Оголошено подяку запис до трудового зразка. Чи заноситься лист подяки в трудову книжку. Як проводиться запис

У трудовій книжці містяться не лише особисті дані про працівника та його професійної діяльності, а також інформація про нагороди.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок є індивідуальним. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Запис вноситься після підготовки керівництвом наказу.

Слово закону

У 2004 році набули чинності законодавчі змінистосовно правил ведення трудових книжок – роботодавцям було запропоновано оновлений зразок документа (Постанова №225).

У зв'язку з цим змінився порядок заповнення та зберігання «робочих паспортів». нову інструкціюз відання кадрової документації.

Відповідно до неї, до розділу трудової книжки «Відомості про заохочення» вноситься така інформація:

• про заохочення за досягнення успіхів у праці згідно з ФЗ «Про роль колективів в управлінні підприємствами»;
• нотатки про заохочення, отримані на с/г сфері;
• відомості про заохочення за успіхи в організації, на підприємстві тощо, передбачені положеннями Статуту та дисциплінарними правилами.

Можливість внесення даних про заохочення до трудової книжки передбачено і ТК РФ.

У статті 191 зазначено, що працівники, які сумлінно виконують обов'язки, мають право на отримання заохочення, яке буває матеріальним і нематеріальним. Останнє може бути відображено у трудовій.

Які відомості слід заносити?

У кожній компанії діє статут та інша внутрішня документація. Вони передбачають різного роду заохочення для працівників (наприклад, звання найкращого працівника).

Кандидатури працівників, мають особливо значущі держави досягнення, висуваються отримання держнагороди.

Премії, отримані працівником відповідно до внутрішніх положень, не вважаються заохоченнями.

Отже, у розділі «Відомості про нагородження» містяться відомості про трудові досягнення:

• державні нагороди та звання, засвідчені документами із зазначенням суті досягнення;
• почесні звання, грамоти, відзнаки, дипломи;
• інші заохочення, передбачені законом та статутом компанії.

Матеріальні винагороди, що виплачуються на регулярній основі за виконання трудової функції, до трудової не вносяться.

Що це дасть працівникові?

Запис про заохочення у трудовій книжці має значення для працівника.

Подяка підвищує престиж співробітника в очах керівництва та шанси на зайняття вищої посади. Співробітник має позитивну репутацію, що змушує інших членів колективу наслідувати його приклад і досягати високих показників у роботі.

Людина при влаштуванні на нову роботубуде відразу рахуватися на хорошому рахунку.

Начальство зможе довіряти йому складні завдання, що знову ж таки сприяє швидкому кар'єрному зростанню. Тому навіть якщо роботодавець не згадував про винагороду за важке завдання, краще натякнути йому про те, що непогано було б її отримати (мається на увазі нематеріальне).

Роботодавці самі прагнуть винагороди старанних працівників, якщо завдання висуваються у стислі терміни.

Заохочення гідні співробітники, які постійно прагнуть підвищення продуктивності праці та якості продукції, що пропонуються, пропонують новаторські ідеїі показують блискучі результати.

Заохочення може мати форму оголошення подяки, преміювання, нагородження цінним подарунком або почесною грамотою, занесення на Дошку пошани і т. д. Матеріальна винагорода може становити певну суму або відсоток від зарплати співробітника або обсягу виконаної роботи.

Трудовим законодавством передбачено можливість заохочення найкращих співробітниківприсвоєнням їм статусу «кращого професіонала», проте керівники використовують цей варіант не так часто.

Це пов'язано з тим, що роботодавець повинен організувати конкурс професійної майстерності, зібрати комісію, розробити критерії оцінки, за якими присуджуватиметься звання, а також визначити терміни та порядок проведення конкурсу.

Проте таке заохочення можна нагородити і без конкурсу – на підставі загальних досягнень співробітника.

З цією метою проводять опитування, вивчають звітні папери. Звання присвоюється перед усім колективом із врученням диплома чи грамоти. Можливі такі формулювання, як Найкращий менеджер», «Кращий у професії «кухар» тощо.

Як зробити запис у трудовій книжці, якщо оголошено подяку?

Кожен кадровий працівник повинен знати, як оформляти подяку у трудовий.

Інформація про це міститься в Інструкції ведення трудових книжок та внутрішньої документації.

Етапи оформлення запису про подяку:

• відкриття особистої справи співробітника, у якому міститься трудова;
• видання наказу про нагородження;
• передача наказу співробітнику для ознайомлення;
• внесення всієї інформації до розділу «Відомості та нагородження».

Запис потрібно показати працівникові, щоб у разі будь-яких помилок та неточностей одразу їх виправити.

Якщо кадровик не вказав у документі заохочувальні заходи, працівник має право вимагати усунення помилки. Якщо все правильно, то трудова поміщається назад в особисту справу.

