Fișa postului șefului departamentului achiziții[Numele companiei]

Real Descrierea postului elaborat și aprobat în conformitate cu prevederile altor acte juridice care reglementează relaţiile de muncă.

1. Dispoziții generale

1.1. Șeful compartimentului achiziții al [denumirea organizației] aparține categoriei de manageri și raportează direct [se completează pe cel solicitat] sau înlocuitorul acestuia, execută instrucțiuni de la directorul general al [denumirea organizației].

1.2. În funcția de șef al departamentului de achiziții este numită o persoană cu studii superioare. educatie profesionalași experiență de lucru în achiziții de cel puțin [valori] ani.

1.3. Numirea în funcția de șef al compartimentului achiziții și eliberarea din aceasta se fac prin ordin al directorului general al [denumirea organizației] la depunerea [se completează ce se cere].

1.4. Managerul de achiziții trebuie să:

Acte legislative și de reglementare de bază care reglementează activitățile [denumirea organizației];

Practica financiară și economică actuală în acest domeniu;

Cerințe privind calitatea mărfurilor;

Prețuri cu ridicata și cu amănuntul pentru grupurile de produse din sortimentul [numele organizației], inclusiv prețurile principalelor producători, furnizori, precum și ale organizațiilor concurente;

Metode și proceduri de achiziție;

Procedura de încheiere a contractelor cu furnizorii și monitorizarea implementării acestora;

Procedura de decontare prin contracte;

Organizarea operațiunilor din depozit [denumirea organizației], metode de planificare, control și gestionare a stocurilor din depozit;

Baza de date, precum și altele software utilizate de organizație pentru a sprijini procesul de tranzacționare;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.

1.5. Managerul de achiziții este responsabil pentru următoarele sarcini:

Organizarea și gestionarea personală a achiziției de bunuri pe întreaga gamă de produse [indicați numele organizației];

Formarea sortimentului, determinarea volumelor de achiziție și participarea la stabilirea prețurilor;

Asigurarea competitivitatii maxime a preturilor si conditiilor pentru produsele achizitionate.

2. Responsabilitățile postului

2.1. Șefului departamentului de achiziții îi sunt atribuite următoarele atribuții de serviciu:

Gestionarea activitatii departamentului de achizitii, repartizarea responsabilitatii pentru anumite grupe de produse si pentru destinații suplimentare muncă;

Stabilirea ordinii și procedurii de achiziție a produselor alimentare, criteriilor și normelor de desfășurare a tranzacțiilor de achiziție, stabilirea și convenirea procedurii de decontări cu furnizorii;

Monitorizarea stării stocurilor din depozit pentru toate grupele de produse;

Optimizarea politicii de cumpărare (frecvența comenzilor, mărimea comenzii, timpul comenzii, soldul minim în depozit) ținând cont de modificările cererii consumatorilor, fluctuațiile sezoniere, termenele limită de vânzare, situația în producția de produse alimentare specifice, precum și alți factori necesari;

Efectuarea de analize regulate a statisticilor privind grupe de produseși pozițiile individuale ale produselor, identificarea grupurilor de mărfuri profitabile, cu profit redus și neprofitabile, asigurând ajustări ale politicii de cumpărare pe baza rezultatelor unei astfel de analize;

Verificarea cantității și calității aprovizionărilor interne;

Implementarea selectiei la timp a furnizorilor;

Organizarea si desfasurarea licitatiilor, analiza documentatiei de licitatie;

Participarea la negocieri cu departamentele functionale pentru a obtine maximum cele mai bune preturiși reducerea costurilor în timpul achizițiilor și livrării;

Evaluarea calității și eficienței furnizorilor și furnizorilor existenți;

Managementul eficienței costurilor prin selectarea celor mai potriviți furnizori;

Monitorizarea pietei de bunuri si servicii achizitionate de companie;

Statistici privind grupurile de produse și articolele individuale de produse;

Analiza depozitului, planificarea ritmului de achiziție;

Negocierea, pregatirea si incheierea de contracte cu furnizorii si clientii;

Luarea deciziilor privind schimbările necesare în condițiile de lucru cu furnizorii, realizarea conditii optime provizii;

Controlul procesului de bugetare pentru achiziții, stabilirea prețurilor, logistică externă;

Organizarea interacțiunii departamentului de achiziții cu alte departamente [indicați denumirea organizației];

Controlul managerilor de achizitii (conformarea preturilor de achizitie cu situatia pietei);

Repartizarea responsabilitatilor pentru anumite grupe de bunuri intre managerii de departament;

Supravegherea angajaților din subordine

3. Drepturi

3.1. Șeful compartimentului achiziții are dreptul:

Acționează în numele [introduceți numele organizației], reprezintă interesele organizației în relațiile cu alte organizații și organisme puterea statului pe probleme de organizare a achizițiilor;

Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii [introduceți numele organizației] referitoare la cumpărarea și vânzarea de produse;

Faceți propuneri conducerii [indicați numele organizației] pentru îmbunătățirea activităților departamentului de achiziții;

Interacționează cu managerii tuturor diviziuni structurale[introduceți numele organizației];

Solicitați personal sau în numele conducerii organizației de la șefii de departamente și specialiști informațiile și documentele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite;

Semnează și avizează documente care țin de competența ta;

Participa la negocieri cu reprezentanții întreprinderilor și organizațiilor pe probleme legate de îndeplinirea atribuțiilor funcționale;

Stabilește responsabilitățile postului pentru angajații din subordinea acestuia;

Faceți propuneri conducerii [indicați numele organizației] pentru a îmbunătăți activitatea departamentului de achiziții și interacțiunea acestuia cu diviziile;

Trimite spre examinare conducerii [introduceți numele organizației] propuneri privind numirea, transferul și concedierea angajaților departamentului de achiziții, propuneri pentru încurajarea acestora sau impunerea de penalități asupra acestora;

Imbunatateste-ti abilitatile.

4. Responsabilitate

4.1. Managerul de achiziții este responsabil pentru:

Neexecutarea (performanța necorespunzătoare) a acestora atributii oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele determinate dreptul muncii Federația Rusă;

Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse;

Cauzând daune materiale- în limitele stabilite de legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu [numele, numărul și data documentului].

Supraveghetor serviciul de personal

[inițiale, nume]

[semnătură]

[zi lună an]

De acord:

[inițiale, nume]

[semnătură]

[zi lună an]

Am citit instructiunile:

[inițiale, nume]

[semnătură]

[zi lună an]

sunt de acord

[forma juridică, [semnătură, nume complet, funcție

numele organizației, șefului sau alt oficial

instituție] a unei persoane autorizate să aprobe

Descrierea postului]

[zi lună an]

Descrierea postului

șeful departamentului de licitație

[numele organizației, întreprinderii]

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată pe baza unui contract de muncă cu șeful departamentului de licitație și în conformitate cu prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări care reglementează relațiile de muncă.

1. Dispoziții generale

1.1. Șeful compartimentului de licitație aparține categoriei managerilor, este angajat și eliberat din funcție prin ordin al șefului [de organizație, instituție etc.], căruia îi este subordonat direct în activitatea sa.

1.2. Persoană care are studii profesionale superioare și a promovat examenul de calificare în cadrul programului special „recalificare profesională/perfecționare în domeniul organizării plasării comenzilor pentru livrarea de bunuri, prestarea muncii, prestarea de servicii pentru stat și municipalitate; nevoi” și experiență de muncă se numește în funcția de șef al compartimentului de licitație.în specialitatea corespunzătoare profilului compartimentului, cel puțin [completați perioada necesara] ani.

1.3. Șeful departamentului de licitație trebuie să cunoască:

Principii generale plasarea comenzilor pentru nevoi de stat și municipale;

Principii și concepte de bază ale sistemului de comandă pentru nevoile de stat și municipale;

Procese și resurse de bază ale sistemului de comandă pentru nevoile de stat și municipale;

Un sistem de plasare a ordinelor de stat și municipale în contextul proceselor sociale, politice, economice ale Federației Ruse;

Cadrul legal de reglementare pentru plasarea comenzilor de stat și municipale;

Standarde internaționale pentru plasarea comenzilor guvernamentale;

Legislația rusă privind organizarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, furnizarea de servicii pentru nevoile de stat și municipale;

Acte juridice de reglementare regionale referitoare la plasarea comenzilor pentru nevoi de stat și municipale;

Legislația antimonopol a Federației Ruse;

Procedura de plasare a comenzilor de stat și municipale;

Planificarea plasării ordinelor de stat și municipale;

Proceduri de plasare a comenzilor de stat și municipale prin licitații deschise și închise;

Procedura de sesizare, documentația concursului, procedura de depunere a cererilor de participare la concurs, deschiderea plicurilor cu cererile de participare la concurs și deschiderea accesului la cererile depuse în formularul documente electronice, luarea în considerare a cererilor, evaluarea și compararea cererilor de participare la concurs, consecințe ale declarării nulității concursului;

Criterii de evaluare a cererilor de participare la concurs, analiza comparativa metode de evaluare a cererilor de participare la concurs;

Procedura de plasare a comenzilor de stat și municipale prin licitații deschise și închise;

Procedura de sesizare, documentația despre licitație, procedura de depunere a cererilor, luarea în considerare a cererilor, desfășurarea unei licitații, însumarea rezultatelor licitației, consecințele declarării licitației invalide;

Caracteristicile licitației din formular electronic;

Plasarea unei comenzi prin solicitarea de oferte, inclusiv în scopul acordării de asistență umanitară sau ajutor în caz de dezastru Situații de urgență natural sau artificial, furnizor unic(executant, antreprenor) de schimb de mărfuri la bursele de mărfuri;

Eficiența plasării comenzilor pentru nevoile de stat și municipale;

Monitorizarea conformității cu legislația Federației Ruse privind plasarea ordinelor de stat și municipale. Răspunderea pentru încălcări la plasarea și executarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, prestarea de servicii pentru nevoile statului și municipale;

Asigurarea protectiei drepturilor si intereselor participantilor la plasarea comenzilor, procedura de contestatie;

Suport informațional ordine de stat și municipale;

Structura și caracteristicile statului și contracte municipale;

Managementul executiei contractelor de stat si municipale, contabilitate contractuala;

Specificații de plasare a comenzilor pentru nevoi de stat și municipale;

Caracteristici de plasare a comenzilor de stat și municipale pentru aprovizionarea cu bunuri;

Caracteristici de plasare a comenzilor de stat și municipale pentru servicii;

Caracteristici de plasare a comenzilor de stat și municipale pt tipuri diferite lucrări;

Legislația civilă, administrativă, a muncii în ceea ce privește reglementarea activităților [organizațiilor, instituțiilor];

Fundamente ale managementului, managementului personalului;

Fundamentele managementului de proiect;

Reglementările interne de muncă ale [organizației, instituției];

Norme de protectie a muncii si de securitate la incendiu.

