Pots-de-vin dans les achats indirects. La vérité telle qu'elle est. Comment minimiser les risques ? Un bon fournisseur est la clé du succès de toute entreprise Que faire si l'acheteur est en recul

Probablement, Cet article après tout, ce n'est plus aux professionnels du domaine des Achats, mais en général des Achats et des sujets qui intéressent tout le monde, mais il n'est pas d'usage d'en parler ouvertement.

J'ai abordé le sujet des pots-de-vin à plusieurs reprises récemment lors de discussions avec des dirigeants d'entreprises ou de la sécurité intérieure. Bien sûr, en premier lieu se trouve la position : "Nous n'avons pas cela, et si nous le découvrons, nous vous virerons." Et la deuxième position: "Le but du service de sécurité est de détecter et d'enquêter sur de tels cas." Mais, amis, la question principale et primordiale - ne vous semble-t-il pas étrange que tout le monde parle du fait de "rollback" comme de travailler avec un fait déjà accompli ? Pourquoi nous engageons-nous dans la détection ou l'investigation alors que nous devrions LA PRÉVENTION? Et soit dit en passant, je pense qu'au lieu d'écrire "La capacité de négocier" dans les exigences de base pour les employés des services d'approvisionnement, il serait préférable d'indiquer "La capacité de construire et de suivre un processus transparent et compréhensible pour l'achat de biens ou services. »

Généralement, un pot-de-vin fait référence à une forme quelconque d'incitation pour un employé de l'entreprise du client par le fournisseur afin de conclure un contrat rentable, de poursuivre la coopération ou d'obtenir de meilleures conditions. Les fournisseurs forment ces commissions de fidélité par le biais de prix gonflés et très rarement d'une part de leurs bénéfices. Bien sûr, le concept de « pot-de-vin » n'inclut pas de jolis petits cadeaux et jetons pour des vacances ou des occasions spéciales. Il existe un grand nombre de méthodes qui peuvent être mises en œuvre conjointement avec les Achats ou sous leur contrôle afin de prévenir ou de minimiser considérablement non seulement les pots-de-vin eux-mêmes, mais même les réflexions préliminaires des employés selon lesquelles il est généralement possible de mettre en œuvre un tel système sans laissant une trace. Rappelez-vous, comme avec SOX : le but n'est pas de punir et de travailler avec un fait accompli. Le but est de faire en sorte qu'il soit impossible de le faire aujourd'hui ou demain. Avouons-le : les achats et les pots-de-vin en Russie sont comme deux ailes. J'entends des phrases plusieurs fois par mois qui, puisque je suis lié à des achats, cela signifie que je vis de pots-de-vin. Bien sûr, il est impossible de changer l'attitude même à l'égard des achats en peu de temps.

Je veux parler de quelques méthodes efficaces, dont la mise en place et le contrôle permettront à votre entreprise de maintenir à un faible niveau le niveau de risque lié à une éventuelle fraude des employés et des fournisseurs.

Procédures! Aussi étrange que cela puisse paraître, vous devez commencer par eux. Ce sont précisément les processus d'interaction clairement décrits entre les différents départements dans le processus d'achat de biens ou de services qui vous permettront d'avoir une attitude standardisée tout au long de la chaîne de travail d'approvisionnement. Vérifiez la clarté actuelle de votre entreprise dans les procédures d'appel d'offres, la procédure de paiement des fournisseurs, la procédure de clôture et de prolongation des contrats ou, par exemple, la procédure de paiement des factures sans contrat. D'ailleurs, par expérience personnelle: plus il y a de pages dans la procédure de passation des marchés, moins elle est efficace. L'objectif n'est pas d'obtenir une description de chaque étape - l'objectif est d'obtenir la standardisation, la transparence et l'ouverture des processus d'interaction communs. Attention, la procédure ne doit pas forcément tout interdire et tout contrôler. Effectuez une évaluation des risques et trouvez un équilibre entre la « transparence bureaucratique » pour les gros contrats et un processus plus souple et plus rapide pour les petits achats.

Système de stockage d'archives/documents– « chaque pas » doit être enregistré. À n'importe quelle étape du travail employés intéressés il devrait y avoir accès aux données archivées de tous les processus qui ont conduit à un événement particulier dans la relation avec le fournisseur. Pour un appel d'offres, il doit s'agir d'une carte de pointage ou de lettres de confirmation stockées des soumissionnaires, de devis reçus de fournisseurs ou de lettres de discussion de devis. Sur la base des résultats des réunions en face à face ou des conversations téléphoniques, de brefs résumés doivent être rédigés. Ces informations doivent être stockées dans un emplacement séparé avec des systèmes permettant de surveiller leur intégrité et leur intégrité.

règle des 4 yeux. Bien que cette méthode ne puisse tenir dans un petit paragraphe, le principe devrait être tel qu'à chaque étape de l'interaction avec le fournisseur (sélection, accord des conditions, signature du contrat, paiement, etc.) il devrait y avoir un contrôle d'au moins deux départements afin de minimiser les risques de collusion. Par exemple, les achats ne peuvent pas avoir leurs propres fournisseurs et une entreprise ne peut pas sélectionner un nouveau fournisseur sans l'approbation des achats. Ou le paiement au fournisseur doit être accepté non seulement par les employés du client, mais également vérifié par les finances.