Якими документами оформляється?

Відомості про подяку вносяться на підставі двох паперів:

• Перша– це саме Лист-подяка, підписане начальником та вручене працівникові за досягнення у праці.
• Другимдокументом є наказ, який має номер та дату.

Лист подяки зазвичай вручають пізніше дати видання наказу. В останньому наводиться опис заслуг співробітника, вказівка ​​посади та іншої важливої ​​інформації.

Що може бути основою?

Підстава внесення запису трудову про винесення подяки – це наказ начальника. На його підставі також заповнюється сама грамота (або лист подяки).

Чи потрібний наказ?

У законодавстві чітко прописано: у трудову книжку працівника, який отримав заохочення чи подяку, запис вноситься виходячи з наказу.

Цей документ складається у всіх подібних випадках.

Відомості, внесені до трудової, мають точно відповідати інформації наказу.

У наказі зазначаються:

• ПІБ співробітника (повністю) та посада;
• тип заохочення (подячний лист);
• причини, через які працівник заслужив нагороду.

До наказу додатково складається уявлення.

Воно може бути оформлене у вигляді службової записки чи доповідної. На підставі цього паперу видається наказ.

У службовій записці перераховуються підстави винесення подяки. Начальник, вивчивши папір, підтримує укладача у вигляді проставлення особистого підпису.

У деяких організаціях потрібні підписи та інших уповноважених осіб (представників профспілки, начальника структурного підрозділу та ін.).

Співробітник ознайомлюється з наказом під розпис, в окремих випадках документ підписується всім колективом.

Наказ видається у формі локального нормативно-правового акта від імені начальника або його заступника. Документ вивішується на загальний огляд (на інформаційній дошці) з метою ознайомлення всіх працівників.

Зразок наказу:

Приклад уявлення:

Правила та покрокова інструкція оформлення

Розділ для інформації про нагородження знаходиться у другій частині трудової.

Він заповнюється за встановленими правилами:

• 1-а графа:тут проставляється порядковий номер (арабська нумерація). Якщо запис перший, ставиться цифра "1" і далі по порядку;
• 2-а графа:вказує дата, яку було прийнято рішення про винесення подяки (дата внесення запису до трудової);
• 3-я графа:відомості про те, хто робив нагородження працівника (зазвичай назва компанії або внутрішнього структурного підрозділу, де працює людина). Тут же наводиться найменування нагороди та короткий описзаслуг;
• 4-а графа:вказівку номера наказу, за яким вноситься запис (№ та дата оформлення наказу);
• далі проставляється друк фірми та підпис начальника (або заступника).

Це основні етапи запису про подяку.

Інформація має бути записана акуратно та розбірливо. Помилки у трудовій не допускаються.

Форма заповнюється чорним або синім чорнилом.

Що робити, якщо немає вільного місця для запису?

Деякі особливо працелюбні співробітники часто отримують заохочення, і розділ, відведений під нагородження, закінчується.

Кадровик надходить у цьому випадку дуже просто: друкує новий бланкдля нагород та подяк та вклеює у трудову.

На новому аркуші обов'язково має стояти друк фірми та підпис начальника.

Після цього можна продовжувати вносити записи про нагородження та подяки. Аналогічно надходять, якщо закінчився і цей лист.

Приклади запису

Багато різновидів нагород пов'язані з конкретною діяльністю працівників. Записи через таку різноманітність нагороджень що неспроможні узагальнюватися у трудовий і вносяться по-різному залежно від типу.

Таким чином, формулювання запису визначається залежно від ситуації.

Зразки запису в трудовій, якщо оголошено подяку:

• «Іванов А. О. нагороджений за багаторічну та сумлінну роботу»;
• «Петров П. С. нагороджений грамотою за внесок у розвиток інформаційних технологій»;
• "Краснов Г. В. нагороджений орденом за заслуги перед вітчизною 2-го ступеня"
• «Оголошено подяку за допомогу в організації конкурсу талантів»;
• «Нагороджений цінним подарунком за участь у підготовці експозиції».

Як це виглядає у книзі:

Тонкощі термінології

У законодавстві є невеликі проблеми із розшифровкою понять.

Насправді нерідко трапляється так, що записи про нагороди в трудовій тлумачаться неправильно.

Саме тому при оформленні подяки слід дотримуватися низки правил:

• дотримання нумерації (правильний порядок);
• дата (йде за датою видання наказу);
• назва фірми;
• тип нагороди;
• відомості про нагороджене.

При зазначенні всіх перелічених даних запис вважається дійсним.

Поширені помилки

Сама головна помилкапри оформленні подяки – це відсутність наказу чи розбіжність відомостей, зазначених у цьому документі та трудовий.