1.4. În îndeplinirea atribuțiilor sale, șeful departamentului de licitație este ghidat de:

Constituția Federației Ruse;

Codul civil al Federației Ruse;

Codul bugetar al Federației Ruse;

Legea federală a Federației Ruse din 21 iulie 2005 N 94-FZ „Cu privire la plasarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, furnizarea de servicii pentru nevoile de stat și municipale”;

Legea federală a Federației Ruse din 2 decembrie 1994 N 53-FZ „Cu privire la achiziționarea și furnizarea de produse agricole, materii prime și alimente pentru nevoile statului”;

Alte acte juridice ale Federației Ruse care reglementează raporturile juridice de organizare și desfășurare a licitațiilor.

2. Responsabilitățile postului

Șeful departamentului de licitație:

2.1. Gestionează activitățile departamentului.

2.2. Organizează planificarea curentă și pe termen lung a activităților departamentului, ținând cont de scopurile, obiectivele și direcțiile pentru implementarea cărora a fost creat, asigură controlul asupra implementării sarcinilor planificate și coordonează activitatea angajaților departamentului.

2.3. Oferă asistență metodologică și practică angajaților departamentului în ceea ce privește pregătirea și participarea la concursuri și licitații.

2.4. Face propuneri pentru îmbunătățirea procesului de lucru și a managementului departamentului.

2.5. Participă la selecția și plasarea personalului departamentului, la organizarea îmbunătățirii calificărilor și competențelor profesionale ale acestora.

2.6. Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului.

2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite.

2.8. Monitorizează competițiile și licitațiile în fonduri mass mediași pe Internet.

2.9. Participa la intocmirea documentatiei de licitatie.

2.10. Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive.

2.11. Participă la elaborarea reglementărilor și instrucțiuni metodologice privind comerțul electronic și achizițiile publice.

2.12. Trimite propuneri conducerii [organizației, instituției] pentru îmbunătățirea calității muncii angajaților departamentului.

Șeful departamentului de licitație are dreptul:

3.1. Pentru toate cele prevăzute de lege garanții sociale.

3.2. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

3.3. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.

3.4. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în procesul de activitate și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

3.5. Primește de la unități structurale și specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

3.6. Semnează și avizează documente care țin de competența ta.

3.7. Implicați specialiști din toate diviziile structurale (individuale) ale întreprinderii în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind diviziile structurale, dacă nu, cu permisiunea managerului).

3.8. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.

3.9. Crește-ți Recunoașterea calificărilor profesionale.

3.10. Alte drepturi prevazute de legislatia muncii.

4. Responsabilitate

Șeful departamentului de licitație este responsabil pentru:

4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

4.2. Pentru cauzarea unui prejudiciu material angajatorului - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

4.3. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu [numele, numărul și data documentului].

Șef HR [inițiale, prenume, semnătură]

[zi lună an]

De acord:

[poziție, inițiale, prenume, semnătură]

[zi lună an]

Am citit instructiunile: [initiale, prenume, semnatura]

[zi lună an]

Vizualizați documentul în galerie:

Bună, dragă colegă! Articolul de astăzi se va concentra pe departamentul de licitații. Aceasta este o divizie internă a organizației care este implicată în participarea la achizițiile publice și comerciale. Există departamente de licitație atât la Clienți, cât și la furnizori (participanți la achiziții). Cu toate acestea, funcțiile, scopurile și obiectivele lor sunt complet diferite. În acest articol ne vom concentra pe luarea în considerare a acestui departament doar în cadrul organizației furnizorului. Dacă vă gândiți serios să vă creați propriul departament de licitație, atunci acest articol vă va ajuta să înțelegeți de unde să începeți și în ce direcție să vă îndreptați.

Ai nevoie de un departament de licitație?

Astfel, dumneavoastră sau organizația dumneavoastră ați decis să participați la licitații. Și aici apare o întrebare rezonabilă: cine va face asta? Se va face acest lucru de către un anumit specialist sau mai mulți specialiști? Sau veți apela la ajutor de la terți, și anume consultanță în licitație? Aș dori să vă avertizez imediat împotriva unei greșeli foarte grave pe care o fac multe organizații - nu este nevoie să creați un departament mare de licitații de la bun început. În etapa inițială, aceasta poate fi doar o persoană, iar apoi, pe măsură ce volumul de muncă crește, puteți atrage unul sau mai mulți angajați. Mai mult nu înseamnă mai bine.

Dacă intenționați să participați la licitații numai din când în când și nu doriți să faceți din această direcție principala sursă de comenzi, atunci un specialist va fi mai mult decât suficient. Totuși, dacă ai organizație mareși doriți să primiți comenzi de la licitare în mod continuu, atunci merită să vă gândiți la un departament cu drepturi depline care se va ocupa de toate etapele licitației: de la căutarea de informații până la încheierea directă a contractelor. În plus, un astfel de departament va trebui să interacționeze îndeaproape cu alte departamente din organizația dumneavoastră.

Pentru o pornire rapidă, sau când nu doriți să vă măriți personalul, puteți utiliza externalizarea departamentului de licitații. În acest caz, nu va trebui să creați noi locuri de muncă, să le aranjați (a cumpărați echipamente informatice suplimentare, software, mobilier etc.) și, de asemenea, să plătiți salarii regulate, taxe etc.

Unii manageri „păcătuiesc” de asemenea, încredințând munca cu licitații unuia dintre angajații lor sub forma unui volum de muncă suplimentar pentru o plată suplimentară simbolică. Cel mai adesea - o secretară, un contabil sau un avocat. Dar te pot dezamăgi. Această abordare nu funcționează. În acest caz, munca se va face pentru spectacol și nu vă va aduce rezultatele dorite.

Și așa, am vorbit despre necesitatea de a crea o divizie de licitație, acum să ne uităm la ce funcții ar trebui să îndeplinească.

Funcțiile departamentului de licitații

Mai jos sunt principalele funcții ale departamentului care se ocupă de licitare:

1. Intocmirea documentelor necesare si obtinerea unei semnaturi electronice;
2. Acreditare (reacreditare) pe platforme electronice guvernamentale și/sau comerciale;
3. Configurarea necesarului software să participe la licitații electronice;
4. Căutarea de informații despre licitații guvernamentale și/sau comerciale în derulare, conform specificului activităților organizației;
5. Studiul și analiza documentației, termeni de referință;
6. Analiză mediu competitivși monitorizarea rezultatelor achizițiilor anterioare;
7. A conveni cu managementul superior asupra nuanțelor participării la o anumită achiziție, precum și luarea deciziei finale;
8. Intocmirea documentelor, completarea formularelor si depunerea cererilor;
9. Obținerea certificatelor și extraselor necesare, precum și legalizarea acestora;
10. Cunoașterea legislației care reglementează procedurile de achiziție;
11. Interacțiunea cu băncile și organizațiile de credit pentru obținerea de împrumuturi și garanții bancare;
12. Interacțiunea cu furnizorii (dacă organizația este un intermediar);
13. Participarea directă la licitație (personal sau de la distanță);
14. Intocmirea solicitarilor necesare pentru clarificarea documentatiei si conditiilor de achizitie, precum si interactiunea cu clientii;
15. Urmărirea modificărilor în notificările privind achizițiile în curs, precum și a rezultatelor unor astfel de achiziții;
16. Pregatirea reclamatiilor si reclamatiilor necesare pentru protejarea intereselor organizatiei;
17. Încheierea contractelor.

După cum puteți vedea, aceasta este o listă destul de voluminoasă de lucrări. Prin urmare, dacă atribuiți toată această muncă unui angajat existent care are și alte responsabilități de serviciu, veți eșua complet în acest domeniu. Și o simplă secretară „fată” nu este, de asemenea, capabilă să se angajeze pe deplin în toate acestea. Testat în mod repetat din experiență personală.

Principalul indicator al calității activității departamentului de licitații este numărul de cereri acceptate înainte de participarea la procedurile de achiziție și volumul contractelor încheiate pe baza rezultatelor implementării acestora.

Structura departamentului de licitații

Încă o dată, structura și dimensiunea departamentului de licitație pot varia. Totul depinde de amploarea organizației și de cantitatea de muncă asociată cu pregătirea și participarea la licitații. Mai jos am dat ca exemplu una dintre variantele posibile pentru un astfel de departament.

Seful departamentului. El este o legătură între departament și alte divizii ale organizației, coordonează și controlează activitatea întregului departament, coordonează tehnic și întrebări financiare participarea la licitații cu conducerea organizației.

Specialist în monitorizare și analiză. Caută informații despre licitațiile în derulare, analizează procedurile finalizate și mediul concurențial și monitorizează modificările informațiilor de pe site.

Avocat. Responsabil pentru acuratețea documentelor organizației, verifică documentația de licitație pentru erori și încălcări ale cerințelor legale, pregătește Documente necesare(inclusiv pentru obținerea unei semnături electronice), dispune certificate și extrase, întocmește plângeri și procese, reprezintă interesele organizației în SAF și instanță.

Specialist în tranzacții. Se angajează în acreditare (re-acreditare) pe platforme electronice, înființează la locul de muncă pentru a participa la licitații electronice, pregătește aplicații (inclusiv Formularul 2), participă la licitații. De asemenea, un astfel de specialist pregătește solicitări de clarificare a documentației și interacționează cu clienții.

Curier. Livrează aplicații pe hârtie la adresa clientului. În practică, cererile pe hârtie sunt trimise clientului de către unul dintre angajații organizației sau folosind serviciu de curierat(cum ar fi DHL, DPD, PONY express etc.).

Ce este inclus în lista de servicii pentru crearea unui departament de licitație?

În prezent, internetul este plin de propuneri pentru crearea unui departament de licitații la cheie. Nu este vorba de servicii de licitație sau de externalizare, ci de asistență în crearea unui departament în organizația dumneavoastră. Prețurile pentru astfel de servicii depind de specificul organizației în sine, precum și de numărul de angajați din aceasta. Gama de prețuri pentru serviciile de creare a unui departament variază de la 30 la 100 de mii de ruble. Termeni de creare - de la 2 săptămâni la 3 luni.

