Experienta in sisteme erp. Despre implementarea ERP: tot ce trebuie să știți. Principalele greșeli la implementarea unui sistem ERP

Din ce în ce mai multe întreprinderi de diferite dimensiuni din întreaga lume se străduiesc să introducă în activitatea lor cel mai puternic instrument de management cunoscut sub numele de sistem ERP. Utilizarea acestuia are scopul de a stabili controlul și planificarea eficientă a tuturor proceselor de afaceri care sunt importante din punct de vedere strategic pentru organizație, pentru a optimiza funcționarea principalelor unități de producție și auxiliare.

Conceptul de ERP și sisteme ERP

Strategia de afaceri ERP (EntERPrise Resource Planning) este o integrare a tuturor departamentelor și proceselor organizației: capacitatea de producție, departamentele financiare, personal și profil client și multe altele. O astfel de combinație vizează în primul rând optimizarea distribuției diverselor resurse în cadrul întreprinderii.

Dacă anterior era pură concept de marketing, atunci astăzi un sistem ERP este cel mai adesea înțeles ca o clasă de specializate instrumente software. Într-un sens larg, este o metodologie pentru planificarea și gestionarea tuturor resurselor întreprinderii. Din punct de vedere istoric, strategia ERP a fost formată pe baza predecesorilor săi:

• MRP - planificarea necesarului de materiale.
• MRP II - planificarea resurselor de producție.

În schimb, un sistem ERP poate fi folosit pentru foarte mari intreprinderi, adesea distribuite geografic. În acest caz, vorbim despre planificarea resurselor întreprinderii, deoarece acordă atenție nu numai producției, ci și unei cuprinzătoare planificare financiara. O caracteristică esențială a sistemului ERP este și posibilitatea utilizării acestuia în absolut orice întreprindere, indiferent de specificul lucrării, inclusiv cele care nu sunt angajate în activități de producție. Considerând-o ca fiind o calitate, trebuie remarcat că este dotată cu un complex mai puternic mijloace tehnice care facilitează sau înlocuiesc procesul decizional.

Scopul sistemului ERP în întreprindere

Pentru a decide asupra schimbărilor fundamentale în activitățile companiei lor legate de introducerea unui sistem de management al informațiilor și implementarea unei noi strategii de afaceri, conducerea trebuie să fie clar conștientă de necesitatea acestui pas, care trebuie exprimat în următoarele puncte cheie:

• refuzul de a accepta pozitie curenta cazuri;
• este nevoie de utilizare tehnologii moderne pentru a consolida poziția unei entități de afaceri pe piață într-un mediu concurențial;
• așteptând beneficii semnificative din implementare.

În primul rând, utilizarea unui sistem ERP are scopul de a contribui la implementarea cu succes a unei strategii de afaceri similare, a cărei execuție ar trebui să asigure planificarea și managementul eficient al resurselor întreprinderii. Pentru a face acest lucru, este necesar să se optimizeze activitatea departamentelor sale, și anume să se obțină o coerență maximă între ele și să se reducă costurile administrative. Acest lucru se poate realiza prin beneficiile oferite de sistemul informatic. Aceasta:

• Creșterea transparenței proceselor de afaceri.
• Rezolvarea problemelor legate de comanda și găsirea informațiilor potrivite.
• Îmbunătățirea fiabilității și relevanței datelor.
• Creșterea vitezei fluxului de documente între departamente.
• Organizarea unui singur spațiu de informare între sediul central și sucursalele aflate la distanță.
• Reducerea timpului de completare a documentației și eliminarea eventualelor erori.
• Creșterea vitezei de luare a deciziilor la toate nivelurile.

Sistemul ERP oferă o creștere a competitivității obiectului nu numai datorită introducerii mai multor procese eficiente de afaceri. Utilizarea acestuia ar trebui să conducă, de asemenea, la o reducere a costurilor totale ale întreprinderii. Instrumentele avansate de planificare, modelare și analiză ajută la optimizarea resurselor activitati de productie, sfera financiară, precum și munca de depozit, transport și alte departamente.

Principalele caracteristici ale muncii

În companii diferite, chiar și în cele angajate în aceeași afacere, toate procesele de afaceri pot decurge în moduri complet diferite. Schema standardizată de muncă care oferă Sistem informatic managementul întreprinderii, poate diferi semnificativ de cel folosit anterior aici. Din acest motiv, este fundamental greșit să îl considerăm doar ca un produs software, deoarece implementarea lui necesită schimbări interne la scară largă din partea companiei sub forma reorganizării proceselor de afaceri existente.

Caracteristicile conceptuale ale acestor sisteme sunt direct legate de esența lor. Reamintim că metodologia ERP presupune consolidarea tuturor departamentelor vitale ale întreprinderii pentru a organiza managementul eficient al resurselor acesteia. O astfel de asociere este implementată în cadrul sistemului informațional prin prezența unei baze de date publice unice. Informațiile intră în depozit o singură dată și, ulterior, pot fi procesate și utilizate în mod repetat de diverși consumatori interni și externi. Comparat cu viata reala, în acest caz, se constată o scădere a timpului și efortului angajaților întreprinderii pentru luarea deciziilor. De asemenea, trebuie menționat că sistemul ERP nu este un sistem de management automatizat. procese tehnologice, ci unul informațional integrat bazat pe modelul lor abstract, în care informațiile sunt introduse de oameni vii.

Structura bazei de date, cum ar fi munca pachete softwareîn general, ar trebui să fie aranjate în așa fel încât să reflecte activitățile tuturor departamentelor fără excepție. Această abordare face posibilă monitorizarea setului total de resurse și procese de afaceri ale întreprinderii aproape în timp real și, prin urmare, realizarea operațională și management strategic lor.

Una dintre sarcinile principale ale sistemelor ERP este optimizarea procesului de planificare și control asupra implementării planului. Algoritmii inteligenți încorporați simplifică foarte mult soluția pentru utilizatorii lor. De exemplu, planificare și management uzină de producție are multe caracteristici specifice asociate cu eterogenitatea acestuia părțile constitutive. Deci, la o singură fabrică pot exista ateliere care funcționează atât continuu, cât și discret. Din acest punct de vedere, sistemul implementat de clasa ERP ar trebui să fie universal și să conțină cea mai largă gamă de module specializate.

Întrucât întreprinderile moderne de astăzi sunt adesea distribuite geografic, este foarte important ca sucursalele aflate la distanță de sediul principal să aibă acces deplin la informațiile generale.Acest lucru este implementat de cele mai avansate tehnologii de rețea implicate în dezvoltarea sistemelor ERP, care oferă și pentru diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la informațiile stocate în acestea.

Functionalitatea sistemelor de clasa ERP

Apropo de funcții, nu trebuie să uităm că orice produs de clasă ERP este un sistem de management al întreprinderii în ansamblu. Gama capabilităților sale va depinde în primul rând de amploarea și caracteristicile funcționării unității pentru nevoile pentru care este utilizată. Luați în considerare setul clasic de funcții:

Productie

• Mentinerea specificatiilor de proiectare si tehnologice a produselor manufacturate sau a serviciilor efectuate in vederea determinarii cantitatii de materiale necesare si a costurilor cu forta de munca.
• Intocmirea planurilor de productie.
• Planificarea si managementul capacitatilor tehnice ale intreprinderii in diverse aproximari: de la unitati individuale pana la magazine si asociatii de productie.

Finanţa

• Contabilitate operațională, financiară, managerială, contabilitate fiscală și controlling.
• Gestionarea activelor întreprinderii, inclusiv active fixe, valori mobiliare, conturi bancare etc.
• Planificarea cuprinzătoare a întreprinderii și controlul rezultatelor acesteia.

Logistică

• Formarea indicatorilor planificați ai volumelor necesare de materiale, materii prime, piese, componente în conformitate cu planurile de producție.
• Managementul aprovizionării și vânzărilor: contabilitatea contrapărților, ținerea unui registru al contractelor, managementul lanțului de aprovizionare, implementarea planificării și contabilității depozitelor.

