Types et importance de la documentation organisationnelle sur le personnel. Composition et types de documentation du personnel. Qu'est-ce que la gestion des RH

Plus tôt dans notre article: "Types de documents personnels d'une organisation conformément au Code du travail de la Fédération de Russie", nous avons déjà mentionné que documents personnels doivent être menées par toutes les organisations, quels que soient leur forme organisationnelle et juridique, leur champ d'activité et leur nombre d'employés. Tous ces documents sont nommés directement ou indirectement dans le Code du travail de la Fédération de Russie.

En général, à documents personnels de base qui doivent être disponibles dans toute organisation comprennent :

• livret de travail de l'employé;
• tableau des effectifs (formulaire n° T-3) ;
• contrat de travail (ou contrat);
• ordonnance (instruction) sur l'emploi (formulaire n° T-1);
• carte personnelle (formulaire n° T-2) ;
• ordonnance (instruction) de mutation à un autre emploi (formulaire n° T-5);
• ordonnance (instruction) sur l'octroi du congé (formulaire n° T-6);
• calendrier des vacances (formulaire n° T-7) ;
• ordre (instruction) de résilier le contrat de travail (contrat) (formule n° T-8) ;
• feuille de temps (formulaire no T-13);
• feuille de temps et paie (formulaire no T-12);
• réglementation interne du travail;
• règlement sur la protection des données personnelles du salarié ;

Examinons de plus près les documents ci-dessus.

Antécédents d'emploi. Le livret de travail de l'employé est le principal document confirmant la activité de travail et son expérience professionnelle (voir l'article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie). Le livret de travail est présenté par le salarié lors de son embauche (embauche). La tenue des cahiers de travail est effectuée par l'employeur conformément à la procédure de remplissage, de conservation et de stockage, approuvée par l'instruction, approuvée par le décret du ministère du Travail de la Russie du 10.10.2003. N ° 69. Lors du licenciement d'un employé, tous les enregistrements de son travail, récompenses, transferts à un autre poste, inscrits dans le cahier de travail pendant la période de travail de l'employé dans l'organisation, doivent être certifiés par la signature du chef et le sceau de l'organisation.

recrutement. Ce document approuvé au début des travaux de l'organisation sous une forme unifiée n ° T-3, approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1 et est valable indéfiniment. Si nécessaire, un nombre illimité d'ajouts peuvent être apportés à la liste du personnel, ces ajouts, à leur tour, sont approuvés par ordre du chef de l'organisation. courant Code du travail RF n'indique pas directement la nécessité de ce document dans l'organisation. Dans le même temps, l'obligation de ce document est mentionnée à l'article 15 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel les relations de travail impliquent un travail en fonction du poste conformément au tableau des effectifs. En plus de ce qui précède, le tableau des effectifs est également contenu dans la liste des documents vérifiés par les employés Fonds de pension RF.

Contrat de travail. Un contrat de travail avec un employé est un document fondamental dans la gestion des dossiers du personnel de l'organisation (article 56 du Code du travail de la Fédération de Russie). Elle est écrite et signée par le salarié et l'employeur. Les clauses du contrat de travail doivent fixer les conditions de travail et de rémunération établies sur la base des actes juridiques réglementaires en vigueur et des exigences de la législation du travail par accord entre le salarié et l'employeur. Le contenu du contrat de travail est déterminé conformément aux dispositions de l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie. Ses conditions ne peuvent être modifiées que par accord des parties et uniquement par écrit.

Ordonnance (instruction) sur l'emploi. L'admission d'un employé dans une organisation (employés nouvellement embauchés) est formalisée par une ordonnance (instruction) de l'employeur sur l'emploi sous la forme n ° T-1, approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1, sur la base d'un contrat de travail conclu avec le salarié. Le contenu de l'ordre (instruction) de l'employeur doit être conforme aux termes du contrat de travail conclu avec le salarié. L'ordre (instruction) de l'employeur sur l'embauche est annoncé au salarié contre récépissé dans les trois jours à compter de la date de signature du contrat de travail. Lors de l'embauche, l'employeur doit familiariser l'employé avec le règlement interne du travail en vigueur dans l'organisation, les autres réglementations locales de l'organisation liées à la fonction de travail de l'employé. Ce document est la base pour fournir à l'employé son lieu de travail et lui garantir les biens nécessaires de l'employeur. Le projet d'ordonnance (instruction) sur l'emploi est préparé en même temps que le contrat de travail. La durée de validité des arrêtés de personnel, à l'exception des arrêtés d'octroi de congés et de détachement de salariés et des cartes personnelles, est de 75 ans.

Horaire des vacances. Ce document est approuvé par l'employeur, en tenant compte de l'avis de l'organe élu de l'organisation syndicale primaire (le cas échéant) au plus tard deux semaines avant l'année civile, cela est indiqué à l'article 123 du Code du travail de la Russie Fédération sous la forme unifiée n ° T-7, approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1. Le calendrier des vacances est nécessaire pour refléter les informations sur le moment de la distribution des congés annuels payés pour les employés de toutes les divisions structurelles de l'organisation pour l'année civile en cours, ventilée par mois.

