форми;
• відновлення безперервного виробничого стажу в установленому порядку (наприклад: на підставі рішення комісії з трудових спорів);
• невключення до безперервного трудового стажу періоду відбуття покарання у вигляді виправних робіт;
• військова служба, а також служба в органах ОВС, податкової поліції, митниці, кримінально-виконавчої системи та ін.;
• навчання на курсах підвищення кваліфікації, перекваліфікації

Зразки записів у відомості про роботу з інших підстав:

Відновлення безперервного трудового стажу

Встановлення професії та розряду

Військова служба

Перейменування посади

Перейменування організації

Невключення терміну покарання до трудового стажу

Заповнення відомостей про нагородження

У трудову книжку працівника заносяться відомості про такі види заохочень:

• почесні звання, заслуги перед державою;
• дипломи, почесні грамоти, нагрудні знаки;
• інші види заохочень відповідно до чинного законодавства та внутрішніх документів компанії (наприклад: колективним договором).

Зверніть увагу:відомості про премії із заробітної плати у трудову книжку не записуються. Але це не відноситься до разового і позапланового преміювання працівників, що особливо відзначилися - таку премію можна занести в книжку.

Порядок внесення відомостей про нагородження є ідентичним порядку заповнення даних про роботу:

1. У гр. 3 як заголовок вказується повне та скорочене (за наявності) найменування роботодавця.
2. Під цим заголовком у гр. 1 вказується порядковий номер запису.
3. У гр. 2 заноситься дата нагородження.
4. У гр. 3 вказується вид винагороди, заслуги одержувача та організація, що видає заслугу.
5. У гр. 4 найменування та реквізити документа, згідно з яким провадиться нагородження.

Заповнення відомостей про звільнення

Записи про звільнення оформляються у такому порядку:

1) У гр. 1 вказується порядковий номер запису.

2) У гр. 2 проставляється дата звільнення (припинення трудового договору).

При цьому датою звільнення вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено угодою між працівником та роботодавцем, трудовим договором чи чинним законодавством.

3) У гр. 3 робиться запис про причину звільнення.

Зверніть увагу:згідно зі ст. 84.1 ТК РФ запис у трудову книжку працівника про звільнення виробляється у суворій відповідності до формулювання трудового кодексу чи іншого федерального закону. У цьому потрібно вказати як пункт і статтю ТК РФ, а й її частина.

Зверніть увагу, що частини в кодексі не нумеровані. Щоб дізнатися номер частини, потрібно порахувати абзаци у пункті статті за порядком: перший абзац (навіть якщо він лише один) – перша частина, другий абзац – друга частина тощо.

Наприклад: у п. 1 ст. 77 всього один рядок, пишемо «пункт 1 частина перша стаття 77». Пункт та номер статті ТК зазначаються арабськими цифрами, а номер частини записується прописом.

При розірванні трудового договору за бажанням працівника з причин, для яких законом передбачено пільги або інші переваги, запис про звільнення проводиться із зазначенням таких причин (необхідність догляду за дитиною до 14 років, переведення чоловіка на роботу в іншу місцевість тощо).

4) У гр. 4 вказується найменування та реквізити документа, на підставі якого провадиться запис про звільнення.

Під записом про звільнення працівник ставить свій особистий підпис, підтверджуючи факт ознайомлення із зазначеними відомостями (крім випадків, коли трудова надсилається звільненому працівникові поштою).

При цьому вносити до документа додаткові формулювання («Ознайомлений», «Запис вірний», «Відомості підтверджую» тощо) не потрібно.

Примітка:крім загальних підстав, передбачених трудовим законодавством, звільнення керівника юридичної особи може бути викликане додатковими підставами, викладеними у ст. 278 ТК РФ (наприклад: банкрутство організації, неналежне виконання керівником своїх обов'язків, ухвалення рішення власником майна організації, інші причини).

Зразки записів:

Звільнення по власним бажанням

Звільнення за згодою сторін

Звільнення зі скорочення штату

Звільнення генерального директора

Звільнення з роботи за сумісництвом

Звільнення за прогул

Звільнення у зв'язку із закінченням строку строкового трудового договору

Придбання бланків працю. книжок

Порядок забезпечення роботодавців бланками трудових книжок та затверджений наказом Мінфіну РФ від 22.12.2003 № 117н.

