Personnel rss. Détails sur la préparation et l'exécution du tableau des effectifs. Ce que dit la loi

Nos rédacteurs reçoivent souvent des questions concernant la maintenance d'un document personnel aussi important que la liste du personnel. Nous avons apporté des réponses aux plus pertinentes d'entre elles dans cet article.

Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?

Conformément aux directives pour l'application et le remplissage des formulaires de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement, approuvées par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01/05/2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de la documentation comptable primaire de comptabilisation de la main-d'œuvre et de son paiement » (ci-après dénommée la Résolution n° 1), le tableau des effectifs permet de formaliser la structure, les effectifs et effectif organisation conformément à sa constitution. Il contient une liste des unités structurelles, les noms des postes, des spécialités, des professions, indiquant les qualifications, des informations sur le nombre d'unités de personnel.

Pour la première fois, une forme unifiée de dotation en personnel a été approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 6 avril 2001 n ° 26 (dans le cadre des formes unifiées de la documentation comptable primaire). En 2004, ce formulaire a subi quelques modifications.

Pour l'employeur, le tableau des effectifs est un «outil» très pratique qui remplit plusieurs fonctions à la fois. En particulier, il :

• vous permet de tracer clairement la structure organisationnelle de l'entreprise (ses divisions structurelles);
• fixe l'effectif des unités structurelles et le nombre d'unités d'état-major pour chaque poste (profession);
• vous permet de retracer le système de rémunération des employés des divisions structurelles ;
• établit et fixe le montant des indemnités ;
• facilite le suivi des postes vacants et la sélection du personnel pour ces postes vacants.

Est-il nécessaire d'avoir un tableau des effectifs?

À l'heure actuelle, il y a deux points de vue concernant l'obligation de l'employeur de maintenir le tableau des effectifs.

Selon le premier, la présence de cet acte réglementaire local est obligatoire, car il affecte directement la fonction de travail du salarié et sa rémunération. Ainsi, dans le Code du travail de la Fédération de Russie, la dotation en personnel est mentionnée à l'art. 15 contenant la définition les relations de travail, et à l'art. 57, selon lequel la condition essentielle Contrat de travail est une fonction de travail, à savoir : travailler selon le poste conformément avec dotation, professions, spécialités indiquant les qualifications, le type spécifique de travail assigné à l'employé.

Selon un autre point de vue, l'employeur décide de manière indépendante de la nécessité de maintenir un tableau des effectifs. Les arguments suivants servent à justifier cette position. Premièrement, le décret n ° 1 approuvé recommandé pour une utilisation forme unifiée de dotation (n° T-3). Le tableau des effectifs est également mentionné dans les instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de la Russie du 10 octobre 2003 n ° 69 (ci-après - instruction n ° 69). En particulier, dans la clause 3.1 de l'instruction, il est noté que les entrées concernant le nom du poste (travail), la spécialité, la profession, indiquant les qualifications sont effectuées, en règle générale, conformément au tableau des effectifs de l'organisation.

Comme vous pouvez le voir, aucun des actes normatifs énumérés consacrés devoir employeur pour la dotation en personnel. Dans le même temps, nous vous recommandons de ne pas négliger la maintenance de ce document personnel, car les organismes de contrôle adhèrent au premier point de vue.

Oui, fonds assurance sociale La Fédération de Russie attire l'attention des assurés (employeurs) sur la nécessité d'établir un tableau des effectifs en tant que document servant à confirmer l'exactitude. Fonds de pension La Fédération de Russie, lors de la collecte d'informations sur la durée de service des travailleurs assurés, a également attiré l'attention à plusieurs reprises sur la nécessité.

Souvent, les autorités fiscales, lorsqu'elles effectuent des inspections sur place, demandent le tableau des effectifs de l'organisation. Par exemple, dans la solution Cour d'arbitrage de Moscou en date du 28 avril 2007 dans l'affaire n° A40-4332 / 07-117-33, il est noté que « Le Code fiscal de la Fédération de Russie impose au contribuable l'obligation de soumettre, à la demande de l'administration fiscale, documents et renseignements nécessaires au contrôle fiscal. Le fait que les contrats de travail, les listes du personnel, les cartes personnelles et individuelles ne soient pas des documents de comptabilité fiscale ne réfute pas, en soi, l'obligation de l'organisation de disposer de ces documents et de les soumettre à un contrôle fiscal sur place, puisque les informations contenues dans elles peuvent être significatives pour la fiscalité.

Souvent, l'absence d'un tableau des effectifs est considérée par les organes d'inspection comme une violation de la législation du travail et de la protection du travail, pour laquelle exécutif peut être condamné à une amende d'un montant de 500 à 5 000 roubles, et l'organisation - d'un montant de 30 000 à 50 000 roubles. (Article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Mais du fait qu'il n'y a pas d'obligation claire pour l'employeur de maintenir ce document dans la législation, ces sanctions peuvent être contestées devant les tribunaux.

Qui doit élaborer et approuver le tableau des effectifs ?

Après avoir décidé de la nécessité d'établir un tableau des effectifs (à moins, bien sûr, qu'il ne soit déjà dans l'organisation), la question suivante se pose - qui devrait développer ce dossier personnel?

La législation ne définit pas le champ d'application les personnes responsables, par conséquent, nous supposons que cette question doit être traitée par le chef d'entreprise. Un arrêté séparé peut être établi imposant l'obligation d'établir un tableau des effectifs à un salarié déterminé, ou cette obligation peut être inscrite dans un contrat de travail ou Description de l'emploi ouvrier.

En règle générale, dans petites organisations les employés sont responsables de la dotation service du personnel et (ou) comptabilité, moins souvent - employés service légale. À grandes entreprises- service de la planification et de l'économie ou service de l'organisation du travail et les salaires. Si nous parlons d'un entrepreneur individuel, cela peut être fait par un responsable du personnel, un comptable (le cas échéant dans l'État) ou l'entrepreneur lui-même.

Le tableau des effectifs est approuvé par une ordonnance (instruction) signée par le responsable de l'organisation ou une personne autorisée par lui (voir exemple 1). Les détails de ce document sont indiqués dans le champ « Homologué par arrêté de l'organisme du « ____ » _____________ 200__ n° __ » du formulaire unifié n° T-3.