Feuilles de temps. Inscrit sur la feuille de temps temps de travail chaque employé de l'organisation par mois lorsqu'il travaille avec un horaire flexible aux fins de la comptabilisation résumée des heures de travail. La forme unifiée de la feuille de temps n ° T-12 et n ° T-13, approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie n ° 1. Elle contient le numéro personnel de chaque employé de l'organisation, le nom de famille, prénom et patronyme du salarié, ainsi que des informations sur les heures de travail pour chaque jour du mois travaillé . La feuille de temps est tenue par un chronométreur ou une personne responsable de la tenue de la feuille de temps, qui est nommée par ordre du chef aux fins du contrôle du personnel et de la rémunération au service comptable de l'organisation.

Règlement intérieur du travail. Le règlement intérieur du travail est approuvé par l'employeur, en tenant compte de l'avis de l'organe représentatif des employés, comme indiqué à l'article 190 du Code du travail de la Fédération de Russie. Les règles n'ont pas de forme unifiée. Le règlement intérieur du travail est élaboré par l'employeur de manière indépendante, en tenant compte de la législation en vigueur et, en règle générale, comprend les sections suivantes : embauche ; transfert à un autre poste; congédiement; droits, devoirs et responsabilités fondamentaux des employés et de l'employeur; temps de travail et temps de repos; responsabilité en cas de violation discipline du travail etc.

Règlement sur la protection des données personnelles d'un employé.

L'obligation de l'employeur d'approuver le règlement sur la protection des données personnelles de l'employé est inscrite à l'article 87 du Code du travail de la Fédération de Russie, ainsi que dans la loi fédérale de la Fédération de Russie du 27 juillet 2006 n ° 152. -FZ (tel que modifié le 29 juillet 2017) "Sur les données personnelles". Les données personnelles sont toutes les informations relatives à un certain ou déterminées sur la base de ces informations à un particulier(au sujet des données personnelles), y compris ses nom, prénom, patronyme, année, mois, date et lieu de naissance, adresse, famille, situation sociale, propriété, éducation, profession, revenus, autres informations (article 1, article 3 de la loi n° 152-FZ). Le règlement sur la protection des données personnelles n'a pas de forme unifiée. Ce document comprend des sections telles que : le concept et la composition des données personnelles ; devoirs et droits de l'employé et de l'employeur; collecte, traitement et stockage de données personnelles ; accès et transfert de données personnelles ; protection des données personnelles du salarié ; responsabilité de la divulgation des données personnelles de l'employé.

Livre de comptabilité des livres de travail et encarts dans ceux-ci. Dès réception cahier de travail dans le cadre du licenciement, l'employé doit signer dans le livre de comptabilité les cahiers de travail et les insérer dans ceux-ci. Le livre comptable doit être numéroté, lacé et scellé avec la signature du responsable et le sceau de l'organisation.

accord complet responsabilité. Les dispositions sur les contrats de pleine responsabilité matérielle des employés sont contenues dans les articles 243, 244 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ils sont obligatoirement conclus avec les salariés ayant atteint l'âge de dix-huit ans, en cas de mutation au salarié pour exercer les fonctions qui lui sont confiées. actifs matériels pour le stockage ou l'utilisation dans le processus de fabrication. Le formulaire standard d'un accord sur la pleine responsabilité a été approuvé par le décret du ministère du Travail de la Russie n ° 85.

Ainsi, nous avons essayé d'examiner les principaux documents personnels obligatoires pour une organisation de toute forme de propriété et leurs caractéristiques, en l'absence desquelles l'inspection du travail, en cas d'inspection de votre organisation, peut légalement tenir l'entreprise administrativement responsable de l'absence de l'un des éléments ci-dessus cet article documents personnels.

Les documents internes de l'organisation traités par les responsables RH peuvent être clairement divisés en six types principaux (groupes):

• - réglementations locales,
• - documents administratifs,
• - documents confirmant l'activité professionnelle de l'employé,
• - les documents d'information et de règlement,
• - la correspondance interne officielle,
• - Journaux (livres) de comptabilité et d'enregistrement des documents.

Les documents inclus dans chacun de ces groupes ont leurs propres caractéristiques : ils sont élaborés, approuvés et mis en œuvre de différentes manières.

Les réglementations locales définissent principes généraux le travail de l'organisation. Elles établissent le régime de travail et de repos des salariés, leurs fonctions officielles, le système de rémunération et de primes, les droits et obligations fondamentaux des parties au contrat de travail.

Ces documents sont élaborés conformément aux normes en vigueur droit du travail et ne doit pas le contredire.

Documents administratifs. Ce type de documents internes comprend les ordres et les ordres du chef.