Дані бланки виробляються Об'єднанням «ГОЗНАК» і реалізуються як саме Об'єднання, і через посередників, які уклали із нею договори поставки. Офіційні постачальники, як оптові, і роздрібні, зобов'язані пред'являти копію договору з «ГОЗНАК» (або копію договору з оптовиком, реалізуючим продукцію «ГОЗНАК») на вимогу покупця.

Купівля бланків є обов'язком роботодавця, змушувати працівника набувати бланк трудової книжки чи вкладиша у ній самостійно заборонено.

При цьому організація (ІП) має право при оформленні бланку вимагати з працівника відшкодування витрат, крім випадків, коли заводити нову трудову або вкладку довелося з вини роботодавця: неправильне оформлення, втрата документів у зв'язку з форс-мажорними обставинами.

Примітка:відшкодування витрат на придбання бланків передбачено Постановою № 225, але роботодавець може відмовитися від стягнення плати з працівників, для цього цю позицію слід закріпити у локальному актіпідприємства (наприклад: у Правилах трудового розпорядку).

Щоб не порушувати встановлені терміни внесення записів у трудові книжки працівників, роботодавцям рекомендується мати в запасі хоча б по одному екземпляру трудового бланка та вкладиша до нього.

Облік та зберігання трудових книжок

Облік нових екземплярів трудових та вкладишів до них організація (ІП) веде до спеціальної .

Відповідальний кадровий співробітникотримує бланки в бухгалтерії на підставі письмової заявки, а по закінченні місяця звітує за використані бланки та суми, отримані від працівників.

Крім того, в компанії в обов'язковому порядку ведеться , в яку заносяться відомості не тільки про нові бланки, але і про працю. книгах, що зберігаються у роботодавця.

Трудові книжки, як і вкладиші до них, є бланками суворої звітності, тому мають зберігатися у сейфах, металевих шафах чи інших умовах, які гарантують збереження документів.

Книжки, вкладиші та , не отримані працівниками під час звільнення, повинні зберігатися в організації (ІП) до запитання, а незатребувані – протягом 75 років.

Зверніть увагу:законом не забороняється видавати трудові книжки на руки співробітникам, але відповідальність за їх безпеку нестиме роботодавець.

Видача трудової книжки під час звільнення

Трудова книжка видається на руки співробітнику у день припинення трудового договору. Якщо з будь-якої причини це зробити неможливо (співробітник не з'явився за отриманням книжки, відмовляється від отримання тощо), роботодавцю слід направити громадянину письмове про необхідність з'явитися за документом або дати згоду на надсилання книжки поштою.

Таким чином, роботодавець зніме з себе відповідальність за несвоєчасну трудову видачу.

Іноді видати у день звільнення працівникові трудову книжку неможливо. Як правило, така ситуація відбувається, коли день звільнення не співпадає з останнім робочим днем: при звільненні співробітниці, яка перебуває в декретній відпустці; при звільненні прогульника, що немає на робочому місці.

Будь-якій організації обов'язково необхідно мати трудові книжки кожного, хто у ній працює постійно і довше п'яти днів. Кадровики відзначають тут всю важливу інформацію про професійної діяльностійого власника — така вимога Трудового кодексута зразок та правила заповнення трудової книжки, ми розберемо у сьогоднішній статті.

Робити позначки на сторінках книги дозволяється ручкою синього (як варіант – фіолетового) або чорного кольору, використання різного роду скорочень вважається помилкою.