Veuillez noter que les dates de compilation, d'approbation et d'entrée en vigueur du tableau des effectifs peuvent ne pas coïncider. Ainsi, le tableau des effectifs peut être approuvé plus tard que sa compilation, et la date de son introduction (entrée en vigueur légale) peut être postérieure aux dates d'approbation et de compilation.

Compte tenu du fait que les salaires sont versés aux employés sur une base mensuelle, il est logique de mettre en vigueur le tableau des effectifs à partir du premier jour du mois.

Le formulaire unifié n° T-3 indique également la période pour laquelle le tableau des effectifs est approuvé. A cet égard, la question suivante se pose :

À quelle fréquence le tableau des effectifs doit-il être établi ?

Il n'y a pas de réponse claire dans la législation. Cependant, étant donné que le tableau des effectifs est un document de planification, il est conseillé de l'établir pour un an. Cependant, le tableau des effectifs peut être approuvé une seule fois et être valable pour plusieurs années.

Comment remplir correctement le formulaire unifié n° T-3 ?

Alors, passons directement à la préparation du tableau des effectifs. La façon la plus courante de le délivrer est de remplir un formulaire unifié n° T-3. Dans ce cas, il faut être guidé par les Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de la documentation comptable primaire, approuvées par la Résolution n ° 1.

Nous fabriquons un "chapeau". Dans un premier temps, dans le champ « Nom de l'organisme », vous devez préciser le nom de l'organisme conformément au certificat d'inscription. Si le certificat contient à la fois le nom complet et le nom abrégé, chacun d'entre eux peut être indiqué dans le tableau des effectifs.

Ensuite, le code selon OKPO (classificateur panrusse des entreprises et des organisations), le numéro du document et la date de sa compilation sont indiqués. Pour faciliter l'enregistrement, le numéro de personnel peut contenir un index alphabétique (par exemple, ШР).

Le formulaire unifié n ° Т-З comprend le libellé suivant: " recrutement pour la période ______ à partir de "___" ______ 20__. Il semblerait que la désignation de la période de validité du document implique d'indiquer la date non seulement du début, mais également de la fin de cette période. Faut-il indiquer la fin du tableau des effectifs ou suffit-il d'indiquer que le tableau des effectifs entre en vigueur à partir d'une certaine date ? Il est évident que la forme unifiée implique précisément la deuxième option. Cela s'explique par le fait que dans le processus de réalisation des activités de l'organisation, il peut être nécessaire de modifier le tableau des effectifs, il est donc très difficile de prédire avec précision la date d'expiration de sa validité.

À colonne 1 ("nom") indique le nom de l'unité structurelle concernée. Il peut s'agir à la fois de succursales, de bureaux de représentation, de départements, d'ateliers, de sections, etc. (clause 16 de la résolution du plénum de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 17 mars 2004 n ° 2 «Sur demande des tribunaux Fédération Russe Code du travail Fédération Russe").

Pour la commodité de travailler avec le tableau des effectifs, il est préférable d'organiser les unités structurelles en groupes selon leur hiérarchie de l'administration aux unités de service. Par exemple, tout d'abord, les divisions qui assurent la gestion générale (direction, comptabilité, service du personnel, etc.) seront indiquées, puis - les divisions de production ou les divisions qui remplissent les fonctions principales de l'organisation, et à la fin - les auxiliaires et des divisions de services (service administratif et économique, service d'approvisionnement, entrepôt, etc.).

À colonne 2 («code») les codes des divisions structurelles qui leur sont attribués par l'employeur sont apposés. En règle générale, les codes sont indiqués par des chiffres, dont le nombre varie en fonction de la complexité de la structure de l'organisation. Cela permet de déterminer la place de chaque département (subdivision, groupe, etc.) dans l'ensemble structure organisationnelle. Par exemple, le service financier se voit attribuer le code 02. Ainsi, le service financier et de planification et le service comptable faisant partie du service auront les codes 02.01 et 02.02.

Si une organisation utilise système centralisé flux de documents, le code de l'unité structurelle peut être omis.

Dans la colonne 3 le poste (spécialité, profession), la catégorie, la classe (catégorie) des qualifications de l'employé sont indiqués. Il est préférable que ces données soient fournies conformément à :

• Classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories de salaire OK 016-94 (introduit par le décret de la norme d'État de Russie du 26 décembre 1994 n ° 367);
• Répertoire de qualification des postes de cadres, spécialistes et autres employés (approuvé par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 21 août 1998 n ° 37).

Bien sûr, ces répertoires deviennent obsolètes et de nombreux postes apparus ces dernières années n'y figurent pas (par exemple, le poste de chef de bureau). Par conséquent, les différences dans les noms des postes, des professions, des spécialités dans guides de qualification et dans les documents du personnel de l'organisation sont acceptables. Cependant, si avec l'exécution de travaux dans certains postes, professions, spécialités liées à l'octroi d'une rémunération et d'avantages ou à la présence de restrictions, puis le nom de ces postes, professions ou spécialités et les exigences de qualification ils doivent se conformer aux noms et aux exigences spécifiés dans les manuels de référence de qualification approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, clause 3.1 de l'instruction n° 69). Dans le cas contraire, l'employé n'aura pas droit aux prestations.

Exemple 2

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Dans le livre de travail d'un travailleur de la musique qui a dirigé pendant 17 ans un studio de chorale d'enfants dans un pensionnat, sa position était indiquée comme «l'organisateur du cercle». Étant donné que ce poste ne figure pas dans le classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories salariales, ni dans la liste des travaux, professions, postes, spécialités et institutions, en tenant compte de la pension de retraite du travail attribuée en avance sur le calendrier conformément à l'article 28 loi fédérale«Sur les pensions de travail dans la Fédération de Russie», approuvée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 octobre 2002 n ° 781, cette ancienneté n'a pas été prise en compte dans l'assurance pour l'attribution anticipée d'une pension à un employé.

Selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le poste de l'employé embauché doit correspondre à celui indiqué dans la liste du personnel. Il existe des cas où le nom du poste utilisé dans le contrat de travail ne correspond pas à la liste du personnel, ou un tel poste n'est pas du tout prévu par la liste du personnel. Dans ce cas, la contradiction qui existe entre le contrat de travail et le tableau des effectifs doit être résolue en faveur du contrat de travail (article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie). L'employé exercera la fonction de travail prévue par le contrat de travail (c'est-à-dire travailler dans le poste, la spécialité ou la profession établie dans le contrat), et le responsable du personnel devra apporter les modifications appropriées au tableau des effectifs. Comment faire cela, nous examinerons un peu plus tard. Pour l'instant, continuons à remplir le formulaire.

Lors du remplissage colonnes 4 («Nombre d'unités de personnel») indique le nombre d'unités de personnel pour les postes (professions) concernés. Dans le cas où le contenu d'une unité de personnel incomplète est prévu, compte tenu des particularités du travail à temps partiel, le nombre d'unités de personnel est indiqué dans les parts appropriées, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75 etc...

Considérant qu'il est possible d'embaucher de nouveaux employés uniquement pour les postes vacants, non seulement les unités de personnel existantes, mais également celles qui sont vacantes peuvent être indiquées dans le tableau des effectifs. En d'autres termes, si l'organisation emploie 10 personnes et que 10 postes sont également indiqués dans le tableau des effectifs, alors lors de l'augmentation du personnel, des modifications devront être apportées au tableau des effectifs. Et vous pouvez immédiatement poser un plus grand nombre d'unités d'état-major (par exemple, 12). Ainsi, dans le tableau des effectifs, vous pouvez conserver une réserve de personnel pour l'avenir.

L'un des problèmes qui causent des difficultés dans la pratique est lié à la conception des travailleurs à temps partiel. Par exemple, plusieurs personnes peuvent occuper le même poste à temps partiel ou à temps partiel. Dans ce cas, la liste du personnel indique le nombre total d'unités de personnel pour le poste correspondant.

Supposons qu'il y ait deux transitaires à plein temps et un transitaire à temps partiel. Dans ce cas, la colonne 4 doit indiquer 2,5 unités de personnel.

À colonne 5 (« Taux tarifaire(salaire), etc. »), selon le système de rémunération adopté dans l'organisation, le salaire mensuel est indiqué au taux tarifaire (salaire), échelle tarifaire, pourcentage des revenus, part ou pourcentage des bénéfices, taux de participation au travail (KTU ), coefficient de distribution, etc. Dans ce cas, les salaires sont déterminés en roubles.

Nous rappelons que, conformément à l'art. 133 Code du travail de la taille de la Fédération de Russie salaire officiel(taux tarifaire) ne peut être inférieur au salaire minimum légal (actuellement - 4 330 roubles). Dans le même temps, le système de rémunération doit être établi par un acte réglementaire local (par exemple, le Règlement sur la rémunération).

Exemple 3

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La liste du personnel prévoit une unité de personnel pour le poste de "secrétaire" avec un salaire de 15 000 roubles. Cependant, compte tenu de l'intérêt de l'entreprise, la secrétaire a été embauchée aux termes d'un temps partiel externe pour 0,5 du taux. Conformément à l'art. 285 du Code du travail de la Fédération de Russie, les travailleurs à temps partiel sont payés au prorata des heures travaillées, en fonction de la production ou d'autres conditions déterminées par le contrat de travail. À cet égard, le contrat de travail doit indiquer un montant proportionnel au temps travaillé par le travailleur à temps partiel (dans ce cas, 7 500 roubles).

Comme on peut le voir dans l'exemple ci-dessus, le tableau des effectifs détermine le salaire du poste correspondant, mais pas la rémunération d'un employé en particulier.

À colonnes 6-8 ("Supercharges") désigne les paiements d'incitation et de compensation aux employés (primes, indemnités, paiements supplémentaires, paiements d'incitation) établis par la législation actuelle de la Fédération de Russie (par exemple, les indemnités du Nord, les indemnités pour un diplôme universitaire, etc.) ou introduites à la discrétion de l'organisation (par exemple, liée au régime ou aux conditions de travail).

• un montant fixe (lors d'un changement de salaire, le montant de l'indemnité peut être laissé au même montant ou également modifié);
• sous forme d'allocation en pourcentage (dans ce cas, le montant de l'allocation évolue avec le salaire).

Attention : si le système de rémunération prévoit la possibilité d'établir des indemnités individuelles pour chaque poste, alors dans la colonne 3 chaque poste doit être attribué sur une ligne distincte, et dans la colonne 4 en regard de chaque poste inscrire une unité.

Une autre question fréquemment posée, ce qui inquiète, entre autres, les agents du personnel : est-il possible pour des salariés occupant le même poste de fixer des salaires différents, par exemple en prévoyant une prise salariale dans le tableau des effectifs ? Tant dans la littérature juridique que dans la pratique, il existe deux approches opposées pour résoudre ce problème. Ainsi, certains experts estiment que cela est tout à fait acceptable. A l'appui de ce point de vue, l'art. 132 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel le salaire de chaque employé dépend de ses qualifications, de la complexité du travail effectué, de la quantité et de la qualité du travail dépensé et n'est pas limité à un montant maximum. Dans cette optique, les salaires devraient être fixés de manière différentielle et dépendre, en premier lieu, des qualifications du salarié, sur la base desquelles des salariés occupant le même poste, mais ayant des catégories de qualification différents salaires peuvent être fixés.

Selon d'autres experts, chaque poste correspond à un salaire. Dans le cas où il est nécessaire d'établir des salaires différents pour les employés occupant les mêmes postes, il est conseillé de réglementer le montant des salaires à l'aide de diverses allocations (par exemple, pour l'intensité du travail).

Exemple 4

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L'entreprise emploie deux comptables. Dans le même temps, le tableau des effectifs fournit au comptable un salaire de 10 000 roubles, ainsi que des indemnités pour les heures de travail irrégulières d'un montant de 10% du salaire (1 000 roubles) et pour l'intensité du travail - 20% (2 000 roubles). Compte tenu des qualifications et de l'expérience professionnelle de l'un des employés occupant ce poste, toutes les indemnités ont été établies et, par conséquent, son salaire s'élevait à 13 000 roubles. (10 000 roubles + 1 000 roubles + 2 000 roubles). Le deuxième comptable n'a reçu qu'une seule indemnité pour une journée de travail irrégulière, après quoi son salaire s'élevait à 11 000 roubles. (10 000 roubles + 1 000 roubles).