Важливо, щоб у обох документах співпадали підстави нагородження та інші відомості.

У яких випадках кадровик може оштрафувати?

Заохочення – найпоширеніший спосіб особистісної та професійної мотивації працівників. Премія або оголошення подяки із занесенням до трудової книжки, а також інші види стимулювання працівника і сьогодні залишаються продуктивним інструментом у фінансовій та кадрової політикикомпаній.

Заохочення: законодавча платформа

Частина 1 статті 191 ТК РФ встановлює п'ять видів заохочень за сумлінну працю:

• оголошення подяки;
• нагородження почесною грамотою;
• нагородження цінним подарунком,
• преміювання у матеріальному вираженні,
• подання до звання «Найкращий за професією»;

Крім цього, передбачено ще один вид заохочення працівників - за особливі заслуги він може бути представлений до державних нагород та звань.

Разом з тим, норми цієї статті наділяють власника правом встановлювати інші види заохочення та мотивації працівників, однак вони мають бути включені до Колективного договору або до Правил внутрішнього розпорядку.

Важливо! Жодна з норм закону не обмежує роботодавця в одночасному застосуванні двох видів заохочень, тому, якщо керівник вважає за потрібне, він може оголосити подяку із занесенням до трудової книжки та виплатити працівникові премію, або нагородити цінним подарунком.

Подяка із занесенням до трудової книжки: підстави для заохочення

Питання, чи вноситься подяка у трудову книжку після її оголошення працівникові і що дає подяку у трудовій книжці – нерідко задають на тематичних тренінгах кадрових працівників. Спробуймо відповісти на них, спираючись на норми закону.

Винесення подяки

Подяка із занесенням у трудову книжку оголошується наказом роботодавця. Для його видання передбачено послідовну процедуру.

Підставою для заохочення співробітника та підготовки проекту наказу є доповідна керівник відділу або відділу. У ній має бути зазначено:

• за які саме досягнення працівник представляється до заохочення;
• який вид заохочення пропонується застосувати до працівника.

Службова записка надходить на розгляд та узгодження власнику. У разі позитивного рішення, доповідна візується керівником компанії та передається до кадрової служби, яка готує наказ про винесення подяки із занесенням до трудової книжки.

Важливо! Законодавчо встановлено уніфіковану форму наказу на заохочення працівників. Вона затверджена постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 року, і має два стандарти:

• Т-11 видається у разі, якщо передбачено матеріальне заохоченняспівробітника у вигляді премії, цінного подарунка, преміювання путівкою та іншими видами матеріального стимулювання;
• Т-11а видається при винесенні нематеріальних форм заохочення – подяки, присвоєння звання «Найкращий за професією», нагородження грамотою та іншими видами заохочень, передбачених у колдоговорі чи правилах внутрішнього розпорядку.

Після підписання наказу, внесення подяки до трудової книжки, зразок запису у якій має повністю відповідати формулюванню наказу, виконується спеціалістом кадрової служби. Подяка заноситься у трудову книжку працівника протягом п'яти робочих днів із моменту видання наказу. На завершення процедури до працівника доводять наказ про заохочення під розпис і ознайомлюють із записом у трудовій книжці.

Доцільність внесення запису

Сьогодні часто можна почути скептичні висловлювання щодо необхідності відображати оголошену подяку у трудовій книжці.

Внесення запису про оголошену подяку виконує функції, важливість яких важко переоцінити, а саме:

• ставить працівникові стимул до поліпшення якості роботи та виробничих показників;
• демонструє працівнику визнання його заслуг з боку керівництва компанії та важливість виконуваної ним роботи;
• впливають на розгляд питань просування кар'єрними сходами;
• при переході працівника в іншу організацію, записи про заохочення є характеризуючим фактором, підвищують його престиж та репутацію в очах потенційного роботодавця, і часто стають визначальними при прийнятті рішення про прийняття на роботу та визначення розміру оплати праці.

Які подяки заносяться у трудову книжку?

Протягом усього періоду роботи в організації, у трудову книжку співробітника роботодавець зобов'язаний вносити записи про всі його нагородження та заохочення, відображені у наказах по підприємству.

Не підлягає внесенню до трудової книжки працівника інформація про подяки працівнику, оголошені в усній формі.

Внесення подяки до трудової книжки зразок формулювання

Працівнику, якому оголошено подяку, запис трудовий виконується у тому формулюванні, яке викладено у наказі.

Формулювання запису про винесення подяки має містити коротку інформаціюпро те, за що і за які досягнення заохочується працівник, і який вид заохочення обумовлений наказом.