Les commandes sont divisées en deux groupes indépendants :

• - ordonnances sur les principales activités de l'organisation (sur les questions de production, sur l'approbation du tableau des effectifs de l'organisation, les instructions sur la gestion des dossiers du personnel, la procédure d'attestation);
• - ordonnances sur le personnel (sur l'embauche, sur le licenciement, sur le transfert à un autre poste, sur l'octroi de vacances, sur les incitations et les sanctions disciplinaires).

Documents confirmant l'activité professionnelle de l'employé

• - antécédents professionnels,
• - contrat de travail,
• - certificat de travail,
• - Copies des arrêtés d'embauche et de licenciement des salariés.

Les documents d'information et de règlement sont conservés service du personnel pour enregistrer les données personnelles des salariés, pour sécuriser les informations liées à leurs activités professionnelles :

• - la carte personnelle du salarié,
• - recrutement,
• - calendrier des congés,
• - emploi du temps,
• - horaire de travail
• - Effets personnels.

La forme de la plupart de ces documents est également unifiée.

La correspondance commerciale interne est utilisée pour Documentation toutes les décisions de dotation.

Par exemple, le chef d'une unité structurelle, voulant sanctionner un subordonné pour absentéisme, exige de lui une note explicative. Et puis il se tourne vers le directeur de l'organisation avec un mémorandum dans lequel il demande de traduire l'employé coupable en responsabilité disciplinaire.

Si nous parlons d'encourager un employé pour les mérites du travail, le patron envoie une idée au directeur pour encourager l'employé.

A l'aide de la correspondance officielle interne, il y a également un échange de vues officiel entre fonctionnaires l'organisation, entre les responsables et la direction de l'organisation.

Des journaux de comptabilité et des journaux de contrôle ou d'enregistrement (livres) sont conservés dans l'organisation pour enregistrer la documentation du personnel. La comptabilité correcte du document (avec l'attribution d'un numéro spécifique et avec une note sur la date d'enregistrement) lui donne force de loi.

Les formes de certains magazines et livres sont approuvées par des organismes officiels, tandis que d'autres formes sont développées par l'organisation elle-même.

Par exemple, la forme du livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts vers ceux-ci a été approuvée par le décret du ministère du Travail de la Russie du 10 octobre 2003 n ° 69.

Un journal des affaires personnelles ou un journal de passage examens médicaux n'a pas de formulaire recommandé, il est donc développé par l'organisation elle-même à sa propre discrétion.

Tous les documents internes de l'organisation précédemment répertoriés sont divisés en trois blocs :

• - obligatoire,
• - conditionnellement obligatoire (selon les spécificités de l'organisation),
• - recommandation.

Les documents obligatoires doivent être conservés par toutes les organisations sans exception, quels que soient leur forme organisationnelle et juridique, leur champ d'activité et leur nombre d'employés. Tous ces documents sont directement ou indirectement nommés dans le Code du travail.

Les documents qui dépendent des spécificités de l'organisation ne sont obligatoires que pour certaines entreprises. Dans une plus large mesure, cela s'applique aux organisations ayant conditions nocives travail. Si l'organisation a des professions que la loi classe comme des professions avec des conditions de travail nuisibles, il devient alors obligatoire pour cette entreprise d'élaborer des instructions supplémentaires.

Par exemple, sur le fait d'être informé sur le travail avec des objets dangereux ou sur la nécessité de subir des examens médicaux périodiques.

Par example, les descriptions d'emploi spécialistes, la position sur la rémunération ou la disposition sur les primes n'existe pas dans toutes les entreprises.

Donner force de loi aux documents
* instruction sur la gestion des dossiers du personnel
* préparation des dossiers du service du personnel pour transfert aux archives de l'organisation, périodes de stockage
* la responsabilité de l'employeur en cas de violation des exigences de tenue des dossiers du personnel

L'objectif principal de la documentation du personnel est de donner une plus grande transparence aux relations de travail. L'ensemble du système de documentation du personnel établit certaines règles, en vertu desquelles la stabilité des employés est garantie et il est plus facile pour l'administration de gérer le personnel. La réglementation la plus précise de l'éventail des droits et obligations à l'aide des documents du personnel est dans l'intérêt des deux parties aux relations de travail.
La composition des réglementations locales obligatoires pour chaque employeur, conformément à l'interprétation des normes du Code du travail de la Fédération de Russie, comprend:
Personnel (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie);
· Réglementation interne du travail (articles 56, 189, 190 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
Documents établissant la procédure de traitement des données personnelles des employés, leurs droits et obligations dans ce domaine (articles 86, 87, 88 du Code du travail de la Fédération de Russie);
· À travail posté chaque groupe de travailleurs doit effectuer un travail pendant les heures de travail établies conformément à l'horaire des équipes (article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie);
Calendrier des vacances (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie);
· Règles et instructions pour la protection du travail. L'employeur est tenu d'assurer des conditions de sécurité et la protection du travail, des règles et instructions pour la protection du travail doivent être rédigées et portées à l'attention des employés contre signature (article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Ces documents personnels font partie de ceux qui, en premier lieu, sont contrôlés par les inspecteurs de l'inspection fédérale du travail.
Horaire de travail St. 103 du Code du travail de la Fédération de Russie Obligatoire en présence de travail posté