Personal

• Gestionarea procesului de recrutare.
• Personalul operațional și evidența personalului, menținerea personal, statul de plată.
• Planificarea forței de muncă.

• Gestionarea planurilor de vânzări.
• Gestionarea prețurilor pe diverse tipuri de piețe pentru a forma o strategie generală adecvată a întreprinderii, o politică transparentă pentru calcularea costului mărfurilor: contabilizarea reducerilor și a condițiilor speciale de vânzare.
• Planificarea și controlul activităților de publicitate și marketing în curs.

Proiecte. Raportare

• Furnizarea unei game largi de formulare standardizate de raportare contabilă, financiară și de gestiune, precum și un mecanism flexibil pentru crearea celor personalizate.
• Elaborarea unei strategii de ansamblu: planificarea pas cu pas a necesarului pentru implementarea cu succes a resurselor temporale, materiale, financiare si umane.
• Monitorizarea indicatorilor cheie de performanță ai proiectului.

Ce întreprinderi pot utiliza sisteme ERP

La prima vedere, ar putea părea că sistemele din această clasă sunt concepute exclusiv pentru industrii mari, deoarece pentru ei este mai caracteristică complexitatea ridicată a structurii fluxurilor și proceselor de resurse diferite feluri. Cu toate acestea, există situații în care poate să nu fie suficient ca o întreprindere mică să folosească clasele MRP sau MRP II. Astăzi, pe piață, puteți cumpăra produse software cu diferite capacități. În funcție de amploarea întreprinderii unde pot fi utilizate eficient, există soluții grele, medii și ușoare.

În ceea ce privește organizațiile care nu sunt de producție, sistemele de clasă ERP sunt aplicabile și pentru acestea. Pentru astfel de întreprinderi, funcționalitatea nu prea largă va fi suficientă. În prezent, există mici varietăți integrate sau locale de sisteme care pot satisface nevoile societăţi comerciale sau organizații care operează în sectorul serviciilor. De asemenea, trebuie remarcat faptul că mulți dezvoltatori oferă clienților și produse din industrie.

Despre metodele de clasificare

Cel mai evident atribut după care pot fi clasificate toate sistemele ERP de management al întreprinderii este dimensiunea organizației unde pot fi aplicate. Din acest punct de vedere, în funcție de numărul de locuri de muncă, se obișnuiește să se aloce soluții pentru:

• Corporații mari (peste 10 mii de oameni).
• Corporații medii (de la 1 mie la 10 mii de persoane).
• Întreprinderi mijlocii (de la 100 la 1 mie de persoane).
• Întreprinderi mici (sub 100 de persoane).

O caracteristică importantă a sistematizării unor astfel de produse informaționale este funcționalitatea. În funcție de volumul sarcinilor efectuate, există următoarea împărțire general acceptată în:

• Mare integrat.
• Mediu integrat.
• Management financiar.
• Local.

Versiunea locală este, de obicei, un produs de informații în casete unificate cu un focus îngust, care are o dimensiune relativ mică cost total. Cel mai adesea, acoperă unul sau mai multe blocuri din domeniul finanțelor organizației sau al activităților sale de contabilitate. Astfel de sisteme sunt potrivite pentru companiile mici de producție sau comerciale.

Sistemele informatice integrate, in functie de scara obiectului tinta, pot fi medii sau mari. Acestea acoperă toate procesele de afaceri ale structurilor corporative, și anume, interacțiunea cu furnizorii și consumatorii, producția produsului final, fluxurile materiale și financiare, relațiile cu personalul, aprovizionarea, depozitarea și marketingul, implementarea proiectelor și multe altele.

Piața modernă a sistemelor ERP

Toate produsele software prezentate astăzi pe piața internă pot fi împărțite în două categorii principale: rusești și importate. Diferențele dintre ele nu sunt doar în locul creației, ci și în funcționalitate.

Dezvoltarile occidentale puternice servesc drept standarde pentru ceea ce se numește în mod obișnuit sisteme de clasă ERP. Cele mai clare exemple ale acestora sunt produsele SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Toate pot fi folosite pe ținte de orice nivel, inclusiv pe cele foarte mari. Cu toate acestea, utilizarea lor companiile rusești poate fi adesea dificil din cauza posibilei apariții a următoarelor probleme:

• Nepregătirea întreprinderilor pentru o reorganizare serioasă a proceselor de afaceri existente. Amploarea unor astfel de schimbări este greu de exagerat. Procesele de afaceri ale sistemelor de management al întreprinderilor străine sunt fundamental diferite de cele care sunt utilizate în mod obișnuit în țara noastră.
• Număr insuficient de specialiști capabili să implementeze proiectul de introducere a unui sistem ERP importat în Rusia cu nivelul de calitate corespunzător.
• Costul ridicat al utilizării unor astfel de soluții.

În ciuda rămânerii generale în urmă omologii occidentali, dezvoltările moderne din Rusia își măresc treptat funcționalitatea. Ele sunt pe deplin adaptate la munca întreprinderilor autohtone. Și ele pot fi implementate cu succes dacă, într-un caz anume, nu este necesară o acoperire largă a proceselor de afaceri, ci este suficientă doar configurarea contabilității în anumite domenii de activitate folosind un sistem ERP. Exemple de dezvoltări interne avansate sunt produsele companiilor 1C și Galaktika.

O privire în viitor - ERP II

Conceptul de ERP II, apărut cu ceva timp în urmă, a fost rezultatul îmbunătățirii metodologiei ERP. Planificarea și managementul resurselor întreprinderii rămân printre sarcinile principale aici. Cu toate acestea, dezvoltarea rapidă a Internetului, care a inițiat apariția unei noi metodologii, și-a lăsat amprenta, făcând afacerile tradiționale parțial electronice. ERP II este o combinație a unui sistem clasic de management al întreprinderii cu soluții specifice de comerț în rețea.

Acum a devenit extrem de important să interacționați cu contrapărțile dvs. prin intermediul rețelei. Există două domenii importante pentru aceasta: și relațiile cu clienții. Informațiile din interiorul companiei încetează să fie doar astfel, intră în mediul extern și devin baza cooperării cu alte entități de afaceri. Noul concept în acest caz este formulat ca management al resurselor și relațiilor externe ale întreprinderii. Pe lângă reorientarea ideologică, sistemele ERP II au primit propriile caracteristici tehnologice.

Rezolvarea problemei alegerii unui sistem

Alegere software acest nivel este un proces extrem de responsabil. O decizie greșită în această problemă, în special în cazul proiectelor de anvergură, poate duce la costuri impresionante de timp și bani în absența rezultatului așteptat.

Implementarea eficientă a unui sistem la scară largă, care, de exemplu, ar trebui să asigure managementul eficient al unei întreprinderi de producție, va necesita în mod necesar reinginerirea procesului de afaceri din acesta. Este important să se prevină o situație în care, la finalul procedurii de implementare, programul ar colecta date neutilizate sau nu ar rezolva sarcinile necesare. Din acest motiv, este mai bine să invitați la cooperare o echipă de experți care s-a dovedit în această problemă.

Există o anumită listă de criterii pe baza cărora echipa de proiect, de comun acord cu administrația companiei țintă, poate lua o decizie optimă, rentabilă cu privire la alegerea unui produs software:

• Conformarea capacităților tehnice și funcționale ale sistemului cu obiectivele principale ale întreprinderii.
• Costul total de proprietate trebuie să se încadreze în bugetul alocat în acest scop. Pe lângă costurile de achiziție a sistemului, acestea includ costurile de funcționare și alte tipuri de costuri indirecte.
• Sistemul informatic implementat de clasa ERP trebuie să respecte toate cele general acceptate cerinte tehnice, ceea ce înseamnă să fii scalabil, fiabil, rezistent la posibile defecțiuni, să ai instrumente de protecție antivirus și anti-hacker.
• Furnizorul trebuie să se asigure că software-ul este ulterior întreținut și susținut.