Paiement après– les fournisseurs avec lesquels des accords de prépaiement sont conclus devraient tomber immédiatement dans la zone de risque et de contrôle supplémentaire, tant du côté des achats que du côté commercial, car augmente la probabilité d'activités frauduleuses sur les conditions de biens ou de services non livrés. Je ne suis pas sûr que cet article doive être distingué du tout, parce que. tout professionnel de l'approvisionnement doit payer à l'avance dans un format d'exclusivité. Les conditions de paiement standard pour les fournisseurs sont actuellement de 15 à 30 jours à compter de la date de signature de l'acte. Les grands acteurs du marché peuvent dicter des termes encore plus longs. Revenons au point sur les procédures : rien ne vous empêche d'écrire dans la procédure qu'en général tous les fournisseurs doivent être transférés en post-paiement, et toute exception doit être convenue au moment même haut niveau et surveiller en permanence

Les employés du service des achats doivent partir en vacances et promouvoir dans l'entreprise. Aussi étrange que cela puisse paraître, une personne qui ne part pas en vacances peut être suspectée. Un employé qui est engagé dans la routine quotidienne et qui n'exprime pas le désir de grandir peut être méfiant. Pour réduire ce risque, il est nécessaire d'adopter une règle selon laquelle les employés du service des achats sont tenus de prendre 2 semaines de vacances une fois par an sans possibilité accès à distance aux systèmes internes. De plus, au moins une fois par an, discutez avec les employés de leurs projets de évolution de carrière. Car Les achats fonctionnent dans la plupart des cas avec de nombreux projets et clients internes différents, il est bien clair que le plan de développement couvrira à la fois la croissance au sein du département et le développement de la matrice chez les clients internes.

Audit pour les achats sans accord préalable sur le plan et le délai. La tendance actuelle est à la standardisation et à la pré-planification des audits. Toutefois, si votre entreprise a audits constants départements internes, discutez de la règle selon laquelle, lorsque vous travaillez avec des clients internes, les processus d'interaction du département avec les fournisseurs seront également pris en compte, où les achats feront partie de ce processus. Dans ce cas, le service Achats est toujours sous contrôle, tant du plan général, et du point de vue de la relation transversale.

Identification et vérification des Fournisseurs. La vérification des fournisseurs est nécessaire, à la fois avant la signature du contrat, et en mode sélectif. Par vérification, je ne veux pas dire évaluer la capacité du fournisseur à performer. relations contractuelles, mais une vérification de la stabilité financière, de l'état actuel des rapports, des propriétaires, des bénéficiaires et des éventuelles restrictions. Actuellement, il existe un grand nombre de solutions sur le marché qui montreront l'image complète de votre futur partenaire par le numéro TIN. Il est très important que le processus de vérification comprenne le maintien de l'intégrité des informations reçues pour les documents d'archives. Ce chèque n'a pas à être transféré au service de sécurité. Il suffit que le test soit effectué et il est déterminé responsable. Pour les fournisseurs ayant des coûts élevés ou les fournisseurs qui fournissent services de l'agence, vous pouvez ajouter un processus pour effectuer un examen trimestriel sélectif des modifications. Pour les contrats où il est prévu de faire appel à des sous-traitants, cette vérification doit également s'appliquer à ceux-ci, avec la conservation obligatoire des données chez le Client. De ma propre expérience, je souhaite ajouter quelques points auxquels je fais toujours attention : le nombre d'employés chez le fournisseur et la banque dans laquelle le compte est ouvert. Très probablement, je ne serai pas gêné si le fournisseur fournissait des détails sur un compte ouvert auprès d'une banque figurant dans le TOP-100. Mais si le fournisseur n'est pas spécifique à la région et que le compte est ouvert dans une banque inconnue à partir de la deuxième ou de la troisième centaine, ce sera le signe d'un suivi supplémentaire.

Offres de prix et négociations uniquement via des systèmes électroniques. J'ai abordé ce sujet à plusieurs reprises dans des notes précédentes, en me concentrant sur le fait que l'introduction systèmes électroniques négociations (enchères ou plateformes de trading) est une étape importante non seulement pour l'obtention le meilleur prix mais aussi pour éviter la collusion.

L'offre doit avoir la possibilité d'une participation égale. Les fournisseurs doivent prescrire la procédure exacte et les procédures avant de soumissionner. Très souvent le processus d'appel d'offres est décrit en détail dans les procédures internes des entreprises pour les salariés, mais très mal décrit dans la partie extérieure à l'entreprise. Les fournisseurs doivent comprendre non seulement le délai, mais également les conditions de base de l'appel d'offres, ainsi que les critères de sélection. Les fournisseurs doivent s'assurer que toutes les informations qui leur parviennent sont équivalentes pour tous les soumissionnaires. Dans les appels d'offres importants, les fournisseurs qui n'ont pas été retenus devraient recevoir des informations générales sur les raisons d'une telle décision. Les résultats des travaux en ce sens seront une confiance accrue en l'absence d'éventuelles manipulations des clients internes et des services achats lors de la sélection des fournisseurs.

Tout accord doit contenir une description détaillée de la nature de l'achat.. Une règle simple : plus la description de l'achat est détaillée, plus il est difficile de le cacher. L'accord avec le fournisseur doit comporter une spécification détaillée et une ventilation des coûts pour chaque partie du projet. L'application de cette règle permettra également de comparer les prestations de base de différents prestataires. Par exemple, la logistique, le support, la partie informatique, etc.