À colonne 9 le montant total formé en ajoutant les colonnes 5 à 8 est noté, c'est-à-dire la somme des salaires de toutes les unités de personnel d'un poste particulier, en tenant compte des indemnités établies. Si les colonnes 5 à 9 ne peuvent pas être remplies en équivalent rouble (par exemple, en raison de l'utilisation de systèmes salariaux en franchise de droits, mixtes et autres), ces colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (en pourcentages, coefficients, etc. ). En même temps, le comte montant total(total) dans les colonnes 5 à 9 est possible si les taux tarifaires et les surtaxes sont définis dans les mêmes unités pour la même période.

Colonne 10 , comme son nom l'indique, est destiné à diverses notes. En leur absence, il reste vide.

Après avoir saisi les données dans toutes les colonnes, remplissez ligne "Totale" situé en bas du tableau. Pour ce faire, le nombre de postes du personnel, le montant des salaires, indemnités et le montant de la masse salariale mensuelle sont calculés en colonnes verticales.

La liste du personnel complétée est signée par le chef du service du personnel ou la personne chargée de la tenue travail de bureau du personnel, aussi bien que Chef comptable organisations.

Dans la forme unifiée du tableau des effectifs, l'estampillage n'est pas fourni. À cet égard, l'impression est possible, mais pas obligatoire.

Un exemple de tableau des effectifs est présenté dans l'exemple 5.

Comment apporter des modifications au tableau des effectifs ?

Tôt ou tard, tout officier du personnel est confronté à une modification des informations contenues dans le tableau des effectifs. Par exemple, il est nécessaire d'introduire une nouvelle unité de personnel ou une unité entière, ou de réduire une unité existante, de modifier les salaires, les taux tarifaires, de renommer une unité ou un poste, etc.

Il existe deux façons d'apporter des modifications au tableau des effectifs approuvé :

Option 1. Modifier la dotation elle-même, c'est-à-dire approuver un nouveau tableau de dotation avec un nouveau numéro d'enregistrement (le suivant dans l'ordre)

Option 2. Apportez des modifications au tableau d'effectifs actuel.

Dans ce cas, l'effectif reste le même, seul un certain nombre de ses postes changent (le contenu de la colonne). Les modifications sont apportées par ordre, après quoi le tableau des effectifs est ajusté. Les rubriques suivantes peuvent être utilisées comme titres de l'arrêté concerné : « Modification du tableau des effectifs », « Modification partielle du tableau des effectifs », « Modifications apportées au tableau des effectifs », etc. L'arrêté doit indiquer la raison. pour apporter des modifications au tableau des effectifs (par exemple, réorganisation de l'entreprise, optimisation du travail managérial, amélioration de la structure de l'organisation, etc.).

Si l'organisation a une structure complexe, nous vous recommandons d'indiquer dans l'ordre, lors de modifications au tableau d'effectifs actuel, non seulement poste pertinent, mais aussi l'unité structurelle dont les effectifs sont affectés par les changements en cours. Cela est dû au fait que dans différents départements, il peut y avoir des postes avec le même titre.

Il n'y a pas de réglementation sur la fréquence à laquelle le tableau des effectifs doit être mis à jour. Par conséquent, vous pouvez le faire au besoin.

N'oubliez pas que les modifications et ajouts apportés de la manière prescrite au tableau d'effectifs de l'organisation sont portés à la connaissance des employés, après quoi ils cahiers de travail sur la base d'un ordre (instruction) ou d'une autre décision de l'employeur, des modifications et des ajouts appropriés sont apportés. Ceci est indiqué dans la clause 3.1 de l'instruction n° 69.

Veuillez noter qu'un permanent ou changement temporaire la fonction de travail du salarié et (ou) l'unité structurelle dans laquelle le salarié travaille (si l'unité structurelle a été indiquée dans le contrat de travail) - rien de plus qu'un transfert à un autre emploi (partie 1 de l'article 72.1 du Code du travail de La fédération Russe). Un changement de nom du poste, déterminé par les parties et inscrit dans le contrat de travail, est également considéré comme un changement de la fonction de travail du salarié, quelles que soient les raisons d'un tel changement (par exemple, en raison d'un changement de tableau des effectifs).

Quand faire des changements lors d'une réduction de personnel ?

La réduction du nombre ou de l'effectif d'employés est l'une des raisons de modifier le tableau des effectifs. La réduction de la taille de l'organisation implique l'exclusion de la liste du personnel des unités individuelles du personnel, tandis que la réduction du personnel - des postes individuels. Les employés licenciés pour une raison ou une autre sont passibles de licenciement en vertu du paragraphe 2 de l'art. 81 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Considérant que, conformément à l'article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employés doivent être avertis du licenciement prochain pour réduire le nombre ou le personnel au moins deux mois avant le licenciement, le nouveau tableau des effectifs peut être mis en vigueur au plus tôt plus de deux mois après sa compilation. La présence d'un tableau des effectifs peut confirmer que le licenciement des employés était justifié (c'est-à-dire que l'employeur aura la possibilité de démontrer clairement le manque d'emplois).

Si les circonstances qui ont conduit à la modification du tableau des effectifs dans le sens d'une réduction des unités de personnel sont éliminées, l'employeur peut rétablir les postes réduits en modifiant le tableau des effectifs ou en en approuvant un nouveau.

Est-il possible de changer la forme uniforme?

Le décret du Goskomstat de Russie du 24 mars 1999 n ° 20 "portant approbation de la procédure d'application des formulaires unifiés de documentation comptable primaire" note que les formulaires unifiés de documentation comptable primaire (à l'exception des formulaires de comptabilité opérations en espèces), approuvé par le Comité national des statistiques de Russie, l'organisation, si nécessaire, peut saisir des détails supplémentaires. Dans le même temps, il n'est pas permis de supprimer les détails déjà présents dans ce formulaire (y compris le code, le numéro du formulaire, le nom du document).