Procesul de implementare a sistemelor de clasă ERP

Implementarea ERP-sisteme la întreprinderi însoţeşte implementarea strategiilor cu acelaşi nume asupra acestora. Această procedură, în funcție de dimensiunea obiectului țintă, durează de obicei de la câteva săptămâni la câțiva ani. O organizație se poate angaja în implementare pe cont propriu sau poate folosi ajutorul companiilor specializate în acest lucru. Se pot distinge principalele etape ale acestui proces:

1. organizatie primara. Aici este necesar să se definească scopuri strategice, obiective și să se desemneze efectul așteptat al implementării pentru o anumită organizație. Pe baza acestor date, va fi posibil plan tehnic proiect.
2. Dezvoltarea proiectului. În această etapă sunt analizate activitățile curente ale organizației: strategia de promovare a acesteia, procesele de afaceri. Pe baza rezultatelor sale, se construiește un model al sistemului și se fac perfecționări corespunzătoare planului de lucru.
3. Execuția proiectului. Întrucât regulile de desfășurare a proceselor de afaceri sunt dictate de sistemul ERP implementat, aici ele sunt transformate conform cerințelor unificate. Dacă este necesar, se realizează elaborarea de formulare de raportare și algoritmi pentru transferul datelor din programele de contabilitate utilizate anterior. Dacă la etapele anterioare se dezvăluie insuficiența funcțiilor sistemului pentru obiect, acesta este finalizat. În concluzie, se efectuează instruirea utilizatorilor și testarea preliminară.
4. Lansare. În procesul de utilizare, posibilele erori și defecțiuni sunt identificate și eliminate.

Un sistem de management de clasă ERP astăzi nu este doar o copie a software-ului scump instalat pe toate computerele dintr-o organizație, ci și principala forță motrice din spatele unei strategii de afaceri promițătoare. Alegerea sa ar trebui să se bazeze pe nevoile și capacitățile existente ale obiectului țintă. Succesul în continuare al întregii afaceri în ansamblu depinde de corectitudinea deciziei luate și de implementarea pașilor pentru implementarea ulterioară.

Grupul de criterii „nevoile organizației” poate include:

• Conformitatea cu procesele de afaceri ale organizației. Un sistem ERP ar trebui să poată fi personalizat în funcție de procesele organizației. Acest criteriu determină flexibilitatea sistemului în cazul unor schimbări în activitățile companiei.
• Scalabilitate. Un sistem ERP ar trebui să permită replicarea soluțiilor pentru mai multe departamente sau mai multe tipuri de activități ale companiei. De asemenea, ar trebui să se poată adapta la scara organizației.
• Alinierea la strategia organizației. Funcționarea sistemului ERP se desfășoară pe o perioadă lungă de timp. Prin urmare, ar trebui să ajute la implementare planuri strategice companiilor. Alegerea sistemului trebuie efectuată ținând cont de perspectivele de dezvoltare.
• Disponibilitatea soluțiilor industriale. Procesele unei organizații depind de industrie și de piața în care își desfășoară activitatea. Atunci când alegeți un sistem, trebuie să luați în considerare acești factori.

Grupul de criterii „tehnologii aplicate” poate include:

• Arhitectura software.În funcție de nevoile și capacitățile organizației, este necesar să alegeți arhitectura software adecvată a sistemului ERP, precum „servicii cloud”, arhitectura „client-server” sau arhitectura „orientată pe obiect”.
• Arhitectura tehnica. Acest criteriu de selecție este legat de cel anterior. Alegerea arhitecturii tehnice poate impune organizației să actualizeze canalele de comunicare, hardware-ul și echipamentele informatice.
• Tehnologia de implementare a sistemului ERP. Acest criteriu depinde de furnizorul de servicii. De regulă, marii producători de sisteme ERP oferă să folosească tehnologia de implementare pentru produsul lor software. SAP, ORACLE, Microsoft etc au astfel de tehnologii.

Grupul de criterii „funcționalitate” poate include:

• Compoziția modulelor. Alegerea modulelor sistemului ERP trebuie făcută în funcție de nevoile actuale și viitoare ale organizației. Sistemul ar trebui să se poată extinde în funcționalitate.
• Integrare. La alegerea unui sistem, este necesar să se țină cont de posibilitatea integrării cu sistemele de control existente în zone interconectate.
• vizibilitate. Un element esențial al funcționalității sistemului ERP este simplitatea interfeței și confortul utilizatorilor. La alegere, este necesar să se țină cont de posibilitatea de personalizare a interfeței la nevoile utilizatorilor.
• Respectarea reglementărilor. Sistemul ERP afectează multe domenii ale întreprinderii, care sunt reglementate de lege. Prin urmare, un criteriu de selecție important va fi capacitatea sistemului de a se adapta la cerințele legislației locale.

Grupul de criterii „sprijin” poate include:

• ciclu de suport. Atunci când alegeți un sistem ERP, este necesar să se determine cât timp furnizorul va susține sistemul. Este posibil să treci la versiune noua Sistem ERP, este posibilă rafinarea sistemului la nevoile organizației.
• Disponibilitatea unui serviciu de suport.În timpul lucrului, utilizatorii sistemului ERP vor avea întotdeauna întrebări și dificultăți. Pentru funcționarea eficientă a sistemului, este important ca furnizorul să poată garanta sprijinul utilizatorilor sistemului.
• Experienta de implementare. Acest criteriu este legat de performanța furnizorului de sistem ERP. Este necesar să se acorde atenție numărului de implementări de succes ale sistemelor ERP de la un anumit furnizor.

Grupul de criterii „costul de proprietate” poate include:

• Costul software-ului. Pentru a opera sistemul ERP al unei organizații, este necesar să achiziționați licențe pentru utilizarea acestuia. Atunci când alegeți, trebuie să țineți cont de metoda de calcul a costului acestor licențe (de exemplu, pe grup de utilizatori sau pe la locul de muncă etc.).
• Costul hardware.În funcție de arhitectura utilizată, costul hardware-ului poate varia semnificativ. O organizație poate avea nevoie să achiziționeze hardware pentru server, să actualizeze flota de facilități de calcul.
• Costul serviciului. Acest criteriu este semnificativ și în costul achiziției unui sistem ERP.
• Costul upgrade-ului și al actualizării. Pentru unii furnizori de sisteme ERP, costul upgrade-urilor și upgrade-urilor poate egala sau depăși costul achiziției inițiale.

Implementarea unui sistem ERP

Implementarea unui sistem ERP este de obicei îndelungată și proces complex. Fiecare producător important de sisteme ERP și-a dezvoltat propriile tehnologii și metode de implementare. Aceste metode sunt oarecum diferite unele de altele, dar ordine generală actiunile sunt practic aceleasi. În plus, ordinea de implementare a sistemului ERP poate varia în funcție de arhitectura software și hardware a sistemului ERP. Aceste tehnici trebuie luate în considerare atunci când alegeți un furnizor de servicii.

O organizație care a decis să implementeze un sistem ERP trebuie, la rândul ei, să întreprindă o serie de acțiuni pentru implementarea cu succes a proiectului de implementare.

Aceste acțiuni includ:

1. Pregătirea pentru implementare.În etapa de pregătire a organizației, este necesar să se determine principalele obiective pentru care va fi implementat sistemul ERP. Acest lucru vă va permite să înțelegeți clar rezultatele și așteptările de la implementarea sistemului ERP. Deoarece implementarea unui sistem ERP este un proiect destul de costisitor, este necesar să se estimeze bugetul estimat pe care organizația îl poate aloca pentru implementare. De asemenea, în această etapă se determină persoana responsabilă de proiect, se identifică specialiști-cheie (membrii echipei de proiect din organizație), se determină ordinea interacțiunii acestora.