Documents personnels

Il est créé dans le processus d'accomplissement par le service du personnel de ses devoirs de documentation du travail avec le personnel. La documentation du personnel est toujours «liée» à un employé spécifique et reflète les spécificités de son poste (profession), ses conditions d'emploi, ses résultats de travail, etc.
Ce type de documentation comprend :
documents administratifs, documents confirmant l'activité professionnelle de l'employé;
informations - documents de règlement ;
correspondance interne officielle;
journaux (livres) de comptabilité et d'enregistrement de documents.
Les documents inclus dans chacun de ces groupes ont leurs propres caractéristiques. Ils sont conçus à des fins différentes, ils sont développés, approuvés et mis en œuvre de différentes manières.

Documents administratifs

Documents confirmant l'activité de travail

Documents d'information et de règlement

Correspondance commerciale interne

Journal (livres) de comptabilité et d'enregistrement

Ordres du personnel :

À propos de l'embauche
- en cas de licenciement
- sur la traduction
- sur la direction vers
voyage d'affaires
- accorder des congés
-à propos des promotions
-à propos de la superposition des mesures disciplinaires

Commandes pour le cœur de métier

Cahiers d'emploi
- les contrats de travail et leurs avenants
- copies des ordres du personnel

Cartes personnelles des employés
- dossiers personnels des salariés
- emploi du temps

Déclaration de l'employé
- notes de bureau
- explicatif
- représentation

Enregistrement des contrats de travail
- enregistrement des arrêtés d'admission, de mutation et de licenciement des salariés
- enregistrement des ordonnances de congé
- enregistrement des commandes pour les voyages d'affaires des employés
- enregistrement des documents de voyage
- enregistrement des tâches de service
- enregistrement des réglementations locales
- livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts vers ceux-ci
- enregistrement des ordonnances d'incitation et imposition de sanctions disciplinaires
- diffusion d'informations sur le personnel
- comptabilisation des arrêts maladie

Documents administratifs

Ce type de documents internes comprend les ordres et les ordres du chef. Avec leur aide, le responsable de l'organisation exerce l'autorité de gestion de l'organisation, prévue par la charte de cette organisation.
Les ordres du premier fonctionnaire de la société sont divisés en deux groupes indépendants.
Le premier groupe - ordonnances sur l'activité principale de l'organisation (sur les problèmes de production, sur l'approbation du tableau des effectifs de l'organisation, les instructions sur la gestion des dossiers du personnel, la procédure d'attestation).
Le second - les ordonnances sur le personnel (sur l'embauche, le licenciement, le transfert à un autre poste, l'octroi de vacances, les incitations et les sanctions disciplinaires).
Les documents inclus dans le premier groupe couvrent les activités de l'organisation dans son ensemble, ils ne concernent le travail du service du personnel qu'indirectement.
Le deuxième groupe comprend les documents directement liés à l'activité de travail des employés.
Bon nombre de ces documents sont conservés selon un formulaire standard approuvé par le Comité national des statistiques de Russie.

Documents confirmant l'activité professionnelle de l'employé

Ces documents comprennent :
- antécédents professionnels,
- contrat de travail,
- certificat de travail,
- Copies des arrêtés d'embauche et de licenciement.
Le but de ces documents est de refléter le plus fidèlement possible l'expérience de travail de l'employé. Le fait est que l'ancienneté (travail général ou assurance) est importante à la fois pour la future pension de retraite du salarié et pour lui attribuer des prestations d'invalidité temporaire pendant la période de travail.
Sur la base de copies des ordonnances d'autres employeurs, des inscriptions sur l'emploi à temps partiel sont faites dans le livret de travail de l'employé, et un duplicata du livret de travail est également délivré.

Documents d'information et de règlement

Les documents d'information et de règlement sont conservés par le service du personnel pour enregistrer les données personnelles des employés, pour sécuriser les informations liées à leurs activités professionnelles.
Ceux-ci inclus:
- la carte personnelle du salarié,
- recrutement,
- emploi du temps,
- Effets personnels.
La forme de la plupart de ces documents est également unifiée.

Correspondance commerciale interne

La correspondance interne de l'organisation est utilisée pour documenter toutes les décisions du personnel. Par exemple, pour amener un employé à la responsabilité disciplinaire, il est nécessaire d'obtenir des explications de l'employé.
Si nous parlons d'encourager un employé, son superviseur immédiat envoie une idée au chef de l'organisation pour encourager l'employé.
A l'aide de la correspondance officielle interne, il y a aussi un échange de vues officiel entre les responsables de l'organisation, entre les responsables et la direction de l'organisation.