Analyse mensuelle des coûts et plan d'appel d'offres. Si vous regardez le modèle d'exploitation standard de l'entreprise, les plans de vente sont généralement discutés presque quotidiennement dans les moindres détails, et les dépenses se présentent généralement sous la forme d'un "gros coup de pinceau". Une analyse plus détaillée des dépenses en termes de nombre de fournisseurs, de nombre de factures payées, l'analyse du ratio spécifique du nombre de fournisseurs, qui représentent plus de 70% de toutes les dépenses, vous fournira une compréhension claire de ce qui se passe. Il faut en tenir compte comme pour les ventes. Cette méthode fonctionne efficacement dans des conditions de rapports constants, car toute zone de risque potentiel est immédiatement apparente. Conformément à cette analyse, il est nécessaire de convenir et d'approuver un plan de conduite des appels d'offres et de révision des conditions de travail avec les fournisseurs pour les périodes futures. Sinon, je suis souvent tombé sur une situation où une entreprise fait chaque année des appels d'offres excellents et réussis pour la papeterie et le papier, mais, au sens figuré, ne remarque pas un fournisseur de services de sécurité dont les coûts diffèrent de dix fois.

Écouter Rétroaction du fournisseur. L'année dernière, j'ai parlé avec l'un des copropriétaires au sujet de la prévention d'éventuels pots-de-vin. grande entreprise en Russie. En plus de mettre en œuvre certaines des méthodes qui sont décrites dans cette note, j'ai suggéré que tous les documents (actes, factures, contrats) qui sont transférés aux fournisseurs soient en outre estampillés avec l'inscription : "Cher partenaire, si vous avez connaissance d'un cas de fraude ou excès de pouvoir, qui peuvent affecter l'interaction de nos sociétés, veuillez le signaler. Anonyme…". Incluez également un numéro de téléphone spécial ou une adresse e-mail. Si vous êtes sûr que tous vos fournisseurs sont des acteurs majeurs du marché, alors, très probablement, la fraude ne peut pas être omniprésente à l'intérieur grande entreprise. C'est une chose lorsque les vendeurs discutent d'une éventuelle fraude. Et c'est une toute autre affaire quand tout est traité par des employés qui ne sont pas d'accord avec cette approche. Les documents de clôture passent par un grand nombre d'employés ordinaires, et la présence d'un tel système encourage à éviter même un soupçon de pots-de-vin. En écrivant cette note, j'ai appelé la société sur laquelle j'écris et je lui ai demandé les résultats. Ils ont été couronnés de succès : un an plus tard, un rapport a été reçu, à la suite duquel une enquête a été menée et des mesures administratives ont été prises, tant de la part du client que du fournisseur. Dans une certaine mesure, cette enquête a même contribué à une augmentation du niveau de partenariat avec le fournisseur et au transfert d'un volume supplémentaire de la commande. Trois commentaires et demandes sur l'ordre des travaux ont également été reçus. Je ne suis pas sûr qu'il soit nécessaire de prendre des mesures aussi drastiques dans tous les cas, mais prévoyez et tenez des réunions annuelles avec principaux fournisseurs au niveau de la direction de l'entreprise - c'est un minimum nécessaire.

À mon avis, les méthodes décrites peuvent prévenir efficacement le risque de fraude dans les achats de l'entreprise. Après avoir relu la liste, j'ai réalisé que leur mise en œuvre correcte ne nécessite pas d'énormes investissements, qui se produisent généralement dans l'enquête sur des faits déjà accomplis. Si les achats aident à économiser et à optimiser, les dirigeants doivent aider les achats à se sentir en sécurité lorsque le sujet des pots-de-vin est abordé.

PS J'ai longtemps réfléchi à quelle partie de l'article insérer une autre méthode de contrôle, mais j'en suis finalement arrivé à la conclusion qu'il ne s'agissait même plus d'une méthode, mais d'une déclaration, dont la violation peut également être considérée comme un signal. Je parle de publicité. À quel point vos employés sont-ils actifs ? conférences professionnelles, forums, discours ? Après tout, les professionnels des Achats sont au premier plan de l'entreprise au quotidien dans leurs relations avec les tiers. Dans le même temps, il existe un risque élevé de tentation de violer la procédure. L'autorité et la réputation devraient être en premier lieu pour tous ceux qui sont prêts à tromper. Discuter ce sujet avec les employés plus souvent.

Nous vivrons, nous choisirons les meilleurs fournisseurs. 🙂

Tout dirigeant sait qu'un bon fournisseur est une rareté. Tout le monde ne peut pas gérer ce genre de travail. Et certains pensent même qu'un fournisseur doit être né ou en être un dans l'âme.

Employé serviable

Dans la structure de toute entreprise, il existe un service spécial appelé «service d'approvisionnement». Certains le considèrent comme une unité ordinaire, mais ce n'est pas tout à fait vrai. Pour comprendre l'essence du problème, vous devez d'abord comprendre qui sont les fournisseurs et pourquoi sont-ils embauchés ? Tout le monde sait que pour la production de produits à toutes fins, trois composants principaux doivent être disponibles :

1) Matières premières et matériaux.

2) Équipement et autres outils.

3) Population active.

Chacun d'eux est tout aussi important. Le fournisseur est donc la personne qui assure la disponibilité du premier composant. De plus, il est obligé de le faire avec le maximum d'avantages pour l'entreprise.