Наведемо кілька прикладів записів про заохочення в трудову книжку та форму, в якій вони мають бути виконані:

				Відомості про нагородження (заохочення)	Найменування, Дата та номер документа
				ТОВ «Прогрес»
				За сумлінне виконання посадових обов'язків, високі виробничі показникита особисту дисципліну оголошено подяку	Пр. №17-К від 01.02.18р.
				За підсумкамиIVкварталу 2017 року, премійований за перевиконання плану та оголошено подяку	Пр.№23-К від 15.02.18р.
				За багаторічну сумлінну працю на підприємстві, та на честь 50-річного ювілею нагороджений цінним подарунком	Пр.№39-А від 10.03.18г
				За підсумками конкурсу на честь професійного свята – Дня працівників сфери обслуговування, надано звання «Кращий за професією»	Пр.№47-А від 05.04.18г

Подячі листи

Особливий вид заохочення – листи подяки. Вони можуть бути як варіацією подяки, так і доповненням до неї. Працівнику, якому власник надсилає лист подяки, запис у трудову книжку, зразок якої в резюмуючий формі має бути сформульований у розпорядчому документі, вноситься відповідно до стандартної процедури.

Відповідь на запитання:

Якщо у працівника трудова книжка зразка 1973 року, то в ній передбачено 2 розділи: Відомості про нагородження, куди вносяться відомості про нагородження працівника державними нагородами(орденами, медалями, присвоєння почесних звань тощо.) та інформацію про заохочення, у яких вносяться записи про заохочення працівника лише на рівні конкретного роботодавця. Зверніть увагу, що стаття 191 Трудового Кодексу відносить до заохочення працівника та нагородження їх грамотою, оголошення подяки. Якщо у працівника така трудова книжка, і йому оголошено подяку роботодавця, то внести її потрібно до розділу «Відомості про заохочення».

Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Енциклопедиція з оформлення трудових книжок "під ключ" від Системи Кадри.

Порядок внесення відомостей про заохочення наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду) трудової діяльностіпрацівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

Експерт ділиться важливою інформацією про положенні про заохочення працівниківу матеріалі за посиланням.

Запис слід вносити як у наказі, без скорочень.

Трудова книжка

Відомості про нагородження

№ запису	Дата			Відомості про нагородження (заохочення)	Найменування, дата та номер документа, на підставі якого внесено запис
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				Товариство з обмеженою відповідальністю "Альфа" (ТОВ "Альфа")
3	15	08	2014	Оголошено подяку за сумлінне виконанняпосадових обов'язків та досягнення високих показників у праці за підсумками роботи за 2015 рік У цьому випадку з наказу потрібно взяти повну інформацію (без скорочення), за що оголошено подяку	Наказ від 15.08.2014 № 188-к

Подробиці у матеріалах Системи Кадри:

Відповідь: Як внести до трудової книжки запис про нагородження працівника

І.І. Шкловець

За час роботи в організації співробітника може бути нагороджено. У трудову книжку вносите відомості про наступні нагородження (заохочення) за трудові заслуги працівника:

• про нагородження державними нагородами, у тому числі про присвоєння державних почесних звань на підставі відповідних указів та інших рішень;

• про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, що виробляється організацією, в якій працівник працює;
• про інші види заохочення, передбачені законодавством, колективними договорами, Правилами трудового розпорядку, статутами та положеннями про дисципліну.

Записи про премії, які передбачені системою оплати праці, що діє в організації, або виплачуються на регулярній основі, в трудові книжки не вносите.

Про це йдеться у пунктах , Правил, затверджених .

Запис про нагородження (заохочення) в трудову книжку співробітника внесіть на підставі відповідного наказу не пізніше тижневого терміну у наступному порядку. Спочатку у графі 3 розділу у вигляді заголовка вкажіть повну та скорочену назву організації. Під цим заголовком у графі 1 поставте порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усієї трудової діяльності працівника). У графі 2 вкажіть дату нагородження. У графі 3 напишіть, ким нагороджено співробітника, за які досягнення та якою нагородою. У графі 4 вкажіть найменування, дату та номер документа, на підставі якого внесено запис.

Приклад заповнення розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки. Організація нагородила співробітника грошовою премією

Співробітник організації А.С. Кондратьєв був нагороджений грошовою премією за тривалий стаж роботи та успішну працю.

Відповідальний за ведення кадрового облікувніс запис про заохочення до Кондратьєва.

Матеріал із КСС «Система Кадри»
Готові рішення для служби персоналу на www.1kadry.ru
Дата копіювання: 20.06.2016

З повагою та побажанням комфортної роботи, Катерина Зайцева,

експерт Системи Кадри

Редакція журналу «Кадрова справа» з'ясувала, які звички кадровиків забирають багато часу, але майже марні. А деякі з них навіть можуть викликати подив у інспектора ГІТ.