Deci, ce este inclus în lista de servicii pentru crearea unui departament? Acest:

1. Pregatirea structurii departamentului si determinarea numarului necesar de specialisti in aceasta;
2. Analiză personalul organizații pentru posibilitatea de a atrage specialiști existenți pentru a lucra cu licitații;
3. Elaborarea reglementărilor privind departamentul și instrucțiunile de personal pentru fiecare angajat;
4. Elaborarea reglementărilor pentru fluxul documentelor și interacțiunea departamentului cu alte divizii structurale ale organizației;
5. Asistență în alegerea software-ului necesar pentru lucrul cu licitații și sfaturi privind utilizarea acestuia;
6. Instruirea specialistilor departamentului;
7. Lansarea și „rularea” activității departamentului.
8. Suport informațional și consultații gratuite într-o perioadă specificată.

Deci, ce concluzie se poate trage din toate cele de mai sus?

in primul rand, dacă aveți nevoie de rezultate rapide cu costuri financiare minime, atunci utilizați externalizarea licitației. Acum e destul serviciu disponibil pentru multe organizații și antreprenori individuali.

În al doilea rând, dacă intenționați să vă creați propriul departament de licitație, atunci începeți cu 1-2 persoane. Nu ar trebui să recrutați imediat un personal mare. Angajarea unei persoane noi este întotdeauna mai ușor decât concedierea lui.

Al treilea, dacă vă creați departamentul de licitație de la zero, atunci nu vă așteptați la profituri mari imediat. În primul rând, este necesar să se analizeze toate procesele de afaceri din cadrul organizației, să se determine funcțiile departamentului, să se pregătească regulamente pentru departament, să scrie fișele postului și să se definească scopurile și obiectivele. De asemenea, este necesar să se instruiască în mod regulat acești angajați, să le îmbunătățească abilitățile, motivația și interesul pentru rezultatul final.

Al patrulea, nu delegați munca cu licitații unui secretar, contabil, avocat sau alt angajat contra unei taxe suplimentare. Rezultatul în acest caz va fi zero.

Asta e tot pentru azi. Ne vedem în articole noi.

RESPONSABILITATE 4.1.Pentru neîndeplinirea sau indeplinirea necorespunzatoare a atributiilor ce le revin prevazute in prezentele Instructiuni - in conformitate cu legislatia muncii in vigoare. 4.2.Pentru infracțiunile săvârșite în perioada activităților sale – în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală în vigoare. 4.3.Pentru producerea de pagube materiale – in conformitate cu legislatia in vigoare. 5. ALTE CONDIȚII 5.1. Această fișă a postului se comunică Specialistului în Licitație împotriva semnării. O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului. Am citit instrucțiunile și mă angajez să le urmez: " " 2009

Securitatea și sănătatea în muncă

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea îndatoririlor oficiale prevăzute în secțiunea 3 din prezenta fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
6.2. Pentru încălcarea regulilor și reglementărilor care guvernează activitățile întreprinderii.
6.3. Pentru predarea corectă și la timp a dosarelor la trecerea la un alt loc de muncă, concedierea dintr-o funcție către persoana care ocupă funcția actuală, iar în lipsa acesteia, către persoana care o înlocuiește sau direct către șeful departamentului de dezvoltare.

Atenţie

Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

6.5.

Fișa postului șefului departamentului de licitații

Pentru a provoca daune materiale și (sau) daune reputatia de afaceriîntreprindere - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
6.6.

Pentru neîndeplinirea sau executarea necorespunzătoare a „Regulamentului intern al muncii”, regulilor de siguranță și securitate la incendiu, ordine și instrucțiuni de păstrare a secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale ale întreprinderii.

Pentru alte încălcări și abateri în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse și reglementările interne ale întreprinderii.

7.1. Această fișă a postului se comunică specialistului în licitație împotriva semnăturii.

O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului.

Fișa postului șefului departamentului de licitații și bunuri guvernamentale

1.6. În lipsa acestuia, atribuțiile șefului direcției licitații și bunuri guvernamentale sunt îndeplinite de [completați după caz].
2.

Gestionează activitățile departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.2. Organizează planificarea curentă și pe termen lung a activităților departamentului, ținând cont de scopurile, obiectivele și direcțiile pentru implementarea cărora a fost creat, asigură controlul asupra implementării sarcinilor planificate și coordonează activitatea angajaților departamentului. 2.3. Oferă asistență metodologică și practică angajaților departamentului cu privire la pregătirea și participarea la licitații și bunuri guvernamentale. 2.4.

1. Dispoziții generale

Profesional calitati importante: [listă calitățile].

1.6. În lipsa acestuia, atribuțiile șefului direcției licitații și bunuri guvernamentale sunt îndeplinite de [completați după caz].
2.

Responsabilităţile postului Şefului Direcţiei licitaţii şi bunuri guvernamentale îi sunt atribuite următoarele atribuţii postului: 2.1.

Gestionează activitățile departamentului de licitații și achiziții guvernamentale.

2.2. Organizează planificarea curentă și pe termen lung a activităților departamentului, ținând cont de scopurile, obiectivele și direcțiile pentru implementarea cărora a fost creat, asigură controlul asupra implementării sarcinilor planificate și coordonează activitatea angajaților departamentului. 2.3. Oferă asistență metodologică și practică angajaților departamentului cu privire la pregătirea și participarea la licitații și bunuri guvernamentale. 2.4.

Descrierea postului unui specialist în licitație (rusă)

APROBAT de Directorul General al Phoenix LLC " " 20
№

Fișa postului unui specialist în lucrări de licitație al departamentului de dezvoltare 1.1.

Un specialist în licitație aparține categoriei specialiștilor. 1.2.

În activitățile sale, un specialist în licitație este ghidat de: § statutul întreprinderii; § reglementări privind departamentul de dezvoltare; § documente legislative, acte normative de reglementare ale Federației Ruse, precum și materiale metodologice care reglementează problemele lucrărilor efectuate în domeniul activităților de licitație; § ordine, instructiuni si instructiuni de la conducerea intreprinderii, seful departamentului dezvoltare; § regulamentul intern al muncii; § această fișă a postului.

Specialistul în licitație raportează direct șefului departamentului de dezvoltare.

Fișa postului șef departament licitații

Solicită managementului să asiste la executarea acestora responsabilități profesionale si exercitarea drepturilor.

3.8. Pentru toate garanțiile sociale prevăzute de lege. 3.9.

4. Responsabilitatea angajatului Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale este responsabil pentru: 4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse. 4.2. Pentru cauzarea unui prejudiciu material angajatorului - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse. 4.3. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
Face propuneri pentru îmbunătățirea procesului de lucru și a managementului departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.5.

Participă la selecția și plasarea personalului departamentului, la organizarea îmbunătățirii calificărilor și competențelor profesionale ale acestora.

2.6. Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului. 2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite. 2.8. Monitorizează licitațiile, concursurile, licitațiile în mass-media și pe internet. 2.9.

Participa la intocmirea documentatiei de licitatie. 2.10.

Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive. 2.11.

Participă la elaborarea reglementărilor și a liniilor directoare pentru licitații electronice și consumabile guvernamentale.

2.12.
Solicită conducerii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor profesionale. 3.8. Pentru toate garanțiile sociale prevăzute de lege. 3.9.

Alte drepturi prevazute de legislatia muncii.

4. Responsabilitatea angajatului Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale este responsabil pentru: 4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse. 4.2. Pentru cauzarea unui prejudiciu material angajatorului - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse. 4.3. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse. .

Responsabilitatile postului sef departamentului de licitatii

O persoană care are educatie inaltași a promovat examenul de calificare într-un program special [se înscrie la cerere] și a lucrat în specialitatea corespunzătoare profilului catedrei de cel puțin [valori] ani.

Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale este numit și eliberat din funcție prin ordin al [denumirea funcției șefului].

1.4.
O persoană cu un nivel profesional superior juridic sau Educatia economicaȘi pregătire suplimentară sau experiență de lucru în domeniul activităților de licitație de cel puțin 2 ani. 1.5.

Un specialist în licitație este numit și eliberat din funcție prin ordin al întreprinderii, la propunerea șefului departamentului de dezvoltare, în conformitate cu cerințele Codul Muncii RF.

1.6. În absența unui specialist în licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin Director general. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni. 1.7.

La restructurarea (reorganizarea) unei întreprinderi, schimbarea afacerii etc.

se fac modificări și completări corespunzătoare la această fișă a postului. 2. Cerințe pentru cunoștințe și calificări: 2.1.

Trimite propuneri conducerii [organizației, instituției] pentru îmbunătățirea calității muncii angajaților departamentului.

Drepturile angajaţilor Şef departament licitaţii şi achiziții publice are dreptul: 3.1.

Solicitați și primiți informațiile și documentele necesare legate de problemele activităților sale. 3.2.

Faceți propuneri supervizorului imediat pentru îmbunătățirea activității legate de responsabilitățile prevăzute în această fișă a postului.

3.3. Dați ordine angajaților din subordine și monitorizați execuția acestora. 3.4.

Trimiteți idei conducerii despre recompensarea sau pedepsirea angajaților aflați sub comanda sa.

Semnează și avizează documente care țin de competența ta.

3.6. Implicați specialiști din toate diviziile structurale [organizații, instituții] în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite. 3.7.

_____ № __________

Descrierea postului

specialist tender

Departamentul de dezvoltare

1. Dispoziții generale

1.1. Un specialist în licitație aparține categoriei specialiștilor.

1.2. În activitățile sale, specialistul în licitație este ghidat de:

§ statutul întreprinderii;

§ reglementări privind departamentul de dezvoltare;

§ contract de muncă;

§ documentele legislative, actele juridice de reglementare ale Federației Ruse, precum și materialele metodologice care reglementează problemele lucrărilor efectuate în domeniul activităților de licitație;

§ ordine, instructiuni si instructiuni de la conducerea intreprinderii, seful departamentului dezvoltare;

§ regulamentul intern al muncii;

1.3. Specialistul în licitație raportează direct șefului departamentului de dezvoltare.

1.4. În funcția de specialist în licitație este numită o persoană cu studii superioare profesionale juridice sau economice și pregătire suplimentară sau experiență de muncă în domeniul activităților de licitație de cel puțin 2 ani.