2. Analiza afacerii. Aceste activități sunt printre cele mai critice din întregul proiect. De regulă, un sistem ERP ar trebui să funcționeze timp de un deceniu sau mai mult. Prin urmare, este necesar să se determine perspectivele de dezvoltare atât ale organizației în sine, cât și ale pieței pe o perioadă lungă.

În această etapă, organizația trebuie să evalueze:

• perspective de dezvoltare a pieței și a companiei pe mai mulți ani;
• compoziția și posibilitatea de dezvoltare a proceselor de afaceri ale organizației;
• nevoile de automatizare.

3. Alegerea unui sistem ERP. Selectarea sistemului ar trebui să se bazeze pe nevoile actuale și viitoare ale afacerii. La evaluarea diferitelor optiuni este necesar sa ne ghidam dupa criteriile indicate mai sus (criterii de selectare a sistemelor ERP). Pentru a alege sistemul cel mai potrivit nevoilor afacerii, este indicat sa selectezi cel putin 3 optiuni pentru sisteme de la diferiti producatori.

4. Alegerea furnizorului. De regulă, pe piață există mulți furnizori ai aceluiași sistem ERP. Aceștia sunt furnizori sau integratori de sistem. Oferă o gamă largă de servicii pentru implementarea tehnică a sistemului ERP. Atunci când alegeți un furnizor de sistem ERP, trebuie să acordați atenție specializării acestuia. Există trei tipuri de specializare a furnizorilor.

Fiecare tip de furnizor are propriile sale avantaje și dezavantaje:

• specializarea orizontală. Aceste companii au un număr mare de clienți care lucrează în diferite industrii. De regulă, astfel de furnizori au dezvoltat servicii de asistență. Cu toate acestea, abordarea lor față de implementare este „tipică” pentru toți clienții.
• specializarea verticală. Acești furnizori sunt specializați în lucrul cu clienți dintr-un număr limitat de industrii (de la unul la trei). Acest lucru le permite să creeze soluții special adaptate specificului industriei. Abordarea implementării unor astfel de companii este „personalizată” pentru o anumită industrie.
• specializare orientată către client. Acești furnizori implementează de obicei un sistem ERP pentru a se potrivi nevoilor clientului. În timpul implementării, aceștia iau ca bază funcționalitatea de bază a sistemului ERP și o modifică pentru a se potrivi condițiilor de afaceri ale clientului. Această opțiune are un dezavantaj semnificativ asociat cu actualizarea sistemului și stabilitatea funcționării acestuia.

5. Managementul proiectelor. Responsabil cu implementarea sistemului ERP și specialiștii organizației trebuie să gestioneze proiectul în cadrul companiei. Ei trebuie să mențină un plan de proiect, să controleze calendarul, bugetul, domeniul de activitate, conformitatea cu obiectivele de implementare. O altă sarcină importantă de management de proiect este coordonarea interacțiunii angajaților organizației cu reprezentanții furnizorului (echipa de implementare de la furnizor).

6. Testare. Chiar și cu cele mai multe cea mai buna organizare implementare, există riscul unor erori în funcționarea sistemului. Prin urmare, în cursul punerii în funcțiune a funcționalității sistemului ERP, este necesar să se prevadă testarea obligatorie a funcționării proceselor, departamentelor și modulelor sistemului ERP. cel mai bun mod testarea este executarea de lucrări paralele în sistemul vechi și în sistemul ERP implementat. Acest lucru va scăpa de principalele erori.

7. Instruire și educație. Formarea angajaților este o condiție prealabilă pentru funcționarea unui sistem ERP. În funcție de complexitatea sistemului, poate dura câteva săptămâni. Înainte de a începe antrenamentul, trebuie să vă asigurați că sistemul ERP a fost testat. O opțiune proastă este atunci când furnizorul de servicii combină testarea și educația utilizatorilor. În această opțiune, angajații organizației (viitorii utilizatori ai sistemului) acționează ca testeri de sistem.

8. Punerea în funcţiune. Punerea în funcțiune este punct importantîn procesul de implementare a unui sistem ERP. Există două opțiuni pentru punerea în funcțiune a sistemului: lansarea imediată a sistemului în întreaga organizație și introducerea în etape. A doua variantă este mai de preferat, deoarece. vă permite să treceți treptat la noi condiții de muncă. În cazul unor erori sau probleme în funcționare, va fi afectată doar o parte a afacerii (procese individuale sau departamente), și nu întreaga organizație.

Principalele greșeli la implementarea unui sistem ERP

Implementarea unui sistem ERP este una dintre cele mai complexe, consumatoare de timp și costisitoare sarcini de îmbunătățire a afacerii. În cursul implementării, problemele și erorile apar întotdeauna, într-o măsură sau alta care afectează timpul, costul și eficacitatea proiectului.

Principalele greșeli ale proiectului de implementare a sistemului ERP includ:

• planificare proastă. Pentru implementarea cu succes a proiectului, implementarea sistemului ERP trebuie planificată cu atenție. Planificarea defectuoasă duce adesea la pierderea priorităților, la confuzie cu automatizarea proceselor, la o slabă înțelegere a stării actuale și viitoare a proceselor.
• evaluare insuficientă a furnizorilor de sisteme ERP. Organizațiile nu rezolvă problema selectării furnizorilor de sisteme ERP. Ca urmare, alegerea se face in favoarea furnizorilor care au oferit cel mai mic pret. Adesea, furnizorul reduce prețul pentru a obține cel puțin un client și a pune la punct implementarea unui nou sistem pentru el. Ca urmare, după finalizarea proiectului, se poate dovedi că funcționalitatea sistemului ERP este sever limitată sau sistemul funcționează cu erori.
• lipsa de înțelegere a nevoilor.Începând cu implementarea sistemului ERP, multe organizații nu înțeleg de ce funcții și module au nevoie, ce nevoi ale organizației pot fi automatizate prin intermediul sistemului ERP. Acest lucru duce la faptul că sunt introduse o mulțime de funcții și module inutile și neutilizate, sau invers, funcțiile necesare sunt aplicate într-o măsură limitată.
• înțelegerea insuficientă a costurilor de timp și resurse. De obicei, organizațiile subestimează timpul și resursele necesare pentru implementarea unui sistem ERP. Acest lucru duce la așteptări mari de la sistem. Angajații organizației încep să creadă că sistemul ERP va începe să funcționeze complet în scurt timp și nu va necesita prea mult efort pentru a funcționa.
• lipsa personalului calificat în echipa de implementare. Greseala comuna proiecte pentru implementarea sistemului ERP este de a atrage contractori simpli în echipa de proiect. Echipa de proiect din partea organizației ar trebui să includă specialiști cu înaltă calificare (angajați cheie) în fiecare domeniu al activităților organizației: finanțe, management, achiziții, producție, depozit etc.
• lipsa de prioritati. Organizațiile nu acordă prioritate atingerii obiectivelor înainte de a începe un proiect. Acest lucru duce la faptul că în timpul implementării sistemului ERP, trebuie să rezolvați multe sarcini, comutând constant între ele. Ca urmare, timpul de implementare crește, apar erori și probleme suplimentare.
• angajații nu sunt instruiți. Lipsa insuficientă sau totală a pregătirii angajaților este un motiv comun pentru implementarea nereușită a unui sistem ERP. Angajații nu înțeleg cum să lucreze în sistem și acest lucru provoacă respingere. Sistemul va fi nerevendicat, funcționalitatea acestuia va fi folosită într-o măsură limitată.
• subestimarea acurateței datelor.În centrul sistemului ERP se află procesarea datelor. Prin urmare, acuratețea și eficiența sistemului vor depinde de fiabilitatea și acuratețea datelor care sunt introduse în sistemul ERP. Pentru a reduce erorile, este necesar să introduceți inițial date fiabile și precise în sistem. Angajații care lucrează cu sistemul trebuie să verifice cu atenție datele înainte de a le introduce în sistem.
• folosind aplicații învechite. O altă problemă care duce la eficiența scăzută a implementării sistemului ERP este utilizarea în continuare a aplicațiilor vechi. Lucrarea este duplicată în sistemul ERP și aplicațiile vechi. Organizațiile continuă să le folosească pentru că plătite pentru susținerea lor și reînnoirea licențelor. Acest lucru duce la faptul că trecerea la muncă în sistemul ERP este întârziată.
• nu există o testare eficientă a sistemului. Adesea, furnizorii de sisteme ERP oferă să testeze pe un număr limitat de utilizatori. O astfel de testare nu va putea dezvălui toate deficiențele și nu va permite simularea unei sarcini reale de utilizator.
• lipsa strategiei de întreținere și modernizare. Dacă o companie nu dezvoltă o strategie de întreținere și modernizare a sistemului ERP, atunci aceasta va deveni rapid învechită. Partea tehnică (hardware) a sistemului ERP necesită modernizare, deoarece în timp, volumul de date crește și este necesară o nouă putere de calcul. Partea software trebuie actualizată constant în conformitate cu cerințele în schimbare ale legislației și ale pieței.