Дані на титульному листі:

1. Ім'я.Воно має бути написане у повній формі, як і в паспорті, без використання скорочених форм та ініціалів. Дані можна знайти в паспорті, правах на керування автомобілем, військовому квитку і подібних документах.
2. Дата народження.Для її запису використовуються арабські цифри. При вказівці числа та місяця використовуються двопорядкові числа, а рік записується чотирипорядковим.
3. Освіта.У цьому рядку пишеться рівень наявної освіти, яка може бути середньою професійною, вищою чи іншою. Сюди можна внести інформацію про не закінченому на поточний момент освіті. Дані, необхідних вірного заповнення цього пункту, слід брати з документів, що надав працівник.
4. Спеціальність.Тут вписується основна робоча спеціальність власника книжки, яку він отримав у навчальному закладі. Ці відомості уточнюються за наданими документами про освіту.
5. Дата заповнення.Як правило, тут фіксується важлива дата – день оформлення першого запису у книзі. Характерна рисавказівки дати в цьому рядку – місяць можна написати прописом, і це не вважатиметься помилкою.
6. Підпис власника книги.Тут все відомо, розписується сам працевлаштований.
7. Підпис співробітника, який займається усіма питаннями, пов'язаними з оформленням таких документів.Тут можливі варіанти. В ідеалі знати подібними речами має відділ кадрів, відповідно, підписи у книжках робить його начальник. Однак не кожна фірма має свою кадрову службу, тому часто така відповідальність покладається на бухгалтера, а то й на керівника.
8. Печатка.Вона запевняє собою все, що було зазначено раніше. Це може бути офіційна печатка фірми або її кадрової служби, якщо така є.

Внесення даних про основну роботу

1. Назва фірми.Воно записується у третій графі таблиці спочатку повністю, без абревіатур типу ТОВ, ЗАТ та ін., та був додатково у дужках підписується і скорочена форма назви.
2. Номер запису.У необхідну графу таблиці вписується порядковий номер будь-якого запису роботи, тобто, наприклад, при першому працевлаштуванні це буде номер «1», при перекладі – «2», тощо. Примітно, що ця цифра розміщується на рядку, наступному після назви фірми, а сама назва утворює свого роду «шапку» над наступними відмітками.
3. Дата.Дата офіційного оформлення працювати заноситься у спеціально призначені при цьому стовпці таблиці арабськими цифрами. Що стосується рядка, то інформація розташовується на тому самому рядку, що й порядковий номер цього запису.
4. Запис про оформлення роботи.Вона пишеться в третьому стовпці і починається з того ж рядка, на якому записано дату пристрою на роботу. Вказуються назва підрозділу фірми, куди прийнятий співробітник, та його посада.
5. Вказівка ​​документа, що є підставою для працевлаштування власника книжки.Зазвичай їм буває наказ про прийом нового працівника працювати. Ця інформація вноситься в останню графу на тому самому рядку, що й попередній запис.

Внесення відомостей про трудову діяльність за сумісництвом

Деколи буває, що працівник виконує певні обов'язки, поєднуючи їх зі своєю основною роботою. Відомості про таку трудову ініціативу записуються лише за бажанням самого працівника. Якщо бажання в нього є і він попросив зробити позначку в книзі, то порядок внесення даних буде аналогічним до описаного раніше, тільки назва організації вдруге писати не потрібно.

Переведення в інший підрозділ або зміна посади

Буває таке, що співробітник перекладається на подальшої роботив інший відділ чи змінює посаду. Звичайно, такі зміни в його кар'єрному шляхунеобхідно зафіксувати у трудовій.

1. Номер запису.Нова віха в трудовій позначається, звичайно ж, новим номером.
2. Дата.Арабськими цифрами пишеться дата офіційного переказу.
3. Запис про переведення або зайняття нової посади.У третю графу пишуться назва підрозділу, куди переведений власник трудовий та його нова посада.
4. Підстава перекладу.В останній стовпець таблиці записуються дані наказу переклад.

Внесення інформації про звільнення

Звільнення співробітника – привід чергового запису на трудову, причому зробити її треба вчасно, позаяк у останній робочий день її потрібно повернути власнику. Зволікання у такій справі може загрожувати штрафом та виплатою компенсації працівникові, який припинив працювати у цій організації.