1.5. Un specialist în licitație este numit și eliberat din funcția sa prin ordin al întreprinderii, la propunerea șefului departamentului de dezvoltare, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse.

1.6. În absența unui specialist în licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului general. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni.

1.7. La restructurarea (reorganizarea) unei întreprinderi, schimbarea afacerii etc., se fac modificări și completări corespunzătoare la această fișă a postului.

2. Cerințe pentru cunoștințe și calificări:

2.1. Un specialist în licitație ar trebui să știe:

§ legile federale și alte acte normative legislative, materiale metodologice privind participarea la licitații;

§ platforme de desfasurare a licitatiilor, licitatii competitive deschise, licitatii electronice;

§ reguli de răspuns la cererile de cotații și propuneri

§ procedura de furnizare a documentelor organizatorice, administrative și de altă natură pentru participarea la concursuri;

§ elementele de bază ale prețurilor și politicii de prețuri;

§ bazele muncii de birou;

§ Codul civil al Federației Ruse;

§ engleza (nivel de baza);

§ programe de calculator (McWord, McExcel, McAccess, McVisio, McProject, McPowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader, „Consultant Plus”, „Garant”);

§ regulile si reglementarile privind protectia muncii.

2.2. Aveți abilități de bază:

§ folosirea echipamentelor informatice, a echipamentelor de birou, a echipamentelor de comunicatii;

§ sistematizarea informatiilor (mentinerea bazelor de date);

§ Corespondență de afaceri;

§ conducerea convorbirilor telefonice;

§ munca eficientă „în echipă”;

§ etica comunicării în afaceri.

3. Scopul postului:

Căutarea și câștigarea competițiilor guvernamentale și comerciale, licitații, licitatii electronice.

4. Responsabilitățile postului

Specialistul în licitație îndeplinește următoarele responsabilități:

4.1. Efectuează monitorizarea periodică a site-urilor web specializate, platformelor de tranzacționare pentru anunțarea competițiilor guvernamentale și comerciale deschise, licitații și licitații electronice.

4.2. Evaluează fezabilitatea economică a participării la licitații și, pe baza rezultatelor, pregătește informații și materiale relevante pentru management.

4.3. Solicită documentația de licitație necesară și studiază cerințele acesteia. Dacă este necesar, solicită clarificări și ia în considerare modificările din documentația de licitație.

4.4. Analizează partea tehnică a aplicațiilor pentru conformitatea cu legislația în vigoare.

4.5. Pregătește aplicații competitive.

4.6. Conduce negocieri și corespondență cu organizatorii competiției.

4.7. Încheie acorduri și contracte.

4.8. Dacă este necesar, el este prezent la licitații în numele întreprinderii în timpul procedurilor de deschidere a ofertelor, întocmește reclamații la FAS Rusia și organele sale teritoriale și reprezintă interesele companiei atunci când examinează aceste reclamații.

4.9. Monitorizează returnarea fondurilor depuse ca garanție pentru aplicații.

4.10. Menține raportarea stabilită.

4.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

5. Drepturi

Specialistul în licitație are dreptul:

5.1. Familiarizați-vă cu documentele interne ale întreprinderii referitoare la activitățile acesteia.

5.2. Interacționează cu alte întreprinderi, organizații, instituții cu privire la producție și alte aspecte din competența sa.

5.3. Efectuează corespondența de afaceri, solicită și primește, în modul prescris, materialele și documentele necesare de la diviziile structurale ale întreprinderii.

5.4. Utilizați băncile de informații ale întreprinderii la discreția conducerii întreprinderii.

5.5. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale departamentului de management și dezvoltare a întreprinderii.

5.6. Raportați șefului departamentului de dezvoltare despre toate încălcările și neajunsurile identificate în legătură cu lucrările efectuate.

5.7. Utilizați sisteme de comunicații, comunicații și alte echipamente deținute și închiriate de întreprindere.

5.8. Oferă recomandări și sugestii cu privire la problemele de competența sa.

5.9. Să participe la organizarea și desfășurarea de ședințe pe probleme legate de competența sa.

5.10. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității aferente responsabilităților prevăzute în prezenta fișă a postului spre examinare de către conducerea departamentului de dezvoltare.

6. Responsabilitate

Specialistul în licitație este responsabil pentru:

6.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea îndatoririlor oficiale prevăzute în secțiunea 3 din prezenta fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

6.2. Pentru încălcarea regulilor și reglementărilor care guvernează activitățile întreprinderii.

6.3. Pentru predarea corectă și la timp a dosarelor la trecerea la un alt loc de muncă, concedierea dintr-o funcție către persoana care ocupă funcția actuală, iar în lipsa acesteia, către persoana care o înlocuiește sau direct către șeful departamentului de dezvoltare.

6.4. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

6.5. Pentru cauzarea daunelor materiale și (sau) a prejudiciului reputației de afaceri a întreprinderii - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

6.6. Pentru neîndeplinirea sau executarea necorespunzătoare a „Regulamentului intern al muncii”, regulilor de siguranță și securitate la incendiu, ordine și instrucțiuni de păstrare a secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale ale întreprinderii.

6.7. Pentru alte încălcări și abateri în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse și reglementările interne ale întreprinderii.

7. Alte conditii

7.1. Această fișă a postului se comunică specialistului în licitație împotriva semnăturii. O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ___________________________________

________________________________________________________________________________________________ (numele, numărul și data documentului)

Șeful unității structurale _______________ ______________________

(semnătură) (nume, inițiale)

DE ACORD:

Șef departament HR

(semnătură) (nume, inițiale)

Șeful departamentului juridic

________________ ______________________

(semnătură) (nume, inițiale)

Am citit instrucțiunile: ________________ ________________________

(semnătură) (nume, inițiale)

Taxe de la activitate antreprenorială intră în vistieria statului și sunt trimise de aceasta, inclusiv pentru plata lucrărilor efectuate în cadrul comenzilor statului sau bunurilor necesare nevoilor statului. Și, întrucât economia a încetat de mult să fie planificată, costul acestor lucrări și bunuri depinde, printre altele, de condițiile pieței, adică. poate fi complet diferit. Din moment ce economii şi utilizare rațională fondurile alocate de la buget este principala sarcină financiară, în rândul întreprinderilor care doresc să furnizeze bunurile necesare sau să efectueze anumite lucrări, se anunță. În esență, aceasta este o competiție în care este ales un câștigător ale cărui bunuri, servicii sau lucrări au cel mai bun raport preț-calitate.

Clientul - o organizație municipală sau de stat - plasează un anunț despre viitoarele licitații pe un site web specializat de achiziții publice de pe Internet și pe alte portaluri. Anunțul conține documentația de licitație, care enumeră cerințele pentru obiectul licitației, termenul de livrare sau finalizare a acesteia și criteriile după care va fi selectat câștigătorul licitației. Participanții la anunț sunt obligați să-și depună cererile înainte de un anumit termen; dacă este necesar, la cerere poate fi atașată o garanție bancară sau un acord de garanție ca garanție.

De ce aveți nevoie de un departament de licitație la o întreprindere?

Îndeplinirea unui ordin guvernamental poate să nu fie foarte profitabilă din punct de vedere comercial, dar este job de prestigiu, sporind imaginea de afaceri a oricărei companii. Prin urmare, întreprinderile uneori chiar subestimează oarecum costul serviciilor, bunurilor și muncii lor. Pentru a monitoriza procesul, pentru a avea timp să depună cererile și să participe la ele, companiile angajează specialiști dedicați acestui lucru și chiar creează departamente întregi de licitație dacă compania este suficient de mare și este un participant regulat la astfel de licitații competitive.

Specialiștii care lucrează în departamentele de licitații monitorizează portalurile de internet, site-urile specializate și platforme de tranzacționare, unde vor fi postate reclame pentru licitații guvernamentale. De asemenea, ei trebuie să analizeze documentația de licitație și să decidă cât de fezabil din punct de vedere economic este ca societatea să participe la o anumită licitație și, pe baza acesteia, să ia decizii cu privire la participarea la acestea. Ei pregătesc prompt cererile de participare și toate documentele necesare specificate în documentația de concurs ca anexă obligatorie.

Responsabilitățile angajaților acestor departamente includ și consultări cu managerii și șefii altor departamente cu privire la specificul și prețul produselor oferite și partea tehnică a aplicațiilor, desfășurarea corespondenței de afaceri cu clientul, furnizarea în timp util la solicitarea acestuia a tuturor informațiilor necesare. despre condițiile de livrare, garanții și certificatele disponibile.

Departamentul de licitații este un instrument eficient pentru vânzarea licitațiilor, mai ales într-o situație economică instabilă. În plus, orice companie, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu nevoia de a extinde oportunitățile de comercializare a produselor/serviciilor sale. Un instrument eficient Pentru a extinde canalele de vânzare este dezvoltarea direcției de licitație. Participarea la licitații și, în caz de victorie, încheierea de contracte cu furnizorii guvernamentali și comerciali.

Dezvoltarea direcției de licitație și a departamentului de licitație este deosebit de relevantă în perioade de criză, când companiile comerciale își reduc semnificativ bugetele sau refuză complet să încheie contracte într-o serie de domenii nevitale. Statul, chiar și în timpul unei crize, achiziționează și va continua să achiziționeze lucrări, bunuri și servicii necesare funcționării normale a întregii țări. În plus, guvernul este un client de încredere care plătește facturile.

Departament licitație: sarcini

Principalele sarcini ale departamentului de licitații care merită evidențiate sunt:
asigurarea participarii companiei la licitatii
participarea la crearea si mentinerea imaginii companiei
atragerea de noi contracte prin sistemul de licitație și atragerea de noi clienți, precum și păstrarea / returnarea clienților vechi

O condiție prealabilă pentru activități eficiente în această direcție este crearea unui departament de licitație cu specialiști calificați motivați să obțină rezultate. Acest lucru va fi discutat în articol.

Structura organizatorică tipică a departamentului de licitații

Să ne uităm la structura tipică a departamentului de licitație. Permiteți-mi să fac imediat o rezervă că structura pe care o vom considera este tipică. ÎN companii mari responsabilitățile pot fi atribuite unui specialist individual, în firme mici Responsabilitățile întregului departament de licitații pot fi redistribuite între unul sau doi angajați.
Șef departament licitație
Șef adjunct / Specialist șef
Administrator /
Asistent manager/secretar

Lanțul de comandă arată astfel:

Repartizarea responsabilităților angajaților departamentului de licitații și fișe standard de post

Una dintre greșelile standard care se comite la crearea și dezvoltarea unui domeniu de licitație este redistribuirea funcțiilor și responsabilităților pentru pregătirea ofertelor în rândul specialiștilor care nu s-au ocupat anterior de acest lucru și nu au cunoștințe suficiente în acest domeniu.