Problemele de implementare de mai sus sunt cele mai frecvente și frecvent întâlnite. Pe lângă acestea, există întotdeauna probleme specifice fiecărei întreprinderi sau organizații. „o metodă eficientă de a evita sau de a minimiza pierderile cauzate de astfel de erori este să pregătire atentăși planificarea fiecărei etape a proiectului de implementare a sistemului ERP.

Piața sistemelor ERP din Rusia crește rapid. Cu toate acestea, proiectele de implementare a sistemelor ERP se termină adesea cu eșec. Potrivit experților, aproximativ 70% dintre proiectele de implementare a sistemelor ERP nu își ating obiectivele declarate. Ne propunem să discutăm principalele motive. La urma urmei, prevenit este antebrat.

Imagine

În primul rând, interesul manifestat sisteme ERP asociate cu așteptările privind beneficiile semnificative pe care întreprinderile le pot primi ca urmare a utilizării unor astfel de sisteme. Dar aceste așteptări se bazează, cel mai adesea, pe promisiunile companiilor care implementează acest software. Cu toate acestea, foarte des proiectele de implementare a sistemelor ERP se termină cu eșec. Aproximativ 70% dintre proiectele de implementare a sistemelor ERP nu își ating obiectivele declarate din cauza unei banale neînțelegeri a ceea ce este un sistem ERP.

Care este motivul unor statistici atât de triste și cum, după ce a cheltuit resurse financiare și de timp semnificative, să nu dovedească asta? Vă oferim TOP 10 greșeli comise în implementarea proiectelor ERP. Această listă nu este exhaustivă și este o listă a erorilor găsite de experții și consultanții noștri în timpul lucrului cu clienții.

Descărcați documente utile:

Greșeala #1. Nu descrieți procesele de afaceri înainte de începerea implementării ERP

Este imposibil să implementați calitativ sistemul ERP fără procesele de afaceri descrise la nivelul „cum ar trebui să fie”, sau cel puțin o înțelegere clară și afișare „pe hârtie” a fluxurilor de informații și materiale/documentare din compania dumneavoastră. De multe ori întâlnim o opțiune atunci când consultanții sunt implicați în lucru în acel moment critic de implementare, când sistemul eșuează și nu dă efectul dorit, iar implementatorii și echipa de management nu îl pot îndrepta în direcția corectă. Ajungând la fundul cauzelor unor astfel de eșecuri, dezvăluim inconsecvențe grave în înțelegerea proceselor de către cei care implementează sistemul și de către compania însăși - pur și simplu nu există o descriere a acestora sau se face în mod formal și nu reflectă. ciclul de producție real.

Cel mai frecvent motiv pentru astfel de situații este dorința clientului de a economisi la descrierea și dezvoltarea acestui pas, care, într-adevăr, poate fi destul de costisitor. Clientul se așteaptă ca ajustările proceselor să poată fi făcute deja în etapa de implementare. Pe de o parte, acest lucru este logic, deoarece proiectul, cu construcția potrivită, se va desfășura progresiv, cuprinzând tot mai multe zone și șantiere, modernizând și îmbunătățind ceva pe măsură ce proiectul se dezvoltă. Dar asta nu înseamnă că procesele de afaceri se pot schimba constant în timpul dezvoltării - este ca și cum ai renova un apartament, ai schimba constant proiectul de proiectare ... Într-o zi, îl vei repara în continuare. Singura întrebare este când și cât te va costa până la urmă?

Una dintre opțiunile rezonabile, din punctul nostru de vedere, este o preliminară descrierea proceselor de afaceri „așa cum sunt”, impunerea lor pe o platformă software cu ajutorul unei echipe de implementatori și transformarea lor în „a fi” este, de fapt, baza implementării. În paralel, împreună cu echipa de proiect, puteți modifica procesele pe măsură ce dezvoltarea progresează, găsirea cele mai bune solutiiși idei pentru optimizarea proceselor în curs și automatizate.

Greșeala #2. Faceți în mod continuu modificări în viitorul sistem

O altă greșeală comună este să faci ajustări la viitorul sistem și să nu le ții evidența (dorești să „stai pe ac”?). Implementarea ERP este întotdeauna lungă și laborioasă. Dar acest proces poate fi și mai complicat dacă aveți încredere deplină în implementatorii și nu le cereți să descrie în detaliu modificările aduse platformei originale. Rezultatul poate fi cel mai deplorabil - în cazul rezilierii contractului, riști să obții o mulțime de coduri de neînțeles, la care nu vei putea continua să lucrezi singur, sau vei fi obligat să interacționezi cu un cerc restrâns. de specialiști, deoarece numai ei înțeleg esența sistemului pe care l-au creat. Afacerile nu ar trebui și nu pot depinde de parteneri și de bunăvoința lor (sau lipsa acesteia - instanțele, conform practicii noastre, pot ajuta în această chestiune, dar le ia prea mult timp prețios). Solicitați implementatorilor dvs. să întrețină documentatia proiectului, pentru a putea continua proiectul pe cont propriu prin angajarea de specialisti, sau schimbarea antreprenorului.

Greșeala #3. Bazați-vă complet pe automatizare

Nu merită să crezi că automatele vor face totul pentru tine. Nu vor, punct. Ei nu vor putea lua în considerare toate caracteristicile companiei dvs., nuanțele interacțiunilor și complexitățile de a face afaceri. Fiecare companie este diferită. Vrei sa primesti bun rezultat– alăturați-vă proiectului de implementare a sistemului EPR de la bun început! Echipa de proiect trebuie să includă în mod necesar specialiști cheie ai companiei, ceea ce va reduce semnificativ riscul eșecului proiectului și vă va permite să creați un instrument de management util companiei, și nu un „sistem de introducere a datelor pentru rapoarte”. Amintiți-vă scopul implementării - de a crește eficienta de functionare companiilor.

Greșeala #4. Dezvoltați TK pentru toate ocaziile

Este imposibil să luați în considerare totul, unele momente se vor „născu” în cursul implementării și trebuie să existe un anumit grad de libertate, inclusiv cel stabilit în contractul cu implementatorii. Alternativ, puteți specifica în contract numărul de ore de consultanță pentru dezvoltări suplimentare - poate fi inclus în costul proiectului dacă este implementat la cheie, sau poate fi calculat suplimentar la un tarif oră-man. O încercare de a dezvolta o specificație tehnică ținând cont de toate nuanțele va duce la crearea unui Talmud uriaș, care este puțin probabil să fie citit și studiat de echipa de proiect.

Greșeala #5. Ignorați rezistența personalului

Dacă specialiștii companiei nu sunt implicați în proiectul ERP, atunci riscul rezistenta la schimbare , introducerea unui „sistem de conducere” poate distruge toate întreprinderile bune. În practica noastră, există cazuri când, sub presiunea conducerii, compania a pierdut aproximativ 50% din personal în procesul de implementare a sistemului.