Que veut-on dire dans ce cas ? Ce sont les principes auxquels un tel employé doit adhérer. En fait, un fournisseur est un employé qui fournit à l'entreprise indigène des matières premières et des matériaux:

• dès que possible (si nécessaire);
• conclure des contrats au prix le plus bas;
• dans les délais impartis ;
• dans le montant prévu.

Il en ressort clairement que le fournisseur est celui dont les activités permettent à toute entreprise de fonctionner de manière systématique, fluide et à moindre coût. Et cela conduira certainement à une augmentation des bénéfices.

Que doit faire le fournisseur ?

Une entreprise ne peut bien fonctionner que lorsque chaque employé connaît et remplit consciencieusement les tâches qui lui sont confiées. Si tout est clair avec les employés de la production principale, les fonctions du reste doivent être clairement spécifiées. Ainsi, les responsabilités du fournisseur comprennent :

1) Compilation de certains matériaux.

2) La conclusion d'accords pertinents au nom ou au nom du chef.

3) Assurer la livraison rapide des marchandises sur le territoire de l'entreprise.

4) Contrôle de l'intégrité des marchandises livrées.

5) Assurer la disponibilité de la documentation nécessaire pour confirmer la qualité des matières premières (certificat, passeport ou autre document).

Tous les travaux sont effectués par étapes:

1. Premièrement, le fournisseur doit établir un plan de travail basé sur les besoins réglementaires de l'entreprise. De plus, chaque type spécifique de matériau doit être calculé séparément. En même temps, vous devez décider de la qualité souhaitée.
2. Vient ensuite le moment de trouver un partenaire. C'est là que les voyages d'affaires et les appels téléphoniques entrent en jeu. Parmi un grand nombre de fournisseurs, vous devez choisir celui dont les conditions sont préférables.
3. Après cela, l'employé se rend chez le partenaire pour conclure un accord.
4. La dernière étape est la réception des marchandises, leur assemblage et leur livraison au lieu de déchargement. En parallèle, le fournisseur traite toutes les pièces justificatives.

Si chacune des étapes répertoriées est correctement calculée et complétée, une telle entreprise aura tout ce dont elle a besoin pour fonctionner. Alors, son employé est vraiment à sa place.

Qu'est-ce qui est autorisé au fournisseur ?

Afin de bien exécuter la tâche assignée, tout employé doit avoir plus information nécessaire, ainsi que toute l'assistance et le soutien possibles de la direction. C'est pourquoi le « Job » du fournisseur contient non seulement des devoirs, mais aussi ses droits, qui doivent être suffisants pour l'organisation normale du travail. Parmi eux, les principaux sont :

1) La possibilité de demander aux employés des services concernés les informations dont il a besoin. Par exemple, le fournisseur doit être au courant des plans de l'entreprise, qui sont compilés par des économistes. Il a besoin de comprendre condition financière entreprises à l'heure actuelle pour naviguer dans les prix d'achat.

Il doit être informé par le chef mécanicien de la disponibilité du transport gratuit en cas d'auto-ramassage.

2) Pour effectuer une tâche spécifique, le fournisseur a parfois besoin de l'assistance et de l'assistance directe de la direction. Sur la base des instructions, il a le droit de l'exiger. Par exemple, pour effectuer un paiement anticipé, le fournisseur doit donner un ordre au chef comptable.

3) Si au cours du travail des lacunes ont été révélées, il peut faire des suggestions pour leur éventuelle élimination.

Avec de tels droits bon spécialiste il peut toujours faire son travail de manière à ce qu'il n'y ait aucune réclamation contre lui ni de la part de la direction ni des employés de la production principale.

Les points importants

Tout responsable du personnel sait que l'instruction du fournisseur, en plus des droits et obligations, contient une liste différents types responsabilité. Dans un tel travail, il y a souvent des moments où une personne doit prendre une décision de manière indépendante, en ne tenant compte que de sa décence et de ses principes moraux.

Par exemple, un fournisseur propose de vendre des marchandises à un prix gonflé et de payer au fournisseur un certain montant en espèces à titre de compensation. Dans ce cas, une réponse positive entraînera un dépassement financier pour l'entreprise et, pour l'employé, une solide augmentation de salaire imprévue. La seule question est de savoir si l'employé ira pour elle. Si tel est le cas, il violera ses devoirs, qui reflètent clairement la direction de l'activité. La section « Responsabilité » indique que le fournisseur devra répondre de toutes les violations commises par la loi. C'est là que se manifeste la décence, et donc la correspondance avec la position même qu'il occupe. C'est bien si cette dernière partie de l'instruction ne le touche pas pendant tout le temps de travail.

Pour de nombreux PDG, lutter contre les pots-de-vin revient à rechercher périodiquement des employés qui abusent de leur poste. Cependant, mener des actions ponctuelles est inefficace: après avoir attendu la fin de la tempête, les corrompus commencent à rattraper leur retard. Par conséquent, les praticiens recommandent de construire un système dans lequel la possibilité même d'obtenir des pots-de-vin serait exclue. Cet article parle des méthodes d'identification des contrevenants, ainsi que des signes indirects qui vous permettent de reconnaître ceux qui prennent des pots-de-vin.