Інспектори ГІТ та Роскомнагляду розповіли нам, які документи тепер у жодному разі не можна вимагати у новачків при працевлаштуванні. Напевно, якісь папери з цього списку є у вас. Ми склали повний список та підібрали для кожного забороненого документа безпечну заміну.

Якщо виплатите відпускні щодня пізніше терміну, компанію оштрафують на 50 000 крб. Зменшіть термін повідомлення про скорочення хоча б на день – суд поновить працівника на роботі. Ми вивчили судову практикуі підготували вам безпечні рекомендації.

Під заохоченням за працю розуміються публічне визнаннятрудових заслуг, надання пошани окремому працівнику або групі працівників, які виражаються у формі застосування встановлених чинним трудовим законодавствомзаходів заохочення, пільг та переваг.

Трудовий кодекс Російської Федераціїпередбачає заохочення за сумлінне виконання трудових обов'язків. Відповідно до ст. 191 ТК РФ роботодавець має право застосовувати кілька видів заохочень одного чи кількох працівників. Найбільш поширені кілька із них:
- оголошення подяки;
- Виплата премії;
- нагородження цінним подарунком;
- нагородження почесною грамотою;
- уявлення до звання найкращого у професії.

Колективним договором чи правилами внутрішнього трудового розпорядку організації може бути передбачені та інші види заохочень, наприклад присвоєння почесних звань ( " найкращий бухгалтер " , " найкращий слюсар " , " заслужений працівник організації " ) та інших. Федеральними законамив окремих галузях економіки затверджено статути та положення про дисципліну ( митна служба, морський транспорт, рибопромисловий флот, залізничний транспорт тощо), які також містять положення про заохочення (нагородження відомчими нагрудними знаками, присвоєння почесних звань, занесення до книги пошани та ін.). За особливі трудові заслуги перед суспільством та державою працівники можуть бути представлені до державних нагород. Слід враховувати, що премії, що включені в систему оплати праці або виплачуються на регулярній основі, не є заохоченням.

Документальне оформлення заохочення працівників регламентується локальними нормативними актами організації (колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про заохочення, преміювання, про почесну грамоту, про дошку пошани та ін.). У таких актах встановлюються види заохочення, статус та підстави для застосування кожного з них. У будь-якому випадку застосовуються два основні документи - подання до заохочення та наказ про заохочення.

Подання (замість іноді використовують доповідну або службову записку) є документом-підставою для видання наказу. Крім того, підставами в цьому випадку можуть бути доповідні записки керівника структурного підрозділу, акти, рішення профспілкових органів, поради трудового колективу.

Доповідна (службова) записка - документ, адресований керівнику цієї організації та містить докладний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями укладача. Вона використовується для документування внутрішніх зв'язків організації (або установи), листування між керівником та працівниками управлінського апарату, структурними підрозділами та окремими співробітниками. Доповідна записка може бути складена або з особистої ініціативи автора (посадової особи), або за вказівкою (письмовим чи усним) керівника. Вона потрібна, щоб отримати згоду керівника на заохочення конкретного працівника, визначити його вид і статус, розмір грошових виплат. Тому в тексті записки не тільки викладаються будь-які факти, а й містяться конкретні пропозиції, рекомендації чи висновки. Доповідні, які використовують у межах однієї організації, зазвичай оформляють у комп'ютерному текстовому редакторі та роздруковують, проте часто їх пишуть і від руки.

Уявлення про заохочення є різновидом доповідної записки. Воно оформляється у структурному підрозділі, підписується його керівником та адресується керівнику організації. Текст уявлення і двох частин: у першій їх дається Загальна характеристикапрацівника, оцінка його професійної діяльності та рівень кваліфікації, у другій - викладаються підстави застосування заохочення, його мотив та пропонований вид (Додаток 1).

Необхідність візування уявлень, склад посадових осібі послідовність узгодження залежить від прийнятого організації порядку руху кадрової документації. Наприклад, бухгалтерія підтверджує наявність необхідних коштів, заступник керівника організації, який курирує структурний підрозділ, погоджується з мірою заохочення. Віза кадрової служби може бути потрібна для підтвердження відомостей про працівника. Послідовність візування має бути встановлена ​​в інструкції з діловодства, за відсутності якої документи передають від молодших посадових осіб старшим. Наприклад, послідовність може бути такою: служба кадрів, керівник структурного підрозділу, у підпорядкуванні якого знаходиться працівник, бухгалтерія, заступник керівника організації, що займається роботою даного структурного підрозділу.