De exemplu, pe lângă funcțiile principale, unui avocat i se oferă și dezvoltarea de zone pentru licitații. Acesta poate să nu fie un avocat; în unele companii, funcțiile de pregătire a ofertelor sunt transferate unui secretar, asistent manager sau contabil. Aceasta este o abordare ineficientă, care afectează în cele din urmă rezultatele lucrărilor la licitații.

Pentru a participa eficient la licitații, sunt necesare cunoștințe în acest domeniu, precum și experiență. Cea mai rațională și eficientă abordare este crearea unui departament de licitație, care la etapa inițială poate consta dintr-un singur specialist. Dar acest specialist trebuie să fie instruit în domeniul licitațiilor și să aibă experiență practică relevantă. Activitățile departamentului de licitații ar trebui să vizeze doar atingerea unui singur obiectiv: participarea efectivă a companiei la licitații și obținerea de noi contracte pentru companie prin sistemul de licitație.

Distribuția responsabilităților în cadrul departamentului de licitații, pe care o vom analiza împreună cu dvs., este, de asemenea, tipică și poate diferi într-o anumită organizație.

Șef departament licitații:
2.1. Monitorizează anunțurile de licitație din diverse surse.
2.2. Coordonează participarea la licitații cu directorul Societății sau șefii de departamente, pe baza specificului activităților departamentelor.
2.3. Analizează participarea concurenților la licitații și oferă conducerii departamentului informații necesare pentru formarea propunerilor financiare.
2.4. Împreună cu departamentul juridic, participă la întocmirea cererilor de clarificare a documentației de achiziție;
2.5. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.6. Planifică activitățile angajaților departamentului.
2.7. Controlează pregătirea propunerilor (financiare și tehnice) pentru licitații, deviz și grafice de lucru de către specialiștii Societății și stabilește termenele de furnizare a documentației de către specialiștii Societății, numiți de șefii de departamente, către departamentul de licitații;
2.8. Supervizează pregătirea pachetelor de documente pentru licitații de către angajații departamentului.
2.9. Participă la completarea formularelor de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
2.10. Pregătește un pachet de documente pentru licitații importante din punct de vedere strategic în conformitate cu cerințele documentației de achiziție.
2.11. Controlează depunerea documentelor la licitații;
2.12. Întocmește documentația de raportare și o transmite directorului companiei.
2.13. În cazul câștigării licitației, furnizează angajaților Societății informațiile necesare pentru încheierea unui contract. Răspunderea pentru modificările planurilor calendaristice, propunerilor tehnice etc., necesare încheierii unui contract, revine specialiștilor departamentelor care au câștigat licitația.
2.14. Informează departamentul juridic despre necesitatea emiterii garanțiilor bancare și termenele de depunere a documentelor.
2.15. Oferă departamentului de contabilitate informații necesare pentru plata securității cererilor de participare la licitații și informații cu privire la termenele de depunere a ordinelor de plată către departamentul de licitații.
2.16. Monitorizează modificările Legislației, cadrul legal pentru întocmirea documentației de licitație, achizițiile publice și familiarizează angajații departamentului cu aceste informații.
2.17. Gestionează activitățile subordonaților, ia măsuri pentru a asigura respectarea acestora cu reglementările interne ale muncii.
2.18. Prezintă propuneri de recompense sau penalități pentru angajații departamentului și ajută la îmbunătățirea calificărilor acestora.

Ei bine, acum ne vom uita la responsabilitățile tipice ale unui specialist în licitație.

Specialist în licitație:
2.1. Participă la monitorizarea anunțurilor de licitație din diverse surse
2.2. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.3. Pregătește un pachet de documente în conformitate cu cerințele documentației de licitație:
 întocmește propuneri (financiare și tehnice) furnizate de specialiștii departamentului în conformitate cu standardele de documentare;
 solicită date financiare și documente referitoare la Societate de la departamentul de contabilitate;
 solicită (în funcție de cerințele documentației de achiziție) certificate de la diverse agenții guvernamentale în cadrul întocmirii documentelor de licitație din aria sa de responsabilitate;
 în numele șefului de compartiment, completează formulare de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
 în numele șefului de departament, colectează documente ( acte constitutive, licențe, diplome, certificate de specialiști, copii de pe contracte, acte etc.)
 scanează și fotocopiază documentele necesare pregătirii unei cereri de licitație.
 organizează legalizarea documentelor necesare întocmirii pachetului de documente pentru licitaţie
2.4. Specialistul în licitație întocmește un pachet de documente incluse în cererea de licitație în modul stabilit de organizatorul achiziției și în conformitate cu cerințele de documentare.
2.5. Organizează trimiterea documentelor la licitații și monitorizează primirea acestora de către Clienți;
2.6. In caz de necesitate de productie, indeplineste functii de curierat.
2.7. Structurează informații despre tranzacționarea pe suport electronic și hârtie.
2.8. În numele șefului de departament, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.9. Pregătește răspunsuri la scrisori și întrebări în domeniul său de competență
2.10. Efectuează instrucțiuni de la șeful de departament în domeniul său de competență.

Departamentul de licitații și managementul proceselor

Șeful (șeful) departamentului de licitații gestionează procesul, efectuând planificarea, monitorizarea, controlul, analiza și acceptarea decizii de management. În diferite companii, procesul de licitație și management poate fi organizat în moduri diferite. Dar vom avea în vedere varianta standard, atunci când funcțiile de conducere a departamentului de licitații sunt îndeplinite de șeful departamentului de licitații.

Șeful departamentului de licitații planifică desfășurarea procesului în funcție de numărul de oferte agreate, folosind următoarele informații:
informații despre licitațiile anunțate,
cerințele organizatorului de achiziții prevăzute în documentația de achiziție,
informații despre rezultatele participării la licitație

Șeful compartimentului de licitații consemnează rezultatele planificării în documentele interne ale compartimentului. În practică, puteți planifica pregătirea licitațiilor folosind Excel. Adică păstrați un tabel cu informații despre client, subiectul achiziției, prețul inițial (maxim), prețul participantului, termenul limită de acceptare a documentelor, termenele limită pentru însumarea rezultatelor și alte informații care pot fi utile în lucrare. Acest tabel poate fi utilizat pentru raportarea către conducere.

Ca alternativă la această opțiune, raportarea poate fi efectuată în servicii și programe specializate.

Departamentul de licitații și tehnologia sa de lucru

Să ne uităm la procesul de lucru al departamentului de licitații din compania furnizorului și schema de interacțiune în cadrul companiei.

Lucrările de licitație încep cu obținerea de informații despre licitațiile aflate în derulare în conformitate cu datele privind necesitatea prestării de servicii primite de la conducerea companiei. Adică, specialistul în licitații sau șeful departamentului de licitații găsește mai întâi oferte ținând cont de criteriile de selecție: preț, regiune, subiectul licitațiilor sau alte informații care provin din conducerea companiei.

Procesul se încheie în următoarele condiții:
obținerea de informații despre rezultatele tranzacționării
aducand informatii catre părțile interesate in interiorul companiei.

Informațiile despre rezultate sunt publicate în Unified Sistem informatic sau dacă aceasta este o licitație comercială, atunci informațiile pot fi obținute oral de la client sau de pe site-ul clientului. Apoi, informațiile primite sunt transferate către departamentul relevant prin sistemul CRM, sau de către e-mail sau oral. În caz de câștig, se transmit suplimentar informații despre data publicării rezultatelor licitației, valoarea garanției contractului și momentul încheierii contractului. Mai departe specialist responsabil pentru incheierea unui contract se ocupa de intocmirea unei garantii bancare si de incheierea unui contract. În practică, funcțiile de încheiere a contractelor sunt adesea atribuite unui avocat al companiei sau unui specialist în departamentul de licitații. Dacă în încheierea contractelor este implicat un specialist din cadrul departamentului de licitații, procesul este finalizat în momentul încheierii contractului cu clientul.

Condițiile necesare pentru continuarea procesului de afaceri al departamentului de licitații sunt aprobarea la timp a participării la licitații cu conducerea, care include selecția primară, selecția secundară și selecția finală a ofertelor. În etapa inițială de selecție, managerul selectează ofertele ținând cont de criteriile de preț, regiune și subiectul achiziției. În timpul selecției secundare, achizițiile selectate sunt analizate de către șeful departamentului de licitații și șefii departamentelor relevante pentru fezabilitatea participării. Se analizează criteriile de evaluare a cererii, se determină fezabilitatea participării ținând cont de cheltuielile de călătorie și ținând cont de posibila reducere a prețurilor concurenților.

În etapa finală, specialiști din departamentul relevant analizează cerinte tehnice achiziții, termene limită. Șeful departamentului de licitații analizează achizițiile anterioare ale clientului pentru achiziții similare, analizează prețurile concurenților și calculează o previziune pentru o posibilă reducere de preț. Luând în considerare acești factori, conducerea departamentului relevant și, dacă este necesar, conducerea companiei iau o decizie finală cu privire la oportunitatea participării la licitație.

Departamentul de licitații: principalele etape și principii de lucru

Din punct de vedere structural, lucrarea de licitație este un sistem de acțiuni secvențiale care vizează satisfacerea cerințelor și nevoilor predeterminate ale Companiei, inclusiv restricții de timp, cost, resurse, ținând cont de natura și specificul lucrării pentru un anumit serviciu.

Etapele principale ale procesului

• Monitorizarea anunţurilor de licitaţie din diverse surse.
• Coordonarea cu managerii Societății, șefii de departamente de participare la licitații în conformitate cu politica Societății și specificul activităților diviziilor.
• Planificarea pregătirii documentației pentru participarea la licitații în conformitate cu termenele limită de depunere a documentelor.
• Formarea unui pachet de documentație în conformitate cu cerințele și în modul stabilit de organizatorii licitației.
• Verificarea documentației pentru conformitatea cu cerințele.
• Corectarea documentației, dacă este necesar.
• Verificați dacă au fost făcute orice corecții înainte de a trimite documentația.
• Pregatirea coletului pentru expediere si trimiterea documentatiei.
• Controlul trimiterii documentației către organizatorii de licitații.
• Monitorizarea rezultatelor participării la licitații.
• Diseminarea informațiilor despre rezultatele tranzacționării către părțile interesate din cadrul companiei.