Greșeala #6. Nu acordați suficientă atenție proiectului de implementare a sistemului ERP

Automatizarea este opțională în orice caz. În practica noastră, a existat un caz în care un proiect de implementare a sistemului a fost transferat unui manager de top ca opțiune suplimentară. Ca urmare, termenii și costul implementării le-au depășit de 2 ori pe cele planificate.

Un proiect de implementare ERP necesită imersiune totală și, în mod ideal, un manager de proiect separat de companie, care va integra toate informațiile și comunicarea proiectului în mâinile sale. Un manager de proiect doar din partea implementatorilor nu va fi absolut suficient.

Este important să înțelegeți și să acceptați că implementarea unui sistem ERP este în primul rând necesară pentru compania dumneavoastră. Din păcate, compania de implementare este mai puțin interesată de acest lucru - sunt mulțumiți că plătiți în mod regulat facturile.

Greșeala #7. Încerc să faci totul deodată

Pe baza experienței noastre în susținerea proiectelor de implementare, suntem convinși că conceptele de implementare a proiectelor bazate pe scrum (metodologie agile de dezvoltare software) funcționează cu adevărat și dau rezultate (citiți și despre Metodologie agilă). Principiile principale pe care ne concentrăm sunt lucrul în module mici (cicluri de până la 1 lună) pentru a obține o versiune funcțională a produsului la fiecare etapă. În plus, ajustarea și alinierea altor module cu cel dezvoltat poate continua. Sistemul se desfășoară progresiv, adaptându-se flexibil la sarcinile companiei. Încercând să implementați complet sistemul dintr-o dată și apoi să îl testați, riscați să cheltuiți tot bugetul și timpul, iar la final obțineți o surpriză neplăcută sub forma unui produs care nu funcționează.

Greșeala #8. Alegeți platforma greșită

Atunci când alegeți o platformă, asigurați-vă că aceasta corespunde cu adevărat nevoilor afacerii dvs. și va sprijini nu numai finanțe, contabilitate, ci și operațiuni de bază (producție, vânzări etc.). Asigurați-vă că este destinat special (universalitatea de aici poate strica) tipului dvs. de companie (producție, logistică etc.). Această cerință se aplică atât platformelor funcționale, cât și hardware-software.

Cu cât sistemul se potrivește mai bine operațiunilor dvs., cu atât veți cheltui mai puțin timp și bani pentru modificări și cu atât sistemul va fi mai confortabil de utilizat.

Greșeala nr. 9. Echipa greșită de automate

Găsiți consultanți care vă înțeleg afacerea. Este important să înțelegeți că procesele de afaceri companie de productie, nu poate fi aproximat prin metodele de control comune în cu amănuntul sau în sectorul serviciilor, indiferent cât de bine îi susține sistemul și indiferent de consultanții care îl implementează. Cunoștințele de programare, DBMS, contabilitate și comerț sunt importante, dar nu vor ajuta prea mult la implementarea sistemului într-o companie a cărei activitate principală este producția.

Greșeala #10. Obiective incorecte pentru implementarea unui sistem ERP

Problemele de implementare cresc de obicei pe măsură ce proiectul avansează la acele etape ale proiectului, în care sunt automatizate cele mai importante procese de afaceri ale companiei. Și anume, procesele de afaceri corespunzătoare tipului de activitate care aduce principalul profit. Pentru societatile comerciale, acestea sunt cumparari/vanzari, pentru firmele de transport - transport, pt întreprinderile industriale– producție etc.

Din păcate, de foarte multe ori scopul implementării sistemelor ERP nu este atât îmbunătățirea activităților de producție, cât reducerea eforturilor de întreținere. fluxurile de informațiiîn cadrul întreprinderii. Un exemplu clasic este implementarea unui sistem de combinare a informațiilor financiare și operaționale într-o singură bază de date.

Majoritatea ERP-urilor care pretind a fi sisteme integrate de întreprindere au fost create inițial în scopuri de management, finanțare și contabilitate a relațiilor cu clienții. În consecință, acestea au fost dezvoltate de profesioniști în contabilitate și finanțe cu ajutorul profesioniștilor IT. Ca urmare, sistemele ERP au furnizat informațiile cerute de contabilitate și departamentele financiare, în timp ce producția și alte unități operaționale (vânzări, aprovizionare, depozite) au furnizat aceste informații. Implementarea unor astfel de sisteme, care nu afectează activitatea de bază a companiilor, de obicei nu conduce la niciun rezultat semnificativ.

Procesul de implementare a sistemelor ERP este împărțit condiționat în 7 etape: munca organizațională, sondajul întreprinderii, alegerea metodologiei de automatizare, proiectarea sistemului, implementarea software-ului la locurile de muncă ale angajaților, lansarea sistemului în exploatare comercială, întreținere.

Ne propunem să luăm în considerare procedura de implementare a ERP mai detaliat.

I stadiu organizatoric

Lucrul la proiectul de implementare ERP în întreprindere începe cu definirea scopurilor si obiectivelor. Nu ar trebui să fie automatizare de dragul automatizării - clientul trebuie să știe clar ce efecte de afaceri dorește să obțină în final.

În etapa pregătitoare, este, de asemenea, necesar formă grup de lucru pe partea clientului. Ar trebui să includă:

• supraveghetor (de preferință din rândul managerilor de top ai companiei). Această persoană ar trebui să fie bine versată în toate aspectele întreprinderii și organizarea proceselor de afaceri. În plus, managerul de proiect de implementare ERP ar trebui să fie capabil să ia singur decizii cu privire la orice probleme care apar.
• Specialiști responsabil de conformitatea sistemului cu cerințele legislației în vigoare și standardelor corporative. Această categorie include: director executiv, Contabil șef, Șef Serviciu IT.
• Șefii tuturor departamentelor care va lucra în sistemul ERP. Sarcinile lor vor include consilierea implementatorilor în etapa de studiu a proceselor de afaceri ale întreprinderii și organizarea activității departamentelor la finalizarea procesului de automatizare.
• Specialist general IT . Aria sa de responsabilitate va fi suportul tehnic al proiectului.

Dacă doriți să sistem automatizat managementul unei întreprinderi de producție a adus rezultate tangibile de afaceri cât mai curând posibil, trebuie să vă asigurați că este utilizat cât mai activ și eficient de către angajați. Pentru a face acest lucru, personalul trebuie să fie instruit să lucreze în ERP și controlat strict în stadiul inițial de funcționare. Aceste responsabilități cad și pe umerii reprezentanților grupului de lucru.

În plus, în stadiul organizatoric, este necesară determinarea surselor de finanțare și a companiei integratoare.

II Etapa anchetei întreprinderilor

La finalizarea activității organizaționale, se efectuează o examinare a proceselor de afaceri ale întreprinderii. Această procedură este necesară pentru a determina cu exactitate calendarul și costul lucrărilor de implementare. În funcție de amploarea proiectului și de sarcinile stabilite, integratorul IT poate oferi clientului una dintre cele 2 opțiuni de sondaj:

• Examinare expresă. Se efectuează în 1,5-2 luni. Pe baza rezultatelor sale se întocmește un document „Analiza anteproiect”. Acesta reflectă caracteristicile contabilității automate și o listă de sarcini care vor trebui rezolvate în procesul de implementare.
• Examinare completă . Se efectuează în decurs de 3-5 luni. Pe baza rezultatelor unei examinări amănunțite, se elaborează „Termeni de referință”, sunt dezvoltate procesele de afaceri pentru contabilitate automatizată și este descrisă o listă de îmbunătățiri software necesare.

Alegerea opțiunii de sondaj este determinată de metodologia de implementare ERP preferată.