Journaux de comptabilité et de contrôle

Des journaux d'enregistrement (livres) sont tenus dans les organisations pour enregistrer la documentation du personnel (commandes sur le personnel, cahiers de travail, dossiers personnels, cartes d'identité). La comptabilité correcte du document (avec l'attribution d'un numéro spécifique et avec une marque à la date d'enregistrement) lui donne force juridique (force de preuve), à ​​l'aide de laquelle l'employeur peut gagner en toute confiance conflit de travail avec un employé.
Le service des ressources humaines conserve l'enregistrement des documents du personnel et utilise les formulaires d'enregistrement suivants ou ils sont conservés par d'autres personnes autorisées :
- registre des contrats de travail ;
- registre des arrêtés d'admission, de mutation et de licenciement des salariés ;
- journal d'enregistrement des ordonnances d'octroi de congés ;
- journal d'enregistrement des commandes sur les voyages d'affaires des employés;
- journal d'enregistrement des attestations de déplacement ;
- registre des tâches de service ;
- registre des réglementations locales ;
- un livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts vers ceux-ci;
- livre de recettes et de dépenses pour les formulaires comptables du livre de travail et un encart dans celui-ci;
- journal d'enregistrement des ordonnances d'incitation et d'imposition des sanctions disciplinaires ;
- Journal de délivrance des certificats sur le personnel ;
- registre des arrêts maladie ;
- registre des accidents du travail.

Les formes de certains magazines et livres sont approuvées par des organismes officiels, tandis que d'autres formes sont développées par l'organisation elle-même.
Par exemple, la forme du livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts vers ceux-ci a été approuvée par le décret du ministère du Travail de la Russie du 10 octobre 2003. N ° 69. Un registre des affaires personnelles ou un registre d'examen médical n'a pas de formulaire recommandé, il est donc élaboré par l'organisation elle-même à sa discrétion.

Tous les documents sont-ils requis ?

Tous les documents internes répertoriés de l'organisation sont conditionnellement divisés en trois blocs:
- obligatoire,
- conseillé,
- en fonction des spécificités de l'organisation.
Documents requis doivent être menées par toutes les organisations sans exception, quels que soient leur forme organisationnelle et juridique, leur champ d'activité et leur nombre d'employés. Tous ces documents sont directement ou indirectement nommés dans le Code du travail. Ainsi, la nécessité de maintenir le règlement intérieur du travail découle de l'art. 189 et 190 du Code du travail de la Fédération de Russie, le tableau des effectifs obligatoires - de l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, et les documents sur la protection des données personnelles sont préparés sur la base des exigences du ch. 14 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Documents recommandés servir à optimiser le travail avec le personnel. Ils peuvent ou non être dans l'organisation. Cela dépend de la décision PDG ou responsable RH.
Par exemple, les descriptions de poste pour les spécialistes, les réglementations sur les départements ne sont pas disponibles dans toutes les entreprises.
Documents spécifiques à l'organisation ne sont exigés que pour certaines entreprises. Dans une plus large mesure, cela s'applique aux organisations ayant des conditions de travail préjudiciables. Si l'organisation a des professions que la loi classe comme des professions avec des conditions de travail préjudiciables, il devient alors obligatoire pour cette entreprise d'élaborer des instructions supplémentaires. Par exemple, sur le fait d'être informé sur le travail avec des objets dangereux ou sur la nécessité de subir des examens médicaux périodiques.
Que devez-vous exactement avoir dans la documentation du personnel de l'organisation ? Liste de la documentation du personnel de l'entreprise:

Liste des documents personnels requis

Document	Lien vers la législation	Dans quels cas est-il délivré
Documents généraux
Règlement intérieur du travail	De l'art. 189 Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessairement
recrutement		Nécessairement
Livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts dans ceux-ci	Décret du ministère du Travail de Russie n° 69 du 10.10.2003	Nécessairement
Descriptions de poste pour chaque poste conformément au tableau des effectifs	Tarif unifié et répertoire de qualification	Obligatoire si fonctions officielles non couverts par les contrats de travail
Réglementation sur les données personnelles des employés	De l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessairement
Règlement sur la rémunération des employés	Section VI du Code du travail de la Fédération de Russie
Réglementation sur les primes et incitations matérielles pour les employés	Section VI du Code du travail de la Fédération de Russie	Obligatoire si les questions salariales ne sont pas réglementées dans les contrats de travail
Règlement sur la protection du travail	Section X du Code du travail de la Fédération de Russie	Pas nécessaire
Consignes de sécurité au travail par métier	Section X du Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessairement
Journal de briefing (prise de connaissance des consignes)	Section X du Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessairement
Journal de la visite médicale obligatoire des salariés	De l'art. 69 du Code du travail de la Fédération de Russie	Personnes de moins de dix-huit ans, ainsi que d'autres personnes dans les cas prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres lois fédérales
Horaire des vacances	De l'art. 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, Résolution du Comité national des statistiques de Russie n° 1 du 01/05/2004	Nécessairement
Réglementation sur le secret commercial	la loi fédérale N° 98-FZ du 29 juillet 2004 "Sur les secrets commerciaux"	Obligatoire si le contrat de travail stipule que le salarié doit garder des secrets commerciaux
Convention collective	Chapitre 7 du Code du travail de la Fédération de Russie	Non obligatoire, conclu par accord des parties
Documents individuels
Contrat de travail	De l'art. 16, 56, 67 du Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessairement
L'ordre d'acceptation au travail	De l'art. 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, Résolution du Comité national des statistiques de Russie n° 1 du 01/05/2004	Nécessairement
Carte personnelle de l'employé	Décret du Comité national des statistiques de Russie n° 1 du 01/05/2004	Nécessairement
Antécédents professionnels	De l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 «Sur les cahiers de travail», décret du ministère du Travail de la Russie du 10 octobre 2003 n° 69	Nécessairement
Accords sur la pleine responsabilité	Annexes n ° 2 et n ° 4 au décret du ministère du Travail de Russie du 31 décembre 2003 n ° 85	Obligatoire en cas d'établissement de la pleine responsabilité
Ordonnance sur l'octroi d'un congé à un employé	Décret du Comité national des statistiques de Russie n° 1 du 01/05/2004	Nécessairement
Demande d'employé pour un congé sans solde	De l'art. 128 Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessairement
Feuille de temps et paie	Décret du Comité national des statistiques de Russie n° 1 du 01/05/2004	Nécessairement
horaire de travail	De l'art. 103 du Code du travail de la Fédération de Russie	Nécessaire pour le travail posté

Restauration de la documentation du personnel

Un nouveau responsable des ressources humaines peut être attendu à nouveau travail beaucoup de surprises, et toutes ne peuvent pas être agréables. Pour vérification, il peut s'avérer que l'organisation ne dispose même pas de la moitié des documents de la liste ci-dessus.Bien sûr, il est presque impossible de développer, d'exécuter et de mettre en œuvre tous ces documents en une journée. Besoin de mettre en évidence dans cette liste le plus important et les postes prioritaires et procéder à leur inscription.
Commencez par dresser un tableau des effectifs, un planning des vacances. Laissez-le même avoir lieu en violation des délais spécifiés dans le Code du travail de la Fédération de Russie.
Ensuite, vous devez vérifier la disponibilité des contrats de travail avec les employés, la disponibilité et l'exactitude de l'enregistrement des commandes d'admission et de transfert, les entrées dans les cahiers de travail.
Tenez des registres des contrats de travail, un registre des ordonnances d'admission, de mutation, de licenciement des salariés de votre organisation.
Préparez un cahier de travail.
Ensuite, vous devez mettre en ordre les cartes personnelles du formulaire T-2.
Le document est daté au moment de son exécution, mais dans le texte du document, par exemple une carte de formulaire T-2, la date de réception réelle (dans le cas en question, antérieure) est indiquée, c'est-à-dire exactement la date à laquelle l'employé a été embauché ou muté à un autre poste. Lors de la fixation des dates d'acceptation et de transfert, vous pouvez recourir à l'aide de la comptabilité et demander les comptes personnels des employés pour vérifier et clarifier les dates.
Il est très important de ne pas commencer le travail actuel !
Rédiger des documents pour les employés nouvellement embauchés, transférés ou licenciés dans les délais strictement établis par le Code du travail de la Fédération de Russie et dans le respect de toutes les règles de travail de bureau.
La prochaine étape devrait être la rédaction, l'exécution et la mise en œuvre des réglementations locales.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'un travail sérieux, très responsable et qui prend du temps, car ces documents contiennent des normes droit du travail(Article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Il est impossible d'élaborer et de mettre en œuvre qualitativement des descriptions de poste, même avec une petite équipe d'employés, en trois jours.
Mettre de l'ordre dans la documentation du personnel de l'organisation, soyez très prudent lorsque vous détruisez des documents sur le personnel.
Surtout à des documents sur le personnel tels que:
contrats de travail, ordonnances d'admission, de mutation, de licenciement,
cartes personnelles du formulaire 1-2, comptes personnels des employés,
dossiers personnels et formulaires d'inscription - ont une durée de conservation de 75 ans.
Les cahiers de travail non réclamés et le livre de comptabilité des cahiers de travail et leurs encarts sont conservés pendant 50 ans.
Les conditions de conservation des documents sur le personnel sont établies par la Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les conditions de conservation, approuvée par les Archives fédérales le 06/10/2000 (telle que modifiée le 27/10/2003 ). Tous les documents répertoriés dans la liste doivent être archivés.