Toute modification apportée au formulaire unifié doit être formalisée par les documents administratifs de l'organisme. De plus, les formats mêmes des formulaires indiqués dans les albums des formulaires unifiés de la documentation comptable primaire sont recommandés et peuvent changer. Ainsi, lors de la préparation de formulaires basés sur des formulaires unifiés, il est permis d'apporter des modifications en termes d'expansion et de rétrécissement des colonnes et des lignes, d'ajouter des intercalaires - pour faciliter le placement et le traitement des informations nécessaires.

Qu'est-ce qu'un arrangement de personnel?

Dans de nombreuses organisations, il est d'usage de maintenir une forme de dotation "de travail" - un arrangement de dotation, autrement appelé une offre d'emploi ou une liste de dotation. La principale différence entre ce document et le tableau des effectifs réside dans son dynamisme, en ce sens qu'il peut évoluer rapidement en fonction des changements en cours (numériques et qualitatifs) du personnel de l'entreprise et ne nécessite pas d'arrêté pour l'approuver et le modifier.

Étant donné que le tableau d'effectifs, indiquant le nombre total d'unités de personnel (postes) dans l'entreprise, ne permet pas de déterminer si le poste est vacant ou occupé et lequel des employés l'occupe, l'effectif, en règle générale, indique précisément ces informations - les noms et initiales des employés de l'entreprise occupant les postes prévus par le tableau des effectifs, et le statut du poste - fermé ou vacant.

Ce document peut comporter d'autres données, telles que le matricule du salarié, son expérience professionnelle dans l'entreprise, une catégorie particulière (mineur, personne handicapée, retraité avec enfants de moins de trois ans, etc.). Comme base pour la liste des effectifs, vous pouvez prendre le tableau des effectifs approuvé de l'organisation et ajouter les colonnes nécessaires en fonction des besoins d'une organisation particulière. Ni l'obligation de maintenir une dotation en personnel, ni sa forme unifiée n'ont été établies par voie réglementaire à ce jour. La seule chose réglementée est la durée de conservation des documents expirés. Conformément à la liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvée par les Archives fédérales le 06 octobre 2000, les dispositions relatives au personnel sont soumises à un stockage pendant 75 ans, après la compilation de nouveaux. Parallèlement, les tableaux d'effectifs doivent être conservés pendant 3 ans, à compter de l'année suivant celle au cours de laquelle ils sont devenus invalides.

Notes de bas de page

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La nécessité directe de conserver cette documentation n'est pas établie par la loi, mais les articles 15 et 57 du Code du travail de la Fédération de Russie indiquent que travail officiel dans l'entreprise est déterminé par le tableau des effectifs sur lequel est fondé le contrat de travail.

Tout d'abord, les détails sont indiqués dans le texte (Nom de l'organisation, OKPO, numéro de document et date). De plus, toutes les informations sont incluses dans le tableau.:

Quelles sont les normes établies ?

La seule exigence réglementaire est de conserver le document conformément au formulaire unifié n ° T-3.

Référence. Le tableau des effectifs peut être compilé par n'importe quel employé de l'organisation si cette fonction lui est attribuée. Mais pour cela, l'ordre correspondant de la direction est émis sans faute.

Où puis-je trouver le manuel et que contient-il ?

La législation ne fixe pas de cadre pour la durée du document. Mais, en règle générale, il est peint pendant une année civile. Afin de simplifier ce processus, une instruction pour le travail de bureau est en cours de création. Les instructions contiennent les informations suivantes:

Vidéo utile

Qu'est-ce qu'un tableau des effectifs et comment l'établir correctement - une vidéo détaillée:

Conclusion

Le tableau des effectifs est un document important dans toute entreprise.. Sa présence est obligatoire, mais il n'y a pas d'exigences strictes pour la conception et le contenu de la législation. Lors des inspections, la main-d'œuvre et contrôles fiscaux peut le demander et, en cas d'absence, infliger une amende à l'entreprise.

De plus, les papiers peuvent devenir la preuve de la légitimité du comportement de l'employeur lors des licenciements et des réductions, si l'affaire est portée devant les tribunaux. Par conséquent, une approche compétente de la tenue des dossiers ne profitera qu'à l'entreprise.

recrutement- le document réglementaire d'organisation et d'administration de l'organisation, à l'aide duquel la structure est établie, les effectifs et le nombre de l'entreprise sont approuvés, indiquant le montant des salaires en fonction du poste occupé.

La liste du personnel contient une liste des unités structurelles, les noms des postes, spécialités, professions, indiquant les qualifications, ainsi que des informations sur le nombre d'unités de personnel.

formulaire de dotation

Pour la planification entité légale ou individuel, lequel est entrepreneur individuel, un formulaire unifié N T-3 est fourni (approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 01/05/2004 N 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et de son paiement").

Ce formulaire n'est pas obligatoire pour l'utilisation, mais n'est qu'une recommandation.

Qui fait le tableau des effectifs

Le tableau des effectifs peut être établi par tout salarié qui est chargé d'une telle fonction.

Ces personnes peuvent être le chef de l'organisation, le chef du service du personnel,.

Informations dans le tableau des effectifs

Le tableau des effectifs contient les informations suivantes :

nom des divisions structurelles ;

noms de postes, spécialités, professions;

le nombre d'unités d'état-major ;

salaire et (ou) tarif;

disponibilité et montant de l'allocation;

les autres informations.

La procédure de saisie des informations dans le tableau des effectifs

Dans le formulaire unifié N T-3, les informations sont saisies selon les règles suivantes :

le nom de l'organisation est indiqué en stricte conformité avec les documents constitutifs ;

Le code OKPO contient un code d'identification à 8 chiffres d'une entreprise ou d'une organisation. Les informations le concernant sont contenues dans lettre d'information corpus de statistiques d'État;

"Numéro de document". Lors de la compilation initiale, le tableau des effectifs est attribué N 1, puis une numérotation continue est appliquée ;

la date de compilation est celle du jour. Il convient de garder à l'esprit que la date d'établissement et le moment à partir duquel le tableau des effectifs est mis en vigueur peuvent varier ;

la ligne « Pour la période » indique la durée de validité du tableau des effectifs, ainsi que la date de son entrée en vigueur ;

les détails de la commande pour l'activité principale par laquelle ce document a été approuvé sont inscrits dans le cachet d'approbation du document, et le nombre total d'unités de personnel de l'organisation ou de l'entreprise est indiqué ci-dessous.