Кадрова служба передає подання керівнику організації для отримання його резолюції, в якій необхідно відобразити згоду з запропонованим заходом заохочення, виконавця та термін виконання. Резолюція має містити підпис та дату.
На підставі позитивної резолюції кадрова служба готує проект наказу про заохочення, текст якого оформляється в уніфікованій формі N Т-11 (про заохочення кількох працівників – у формі N Т-11а). Приклад цього документа представлений у додатку 2. Змістовна частина містить такі відомості: прізвище, ім'я та по батькові співробітника, його табельний номер, посада (професія), структурний підрозділ. Далі викладається мотив заохочення, наприклад, нагородження орденами та медалями, присвоєння почесних звань, виконання особливо значущих завдань, ювілей тощо. Наказ повинен містити вказівку виду заохочення (подяка, цінний подарунок, почесна грамота, премія та ін.).

Слід мати на увазі, що при підготовці проекту наказу про заохочення слід дотримуватись загальна вимогащодо заповнення будь-яких уніфікованих форм первинних облікових документів, викладене у Постанові Держкомстату Росії від 24.03.1999 N 20 "Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації": всі включені до них реквізити повинні бути заповнені, видалення окремих реквізитів не допускається. Це стосується насамперед вартості цінного подарунка, яка має бути вказана цифрами та прописом.
Нагородження цінним подарунком - одноразове заохочення працівника, у якому йому вручається матеріальний предмет, що становить йому інтерес. Його вартість включається до сукупного річного доходу працівника в порядку та на умовах, встановлених чинним податковим законодавством.

Проект наказу прийнято візувати у випадках, коли не проводилося погодження подання. Якщо на поданні є потрібні позначки, то візувати ще й наказ недоцільно - він одразу передається на підпис керівнику організації.

Уніфікованими формами N Т-11 та N Т-11а, затвердженими Держкомстатом Росії, не передбачено процедуру візування - вони не містять відповідної зони. Проте за необхідності, наприклад, якщо порядок погодження наказів у конкретній організації встановлено локальними нормативними актами, можна додати необхідні реквізити в уніфіковану форму. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 візи розташовують у нижній частині листа на обороті оригіналу наказу.

Після того, як наказ підписано керівником, працівник повинен ознайомитися з ним під розпис. Поширена практика, коли зміст таких документів доводиться до колективу.
Оригінал наказу залишається на зберіганні у кадровій службі, на його підставі відомості про заохочення заносяться до трудової книжки та особистої картки працівника уніфікованої форми N Т-2 (Додаток 3).
Пунктом 24 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі – Правила), затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 "Про трудові книжки", встановлено, що у трудові книжки вносяться дані:
- про нагородження державними нагородами, зокрема про присвоєння державних почесних звань, виходячи з відповідних указів та інших решений;
- про нагородження почесними грамотами, нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленим організаціями, та присвоєння звань;
- про інші види заохочення, передбачених законодавством РФ, і навіть колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами та положеннями дисципліну.

Згідно з п. 10 Правил підставою для запису про нагородження, зроблене роботодавцем, у трудовій книжці є відповідний наказ (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого терміну. У цьому вона має точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Приклад такого запису наведено у додатку 4.
Кількість екземплярів наказу залежить від прийнятого в організації порядку формування справ, але як мінімум їх має бути два. Перший примірник залишається зберіганні у службі кадрів, у справі з наказами, а копія передається до бухгалтерії для нарахування на особовий рахунок працівника відповідних коштів. Якщо організації ведуться особисті справи співробітників, то них повинні міститися оригінали уявлень і засвідчені копії наказів. Якщо накази про заохочення прийнято оголошувати колективу, необхідно зробити ще одну копію документа для ознайомлення.

Приклад оформлення уявлення про заохочення працівника

Приклад оформлення наказу про заохочення

Приклад занесення запису про заохочення до особистої картки працівника

Приклад оформлення запису про заохочення у трудовій книжці

• Додаток 4. Приклад оформлення запису про заохочення у трудовій книжці (DOCX 15.87 Кб)
• Додаток 3. Приклад запису про заохочення (DOCX 14.493 Кб)
• Додаток 2. Приклад оформлення наказу про заохочення (DOCX 14.101 Кб)
• Додаток 1. Приклад оформлення ставлення до заохочення працівника (DOCX 14.449 Кб)

Читати також

• Подячний лист - зразки

  Лист подяки (лист-подяка) – вид некомерційного ділового листа, в якому висловлюється подяка за виконання якогось прохання, доручення, за співпрацю.

• Положення про преміювання

  Оплата праці працівника складається з безпосередньо самої винагороди за працю, а також компенсаційних та стимулюючих виплат. Правильне використання різних видіввинагороди працівників за працю необхідно підвищення ефективності бізнесу.

Статті цього розділу

• Незалежна оцінка кваліфікації

  З метою стимулювання роботодавців та громадян до участі у системі незалежної оцінкикваліфікації внесено зміни до Податкового кодексу. А поправки до Трудового кодексу надають гарантії та компенсації працівникам у період проходження незалежної оцінки кваліфікації.