Dans le processus d'émergence et de documentation des relations de travail, de nombreux documents sont formés sous le nom général de "documentation du personnel". Dans la littérature spécialisée, un ensemble de documents personnels est systématisé selon divers critères.

Par example, selon l'affiliation cible, deux Grands groupes documents personnels :

1. Documents sur la comptabilité du personnel des employés, qui comprennent les ordres d'embauche, de transfert à un autre emploi, d'octroi de congés, de licenciement, la carte personnelle de l'employé et autres. La majeure partie des documents sur le personnel a été incluse dans les formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement, approuvés par le décret du Comité national des statistiques Fédération Russe du 5 janvier 2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et de son paiement."

2. Le deuxième groupe est constitué de documents relatifs à la mise en œuvre des fonctions de gestion du personnel et d'organisation du travail (Règlement intérieur du travail, Règlement sur l'unité structurelle, descriptions de poste, Structure et effectif, recrutement). À " Classificateur panrusse documentation de gestion" OK 011-93, approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 30 décembre 1993 n ° 299, ces documents sont appelés "documentation sur la réglementation organisationnelle et réglementaire des activités d'une organisation, entreprise. "

Un autre principe de systématisation de la documentation du personnel est également appliqué, à savoir selon les procédures typiques du personnel, les types de documents personnels suivants sont distingués:

1. Documents d'emploi :

· Candidature à un emploi ;

· Contrat de rendez-vous ;

· L'ordre d'acceptation au travail ;

Protocole Assemblée générale collectif de travail sur l'embauche.

2. Documentation pour le transfert à un autre poste :

· Demande de mutation à un autre poste ;

· Représentation de transfert à un autre emploi;

· Ordre de transfert à un autre poste.

3. Documents de licenciement :

· Lettre de démission;

· Ordonnance de révocation ;

· Procès-verbal de l'assemblée générale du collectif de travail sur le licenciement.

4. Documentation pour l'enregistrement des jours fériés :

· Horaire des vacances;

· Demande de congé ;

· Ordonnance de congé.

5. Documentation sur la conception des incitations :

· Présentation de promotion;

· Ordonnance d'encouragement ;

· Procès-verbal de l'assemblée générale du collectif de travail sur la promotion.

6. Documentation sur l'enregistrement des sanctions disciplinaires :

· Rapport sur la violation de la discipline du travail ;

· Note explicative sur la violation de la discipline du travail ;

· Une ordonnance d'infliger une sanction disciplinaire ;

· Procès-verbal de l'assemblée générale du collectif de travail sur l'imposition d'une sanction disciplinaire.

En réalité, la composition des documents du personnel peut être beaucoup plus large ou peut être adaptée aux spécificités du travail pour un employeur particulier.

Par ailleurs, la documentation des relations de travail occupe une place importante dans la législation du travail.

Le Code du travail de la Fédération de Russie établit la nécessité d'une documentation les relations de travail:

Le contrat de travail doit être conclu par écrit (article 67 du Code du travail de la Fédération de Russie);

l'embauche est formalisée par ordre (instruction) de l'employeur, avec lequel l'employé se familiarise contre signature (article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie);

· des carnets de travail sont conservés pour tous les employés (article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie);

sur demande écrite du salarié, l'employeur est tenu, au plus tard dans les trois jours ouvrables à compter de la date de dépôt de cette demande, de délivrer au salarié des copies des documents liés au travail (copies de l'arrêté de travail, arrêtés de mutation à un autre emploi, ordonnance de licenciement ; extraits du livret de travail ; renseignements sur les salaires, sur les primes d'assurance accumulées et effectivement payées pour l'assurance pension obligatoire, sur la période de travail avec cet employeur, etc.) (article 62 du Code du travail de la Fédération de Russie);

Délivrance obligatoire d'une ordonnance (instruction) sur l'application d'une sanction disciplinaire (article 193 du Code du travail de la Fédération de Russie);

La résiliation d'un contrat de travail est formalisée par une ordonnance (instruction) de l'employeur (article 84.1. Code du travail de la Fédération de Russie).

Cela comprend également des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement, dont le maintien, conformément au paragraphe 2 du décret du Goskomstat de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1 «Sur l'approbation du formes de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement », est obligatoire pour toutes les organisations opérant sur le territoire de la Fédération de Russie, quelle que soit la forme de propriété.