Les champs suivants sont renseignés :

colonne 1 "Nom de l'unité structurelle" ;

la colonne 2 "Code" consiste à indiquer le nombre de départements d'une manière qui vous permet de déterminer la subordination et la structure de l'ensemble de l'organisation ;

colonne 3 "Poste (spécialité, profession), catégorie, classe (catégorie) de qualification". Les positions sont indiquées au nominatif sans abréviations ;

la colonne 4 "Nombre d'unités d'état-major" indique le nombre d'emplois d'état-major prévus dans cette organisation, y compris ceux incomplets ;

dans la colonne 5 "Taux tarifaire (salaire), etc., frotter." selon le système de rémunération adopté dans l'organisation, il est nécessaire de payer soit un montant fixe de rémunération des employés en roubles, soit des pourcentages ou des coefficients;

colonnes 6, 7 et 8 "Suppléments, frottement." l'employeur peut remplir en fonction du système salarial adopté dans l'organisation, ainsi que des caractéristiques de l'organisation du travail ou des horaires de travail ;

la colonne 9 "Total par mois" peut être remplie si le salaire et les indemnités sont indiqués uniquement en roubles, sans indiquer les pourcentages et les coefficients. Lors de l'établissement d'un salaire en roubles et d'indemnités en pourcentage du salaire, il est difficile de calculer le montant total. Dans ce cas, un tiret est mis dans cette colonne, et un lien vers les documents les établissant est indiqué dans la note ;

la colonne 10 permet de saisir toute information relative au tableau des effectifs, par exemple des liens vers les réglementations locales de l'organisation qui établissent les types d'indemnités et leurs montants.

Qui signe le tableau des effectifs

Le formulaire unifié N T-3 prévoit les signatures suivantes :

chef du service du personnel;

Chef comptable.

La liste du personnel peut être signée par d'autres employés.

Dans ce cas, des ajouts sont apportés au formulaire, prévoyant la signature d'autres employés.

Le tableau des effectifs peut être constitué de plusieurs feuilles. Dans ce cas, le tableau des effectifs doit être flashé et numéroté.

Les personnes qui la signent, signent uniquement sur la dernière feuille de la ligne correspondante.

S'il est nécessaire de signer chaque feuille, le formulaire est complété par des lignes permettant d'apposer une signature.

Il n'est pas nécessaire de tamponner sur le tableau des effectifs.

approbation de la dotation

La liste du personnel est approuvée par arrêté, qui est signé par le chef ou une personne autorisée.

Dans le même temps, le droit de publier des documents sur l'approbation du tableau des effectifs devrait être inscrit dans documents fondateurs.

Modalités d'approbation du tableau des effectifs

La loi ne fixe ni le nombre de tableaux d'effectifs qu'un employeur doit avoir, ni des délais ou périodes spécifiques pour le modifier.

Ainsi, l'employeur peut régler cette question de manière indépendante.

En règle générale, si au cours de l'année des modifications ont été apportées au tableau des effectifs (sous forme d'ajouts), alors au début de l'année civile, compte tenu de ces changements, un nouveau tableau des effectifs est approuvé afin de faciliter à utiliser au travail.

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recrutement- il s'agit d'un document contenant des informations sur les postes, le nombre d'unités de personnel et les taux tarifaires, en tenant compte de diverses indemnités des divisions structurelles de l'organisation.

Comment faire un tableau des effectifs

En tant que formulaire de dotation, un formulaire unifié n ° T-3 est utilisé, approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 05.01.2004 n ° 1.

Le tableau des effectifs est compilé selon les divisions structurelles de l'organisation par ordre de subordination des employés. Le formulaire de dotation est rempli par un agent du personnel, un économiste du travail ou un comptable. Le tableau des effectifs est approuvé par arrêté du chef de l'organisation.

Dotation en personnel de l'organisation : instructions pour remplir le formulaire T-3

Nous remplissons le champ "nom de l'entreprise" selon les données des documents constitutifs de l'organisation.

Nous inscrivons le code OKPO de l'organisation.

On met le numéro, la date du tableau des effectifs (au format jour, mois, année) et la période de sa validité.

Dans la colonne "Approuvé", nous indiquons la date et le numéro de l'ordre du chef de l'organisation sur l'approbation du tableau des effectifs, le nombre total d'unités de personnel.

Commençons à remplir le tableau.

Dans les première et deuxième colonnes, indiquez respectivement le nom et le code de l'unité structurelle de l'organisation.

Dans la troisième colonne, nous indiquons la position conformément au Classificateur des professions pour chaque unité structurelle dans l'ordre de subordination.

Dans la quatrième colonne, nous indiquons le nombre d'unités de personnel pour chaque poste.

Dans la cinquième colonne, nous inscrivons le taux tarifaire (salaire) en roubles pour chaque poste.

Les sixième à huitième colonnes "Suppléments" sont remplies s'il y a paiements supplémentaires(en roubles) aux employés de certains postes pour des conditions de travail spéciales, des heures de travail, des connaissances spéciales ou des primes d'incitation.

Les valeurs de la neuvième colonne sont calculées en additionnant les nombres des colonnes 5 à 8 et en multipliant par le nombre de postes dans la quatrième colonne pour chaque poste.

Nous supprimons le nombre total d'unités de personnel (la somme des valeurs de la quatrième colonne) et le total des fonds salariaux mensuels (la somme des valeurs de la neuvième colonne).

Nous apposons les signatures du chef du service du personnel, le chef comptable.

Des modifications peuvent être apportées au tableau des effectifs dans le cadre de l'introduction d'un nouveau poste, de son changement de nom, de son transfert dans un autre service, de la modification du taux tarifaire, etc. sur la base de l'ordre du chef de l'organisation.