L'expérience des praticiens

Il existe trois façons principales de tester les employés suspects

Maxim Gorbatchev Formateur-Conseiller des ventes, Moscou ; candidat en sciences psychologiques
Dmitri Tkachenko Formateur des ventes, Moscou

Référence

Maxime Gorbatchev- avocat; travaillé dans les industries "à forte intensité de recul" de la distribution de produits pharmaceutiques et de la fourniture d'huiles techniques.
Dmitri Tkachenko géré des services commerciaux dans une zone de vente aussi "à forte intensité de recul" que la fourniture de vêtements de travail entreprises industrielles. Co-organiser des formations sur ventes actives et la lutte contre les pots-de-vin, mener des projets de conseil pour la création et le développement de services commerciaux. Parmi les clients figurent Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Russie, les entreprises du holding New Commonwealth, la maison d'édition Olma-Press. Auteurs du best-seller "Kickback: Special Technique of Client Attraction" (M.: Vershina, 2008).

Bien sûr, vous devrez allouer des fonds supplémentaires pour lutter contre les pots-de-vin. Et il est tout à fait possible que les coûts encourus par l'entreprise dépassent les dommages éventuels des pots-de-vin. Par conséquent, avant de commencer la lutte contre la corruption, calculez les coûts de la campagne prévue. Pour estimer la perte résultant d'achats trop chers, comparez le volume total des achats pour une certaine période avec le dépassement, selon des contrôles ponctuels, des prix moyens du marché. Sur la base de cette évaluation, ainsi que de vos objectifs, de la situation du marché et des spécificités des procédures d'approvisionnement de votre entreprise, déterminez le budget des mesures de lutte contre les pots-de-vin.

En règle générale, les pots-de-vin dans les entreprises sont identifiés de l'une des manières suivantes.

1. Vérification de la conformité du niveau de vie du salarié avec son salaire. Si, par exemple, un employé reçoit 1 000 unités conventionnelles par mois, mais change en même temps de voitures importées tous les six mois, il convient de se demander d'où il tire l'argent. Par exemple, dans un société de négoce l'acheteur a fait une due diligence après s'être lavé les mains avant le déjeuner, debout à côté du chef de la sécurité. Tous deux ont découvert qu'ils avaient la même montre. Au même moment, le chef de la sécurité a reçu une montre de l'entreprise en cadeau pour l'anniversaire (et cela a coûté 1 900 $), et l'acheteur s'est vu offrir une montre par sa femme étudiante pour son anniversaire. En conséquence, le directeur a été contrôlé pendant deux mois entiers. Les fournisseurs l'ont régulièrement informé que certaines personnes appelaient, posaient des questions et essayaient d'acheter des marchandises au comptant en son nom. Bien sûr, de tels contrôles ralentissent le processus d'approvisionnement, mais les responsables ont peur de commettre des infractions. Au bout d'un moment, tout le monde s'habitue au fait que la gestion de ressources financières importantes est associée à contrôles périodiques par le service de sécurité.

Si l'entreprise ne dispose pas d'un service de sécurité, ses fonctions doivent être reprises par le directeur général. Vous devez suivre non seulement la croissance du bien-être des employés (achat d'une nouvelle voiture, achat de vêtements et d'accessoires coûteux), mais également les nuances de leur comportement.

2. Testez vos achats. De tels contrôles des employés rappellent quelque peu la technologie du « client mystère ». Prenons un exemple. Le service de sécurité d'une entreprise a inventé une légende sur le fournisseur pour vérifier ses fournisseurs. Listes de prix compilées pour les produits, publication d'un site Web simple sur Internet. Ensuite, le contrôleur, sous l'apparence d'un employé de l'entreprise fournisseur, s'est tourné vers le service des achats et a proposé un retour en arrière. L'un des responsables, après plusieurs conversations, a accepté. Il a été viré avec un gros scandale. Après cela, le personnel des achats a été informé que la direction avait l'intention d'utiliser cette méthode à l'avenir. Les événements qui suivirent sont significatifs. En deux mois, plus de la moitié des fournisseurs ont quitté leur emploi propre volonté, et les salariés venus à leur place n'ont augmenté la marge moyenne de 7 % qu'en baissant les prix d'achat.

Mais cette méthode n'est applicable qu'à un preneur de pots-de-vin présomptueux qui a perdu toute prudence et demande un retour en arrière à tout fournisseur. Pendant ce temps, il y a des acheteurs qui ne reçoivent des pots-de-vin que de partenaires de confiance. Il est difficile d'attraper ces contrevenants en utilisant des achats tests, car ils coopèrent avec de nouveaux fournisseurs sans pots-de-vin et, seulement lorsqu'ils travaillent ensemble, commencent à parler de pots-de-vin.

3. Test au détecteur de mensonges. C'est la meilleure façon de vérifier les employés à long terme. Si cette méthode commence tout juste à être utilisée dans l'entreprise, nous vous recommandons de tester tous les responsables des achats tous les trois à quatre mois. Par exemple, lorsqu'ils postulent pour un emploi dans l'entreprise Kalina, les candidats au poste de fournisseur sont avertis qu'ils subiront périodiquement un test polygraphique. Les questions sont classiques : avez-vous fourni des avantages à un fournisseur, avez-vous reçu une rémunération. La fiabilité de ces contrôles est très élevée.