1. Порядковий номер.Звільнення – це черговий запис, і він повинен мати свій номер у призначеній для цього графі.
2. Дата.Тут вказується дата заключного робочого дня – вона вважається датою остаточного звільнення. Звичайно, цифри повинні бути арабськими.
3. Причини.У третій графі, де записуються посаду та місце роботи, потрібно внести позначку причину звільнення, не забуваючи послатися на потрібну статтю ТК. Наприклад, якщо звільненню передувало безпосереднє бажання співробітника, треба послатися статтю 77, п.3.
4. Підстава.В останній графі вписуються дані того документа (зазвичай наказу про звільнення з посади), на підставі якого сталося звільнення.
5. Печатка.Після оформлення всіх записів потрібно скріпити їх печаткою, і навіть підписом керівника фірми чи іншого уповноваженого цього особи. Співробітник теж ставить підпис, і звільнення можна вважати таким, що відбувся.

Внесення виправлень

Іноді трапляються помилки при записуванні різної інформації в трудову, наприклад, замість «старший інженер» написано просто «інженер». Помилки, звичайно ж, необхідно виправити, ми вже писали докладнішу статтю про . Закреслювати і замазувати що-небудь забороняється, і для виправлення є лише один спосіб - визнання помилково вказаних даних недійсними:

1. Номер . Проставляється номер чергового запису.
2. Дата. Записується дата, з якої помилковий запис вважатиметься недійсним.
3. У третьому стовпці пишеться наступний текст "Запис під № _ недійсний".
4. Робиться новий запис з актуальною та правильною інформацією, для якої також проставляються свій номер по порядку та дата.

Трудова книжка зберігає у собі всю інформацію про трудової діяльності працівника і використовується визначення тривалості його стажу. Діючі нині форми трудової книжки та вкладиша встановлені в Пост. № 225 від 16 квітня 2003 р. Як правильно заповнити трудову книжку, зазначено у Пост. № 69 від 10 жовтня 2003 р. Дані постанови містять розбіжності з деяких питань, що потребує звернення до Трудового Кодексу і ще більше ускладнює оформлення трудової книжки.

Це особливо вірно щодо приватних підприємців, змушених брати на себе обов'язок ведення кадрового обліку. Найменше відхилення від стандартів заповнення трудової книжки веде до недійсності внесених відомостей, як і різні помилки, допущені самих записах. Для усунення наслідків до відповідних граф вносяться виправлення строго за встановленим зразком. У виняткових випадках працівнику видається дублікат.

Коли відкривається

Кожна трудова книжка має власний номер, видається працівнику протягом усього життя і підлягає заміні крім деяких випадків. Якщо у нещодавно прийнятого на роботу співробітника цього документа немає, необхідно відкрити йому новий. Якщо такий був, але з якихось причин не може бути наданий, дана інформація відображається в акті, що засвідчується підписами: особи, яка видає нову трудову книжку, працівника та свідка.

Документ заводиться на співробітника, який пропрацював у компанії не менше шести днів, і має бути оформлений протягом тижня з дня його працевлаштування. Ця процедура проводиться у присутності працівника, з чиєї заробітної платизгодом утримується вартість бланку.

Трудова книжка, зразок заповнення прийому працювати:

Як заповнювати

Усі записи у трудову книжку заносяться посадовцем організації, уповноваженим цього наказом керівника, найчастіше - працівником відділу кадрів. У разі його відсутності це може бути бухгалтер чи директор підприємства. Документ підлягає реєстрації в книзі обліку та зберігається у роботодавця аж до звільнення працівника або його переведення на інше місце роботи. За необхідності працівнику видається витяг із книжки за місцем вимоги.

Витяг з трудової книжки - зразок заповнення:

Записи ведуться розбірливим почерком, всі слова наводяться у повному варіанті, без жодних скорочень. Числове вираження дат, показників та інших відомостей вказується лише у арабських цифрах. Також не можна записувати назву місяця прописом. Правильний формат наповнення дати: 05.03.2020. Допустимо використовувати кулькові, гелеві та пір'яні ручки. Паста, що містяться в них, гель і чорнило повинні мати підвищену стійкість до впливу води і ультрафіолетових променів. Оптимальними є синій, темно-фіолетовий і чорний відтінки пігменту.