• СанПіН для робочих місць

  Затверджено СанПіН 2.2.4.3359-16 "Санітарно-епідеміологічні вимоги до фізичних факторів на робочих місцях" (пост. Головного державного санітарного лікаря РФ від 21.06.2016 № 81). Нові СанПіН встановлюють санітарно-епідеміологічні вимоги до фізичних факторів неіонізуючої природи на робочих місцях та…

• Впровадження професійних стандартів в організації

  Ось кілька місяців у деяких випадках необхідно застосовувати професійні стандарти. У зв'язку з цим компанії слід чітко представляти порядок застосування професійних стандартів, а також наслідки та відповідальність за їх незастосування.

• Що таке психотип?

  HR, особливо не обтяжені психологічним освітою, люблять слово «психотип». «Цей кандидат не підходить нам із психотипу!». Коли питаєш, що це таке, і які психотипи бувають, зазвичай чуєш у відповідь щось про інтраверти та екстраверти. Ще згадують холериків та сангвініків. На питання, до якого психотипу належить даний кандидат, і які психотипи в компанії переважні, зрозумілої відповіді зазвичай не буває.

• Як створити модель компетенцій у своїй компанії, без серйозних витрат

  Одним з найбільш ефективних способівСтворення дієвої системи управління персоналом є розробка компетенцій. Подібна робота проводиться для того, щоб стратегічні цілі компанії можна було правильно сформулювати та досить легко здійснити. Завдяки правильній розробці компетенцій керівник зможе правильно озвучити стандарти роботи персоналу та підвищити ефективність його роботи.

• Системний підхід в організації та проведенні Assessment Center у компанії

  В даний час Центр Оцінки Assessment Center найчастіше проводиться як разовий проект для вирішення конкретних кадрових завдань. Такими завданнями можуть бути відбір найкращих прийому на роботу, оцінка відповідності посади керівників або продавців, формування кадрового резерву, проведення внутрішнього конкурсу на нову вакансію, виявлення чого вчити ключових співробітників.

• Визначаємо, наскільки завантажено бухгалтерію

  Як розібратися, чому працівники не справляються з роботою? Може, вони перевантажені і потрібен додатковий персонал, або вони недостатньо ефективно працюють? При грамотному розподілі навантаження можна скоротити штат, не знижуючи ефективності роботи.

• Оцінка та атестація персоналу

  Поняття оцінка та атестація персоналу часто плутають. Для спеціаліста відділу кадрів дуже важливо вміти відрізняти оцінку – один із найважливіших інструментів роботи з персоналом – від атестації. Адже остання є строго формалізованою процедурою, регламентованою трудовим законодавством.

• Метод "360 градусів": що потрібно знати для ефективного проведення оцінки?

  У деяких ситуаціях потрібно швидко та точно оцінити особисті та ділові якостіпрацівника. Наприклад, у компанії другий рік діє затверджена модель компетенцій працівників, і служба роботи з персоналом спантеличилася питанням: як…

• Новий порядок атестації робочих місць

  З 1 вересня 2011 р. почав діяти новий порядокатестації робочих місць за умовами праці. У документі детальніше прописаний регламент проведення цієї складної процедури, склад учасників, їх обов'язки та вимоги до них.

• Оцінюємо персонал за правилами: Положення про Атестацію

  Атестація - одне з найпоширеніших форм оцінки персоналу. Але на відміну від інших форм періодичної оцінки, атестація є єдиною оцінною процедурою, передбаченої законодавством, і тому вимагає особливої ​​ретельності щодо документального оформлення.

• Аудит служби управління персоналом: вибір критеріїв та показників оцінки

  Сучасні тенденції у діяльності організацій пов'язані з підвищенням ролі та значущості наукового управління персоналом. Керівництво великих і середніх компаній починає чітко розуміти, що без грамотних фахівців і мотивованих працівників досягти успіху в бізнесі практично неможливо.

• Як вилікувати оцінку персоналу?

  Семінари з оцінки персоналу в Московській бізнес-школі я завжди починаю з короткого опитуванняучасників: У кого у компанії проводиться оцінка персоналу? У кого вона працює добре...

• Положення про атестацію персоналу: юридичні тонкощі

  Законодавство не зобов'язує всіх без винятку роботодавців проводити атестацію своїх працівників – ні в Трудовий кодексРФ, ні в іншому нормативному правовому акті загальногалузевого та обов'язкового характеру не встановлено, що будь-який роботодавець має періодично перевіряти...

• Інструменти практичної перевірки розвитку лідерських компетенцій
• Підводне каміння, або Що вас чекає у процесі проведення атестації

  Після видання відповідних документів починається, мабуть, найскладніша частина роботи, яка лягає на плечі менеджерів з персоналу - робота з роз'яснення цілей та завдань атестації та подолання опору, який неминуче виникає серед працівників. Насамперед, важливо розуміти та вміти добре донести, що атестація – це не каральна міра, а необхідний інструментрозвитку підприємства.