Principii de bază pentru efectuarea lucrărilor de licitație:
Sistematicitate– munca este organizată și desfășurată în conformitate cu standardele de documentație interne ale Companiei și ținând cont de întregul set de cerințe de documentare.
Secvența - planificarea și execuția lucrărilor au loc într-o secvență strictă, în care sarcinile ulterioare folosesc rezultatele celor anterioare.
Relevanţă– lucrarea trebuie să respecte tendințele și cerințele actuale stabilite în documentația și legislația privind achizițiile.
Eficienţă– orice lucrare are ca scop obținerea unui anumit rezultat, care, la rândul său, este o componentă obligatorie a rezultatului final.
Confidențialitate– toate materialele primite în cadrul companiei ca parte a lucrării, toate rezultatele intermediare și finale în orice format de prezentare sunt proprietatea companiei, iar distribuirea sau utilizarea ulterioară a acestora sub nicio formă nu este permisă fără permisiunea specială.

Notă: În cazurile în care aveți suspiciuni cu privire la integritatea angajaților organizatorului licitației, de exemplu atunci când există motive să credeți că informațiile confidențiale cu propunerea dvs. de preț pot fi dezvăluite altor participanți la licitație, vă recomandăm să vă asigurați că propunerile sunt livrate in ultimul minut. În ultimul moment, aceasta înseamnă depunerea unei cereri cu câteva ore înainte de termenul limită de acceptare a cererilor, sau depunerea unei cereri direct la deschiderea plicurilor.

Surse de informații utilizate în furnizarea serviciilor

• informațiile inițiale primite de la Organizatorii Licitației (anunț pe site-ul web, anunț privind modificările condițiilor de licitație; documentația de participare la licitații, planul de achiziții, protocolul de revizuire și evaluare)
• informatiile initiale primite de la Client (in functie de termenii documentatiei de achizitie: metodologie, metodologie, concept, propunere tehnica, lista specialistilor, informatii despre experienta, plan calendaristic, propunere financiară)
• proprii baza de informatii(mostre de documente ale companiei, formulare)

Lucrări de licitație și documentare a rezultatelor

Documentarea lucrărilor de pregătire a documentației ofertantului și a rezultatelor acesteia se realizează folosind șabloane standard de documente (format de raport). O companie poate folosi un formular ca document de raportare, de exemplu, pregătit în Excel. De asemenea, informații despre ofertele pregătite și rezultatele lucrărilor departamentului de licitații pot fi înregistrate în sistem CRM sau alte programe sau servicii specializate, de exemplu în serviciul Tenderplan.

Sistem de plată și motivare

Cele mai populare sisteme de plată în domeniul licitațiilor sunt următoarele:
1) plata rezultatelor
2) plata fixă

În primul caz, compania motivează angajații departamentului de licitații să obțină rezultate, adică. obtinerea de noi contracte pentru firma. În al doilea caz, o astfel de motivație este practic absentă.

Posibile variații ale sistemului „Plătiți pentru rezultate”:
1. Salariu + procent din licitații câștigate
2. Salariu + bonus fix în funcție de rezultatele performanței
3. Procentul de licitații câștigate
4. Plata pentru fiecare cerere acceptata.
Cele mai obișnuite opțiuni de plată pentru specialiștii în licitații din personal sunt 1 și 2, pentru specialiștii la distanță, opțiunile 3 și 4. Variațiile sunt, de asemenea, posibile, de exemplu, atunci când un freelancer pregătește doar prima parte a unei cereri pentru o licitație și, dacă cererea pentru prima parte este acceptată, primește o plată de salariu fix. A doua parte a aplicației este pregătită de specialiștii clientului, care primesc un salariu și un procent din licitațiile câștigate sau un salariu și un bonus fix.
Avantajul incontestabil al acestui sistem de remunerare este motivarea rezultatului final. Dobânda și rezultatele cu un astfel de sistem de remunerare sunt mai mari decât cu o plată fixă. Cu condiția, desigur, ca salariul să nu fie slab, ci la nivelul pieței.

Acum vom lua în considerare opțiunile pentru o plată fixă:
1. Salariu fix
2. Plată fixă ​​pentru fiecare cerere pregătită
În prima opțiune, sunt posibile și diverse variații, de exemplu, atunci când plata orelor suplimentare se adaugă la salariu. În cazurile în care volumul cererilor de licitație pregătite este mare și există multă procesare, valoarea plății pentru procesare poate fi, de asemenea, semnificativă.

Avantaje și dezavantaje pentru sprijinul licitației

Companiile și antreprenorii care abia intră pe piața achizițiilor publice fac o greșeală comună. Toate activitățile de licitație ale companiei sunt complet externalizate către o companie care oferă suport în domeniul licitațiilor. Principal și principala greseala este că nicio altă companie decât a ta și niciun specialist în afară de angajatul tău nu va fi atât de interesat de rezultat.

Primul minus atragerea unei companii de outsourcing pentru licitații este:
- interes slab față de rezultatul angajatului care vă va pregăti cererea. Chiar dacă plătiți o taxă decentă unei companii de outsourcing, cel mai probabil nu va avea prea mult efect asupra plății angajatului specific care vă va pregăti cererea.
Al doilea minus Acesta nu este întotdeauna un nivel ridicat de alfabetizare în domeniul dvs. al acelor angajați ai companiei de externalizare care vor pregăti cererea.
Al treilea minus Acesta este un control slab asupra activităților angajaților care pregătesc cereri de licitație. Nu puteți ști și înțelege întotdeauna exact dacă un angajat al unei companii de outsourcing lucrează la licitația dvs. și în ce stadiu se află proiectul.

Drept urmare, după ce ați plătit bani decenti pentru lucrare, puteți ajunge la o situație în care nu există niciun interes pentru rezultatul lucrării, interpretul nu este foarte profesionist în subiectul dvs. și există o lipsă de control.

Prin urmare, nu este foarte recomandat să externalizați toate domeniile de licitații. Este posibil și necesar să atragi companii de outsourcing pentru a susține licitații și freelanceri, dar trebuie doar să delegați unele dintre sarcini și să controlați procesul de pregătire a aplicațiilor.

Adică avem nevoie de un specialist în licitații în companie care să fie motivat să obțină rezultate în licitații, să îndeplinească el însuși unele dintre funcții și să delege altele. De exemplu, pregătirea primelor părți ale licitațiilor poate fi delegată unei companii de suport pentru licitații sau unui freelancer. Principalul lucru este că specialiștii au suficientă experiență practică în tema dvs.

Nu este foarte recomandat să delegați funcțiile de căutare a ofertelor, deoarece pentru a selecta achiziții cu adevărat promițătoare și interesante în zona dvs., trebuie să aveți o înțelegere profundă a acestui subiect și să fiți capabil să analizați și să calculați perspectivele de participare. Un specialist care nu vă înțelege subiectul nu va putea face acest lucru eficient.

Principalul avantaj al angajării unui freelancer sau a unei companii de suport pentru licitații este reducerea timpului pentru operațiunile de rutină. Timpul economisit poate fi folosit mai eficient pentru a obține rezultate mai bune. De exemplu, petreceți mai mult timp analizelor. De asemenea, este posibilă creșterea numărului de oferte procesate și pregătite.

DESCRIEREA POSTULUI

SPECIALIST LICITARE

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Un specialist în licitație este clasificat ca specialist.

1.2. În funcția de specialist în licitație este numită o persoană cu studii profesionale superioare.

1.3. Un specialist în licitație este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al organizației.

1.4. Specialistul în licitație ar trebui să știe:

§ legi federaleși alte legislative reguli, materiale metodologice privind participarea la licitații;

§ Principii si metode de baza de promovare a produselor prezentate pe pietele municipale si bugetare;

§ Specificul promovarii produsului pe piata comerciala;

§ Platforme de desfasurare a licitatiilor, licitatii competitive deschise, licitatii electronice;

§ Reguli de răspuns la cererile de cotații și propuneri

§ Metode de lucru cu mass-media;

§ Caracteristicile de bază tehnologice și de proiectare și proprietățile de consum ale produselor vândute;

§ Bazele stabilirii prețurilor și Politica de prețuri;

§ Conditii de livrare, depozitare si transport al produselor;

§ metode de organizare a contabilitatii si raportari privind implementarea planurilor de vanzari si vanzari de produse;

§ Procedura de furnizare a documentelor organizatorice, administrative și de altă natură pentru participarea la concursuri;

§ Reglementări interne de muncă;

§ Reguli si reglementari privind protectia muncii;

§ Etica comunicării în afaceri.

1.5. Specialistul în licitație este ghidat în activitățile sale de această Descriere a postului.

1.6. Specialistul în licitații raportează direct directorului general.

1.7. În absența Specialistului în Licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al Directorului General. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni.

RESPONSABILITATILE LOCULUI DE MUNCA

1.8. Monitorizați site-urile web specializate, platformele de tranzacționare pentru reclame guvernamentale și comerciale concursuri deschise, licitatii, licitatii electronice.

1.9. Evaluează fezabilitatea economică a participării la licitații și, pe baza rezultatelor, pregătește informații și materiale pentru luarea unei decizii privind participarea la licitații.

1.10. Solicitați documentația de licitație necesară și studiați cerințele acesteia. Dacă este necesar, solicitați clarificări și luați în considerare modificările din documentația de licitație.

1.11. Pregătiți prompt un pachet complet de documente.

1.12. Interacționează cu managerii și șefii de departamente cu privire la specificul și prețul produselor oferite și partea tehnică a aplicațiilor.

1.13. Analizează partea tehnică a aplicațiilor pentru conformitatea cu legislația în vigoare (FZ-94).

1.14. Pregătiți aplicații competitive.

1.15. Conduce negocieri și corespondență cu organizatorii competiției.

1.16. Conduceți mai multe proiecte simultan.

1.17. Furnizați în timp util toate informațiile necesare despre condițiile de livrare, garanții, certificate.

1.18. Încheiați acorduri și contracte.

1.19. Dacă este necesar, participă la licitații în numele companiei, în timpul procedurilor de deschidere a ofertelor, întocmește reclamații la FAS Rusia și organele sale teritoriale, reprezintă interesele companiei atunci când examinează aceste reclamații.