III Alegerea metodologiei de implementare a ERP

Implementarea soluțiilor ERP pe platforma 1C:Enterprise poate fi realizată conform unuia din 4 scenarii:

• Serviciu pentru abonați . Compania integratoare realizează un sondaj expres al întreprinderii, întocmește un plan de implementare ERP extins și, pe baza acestuia, determină costul maxim posibil al proiectului. Acest cost este specificat în contract, costul unei ore de muncă a programatorului-implementator este și el fix acolo. Planul general munca este împărțită în luni. Pe baza numărului de ore de lucru se determină mărimea bugetului lunar. În contract este inclusă și o sumă fixă ​​de plată.
• Tehnologia în etape implementare . Această metodologie implementarea ERP implică un studiu complet al întreprinderii, definirea tuturor proceselor automate de afaceri și pregătirea specificațiilor tehnice. Termenii de referință reflectă: volumul îmbunătățirilor aduse configurației standard a programului, o listă completă a lucrărilor defalcate în etape fixe, calendarul și costul fiecărei etape de implementare a ERP. Principalul dezavantaj al acestei tehnologii este inflexibilitatea. Efectuarea celei mai mici ajustări la proiect implică o modificare a mandatului: o revizuire a calendarului și a costului realizării etapelor individuale de lucru.
• Tehnologie cu rezultate rapide . Algoritmul de implementare ERP este aproximativ același ca pentru serviciile de abonament. Se efectuează și un sondaj expres, se calculează costul maxim al proiectului, se estimează ora de lucru a programatorului. Plata se face și o dată pe lună, dar nu la un tarif fix, ci în funcție de numărul de ore efectiv petrecute de programatori. Nu există planuri de lucru strict reglementate pentru o lună, o săptămână - lista și succesiunea sarcinilor pot varia în funcție de nevoile reale ale întreprinderii. Flexibilitatea este un avantaj incontestabil al tehnologiei cu rezultate rapide. Puteți include procese de afaceri suplimentare în proiect în orice etapă și fără aprobări îndelungate. Singurul dezavantaj al acestei scheme de implementare este estomparea calendarului de implementare a proiectului.
• Apeluri unice . Instalarea programului pe locurile de muncă ale angajaților și automatizarea proceselor de afaceri sunt realizate în măsura posibilului de către client. Întreprinderea achiziționează o cutie și toate lucrările de implementare se desfășoară în conformitate cu scenariul apelurilor unice.

IV Proiectarea unui sistem ERP

Conform rezultatelor sondajului întreprinderii, sunt determinate cerințele funcționale pentru modulele cheie ale sistemului, necesitatea încărcării datelor inițiale și a stabilirii unui schimb cu software-ul deja utilizat. Principalele procese de afaceri ale companiei sunt proiectate în sistem, funcționalitatea standard este îmbunătățită pentru a se potrivi specificului întreprinderii.

V Implementarea unui sistem ERP într-o întreprindere

Software-ul este instalat pe locurile de muncă ale angajaților. Drepturile de acces și rapoartele sunt configurate. Încărcarea datelor de lucru și a informațiilor de referință din vechiul sistem, fișiere Excel etc.

VI Punerea în funcțiune comercială a sistemului

Abrevierea ERP provine din expresia engleză planificarea resurselor intreprinderii ceea ce înseamnă literalmente planificarea resurselor întreprinderii. Teoretic, un astfel de sistem este strategie generală activitățile companiei, care ia în considerare următoarele domenii:

• Managementul resurselor financiare - raportare fiscală, contabilitate, planificarea bugetară;
• Managementul resurselor umane;
• Gestionarea activelor;
• Interacțiunea cu partenerii și contabilizarea istoricului tranzacțiilor cu clienții.

Din punct de vedere practic, vorbind de sistemele de afaceri ERP, ele înseamnă software de automatizare a fiecărei zone enumerate, precum și alte procese ale activităților companiei pentru a le aduce într-o bază de date comună interconectată necesară funcționării întreprinderii.

Cu cuvinte simple, sistemele ERP sunt seturi de măsuri care includ: modele de gestionare a fluxului de informații într-o întreprindere, echipamente pentru stocarea și procesarea acesteia, software, un departament IT și specialiști suport tehnic, precum și direct către utilizatori.

Structura sistemului informatic de planificare a resurselor întreprinderii

Fiind un software complex, un sistem ERP este format din următoarele elemente:

• Platformă- mediul principal (nucleu) care asigura functionarea componentelor programului, precum si functionalitatea de baza (informatii de referinta, functii) ale firmei. Aceasta este baza sistemului, fără de care funcționarea acestuia este imposibilă.
• Instrumente de gestionare a datelor- aceasta include stocarea pe server, programe pentru procesarea informațiilor și transferul acestora pentru funcționarea modulelor.
• Pluginuri- programe independente unele de altele care se conectează la platformă și utilizează bazele de date principale în activitatea lor. Prezența modulelor independente care pot fi deconectate și conectate fără a perturba funcționarea întregului complex este cea care distinge sistemele ERP de alte tipuri de software utilizate în automatizarea proceselor de afaceri.

Modulele conectate la platforma principală a sistemului de planificare a resurselor de producție sunt împărțite în mod convențional în trei grupuri:

1. Intern- programe utilizate în cadrul întreprinderii, la care au acces angajații.
2. Extern- programe la care au acces clienții și partenerii (de exemplu, un cont personal al unui intermediar dropshipper).
3. Conectori- programe de conectare cu alții produse software, care nu fac parte din sistemul ERP, dar sunt utilizate de companie în activitățile sale. Ei realizează schimb de date.

De unde să obțineți un sistem ERP pentru o întreprindere

Există trei moduri de a cumpăra software de planificare a resurselor:

1. Crearea propriului produs. De multe ori se dovedește a fi o metodă irațională, deoarece lipsa unei abordări profesionale poate duce la o situație în care va fi luată în considerare o singură direcție, care nu va da un efect tangibil. Totodată, sistemul introdus în acest fel, de regulă, este greu de înlocuit sau completat.
2. Achiziționarea unei platforme gata făcute și implementarea acesteia în activitatea întreprinderii. Aici trebuie să faci alegerea potrivitaîn funcție de activitățile companiei dumneavoastră. Produsele de înaltă calitate și bine-cunoscute sunt destul de scumpe și necesită sprijin constant din partea dezvoltatorului.
3. Dezvoltarea profesionala a sistemelor ERP individual pentru companie. Doar 20% dintre programele create pe piața internă sunt integrate cu succes în activitatea întreprinderilor. Aceasta înseamnă că riscul companiei de a primi un produs de calitate scăzută la un cost umflat este destul de mare.

Cum să alegeți și să implementați un sistem ERP

Nu există un sistem universal de planificare a resurselor potrivit pentru toate companiile. Pentru fiecare producție este selectat cel mai optim produs al acestuia, care este apoi ajustat în timpul procesului de implementare.

Tipuri de sisteme ERP pentru întreprinderi

Clasificarea sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii se realizează în funcție de mai mulți parametri, a căror luare în considerare vă va ajuta în alegerea produsului potrivit. Deci, după scopul lor, pot fi sectoriale și generale. Prima opțiune este potrivită pentru companii foarte mari, precum și pentru întreprinderile care produc un produs unic sau folosesc practici de afaceri nestandardizate.

După tipul de organizare, se disting sisteme de următoarele formate:

• public- accesul la funcționalitatea generală a programului are mulți utilizatori, dar datele dumneavoastră sunt disponibile doar pentru angajații companiei dumneavoastră.
• Privat- programul este izolat si poate fi modificat si finalizat in functie de sarcinile companiei.
• hibrid este o combinație de două tipuri.

După tipul de stocare a informațiilor:

• Nor- bazele de date sunt localizate pe servere externe.
• Intern- datele sunt stocate pe serverul propriu al companiei.

După formatul de interfață cu utilizatorul:

• Staționar (desktop)- software-ul de conectare la baze de date este instalat pe un PC și poate funcționa autonom de pe Internet, folosind doar comunicații interne.
• Browser (funcționează numai online)- accesul la sistem se realizează prin intermediul site-ului companiei și al contului personal al unui angajat, client sau partener.