Dans la plupart des cas, un employé reconnu coupable de pots-de-vin est licencié. Que ce soit pour informer les subordonnés de la raison du licenciement de leur collègue ou non, c'est à vous de décider. Nous pensons cependant qu'il est plus utile d'avertir : vous démontrerez ainsi aux salariés à quel point il est risqué de s'octroyer de telles augmentations de salaire. En outre, pour éviter les retours en arrière, vous pouvez :

• transférer aux fournisseurs uniquement la fonction de collecte d'informations sur les propositions des fournisseurs et prendre la décision finale en toute indépendance (ou introduire une procédure collégiale pour prendre de telles décisions) ;
• utiliser les données du suivi des prix effectué par le service marketing pour contrôler les informations provenant des acheteurs ;
• récompenser les fournisseurs pour les économies sur les achats ou la rentabilité reçue de groupe de produits en tenant compte des prix d'entrée et des marges ;
• négocier personnellement avec les principaux fournisseurs de votre entreprise ;
• formaliser les procédures de passation des marchés et attirer les fournisseurs par le biais d'appels d'offres.

PDG parlant

Kirill Kuznetsov Directeur général de Tenders.ru, Moscou

Référence

"Tenders.ru"
Champs d'activité: organisation et audit des activités d'approvisionnement des entreprises, des autorités étatiques et municipales.
Forme d'organisation : OOO.
Emplacement: Moscou.
Nombre d'employés : 15.
Principaux clients : sécurité non ministérielle du ministère des Finances de la Russie, institution d'État fédérale « Combine « Signal » de l'Agence fédérale des réserves d'État, société d'État « Rosatom », sociétés « Alkor Bio », « Eldorado ».
Vivre Directeur général au poste : depuis 2006.
Participation du PDG dans les affaires : copropriétaire (part - 50%).

Les paiements symboliques pour de petits « services » se transforment souvent en gros pots-de-vin au fil du temps (nous appellerons un chat un chat, et nous ne parlerons pas d'une sorte de « pots-de-vin » ou de « récompenses client »). L'entreprise dans laquelle le corrompu travaille devient sérieusement vulnérable. Des preuves compromettantes s'accumulent qui peuvent forcer cet employé à commettre les infractions les plus graves. Les dommages directs sont également évidents : l'entreprise ne reçoit pas les meilleurs produits à des prix gonflés. Par conséquent, les dirigeants qui ont l'habitude d'être indulgents avec les pots-de-vin mettent leur entreprise en grave danger.

Je suis sceptique quant à l'utilisation de détecteurs de mensonges et à la provocation d'un pot-de-vin ; Notre société n'utilise pas ces méthodes. A mon avis plus méthode efficace, qui évite également une publicité inutile, est lorsque le service de sécurité analyse le niveau de vie des employés suspects et de leurs proches (après tout, les pots-de-vin ne sont souvent pas versés en argent et non à l'employé lui-même, mais à ses mandataires). Ainsi, par exemple, nous avons identifié un contrevenant - il vivait lui-même relativement modestement, mais il a dépensé beaucoup d'argent pour l'entretien de sa maîtresse. De plus, un audit de leurs activités permet d'identifier les employés peu scrupuleux (ou incompétents) - il est nécessaire de corréler les résultats du travail des suspects avec la moyenne du marché.

Cependant, il ne suffit pas d'identifier les corrompus – en principe, il est nécessaire de minimiser la possibilité de situations qui provoquent des pots-de-vin. Pour ce faire, vous devez notamment formuler clairement les règles de choix des contreparties avec lesquelles vous coopérez. Ces règles devraient éliminer le risque qu'un employé de l'entreprise accepte de recevoir une rémunération de l'extérieur. De plus, il est nécessaire de construire un système de contrôle, de formation, d'encouragement et, bien sûr, de punition du personnel.

Expérience pratique

Comment empêcher les employés de recevoir des pots-de-vin

Vladimir Filonov Expert du Département Contrôle et Audit du Groupe Magnezit, Moscou

Référence

"Magnézite"
Champs d'activité: production et vente de produits réfractaires (cycle complet depuis l'extraction des matières premières jusqu'aux services d'ingénierie et de maintenance).
Forme d'organisation : LA SOCIÉTÉ; groupe d'entreprises.
Territoire: siège social - à Moscou; bureaux de représentation - en Allemagne, au Kazakhstan, en Chine, en Pologne, en Slovaquie et en Ukraine.

Qui dans l'organisation peut recevoir des pots-de-vin ? Bien sûr, la plupart répondront qu'ils sont des employés du service des achats. Cependant, en réalité, les employés d'autres services de l'entreprise ont également la possibilité de recevoir des pots-de-vin (voir. table). Par exemple, département technologies de l'information, se référant à la faible vitesse de transfert de données sur Internet, peut vous convaincre de conclure un accord avec un autre fournisseur offrant des services similaires, mais à un prix gonflé.

Chaque organisation a ses propres façons de gérer les pots-de-vin. Par exemple, l'un des principaux producteurs de charbon russes a publié à un moment donné un calendrier de bureau, dans lequel il était lancé un appel à tous les employés avec une demande de se présenter par téléphone, fax et e-mail sur divers types de vol. Certaines entreprises testent un employé suspect avec un détecteur de mensonge. Cette méthode est particulièrement souvent utilisée dans les chaînes de magasins d'électronique russes. Si un employé refuse de se faire tester, la direction considère qu'il s'agit d'une confirmation indirecte d'un pot-de-vin. Il n'est pas facile de licencier un employé qui refuse de passer un test au détecteur de mensonges, mais il est tout à fait possible de lui créer des conditions de travail insupportables, pour qu'il rédige lui-même une lettre de démission.