Le tableau des effectifs du formulaire unifié T-3 est utilisé pour indiquer la structure, personnel organisations. Examinons ce formulaire plus en détail et donnons également un tableau des effectifs avec un exemple de remplissage.

Dotation : forme d'un formulaire unifié T-3

Depuis le 1er janvier 2013 organisations commerciales ne sont pas tenus d'établir des documents personnels conformément aux formulaires approuvés, c'est-à-dire qu'ils peuvent utiliser des formulaires de documents développés indépendamment.

En savoir plus à ce sujet dans l'article "Document principal: exigences de forme et conséquences de sa violation" .

Cependant, le formulaire T-3 unifié est un moyen assez pratique et familier de dresser un tableau des effectifs. De plus, le tableau des effectifs du formulaire T-3 contient toutes les informations nécessaires, de sorte que la plupart des employeurs continuent d'utiliser ce formulaire de document particulier.

Rappelons que le tableau des effectifs - le formulaire du formulaire unifié T-3 - et la procédure pour le remplir ont été approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 n ° 1. Afin de aux utilisateurs de notre site de savoir comment établir un tableau des effectifs, un exemple de document est présenté dans sa forme pure (en section), et à l'état complété (en dernière section).

Quelles informations le formulaire de dotation unifié contient-il ?

Le tableau des effectifs est l'un des documents réglementaires internes que chaque organisation (ou entrepreneur avec des employés) doit avoir.

Le tableau des effectifs contient :

• liste des divisions structurelles ;
• les noms des postes, spécialités et professions, indiquant les qualifications ;
• informations sur le nombre d'unités de personnel;
• informations sur les salaires: taux tarifaires et salaires, indemnités, fonds salarial (masse salariale), y compris pour l'ensemble de l'organisation.

Le tableau des effectifs a pour objectif principal la définition de la structure, des effectifs et du volume de la masse salariale. Le document ne contient pas les noms des employés et leur dotation par poste. Placement du personnel (synonymes : remplacement du personnel, liste du personnel) documents normatifs pas installé. La substitution de personnel, contrairement au tableau des effectifs, n'est pas un document obligatoire pour une organisation, cependant, il est souvent utilisé. Cela est dû au fait que la dotation vous permet de suivre les postes vacants, ainsi que de remplir les unités de personnel lors de l'embauche d'un emploi à temps partiel ou si le poste est réparti entre plusieurs employés. Le remplacement du personnel est généralement élaboré sur la base du tableau des effectifs du formulaire T-3 avec l'ajout d'une colonne dans laquelle sont inscrits les noms, prénoms, patronymes des salariés occupant certains postes. Si une organisation utilise la substitution de personnel dans ses activités, il faut garder à l'esprit que ce document doit être conservé pendant 75 ans.

À propos des périodes de conservation documents personnels lis .

Comment établir un tableau des effectifs

La préparation du tableau des effectifs peut être confiée à tout employé de l'organisation, alors qu'elle doit être approuvée par ordre (instruction) du chef ou d'une autre personne autorisée. La procédure de délivrance des documents d'approbation du tableau des effectifs doit être fixée dans les documents constitutifs.

Découvrez les nuances de la rédaction de telles commandes dans le document "Commandes pour les activités principales - quelles sont ces commandes?".

Lors de la compilation du tableau des effectifs pour la première fois, le numéro 1 lui est attribué et, à l'avenir, une numérotation continue est utilisée. Le tableau des effectifs indique la date d'établissement, ainsi que la date à partir de laquelle le tableau des effectifs est mis en vigueur. Ces deux dates peuvent différer. Le formulaire T-3 prévoit l'indication de la durée de validité du tableau des effectifs, le détail de l'arrêté d'approbation et le nombre d'unités d'effectifs.

Code de l'unité structurelle dans le tableau des effectifs et autres informations

Le tableau des effectifs dans la partie tabulaire commence à être rempli avec les noms et les codes des divisions structurelles. En règle générale, le code d'unité dans le tableau des effectifs est indiqué de manière à vous permettre de déterminer la subordination et la structure de l'ensemble de l'organisation.

Si l'organisation a des succursales et des bureaux de représentation, il faut tenir compte du fait qu'il s'agit d'une unité structurelle de l'organisation et, par conséquent, le tableau des effectifs doit être établi pour l'ensemble de l'organisation. Même si le chef de la branche a le droit d'approuver de manière indépendante le tableau des effectifs, celui-ci est tout de même compilé dans le cadre du tableau des effectifs unifié.

La colonne 3 de la liste du personnel contient le nom du poste, la spécialité, la profession, qui sont indiqués au nominatif sans abréviations. Le nom du poste, la profession est attribué par l'employeur si le travail n'est pas lié à des conditions de travail difficiles et à l'octroi d'avantages, sinon, lors de l'indication du poste dans la liste du personnel, vous devez être guidé par:

• sur le Classificateur panrusse professions des travailleurs, postes des employés et catégories salariales (OK 016-94) (approuvé par la résolution de la norme d'État de Russie du 26 décembre 1994 n ° 367);
• Classificateur panrusse des professions (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (approuvé par arrêté du Rosstandart du 12 décembre 2014 n ° 2020-st);
• Répertoire de qualification des postes de cadres, spécialistes et autres employés (approuvé par le décret du ministère du Travail de la Russie du 21 août 1998 n ° 7);
• référentiels tarifaires unifiés des emplois et professions des travailleurs par branche d'activité ;
• normes professionnelles (paragraphe 3, partie 2, article 57, article 195.1 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Comment aligner les intitulés de poste sur les normes professionnelles, lisez.

Si une organisation embauche des employés pour effectuer un certain type de travail, et non pour un poste (profession, spécialité), cela doit également être reflété dans le tableau des effectifs.

En outre, dans la colonne 4 du tableau des effectifs, le nombre d'unités de personnel est indiqué. Les unités établies peuvent être indiquées à la fois complètes et incomplètes. Le contenu d'une unité d'effectif incomplète dans le tableau des effectifs est indiqué en parts, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75 etc...

Lors de la compilation du tableau des effectifs, une attention particulière doit être portée à la colonne 5 «Taux tarifaire (salaire), etc., frotter». Dans le cas le plus simple, cette colonne du tableau des effectifs indique un montant fixe de salaire mensuel.