Документи

Для заповнення трудової книжки потрібні:

• паспорт працівника (або інший документ, що засвідчує особу);
• диплом про освіту;
• журнал обліку трудових книжок;
• свідоцтво ІП або Статут організації;
• гербова печатка.

Як заповнити титульний лист трудової книжки дивіться в ролику

Трудова книжка поділена на три частини:

1. Титульний лист, який містить відомості про власника документа.
2. Відомості про роботу, що включають найменування підприємств, на яких здійснювалася трудова діяльність і тривалість такої.
3. Розділ про нагородження.

Врахуйте, що правила заповнення трудових книжок зобов'язують вносити корективи у разі можливої ​​зміни:

• назви підприємства (вкл. правову форму);
• типу друку (використання різних у одній книжці – неприпустимо!).

Титульна сторінка

На першій сторінці трудової книжки слід зазначити всю інформацію про працівника, керуючись наданими ним документами. Вона повинна містити:

• ФІО власника;
• дату народження (у числовому вираженні);
• рівень освіти (середня, середня спеціальна, вища);
• найменування професії, зазначеної у дипломі;
• дату відкриття трудової книжки;
• підпис працівника;
• підпис особи, яка заповнювала документ;
• гербову печатку організації.

Титульний лист трудової книжки, зразок заповнення 2020:

Відомості про роботу

Кожна сторінка середнього та найбільшого розділу складається з чотирьох граф, що містять:

1. Порядковий номер запису (починаючи з №1 і далі).
2. Дата прийому на роботу та інших подій.
3. Саму запис, що є відомостями про організацію (її повна і скорочена назва), найменування посади (із зазначенням кваліфікації) та підрозділи. Крім факту прийняття на роботу, тут фіксуються також випадки переведення на іншу посаду та звільнення. Відомості про це мають бути внесені до графи протягом 7 днів з дня виходу наказу, за винятком запису про звільнення, що складається безпосередньо у день його скоєння.
4. Документальне підтвердження запису – найменування наказу, дата його випуску та номер (саме в цьому порядку).

Як робити записи про роботу в трудовій книжці дивіться у відео

додаткові відомості

1. За бажанням працівника до нього вносяться відомості про роботу за сумісництвом. Запис проводиться на підставі документів, наданих іншим підприємством, на якому працівник улаштований на суміщену посаду. У цьому використовуються самі принципи заповнення графи, як і за внесенні відомостей про основний роботі. Трудова книжка повинна зберігатися у службовця відділу кадрів за місцем основний роботи, який має право вносити до неї будь-яку інформацію.
2. Набуття другої професії, отримання розряду, підвищення кваліфікації також відображаються в цьому розділі.
3. Якщо має місце перейменування підприємства, робиться відповідний запис із зазначенням документа, що послужив основою цього. Ця інформація зможе пояснити розбіжність у печатках, поставлених під час працевлаштування та звільнення працівника. Ті самі дії виконуються під час перейменування посади.
4. У разі реорганізації підприємства у розділі зазначається звільнення працівника з наступним його прийомом до нової компанії.

Зразок заповнення трудової книжки при ліквідації ТОВ:

Приклади

О. С. Копачова вступила на посаду юрисконсульта у ВАТ «Авелан» 27 лютого 2016 р. 12 серпня 2016 р. її було переведено на посаду старшого юрисконсульта. Цей факт було відображено у розділі «Відомості про роботу».

При звільненні працівника у графі № 3 слід зазначити нормативний акт ТК, за яким було застосовано цей захід. Запис має бути підтверджено печаткою компанії або відділу кадрів та підписом особи, яка заповнювала трудову книжку. Співробітник також повинен розписатися в цій графі, підтверджуючи цим свою згоду з внесеними за час роботи записами.

А. М. Шолохов виконував обов'язки продавця у ЗАТ «Континент». 6 березня 2017 р. його було звільнено за невихід на роботу без поважної причини. Наказ про звільнення було підписано цього ж дня.