Examinons d'autres façons de détecter et d'empêcher les pots-de-vin.

Demande de propositions auprès de plusieurs fournisseurs. La fourniture d'un large assortiment d'articles d'inventaire (inventaire et matériel), que ce soit de l'eau pour le bureau ou des ordinateurs, on ne célèbre entreprise devrait alerter l'agent de service Audit interne(dans petites entreprises cette fonction peut être exercée par une seule personne - l'essentiel est qu'elle vous obéisse). Il est important de comparer les prix indiqués avec les prix du marché avant de payer la facture du fournisseur. Dans ma pratique, il est arrivé plus d'une fois qu'ils m'apportent une facture ou un contrat pour une somme importante à convenir et, en comparant les prix avec les prix moyens du marché, j'ai trouvé une surestimation significative. Ensuite, la question s'est posée de savoir si l'employé poursuivait un gain personnel ou s'il négligeait simplement ses fonctions, choisissant la première offre disponible, quoique coûteuse. Il n'est pas superflu d'expliquer cette question dans de tels cas.

Demande de tarif fournisseur. Parfois prix élevés dans la facture du fournisseur, le fournisseur explique la position monopolistique de cette société sur le marché (par exemple, le fait qu'elle soit le seul revendeur de la région). Vérifie ça. Si vous soupçonnez qu'un employé reçoit un pot-de-vin d'un certain fournisseur, demandez au contrôleur de contacter cette entreprise et, se faisant passer pour un employé d'une entreprise inexistante, demandez-lui offre pour les produits achetés. Veuillez appeler de téléphone portable, puisque le numéro de ville de votre entreprise peut être reflété dans l'identifiant du fournisseur. Afin de ne pas éveiller les soupçons, vous devez demander des prix pour un assortiment et une quantité de marchandises légèrement différents de ceux commandés par votre fournisseur. Choisissez quelques articles qui ont le plus gravité spécifique dans le montant total de votre compte. Si une entreprise inexistante est facturée pour un produit qui coûte moins cher que la facture du service des achats, vous aurez une conversation sérieuse avec le fournisseur.

Approbation des achats. Dans une entreprise, l'acquisition de biens et de matériaux se déroule comme suit. Un employé du service des achats apporte une facture de paiement des produits des fournisseurs au service d'audit interne. Le contrôleur découvre dans le programme comptable quelle est la taille du solde de ces marchandises et étudie également les offres de prix d'autres fournisseurs potentiels. Il les appelle lui-même et, si les offres sont inférieures, il demande une facture. Au bout du contrôleur directeur financier La personne qui décide du paiement reçoit les documents suivants : une facture du service des achats, un certificat du volume des soldes d'inventaire dans l'entrepôt, des offres de prix de fournisseurs potentiels et des factures de ceux-ci. Sur la base de tout cela, le directeur financier prend l'une des décisions suivantes :

• approuve la facture présentée par le service des achats ;
• recommande aux fournisseurs de demander une facture pour une quantité moindre de marchandises et de matériaux en raison des soldes importants disponibles dans l'entrepôt;
• refuse de payer la facture du service achats, expliquant sa décision par le fait que la facture présentée par le contrôleur contient un montant inférieur (voir Comment la banque a subi des pertes du fait qu'elle ne contrôlait pas les achats).

Comment la banque a subi des pertes du fait qu'elle ne contrôlait pas les achats

Les employés des entreprises qui distribuent des bases de données juridiques électroniques reçoivent un pourcentage des ventes. Un gestionnaire responsable de la mise à jour des bases de données comptait parmi ses clients une banque qui utilisait déjà plusieurs systèmes similaires dans son travail. À chaque rencontre avec un employé de banque qui prend des décisions sur cette question, le gestionnaire a parlé des mérites de ses bases de données électroniques, mais la persuasion n'a pas fonctionné. Réalisant qu'il ne serait pas en mesure de vendre la marchandise, il offrit à l'employé de la banque la totalité de son pourcentage du coût des systèmes achetés par l'institution. A peine le responsable était-il revenu au bureau qu'un employé de la banque avait déjà contacté le service commercial et commandé plusieurs bases pour un montant important. Les fournisseurs offraient une remise pour un tel volume d'achat. Cependant, l'employé de banque a joué de rancune, affirmant que son institution est très solide et n'a pas besoin de rabais. Si la banque avait contrôlé les achats et étudié les offres du marché, une surévaluation (au moins de l'importance de la décote) aurait pu être détectée. En l'absence de contrôle, l'institution a subi des pertes dans l'acquisition des bases, subit des pertes dans leur mise à jour constante ; de plus, il est possible que la banque n'ait pas du tout eu besoin d'acheter ces systèmes. Nombre d'employés : plus de 25 000.
Principaux clients : des entreprises de 20 pays, dont Gazprom, Lukoil, les chemins de fer russes, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.