1.20. Dacă este necesar, urmăriți returnarea fondurilor contribuite ca garanție pentru aplicații.

1.21. Menține raportarea stabilită.

Specialistul în licitație are dreptul:

2.1. Solicitați de la șefii diviziilor structurale ale companiei, specialiști și alți angajați informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

2.2. Dacă este necesar, reprezentați organizația în relațiile cu alte organizații pentru a rezolva cu promptitudine problemele de producție și activitate economică din competența sa.

4. RESPONSABILITATE

4.1.Pentru neîndeplinirea sau indeplinirea necorespunzatoare a atributiilor ce le revin prevazute in prezentele Instructiuni - in conformitate cu legislatia muncii in vigoare.

4.2.Pentru infracțiunile săvârșite în perioada activităților sale – în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală în vigoare.

4.3.Pentru producerea de pagube materiale – in conformitate cu legislatia in vigoare.

5. ALTE CONDIȚII

5.1. Această fișă a postului se comunică Specialistului în Licitație împotriva semnării. O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului.

Am citit instructiunile

și mă angajez să îndeplinesc: _____________________________________________

Departamentul de licitații este un instrument eficient pentru vânzarea licitațiilor, mai ales într-o situație economică instabilă. În plus, orice companie, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu nevoia de a extinde oportunitățile de comercializare a produselor/serviciilor sale. Un instrument eficient pentru extinderea canalelor de vânzare este dezvoltarea licitațiilor. Participarea la licitații și, în caz de victorie, încheierea de contracte cu furnizorii guvernamentali și comerciali.

Dezvoltarea direcției de licitație și a departamentului de licitație este deosebit de relevantă în perioade de criză, când companiile comerciale își reduc semnificativ bugetele sau refuză complet să încheie contracte într-o serie de domenii nevitale. Statul, chiar și în timpul unei crize, achiziționează și va continua să achiziționeze lucrări, bunuri și servicii necesare funcționării normale a întregii țări. În plus, guvernul este un client de încredere care plătește facturile.

Departament licitație: sarcini

Principalele sarcini ale departamentului de licitații care merită evidențiate sunt:
asigurarea participarii companiei la licitatii
participarea la crearea si mentinerea imaginii companiei
atragerea de noi contracte prin sistemul de licitație și atragerea de noi clienți, precum și păstrarea / returnarea clienților vechi

O condiție prealabilă pentru activități eficiente în această direcție este crearea unui departament de licitație cu specialiști calificați motivați să obțină rezultate. Acest lucru va fi discutat în articol.

Structura organizatorică tipică a departamentului de licitații

Să ne uităm la structura tipică a departamentului de licitație. Permiteți-mi să fac imediat o rezervă că structura pe care o vom considera este tipică. În companiile mari, responsabilitățile pot fi atribuite unui specialist individual; în companiile mici, responsabilitățile întregului departament de licitație pot fi redistribuite între unul sau doi angajați.
Șef departament licitație
Director adjunct / specialist sef
Administrator /
Asistent manager/secretar

Lanțul de comandă arată astfel:

Repartizarea responsabilităților angajaților departamentului de licitații și fișe standard de post

Una dintre greșelile standard care se comite la crearea și dezvoltarea unui domeniu de licitație este redistribuirea funcțiilor și responsabilităților pentru pregătirea ofertelor în rândul specialiștilor care nu s-au ocupat anterior de acest lucru și nu au cunoștințe suficiente în acest domeniu.

De exemplu, pe lângă funcțiile principale, unui avocat i se oferă și dezvoltarea de zone pentru licitații. Acesta poate să nu fie un avocat; în unele companii, funcțiile de pregătire a ofertelor sunt transferate unui secretar, asistent manager sau contabil. Aceasta este o abordare ineficientă, care afectează în cele din urmă rezultatele lucrărilor la licitații.

Pentru a participa eficient la licitații, sunt necesare cunoștințe în acest domeniu, precum și experiență. Cea mai rațională și eficientă abordare este crearea unui departament de licitație, care la etapa inițială poate consta dintr-un singur specialist. Dar acest specialist trebuie să fie instruit în domeniul licitațiilor și să aibă experiență practică relevantă. Activitățile departamentului de licitații ar trebui să vizeze doar atingerea unui singur obiectiv: participarea efectivă a companiei la licitații și obținerea de noi contracte pentru companie prin sistemul de licitație.

Distribuția responsabilităților în cadrul departamentului de licitații, pe care o vom analiza împreună cu dvs., este, de asemenea, tipică și poate diferi într-o anumită organizație.

Șef departament licitații:
2.1. Monitorizează anunțurile de licitație din diverse surse.
2.2. Coordonează participarea la licitații cu directorul Societății sau șefii de departamente, pe baza specificului activităților departamentelor.
2.3. Analizează participarea concurenților la licitații și oferă conducerii departamentului informații necesare pentru formarea propunerilor financiare.
2.4. Împreună cu departamentul juridic, participă la întocmirea cererilor de clarificare a documentației de achiziție;
2.5. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.6. Planifică activitățile angajaților departamentului.
2.7. Controlează pregătirea propunerilor (financiare și tehnice) pentru licitații, deviz și grafice de lucru de către specialiștii Societății și stabilește termenele de furnizare a documentației de către specialiștii Societății, numiți de șefii de departamente, către departamentul de licitații;
2.8. Supervizează pregătirea pachetelor de documente pentru licitații de către angajații departamentului.
2.9. Participă la completarea formularelor de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
2.10. Pregătește un pachet de documente pentru licitații importante din punct de vedere strategic în conformitate cu cerințele documentației de achiziție.
2.11. Controlează depunerea documentelor la licitații;
2.12. Întocmește documentația de raportare și o transmite directorului companiei.
2.13. În cazul câștigării licitației, furnizează angajaților Societății informațiile necesare pentru încheierea unui contract. Răspunderea pentru modificările planurilor calendaristice, propunerilor tehnice etc., necesare încheierii unui contract, revine specialiștilor departamentelor care au câștigat licitația.
2.14. Informează departamentul juridic despre necesitatea emiterii garanțiilor bancare și termenele de depunere a documentelor.
2.15. Oferă departamentului de contabilitate informații necesare pentru plata securității cererilor de participare la licitații și informații cu privire la termenele de depunere a ordinelor de plată către departamentul de licitații.
2.16. Monitorizează modificările Legislației, cadrul legal pentru întocmirea documentației de licitație, achizițiile publice și familiarizează angajații departamentului cu aceste informații.
2.17. Gestionează activitățile subordonaților, ia măsuri pentru a asigura respectarea acestora cu reglementările interne ale muncii.
2.18. Prezintă propuneri de recompense sau penalități pentru angajații departamentului și ajută la îmbunătățirea calificărilor acestora.

Ei bine, acum ne vom uita la responsabilitățile tipice ale unui specialist în licitație.

Specialist în licitație:
2.1. Participă la monitorizarea anunțurilor de licitație din diverse surse
2.2. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.3. Pregătește un pachet de documente în conformitate cu cerințele documentației de licitație:
 întocmește propuneri (financiare și tehnice) furnizate de specialiștii departamentului în conformitate cu standardele de documentare;
 solicită date financiare și documente referitoare la Societate de la departamentul de contabilitate;
 solicită (în funcție de cerințele documentației de achiziție) certificate de la diverse agenții guvernamentale în cadrul întocmirii documentelor de licitație din aria sa de responsabilitate;
 în numele șefului de compartiment, completează formulare de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
 în numele șefului de departament, colectează documente (acte constitutive, licențe, diplome, certificate de specialitate, copii de pe contracte, acte etc.)
 scanează și fotocopiază documentele necesare pregătirii unei cereri de licitație.
 organizează legalizarea documentelor necesare întocmirii pachetului de documente pentru licitaţie
2.4. Specialistul în licitație întocmește un pachet de documente incluse în cererea de licitație în modul stabilit de organizatorul achiziției și în conformitate cu cerințele de documentare.
2.5. Organizează trimiterea documentelor la licitații și monitorizează primirea acestora de către Clienți;
2.6. In caz de necesitate de productie, indeplineste functii de curierat.
2.7. Structurează informații despre tranzacționarea pe suport electronic și hârtie.
2.8. În numele șefului de departament, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.9. Pregătește răspunsuri la scrisori și întrebări în domeniul său de competență
2.10. Efectuează instrucțiuni de la șeful de departament în domeniul său de competență.

Departamentul de licitații și managementul proceselor

Șeful (șeful) departamentului de licitații gestionează procesul, efectuând planificare, monitorizare, control, analiză și luând decizii de management. În diferite companii, procesul de licitație și management poate fi organizat în moduri diferite. Dar vom avea în vedere varianta standard, atunci când funcțiile de conducere a departamentului de licitații sunt îndeplinite de șeful departamentului de licitații.

Șeful departamentului de licitații planifică desfășurarea procesului în funcție de numărul de oferte agreate, folosind următoarele informații:
informații despre licitațiile anunțate,
cerințele organizatorului de achiziții prevăzute în documentația de achiziție,
informații despre rezultatele participării la licitație

Șeful compartimentului de licitații consemnează rezultatele planificării în documentele interne ale compartimentului. În practică, puteți planifica pregătirea licitațiilor folosind Excel. Adică păstrați un tabel cu informații despre client, subiectul achiziției, prețul inițial (maxim), prețul participantului, termenul limită de acceptare a documentelor, termenele limită pentru însumarea rezultatelor și alte informații care pot fi utile în lucrare. Acest tabel poate fi utilizat pentru raportarea către conducere.

Ca alternativă la această opțiune, raportarea poate fi efectuată în servicii și programe specializate.

Departamentul de licitații și tehnologia sa de lucru

Să ne uităm la procesul de lucru al departamentului de licitații din compania furnizorului și schema de interacțiune în cadrul companiei.

Lucrările de licitație încep cu obținerea de informații despre licitațiile aflate în derulare în conformitate cu datele privind necesitatea prestării de servicii primite de la conducerea companiei. Adică, specialistul în licitații sau șeful departamentului de licitații găsește mai întâi oferte ținând cont de criteriile de selecție: preț, regiune, subiectul licitațiilor sau alte informații care provin din conducerea companiei.

Procesul se încheie în următoarele condiții:
obținerea de informații despre rezultatele tranzacționării
comunicarea informațiilor către părțile interesate din cadrul companiei.