Нагородження

Цей розділ містить інформацію про присвоєні працівникові звання, вручені йому дипломи, грамоти та інші нагороди, передбачені внутрішніми. нормативними актамипідприємства та законодавством. До таких не можна віднести подяку керівництва, виражену в усній формі, а також грошові премії, що регулярно виплачуються, що входять до системи нарахування заробітної плати. Що пояснює повну відсутність відомостей у цьому розділі, що у трудових книжках більшості працівників. Причому різні грамоти і дипломи, видані працівникові без випуску відповідного наказу, також є лише номінальним висловом подяки, які не відображаються ні в трудовій книжці, ні в особистій справі.

Заповнення трудової книжки 2020, зразок:

Оформлення вкладиша

Якщо всі вільні місця у трудовій книжці було витрачено і нові записи вносити нікуди, відкривається вкладиш. Зазвичай його вшивають на кінець документа, оскільки конкретні вказівки про це в інструкції із заповнення трудових книжок відсутні. На титульному листі (або обкладинці) основної книжки ставиться штамп про видачу вкладиша із зазначенням його серії та номера.

Правила ведення обох документів ідентичні, титульний лист вкладки також підлягає заповненню. Нумерація записів триває після тієї цифри, де закінчилося заповнення трудової книжки. Якщо при заповненні вкладиша було допущено помилок, його утилізують у присутності комісії, склавши акт. Те саме стосується і забракованих або застарілих трудових книжок.

Ми готові відповісти на питання, що виникли - задавайте їх у коментарях

Додаток N 1
до постанови Мінпраці РФ
від 10 жовтня 2003 р. N 69

Інструкція
із заповнення трудових книжок

Зі змінами та доповненнями від:

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених постановою Уряду Російської Федераціївід 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у них, дублікатів трудових книжок (далі - трудові книжки).

1. Загальні положення

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівник прийнятий працювати 5 вересня 2003 р. у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідного останнього в цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за номером таким недійсним". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорівабо судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом визнаною недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному листі) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.) .);

запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблений на підставі поданих належним чином завірених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установи тощо);

професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, що потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби) (за наявності друку), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться першу сторінку (титульний лист) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби) (за наявності печатки).

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюється шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття або призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівник прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. Якщо відповідно до федеральних законів із виконанням робіт з певним посадам, спеціальностям чи професіям пов'язано надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій і кваліфікаційні вимогидо них мають відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку кваліфікаційні довідники, штатний розкладорганізації, доводяться до відома працівників, після чого їх трудові книжки виходячи з наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.

Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія тощо), то про це в установленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварник" із присвоєнням 3 розряди. У цьому випадку у трудовій книжці у графі 1 графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварник" з присвоєнням 3 розряду", у графі 4 вказується відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісник у структурний підрозділ організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер. У такому порядку проводиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована в таку-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання безперервний трудовий стаж вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 р. визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнений зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації", у графі 4 вказується дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення (припинення) трудового договору) із посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.

Наприклад: "Звільнений за згодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації або інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, що не залежать від волі сторін, у трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації або іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з повторним протягом року грубим порушенням статуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2(1) статті 25 Федерального законувід 31.07.1995 р. N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу(Посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п.3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівник прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , Пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації ".

На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.2. Якщо працівник до вступу до цієї організації (до даному роботодавцю) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" до графи 3 перш за все вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цієї організації (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи у такому порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу у минулому, до дублікату трудової книжки вносяться лише наявні у документах відомості.

У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного їх засвідчення роботодавцем або кадровою службоюповертаються їхньому власнику. Роботодавець зобов'язаний допомогти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ І СОЦІАЛЬНОГО РОЗВИТКУ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

ПОСТАНОВЛЕННЯ

Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок

Документ із змінами, внесеними:
(Офіційний інтернет-портал правової інформації www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

Відповідно до (Збори законодавства Російської Федерації, 2003, N 16, ст.1539) Міністерство праці та соціального розвиткуРосійської Федерації

ухвалює:

1. Затвердити:

Інструкцію щодо заповнення трудових книжок згідно з додатком N 1;

форму прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї згідно з додатком N 2;

форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них згідно з додатком N 3.