Si les activités de l'entreprise sont clairement réglementées, la probabilité de pots-de-vin par les employés est proche de zéro. Voici quelques règles de base d'un tel système. Pour sélectionner un fournisseur et conclure un contrat, vous avez besoin :

• Concurrence organisée de manière compétente, transparence des procédures de passation des marchés. S'il n'existe aucun moyen d'organiser la concurrence, des méthodes de contrôle des prix doivent être utilisées.
• Examen collégial et compétent des propositions par un groupe de spécialistes de profils différents. Le groupe, en plus des acheteurs, devrait comprendre des représentants du client (ingénieurs), des spécialistes qui assurent la sécurité économique de l'entreprise, des financiers et des avocats. Si nécessaire, des experts peuvent être impliqués pour évaluer les propositions et élaborer des recommandations pour le choix d'un fournisseur.
• Comparaison des caractéristiques objectives des propositions avec des critères préétablis. Pour faciliter la comparaison, les peines doivent être réduites à une seule base.
• Création de l'égalité des chances pour toutes les entreprises. Ainsi, tout fournisseur peut demander une coopération avec notre société, il lui suffit de suivre la procédure d'inscription en ligne et de soumettre certains documents. Dans le même temps, le système est conçu de manière à ce qu'aucun de nos employés ne puisse indépendamment exclure un fournisseur de la liste des participants aux procédures d'approvisionnement. S'il s'avère que l'un des employés du fournisseur agit de manière malhonnête, nous pouvons exclure cette société de la liste des partenaires. Si le fournisseur rencontre des obstacles de la part de notre acheteur, il a la possibilité de s'adresser à la direction de l'entreprise avec ce problème, en contournant le responsable. Le fournisseur et l'acheteur peuvent conclure un accord anti-corruption en s'engageant à s'abstenir de toute corruption des employés de l'autre, y compris en versant de l'argent, en offrant des cadeaux, etc. L'accord prévoit la nomination par le fournisseur et l'acheteur de personnes autorisées qui résoudra les problèmes pertinents entre les parties.

Construire un tel système d'approvisionnement n'est pas une tâche facile. Elle nécessite la volonté de la direction de l'entreprise, du matériel et du temps importants s x coûts. Cependant, le résultat en vaut la peine : au lieu de supprimer les symptômes de la maladie, vous obtiendrez en conséquence une reprise radicale de l'activité.

Dans le travail, il est nécessaire de mettre l'accent sur la lutte contre les pots-de-vin. Après tout, tout le monde sait que les pots-de-vin, appelés en langage juridique "pot-de-vin" ou pot-de-vin commercial, sont un frein au développement de toute entreprise. De plus, les personnes impliquées dans ces « sales affaires » s'exposent, ainsi que d'autres, à des poursuites pénales.

Des pots-de-vin sont acceptés pour tout, de l'organisation du travail à performance consciencieuse leurs devoirs. Presque tous les employés de la chaîne des approbations et des permis essaient de profiter à vos dépens.

Les pots-de-vin, si l'on parle des entreprises et du secteur des services, peuvent être à la fois ponctuels et réguliers :

• - droit d'entrée au marché ;
• - paiement pour l'amélioration des conditions de fourniture de biens et de services ;
• - les frais d'inscription de votre entreprise dans les appels d'offres, de dépôt des demandes d'appel d'offres, etc. ;
• - paiement pour l'organisation de réunions avec les bonnes personnes ;
• - paiement pour l'achat d'actifs illiquides ;
• - paiement pour le respect ponctuel des obligations et des contrats.

Différentes manières d'offrir des pots-de-vin ont été développées :

1. "Remise" - cette restauration est donnée sous la forme d'une remise à partir de montant total offres.
2. "Supercharge" - en plus du prix, l'acheteur demande d'ajouter un supplément, puis le reçoit sous la forme d'un pot-de-vin.

Les acheteurs "professionnels" parviennent à baisser d'abord les prix d'achat, puis à ajouter une surtaxe au-dessus de la liste de prix, tout en obtenant "deux en un". Avec cette action, la totalité de la différence résultante tombe dans la poche de l'acheteur. Pour faire avancer l'accord, toutes les autres actions sont en cours de discussion. Il s'agit du calcul du montant d'une restauration ou du pourcentage reçu en main, du moment de la réception de l'argent, des schémas de transfert.

Le propre service de sécurité de l'entreprise n'est pas toujours en mesure d'identifier les fraudeurs, il est très difficile de traquer et d'attraper les voleurs en flagrant délit. Un gestionnaire expérimenté dans un tel cas soupçonnera immédiatement un «truc». Entendant un indice ou une offre "intéressante", il tentera de détourner la conversation du lieu de travail, guidé par plusieurs motifs :

- le bureau et le lieu de travail peuvent être équipés de caméras et d'"écoutes téléphoniques" ;
- la conversation peut avoir des témoins ou être interrompue par des moments de travail ;
- l'impact psychologique du travail.

L'employé essaie de transformer la conversation en un cadre informel, d'emmener l'interlocuteur, par exemple, dans un «fumoir» ou à l'extérieur de l'entreprise (café, restaurant), où ce problème sera résolu en fonction des «intérêts» du gérant lui-même.

La tâche de notre organisation, participant à de telles transactions, est d'identifier les parties intéressées, les employés de l'entreprise, dont les intérêts visent un avantage personnel lors de la conclusion d'un accord, et de transférer les informations enregistrées à la direction de votre entreprise.

Notre avantage réside dans le fait que toutes les étapes des négociations du début à la fin se dérouleront en présence de nos employés. Dans ce cas, nos négociateurs ne cherchent pas à recevoir des avantages pour eux-mêmes personnellement, mais concluent un accord dans le cadre d'obligations contractuelles, tout en recevant simultanément des informations sur la "bonne foi" du futur partenaire. Les résultats des négociations sont fournis au client sous la forme d'un enregistrement audio.