• ASSESSMENT CENTER: технологія оцінки та розвитку персоналу

  Вперше Assessment Center (далі – Центр Оцінки) як процедуру кадрової роботизастосували в компанії АТ&Т у 1954 році у рамках дослідницької програми, а вже у 1958 році його стали постійно використовувати для оцінки готовності до управлінської діяльності. У 60-70 роки багато американських фірм створили у себе Центри Оцінки персоналу (IBM, «Стандарт ойл оф Огайо», «Сірс Робакс» та ін.). У 1970 році Центрами Оцінки мали 100 фірм, а в 1980 році - вже близько 2-х тисяч.

  Приблизно з 1998 року ця технологія почала активно адаптуватися і розвиватися російськими консалтинговими компаніями, і з 2001-го повсюдно застосовується у Росії.

• Коли організації потрібна комплексна оцінка?

  Система атестації та оцінки персоналу – важливий елемент управління людськими ресурсами. Принциповою умовою ефективної роботи системи оцінки є її комплексний характер, що враховує все різноманіття завдань, які розв'язують конкретна організація в загальній системі кадрового менеджменту. Сьогодні компанії використовують два поняття: оцінка та атестація персоналу. Дамо найбільш загальне визначення цим поняттям.

Трудова книжка містить розділ, у якому робляться записи про всі трудові досягнення співробітника. Він дуже важливий з погляду визначення статусу працівника та його внеску у розвиток підприємства. Оскільки стандарту заповнення як такого не передбачено, про те, як правильно внести запис про нагородження в трудову книжку, ми розповімо у цій статті.

Про що робляться записи

Які нагородження вносяться до трудової книжки, чітко зазначено у Правилах ведення та зберігання трудових книжок. Вони передбачають, що у книжку вписуються відомості про нагородження працівника:

• Державні нагороди.
• Нагородами, отриманими за внесок у діяльність цієї організації (подякою, почесною грамотою чи знаком, дипломом та ін.).
• Персональними грошовими преміями, встановленими відповідно до колективного договору.
• Відомчими нагородами.

Регулярні премії, якими працівники нагороджуються виходячи з прийнятого організації нормативного акта про оплату праці, до трудової книжки не вносяться.

Цей розділ також включає інформацію про присвоєння працівникам почесних звань. Це особливо важливо з тієї точки зору, що їх присвоєння, так само як і нагородження деякими відомчими нагородами, відбувається послідовно: від менш значущого до почесного. Тому відомості про будь-яке таке заохочення вимагають документального підтвердження. Приклад – нагородження грамотами місцевих, регіональних та центральних органів влади.

Заповнення трудової книжки необхідно виконувати лише після того, як до кадрової служби надійде офіційний документ, в якому буде зазначено про заохочення даного конкретного працівника.

Інструкція не передбачає точних термінів внесення записів про заохочення до трудових книжок, за винятком випадків із держнагородами. Записи про заохочення, отримані працівником у цій установі (організації), необхідно зробити не пізніше одного тижня після підписання наказу.

Підстави для внесення записів

Як правило, нагородний матеріал на співробітників, які представляються до нагородження орденами, медалями, почесними знаками та іншими серйозними нагородами, готується до кадрових службах. Вони готують відповідні клопотання, здійснюють заповнення нагородних листів, готують до подання у вищестоящі організації показники та інші документи, відбивають досягнення працівника. На їх підставі приймається остаточне рішення про нагородження, про що повідомляється у спеціально виданому наказі.

Як проводиться запис

Інструкція визначає, як можна занести запис про нагородження в трудову книжку співробітника. Розглянемо алгоритм даної дії:

1. Пишемо повне найменування установи (організації), при цьому можна також використовувати штамп.
2. У 1-й графі проставляємо порядковий номер запису по наростаючому рахунку лише розділ «Відомості про нагородження».
3. У 3-й графі вказуємо, ким був нагороджений співробітник, і вносимо конкретні відомості про нагороди. Тут необхідно коротко вказати, за що саме був нагороджений працівник (можна використовувати текст з клопотання або наказу).
4. У 4-й графі слід точно вказати назву та реквізити документа, який є підставою для внесення цього запису до трудової книжки. Зазвичай, це наказ організації.

За відсутності місця для записів у розділі «Відомості про нагородження» категорично забороняється доклеювати в книжку порожні листи. Якщо розділ повністю заповнений, можна зробити вкладку. Він має таку ж правову силу, як і весь документ, і на ньому можна відображати всі види заохочень (нагородження медаллю або орденом, оголошення подяки, вручення премії тощо), яких був удостоєний співробітник.