Actuellement, les formulaires unifiés suivants pour la comptabilité du personnel sont en vigueur :

N° T-1 "Ordonnance (instruction) sur l'embauche d'un employé", n° T-1a "Ordonnance (instruction) sur l'embauche d'employés", n° T-2 "Carte personnelle d'un employé", n° T-2GS ( MS) "Carte personnelle d'un employé de l'État (municipal)", n° T-3 "Dotation en personnel", n° T-4 "Fiche d'enregistrement d'un travailleur scientifique, scientifique et pédagogique", n° T-5 "Ordonnance (instruction ) sur le transfert d'un employé à un autre emploi », n° T-5a « Ordonnance (instruction) sur le transfert d'employés à un autre emploi », n° T-6 « Ordonnance (instruction) sur l'octroi d'un congé à l'employé ", n° T-6a "Ordonnance (instruction) sur l'octroi de congés aux employés", n° T- 7 "Calendrier des vacances", n° T-8 "Ordonnance (ordonnance) sur la résiliation (résiliation) d'un contrat de travail avec un employé (licenciement) », n° T-8a « Ordonnance (ordonnance) de résiliation (résiliation) d'un contrat de travail avec des employés (licenciement) », n° T-9 « Ordonnance (instruction) d'envoi d'un employé sur un voyage d'affaires », n° T-9a « Ordonnance (instruction) sur l'envoi d'employés en voyage d'affaires », n° T-10 « Certificat de voyage e", n° T-10a "Affectation de service pour l'envoi d'un voyage d'affaires et un rapport sur sa mise en œuvre", n° T-11 "Ordonnance (arrêté) sur la promotion d'un employé", n° T-11a "Ordonnance (arrêté) sur l'encouragement des salariés".

En outre, le décret du Goskomstat de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1 approuvé formulaires unifiés pour l'enregistrement des heures de travail et les règlements avec le personnel contre rémunération :

N° T-12 « Feuille de temps et paie », n° T-13 « Feuille de temps », n° T-49 » Règlement et paie", n° T-51" Fiche de paie», n° T-53 « Paie », n° T-53a « Journal d'enregistrement des paies », n° T-54 « Compte personnel », n° T-54a « Compte personnel (svt) », n° T -60 "Note- calcul sur l'octroi d'un congé à un employé", n° T-61 "Note-calcul lors de la résiliation (annulation) d'un contrat de travail avec un employé (licenciement)", n° T-73 "Loi sur l'acceptation de travaux effectués en urgence Contrat de travail conclu pour la durée d'un certain travail.

Réglementations locales- actes contenant des normes de droit du travail élaborées pour réglementer les relations de travail, en tenant compte des spécificités du travail pour un employeur particulier et de l'établissement par l'employeur de conditions de travail relevant de sa compétence conformément à la législation du travail et à d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes de droit du travail, conventions collectives, les accords.

La composition des réglementations locales obligatoires pour chaque employeur, conformément à l'interprétation des normes du Code du travail de la Fédération de Russie, comprend:

Personnel (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie);

· Réglementation interne du travail (articles 56, 189, 190 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

Documents établissant la procédure de traitement des données personnelles des employés, leurs droits et obligations dans ce domaine (articles 86, 87, 88 du Code du travail de la Fédération de Russie);

· Pendant le travail posté, chaque groupe de travailleurs doit effectuer un travail pendant les heures de travail établies conformément à l'horaire de travail posté (article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie);

Calendrier des vacances (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie);

· Règles et instructions pour la protection du travail. L'employeur est tenu d'assurer des conditions de sécurité et la protection du travail, des règles et instructions pour la protection du travail doivent être rédigées et portées à l'attention des employés contre signature (article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Ces documents personnels font partie de ceux qui, en premier lieu, sont contrôlés par les inspecteurs de l'inspection fédérale du travail.

Sur la base des dispositions ci-dessus, l'ensemble des documents du personnel peut être divisé en deux types :

1. Documents obligatoires du personnel, dont la disponibilité est expressément prévue par le Code du travail de la Fédération de Russie pour tous les employeurs ( entités juridiques et entrepreneurs individuels).

Ce type de documents personnels comprend les réglementations locales prévues par le Code du travail de la Fédération de Russie (articles 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, Code du travail de la Fédération de Russie) et donc obligatoires pour chaque employeur et documents créés dans le processus d'émergence et de documentation des relations de travail conformément aux exigences du Code du travail de la Fédération de Russie (articles 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les premiers sont associés à la réglementation organisationnelle et réglementaire des relations de travail et à l'établissement du régime et des conditions de travail pour un employeur particulier, les seconds servent à enregistrer le personnel des employés.

2. Documents personnels facultatifs que l'employeur peut accepter dans le cadre de la réglementation locale, leur liste, la procédure de maintien de l'employeur détermine de manière indépendante.

Les documents facultatifs du personnel sont de nature consultative, ils contiennent également des normes du droit du travail et sont nécessaires à la réglementation des relations de travail. Ces documents personnels comprennent, par exemple, des dispositions sur divisions structurelles, règlements sur le personnel, descriptions de poste, règlements sur l'attestation des employés et autres.

Ainsi, composition générale les documents du personnel sont déterminés directement par l'employeur, en tenant compte des exigences de la législation en vigueur, de la portée et des spécificités de l'organisation du travail, à l'exception de ces documents et des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement, qui sont obligatoires pour chaque employeur.