2. Визнати такими, що не діють на території Російської Федерації:

постанову Держкомпраці від 20 червня 1974 року N 162 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях";

постанову Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 року N 252 "Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 року N 162";

постанову Держкомпраці СРСР від 31 березня 1987 року N 201 "Про внесення доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях";

пункт 2 постанови Держкомпраці СРСР від 15 серпня 1990 року N 332 "Про визнання такими, що втратили чинність, і внесення змін до постанов Держкомпраці з питань сумісництва" ;

постанову Держкомпраці СРСР від 19 жовтня 1990 року N 412 "Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 року N 162 (у редакції постанови Держкомпраці СРСР від 2 серпня 198 N 252) ".

Міністр
праці та соціального розвитку
Російської Федерації
О.Починок

Зареєстровано
у Міністерстві юстиції
Російської Федерації
11 листопада 2003 року,
реєстраційний N 5219

Додаток N 1. Інструкція із заповнення трудових книжок

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у них, дублікатів трудових книжок (далі – трудові книжки).

1. Загальні положення

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівник прийнятий працювати 5 вересня 2003 року, у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідного останнього в цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за номером таким недійсним". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом визнаною недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному листі) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.) .);

запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблений на підставі поданих належним чином завірених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установи тощо);

професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, що потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби) (за наявності друку), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.
наказом Мінпраці України від 31 жовтня 2016 року N 588н.

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби) (за наявності печатки).
(Абзац у редакції, введеній у дію з 27 листопада 2016 року наказом Мінпраці України від 31 жовтня 2016 року N 588н .

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття або призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівник прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. Якщо відповідно до федеральними законами з виконанням робіт з певним посадам, спеціальностям чи професіям пов'язане надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційних довідників, штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.

Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія, тощо), то про це в установленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварник" із присвоєнням 3-го розряду. У цьому випадку у трудовій книжці: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварник" з присвоєнням 3-го розряду" , у графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісник у структурний підрозділ організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер. У такому порядку проводиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована в таку-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання безперервний трудовий стаж вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 - дата запису; у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 року визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнений зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 ", у графі 4 зазначається дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.

Наприклад: "Звільнений за згодою сторін, пункт 1" або "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації або інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, у трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації або іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з повторним протягом року грубим порушенням статуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2(1) статті 25 Федерального закону від 31.07.95 N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації”.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п.3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівник прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1 - 6 цієї Інструкції.

7.2. Якщо працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи у такому порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу у минулому, до дублікату трудової книжки вносяться лише наявні у документах відомості.

У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного їх засвідчення роботодавцем або кадровою службою повертаються їхньому власнику. Роботодавець зобов'язаний допомогти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

Додаток N 2. Форма прибутково-витратної книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї

				Від кого отримано	Осно- вання
				або кому відпущено	(Найм- ня	Кількість		Сума (руб.)	Кількість		Сума (руб.)
					документа, N та дата)		вкладишів (серія та номер)		трудових книжок (серія та номер)	вкладишів (серія та номер)

Додаток N 3. Форма книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них

Дата прийому на роботу, заповнення трудової книжки або вкладиша до неї

Прізвище, ім'я та по батькові льця трудовий

Серія та номер праце- виття книжки або

Повинн- ність, професія, спеціальність

Наймену- вання місця роботи (з указа- ням

Дата і N наказу (розпоря- ження) або іншого

Розписка відповідаль- ного особи, при- нялого або

Отримано за залог- ні трудо- ші книжки

дата видачі на руки праце- виття книжки

Розписка робіт- ніка в напів- ченні трудової книжки

вклади- ша в неї

працівника, який здав трудову книжку або на якого заповнена трудова книжка чи вкладка до неї

струк- турного підрозділу лення) куди прийнято працівника

рішення робото- теля, на підставі якого здійснено прийом працівника

заповнивши- шого трудову книжку

або вклади- ши в них (руб.)

при звіль- нії (припинення ні трудового договору)

Редакція документа з урахуванням
змін та доповнень підготовлена
АТ "Кодекс"