En pratique, lors de l'établissement d'un tableau des effectifs, la question se pose souvent de la bonne exécution d'un document dans des situations où il n'y a pas de montant fixe de rémunération, par exemple avec une rémunération à la pièce. Dans ce cas, il est recommandé de mettre un tiret dans la colonne 4 du tableau des effectifs, et dans la colonne 10 d'indiquer : « Salaire à la pièce / Salaire-prime à la pièce » et de fournir un lien vers le règlement local qui détermine la procédure d'établissement des salaires, ainsi que son montant pour un certain taux de fonctionnement. Il est recommandé de procéder de la même manière en remplissant la liste du personnel dans une situation où l'employé a un taux de salaire horaire.

Si le tableau des effectifs prévoit une unité de personnel incomplète, la colonne «Taux tarifaire (salaire)» indique toujours le montant du salaire complet pour le poste.

Comment remplir le tableau des effectifs : échantillon et exemple

Un exemple de remplissage du tableau de dotation du formulaire T-3 dans une situation où il n'y a pas de salaire fixe, et il y a aussi une unité de personnel incomplète, peut être trouvé sur notre site Web.

REMARQUE! Dans l'art. 22 du Code du travail de la Fédération de Russie stipule que le salaire doit être égal pour un travail égal. Il s'ensuit que la « fourchette » des salaires dans la liste du personnel est une violation du Code du travail. Rostrud, dans un courrier du 27 avril 2011 n° 1111-6-1, recommande que les mêmes salaires soient indiqués pour les postes du même nom dans le tableau des effectifs, et la possibilité de verser à l'un des salariés un salaire (et non des salaires ) d'un montant plus important soit régulée par des indemnités et des majorations, en fonction de la complexité du travail, de la quantité et de la qualité du travail.

Dans les colonnes 6, 7, 8 "Suppléments, roubles." les indemnités sont indiquées - telles qu'elles sont acceptées dans l'organisation (pour les heures de travail irrégulières, les responsabilités accrues, les connaissances langues étrangères, expérience de travail, etc.), et ceux établis au niveau législatif (par exemple, pour le travail dans les régions du Grand Nord). Le tableau des effectifs d'un formulaire unifié suppose que ces colonnes sont remplies en roubles. S'il n'y a pas assez de colonnes pour indiquer toutes les indemnités opérant dans l'organisation dans le tableau des effectifs, leur nombre peut être augmenté en émettant une ordonnance pour compléter le formulaire d'effectifs. De même, il est recommandé de le faire si les indemnités sont fixées en pourcentage.

La colonne 9 "Total pour le mois" n'est remplie que si le salaire et les indemnités sont indiqués en roubles. Les instructions pour l'établissement du tableau des effectifs indiquent que "s'il est impossible pour l'organisation de remplir les colonnes 5 à 9 en roubles ... les colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (pourcentages, coefficients, etc.)." Or, dans les faits, il est impossible d'établir un tableau des effectifs de cette manière. Dans une telle situation, il est possible de mettre des tirets dans cette colonne, et dans la colonne 10 "Note" d'indiquer un lien vers la réglementation, tant interne que réglementaire, qui fixe les indemnités. Le lien en colonne 10 vers un document permettant de fixer une indemnité d'ancienneté vous permettra de ne pas modifier l'horaire lors de la modification du montant de l'indemnité. Également dans la colonne 10, toute information relative au tableau des effectifs est indiquée.

Les nuances de l'inscription et les changements dans le tableau des effectifs

Le formulaire du formulaire unifié T-3 prévoit les signatures du chef du service du personnel et du chef comptable, mais il n'y a pas d'exigence telle qu'un sceau. La fréquence et le moment de l'approbation du tableau des effectifs ne sont pas établis par la loi et chaque employeur décide de cette question de manière indépendante.

La prise de connaissance de la liste du personnel des employés n'est effectuée que si cette obligation de l'employeur est fixée convention collective, accord, acte normatif local (lettre de Rostrud du 15.05.2014 n° PG/4653-6-1).

Le tableau des effectifs peut être modifié s'il est nécessaire de le compléter par de nouveaux postes et divisions structurelles ou, au contraire, les exclure, ainsi que lors de changements de salaires, de changements de noms de départements et de postes. Une modification du tableau des effectifs est prononcée par arrêté. Il existe 2 façons d'apporter des modifications au tableau d'effectifs :

1) émission d'un ordre sur le changement correspondant ;

2) émission d'une ordonnance d'approbation du nouveau tableau des effectifs.

Lors de la réduction des effectifs ou des effectifs, en cas de modification des salaires, des modifications sont également apportées au tableau des effectifs, tout en gardant à l'esprit que la date d'entrée en vigueur des modifications ne peut intervenir plus tôt que 2 mois après la délivrance de l'ordonnance. Cela est dû au fait que les employés doivent être avertis 2 mois à l'avance de la réduction à venir (partie 2 de l'article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie) ou des modifications à venir des conditions des contrats de travail.

Le tableau des effectifs est stocké en permanence dans l'organisation. Les organisations qui exercent des fonctions de contrôle et de surveillance (par exemple, l'inspection du travail, les organismes de réglementation du FSS de la Fédération de Russie, la Caisse de retraite de la Fédération de Russie, les autorités fiscales) ont le droit de demander ce document lors des inspections. En cas de non-présentation des documents demandés par les contrôleurs ou de leurs copies, y compris la liste du personnel, l'employeur peut être condamné à une amende de 200 roubles. pour chaque document non soumis (clause 1, article 126 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Résultats

recrutement - document contraignant que tout employeur devrait avoir. Un exemple de remplissage du tableau des effectifs dans le formulaire T-3 peut être trouvé sur Internet sur de nombreux sites comptables et juridiques, cependant, un échantillon avec les situations décrites ci-dessus est rarement donné. Lors de la préparation du tableau des effectifs du formulaire T-3, dont l'exemple de remplissage est donné dans cet article, cela peut être une bonne aide pour un officier du personnel expérimenté et novice.

Pour plus d'informations sur la façon d'organiser correctement les dossiers du personnel, lisez l'article.