Informațiile despre rezultate sunt publicate în Sistemul Informațional Unificat, sau dacă aceasta este o licitație comercială, atunci informațiile pot fi primite verbal de la client sau de pe site-ul clientului. În continuare, informațiile primite sunt transmise departamentului relevant prin sistemul CRM, fie prin e-mail, fie oral. În caz de câștig, se transmit suplimentar informații despre data publicării rezultatelor licitației, valoarea garanției contractului și momentul încheierii contractului. In continuare, specialistul responsabil cu incheierea contractului se ocupa cu emiterea unei garantii bancare si incheierea contractului. În practică, funcțiile de încheiere a contractelor sunt adesea atribuite unui avocat al companiei sau unui specialist în departamentul de licitații. Dacă în încheierea contractelor este implicat un specialist din cadrul departamentului de licitații, procesul este finalizat în momentul încheierii contractului cu clientul.

Condițiile necesare pentru continuarea procesului de afaceri al departamentului de licitații sunt aprobarea la timp a participării la licitații cu conducerea, care include selecția primară, selecția secundară și selecția finală a ofertelor. În etapa inițială de selecție, managerul selectează ofertele ținând cont de criteriile de preț, regiune și subiectul achiziției. În timpul selecției secundare, achizițiile selectate sunt analizate de către șeful departamentului de licitații și șefii departamentelor relevante pentru fezabilitatea participării. Se analizează criteriile de evaluare a cererii, se determină fezabilitatea participării ținând cont de cheltuielile de călătorie și ținând cont de posibila reducere a prețurilor concurenților.

În etapa finală, specialiștii din departamentul relevant analizează cerințele tehnice ale achiziției și termenele limită. Șeful departamentului de licitații analizează achizițiile anterioare ale clientului pentru achiziții similare, analizează prețurile concurenților și calculează o previziune pentru o posibilă reducere de preț. Luând în considerare acești factori, conducerea departamentului relevant și, dacă este necesar, conducerea companiei iau o decizie finală cu privire la oportunitatea participării la licitație.

Departamentul de licitații: principalele etape și principii de lucru

Din punct de vedere structural, lucrarea de licitație este un sistem de acțiuni secvențiale care vizează satisfacerea cerințelor și nevoilor predeterminate ale Companiei, inclusiv restricții de timp, cost, resurse, ținând cont de natura și specificul lucrării pentru un anumit serviciu.

Etapele principale ale procesului

• Monitorizarea anunţurilor de licitaţie din diverse surse.
• Coordonarea cu managerii Societății, șefii de departamente de participare la licitații în conformitate cu politica Societății și specificul activităților diviziilor.
• Planificarea pregătirii documentației pentru participarea la licitații în conformitate cu termenele limită de depunere a documentelor.
• Formarea unui pachet de documentație în conformitate cu cerințele și în modul stabilit de organizatorii licitației.
• Verificarea documentației pentru conformitatea cu cerințele.
• Corectarea documentației, dacă este necesar.
• Verificați dacă au fost făcute orice corecții înainte de a trimite documentația.
• Pregatirea coletului pentru expediere si trimiterea documentatiei.
• Controlul trimiterii documentației către organizatorii de licitații.
• Monitorizarea rezultatelor participării la licitații.
• Diseminarea informațiilor despre rezultatele tranzacționării către părțile interesate din cadrul companiei.

Principii de bază pentru efectuarea lucrărilor de licitație:
Sistematicitate– munca este organizată și desfășurată în conformitate cu standardele de documentație interne ale Companiei și ținând cont de întregul set de cerințe de documentare.
Secvența - planificarea și execuția lucrărilor au loc într-o secvență strictă, în care sarcinile ulterioare folosesc rezultatele celor anterioare.
Relevanţă– lucrarea trebuie să respecte tendințele și cerințele actuale stabilite în documentația și legislația privind achizițiile.
Eficienţă– orice lucrare are ca scop obținerea unui anumit rezultat, care, la rândul său, este o componentă obligatorie a rezultatului final.
Confidențialitate– toate materialele primite în cadrul companiei ca parte a lucrării, toate rezultatele intermediare și finale în orice format de prezentare sunt proprietatea companiei, iar distribuirea sau utilizarea ulterioară a acestora sub nicio formă nu este permisă fără permisiunea specială.

Notă: În cazurile în care aveți suspiciuni cu privire la integritatea angajaților organizatorului licitației, de exemplu atunci când există motive să credeți că informațiile confidențiale cu propunerea dvs. de preț pot fi dezvăluite altor participanți la licitație, vă recomandăm să vă asigurați că propunerile sunt livrate in ultimul minut. În ultimul moment, aceasta înseamnă depunerea unei cereri cu câteva ore înainte de termenul limită de acceptare a cererilor, sau depunerea unei cereri direct la deschiderea plicurilor.

Surse de informații utilizate în furnizarea serviciilor

• informațiile inițiale primite de la Organizatorii Licitației (anunț pe site-ul web, anunț privind modificările condițiilor de licitație; documentația de participare la licitații, planul de achiziții, protocolul de revizuire și evaluare)
• informatiile initiale primite de la Client (in functie de conditiile documentatiei de achizitie: metodologie, metodologie, concept, propunere tehnica, lista specialistilor, informatii despre experienta, plan calendaristic, propunere financiara)
• baza de informatii proprie (mostre de documente ale companiei, formulare)

Lucrări de licitație și documentare a rezultatelor

Documentarea lucrărilor de pregătire a documentației ofertantului și a rezultatelor acesteia se realizează folosind șabloane standard de documente (format de raport). O companie poate folosi un formular ca document de raportare, de exemplu, pregătit în Excel. De asemenea, informațiile despre licitațiile pregătite și rezultatele activității departamentului de licitații pot fi înregistrate în sistemul CRM sau alte programe sau servicii specializate, de exemplu, în serviciul TenderPlan.

Sistem de plată și motivare

Cele mai populare sisteme de plată în domeniul licitațiilor sunt următoarele:
1) plata rezultatelor
2) plata fixă

În primul caz, compania motivează angajații departamentului de licitații să obțină rezultate, adică. obtinerea de noi contracte pentru firma. În al doilea caz, o astfel de motivație este practic absentă.

Posibile variații ale sistemului „Plătiți pentru rezultate”:
1. Salariu + procent din licitații câștigate
2. Salariu + bonus fix în funcție de rezultatele performanței
3. Procentul de licitații câștigate
4. Plata pentru fiecare cerere acceptata.
Cele mai obișnuite opțiuni de plată pentru specialiștii în licitații din personal sunt 1 și 2, pentru specialiștii la distanță, opțiunile 3 și 4. Variațiile sunt, de asemenea, posibile, de exemplu, atunci când un freelancer pregătește doar prima parte a unei cereri pentru o licitație și, dacă cererea pentru prima parte este acceptată, primește o plată de salariu fix. A doua parte a aplicației este pregătită de specialiștii clientului, care primesc un salariu și un procent din licitațiile câștigate sau un salariu și un bonus fix.
Avantajul incontestabil al acestui sistem de remunerare este motivarea rezultatului final. Dobânda și rezultatele cu un astfel de sistem de remunerare sunt mai mari decât cu o plată fixă. Cu condiția, desigur, ca salariul să nu fie slab, ci la nivelul pieței.

Acum vom lua în considerare opțiunile pentru o plată fixă:
1. Salariu fix
2. Plată fixă ​​pentru fiecare cerere pregătită
În prima opțiune, sunt posibile și diverse variații, de exemplu, atunci când plata orelor suplimentare se adaugă la salariu. În cazurile în care volumul cererilor de licitație pregătite este mare și există multă procesare, valoarea plății pentru procesare poate fi, de asemenea, semnificativă.

Avantaje și dezavantaje pentru sprijinul licitației

Companiile și antreprenorii care abia intră pe piața achizițiilor publice fac o greșeală comună. Toate activitățile de licitație ale companiei sunt complet externalizate către o companie care oferă suport în domeniul licitațiilor. Principala și principala greșeală este că nicio altă companie decât a ta și niciun specialist în afară de angajatul tău nu va fi atât de interesat de rezultat.

Primul minus atragerea unei companii de outsourcing pentru licitații este:
- interes slab față de rezultatul angajatului care vă va pregăti cererea. Chiar dacă plătiți o taxă decentă unei companii de outsourcing, cel mai probabil nu va avea prea mult efect asupra plății angajatului specific care vă va pregăti cererea.
Al doilea minus Acesta nu este întotdeauna un nivel ridicat de alfabetizare în domeniul dvs. al acelor angajați ai companiei de externalizare care vor pregăti cererea.
Al treilea minus Acesta este un control slab asupra activităților angajaților care pregătesc cereri de licitație. Nu puteți ști și înțelege întotdeauna exact dacă un angajat al unei companii de outsourcing lucrează la licitația dvs. și în ce stadiu se află proiectul.

Drept urmare, după ce ați plătit bani decenti pentru lucrare, puteți ajunge la o situație în care nu există niciun interes pentru rezultatul lucrării, interpretul nu este foarte profesionist în subiectul dvs. și există o lipsă de control.

Prin urmare, nu este foarte recomandat să externalizați toate domeniile de licitații. Este posibil și necesar să atragi companii de outsourcing pentru a susține licitații și freelanceri, dar trebuie doar să delegați unele dintre sarcini și să controlați procesul de pregătire a aplicațiilor.

Adică avem nevoie de un specialist în licitații în companie care să fie motivat să obțină rezultate în licitații, să îndeplinească el însuși unele dintre funcții și să delege altele. De exemplu, pregătirea primelor părți ale licitațiilor poate fi delegată unei companii de suport pentru licitații sau unui freelancer. Principalul lucru este că specialiștii au suficientă experiență practică în tema dvs.

Nu este foarte recomandat să delegați funcțiile de căutare a ofertelor, deoarece pentru a selecta achiziții cu adevărat promițătoare și interesante în zona dvs., trebuie să aveți o înțelegere profundă a acestui subiect și să fiți capabil să analizați și să calculați perspectivele de participare. Un specialist care nu vă înțelege subiectul nu va putea face acest lucru eficient.

Principalul avantaj al angajării unui freelancer sau a unei companii de suport pentru licitații este reducerea timpului pentru operațiunile de rutină. Timpul economisit poate fi folosit mai eficient pentru a obține rezultate mai bune. De exemplu, petreceți mai mult timp analizelor. De asemenea, este posibilă creșterea numărului de oferte procesate și pregătite.