După arhitectura software:

• Modular- constau din multe componente (module) concepute pentru a rezolva diverse probleme.
• Monolitic- programe complexe uniforme.

După clasa de licență pentru utilizare:

• Proprietate- software închis, pentru utilizarea căruia trebuie să plătiți pentru o licență.
• sursa deschisa - programe gratuite sursa deschisa.

Erori în alegerea unui sistem de planificare a resurselor

Alegerea greșită a sistemului de management al întreprinderii ERP nu numai că va atrage costuri suplimentare, ci poate afecta negativ funcționarea întreprinderii. Pentru a evita greșelile, trebuie să le cunoașteți pe principalele:

• Lipsa unui obiectiv bine ales și clar articulat. Este important să înțelegeți că ERP - ar trebui să îmbunătățească activitatea companiei, adoptând laturi pozitiveși compensați-le pe cele negative. Prin urmare, atunci când alegeți, este necesar să se determine exact ce efect din implementare ar trebui să fie obținut. Dacă scopul tău este să optimizezi afacerea în ansamblu, nu vei obține rezultatul dorit. Toate sarcinile trebuie specificate în termenii de referință (TOR). În același timp, sistemul ar trebui să fie adaptat companiei, și nu invers. Este o greșeală să reconstruiești complet o afacere, mai ales dacă aceasta este profitabilă, sub un sistem ERP.
• Alegerea greșită a metodologiei de rezolvare a sarcinilor. Fiecare sistem ERP este construit pentru o anumită zonă de afaceri. Poate fi adaptat pentru sectorul manufacturier sau exclusiv pentru comerț.
• Vedere unilaterală a selecției sistemului. Echipa de specialiști care alcătuiește TOR, care selectează și controlează procesul de implementare a sistemului, ar trebui să includă reprezentanți ai diferitelor departamente ale companiei (IT, vânzări, personal, producție). În caz contrar, produsul final va fi ales din punctul de vedere al confortului unei singure legături de utilizatori și nu va aduce o eficiență adecvată întreprinderii în ansamblu.
• Calificări insuficiente ale dezvoltatorului și specialiștilor care implementează implementarea. Procesul de creare și integrare a unui sistem de planificare a resurselor este costisitor și multe companii, în efortul de a reduce costurile, apelează la firme cu puțină experiență sau folosesc sisteme ERP gratuite, ceea ce este destul de riscant.
• Nivel scăzut de control asupra procesului de integrare a programului în sistem.
• Complexitatea interfeței. Dacă programul este prea complex pentru a fi înțeles intuitiv, s-ar putea să vă confruntați cu problema de a trebui să vă instruiți personalul cu privire la modul de utilizare. De asemenea, crește riscul erorilor accidentale la introducerea datelor, ceea ce implică o planificare incorectă și toate consecințele care decurg.

Ce funcții ar trebui să ofere un sistem de planificare a resurselor

Principalul instrument în planificarea afacerii care vă permite să luați o decizie este documentația de raportare. Ea este cea care stă la baza activității ERP, care, la rândul său, ar trebui să ofere capacitatea de a analiza datele rapoartelor din diferite poziții. Prin urmare, un sistem ERP eficient ar trebui să aibă un număr dintre următoarele funcții:

• Oferirea unui flux convenabil de documente. Scopul principal al sistemelor ERP este de a oferi documentație rapidă (facturi, facturi, rapoarte, liste de prețuri), precum și operațiuni ulterioare cu acestea (căutare, acces, redirecționare, editare).
• Planificare. Algoritmul sistemului, în special pentru producție, ar trebui să permită planificarea plăților, livrărilor, exploatării depozitului, schimbări sezoniere, volumele de producție. Pentru fiecare companie, planificarea producției este individuală și este legată de o strategie de volum-calendar.
• Transparența informațiilor. Programul ar trebui să înregistreze toate tranzacțiile, părțile, volumele și datele implementării lor, ceea ce va face munca companiei mai transparentă pentru analiză.
• Control acces pt diferite niveluri . Deoarece sistemul acoperă o cantitate foarte mare de informații despre activitatea companiei, dintre care majoritatea trebuie să rămână închise pentru angajații de nivel inferior, clienții și partenerii, trebuie să permită închiderea unei părți a datelor pentru utilizatorii cu permisiuni diferite.
• Rețea de date unificată. Sistemul ERP ar trebui să ofere capacitatea de a urmări separat toate procesele (de exemplu, tranzacțiile) la toate nivelurile de la achiziționarea de materii prime și producție, până la înregistrarea vânzării și plata taxelor.
• Contabilitatea personalului. Programul ar trebui să prevadă posibilitatea de a controla numărul de personal, de planificare a programului de ieșiri și a orelor lucrate, ținând cont de nivelul de calificare al angajaților și de programare a vacanțelor, de a urma cursuri de perfecționare. De asemenea sistem eficient planificarea prevede posibilitatea calculării salariilor și sporurilor, ținând cont de forma remunerației.
• Lucrați cu furnizorii. Funcționalitatea sistemului ar trebui să vă permită să stocați și să procesați baza de date a furnizorilor, să trimiteți cereri de disponibilitate, să planificați formarea comenzilor, să lansați capital de lucruși plătiți facturile, monitorizați procesul de livrare și păstrați evidența achizițiilor.
• Lucrați cu clienții. Sistemul ar trebui să permită o înregistrare completă a datelor pentru fiecare client, indiferent cât de mulți entitati legale incluse în structura acestuia din urmă. Aceasta presupune nu doar posibilitatea de a permite clientului să lucreze prin cont propriu, ci și stocarea datelor privind tranzacțiile finalizate, creanțe, planificarea aprovizionării, procesarea facturilor, istoricul cooperării. Acest lucru vă permite să studiați cererea și nivelul profitului primit de la fiecare client.
• Service si reparatii. Dacă vorbim de producție, această parte a programului ar trebui să asigure planificarea inspecției tehnice a echipamentelor, programul de reparații programate, modernizarea sau înlocuirea echipamentului întreprinderii. Pentru întreprinderi comerciale Sistemul trebuie să poată răspunde service post-vânzare bunuri vândute și reparații în garanție.

Caracteristicile implementării ERP

Sistemul de planificare a resurselor funcționează cu baze de date, care, de regulă, sunt foarte numeroase. Informațiile în sine pot fi localizate pe diverse medii, inclusiv documentație pe hârtie și, prin urmare, transferul lor într-un format electronic este o muncă uriașă. Datele în sine sunt împărțite în două grupuri:

• Important- informatiile care stau la baza intreprinderii. Acestea sunt date despre activitatea și managementul producției, raportări de la departamentul de vânzări și ofițerii de personal. Ele trebuie folosite fără greșeală în sistemul ERP.
• General- informații care sunt relevante pentru o anumită companie, care nu sunt utilizate de companie în mod constant, dar sunt și importante. Aceste date sunt adăugate în sistem la nevoie sau la solicitarea conducerii companiei.

Un ERP ideal ar trebui să includă capacitatea de a utiliza toate tipurile de date, dar în practică, pentru a simplifica procesul de implementare, sunt luate în considerare mai întâi cele importante, iar apoi cele comune sunt integrate treptat.

Pe baza datelor care ar trebui utilizate și a funcționalității necesare a sistemului, a sarcina tehnica. Este un document (instrucțiune) oficial care demonstrează ce sarcini și obiective trebuie implementate în procesul de implementare. Pe baza TOR, este compilat plan calendaristic munca de integrare.

Există trei strategii pentru implementarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii:

1. Integrare pas cu pas- mai întâi sunt puse în funcțiune principalele module (de exemplu, contabilitatea financiară, contabilitate și managementul documentelor), iar apoi, după depanarea lucrărilor acestora, restul sunt introduse treptat. Această metodă necesită foarte mult timp și este posibil să nu arate rezultate imediat. Este adesea folosit de companii în dezvoltarea independentă a sistemului.
2. Implementare integrată- sistemul este aplicat imediat în toate direcțiile și în totalitate, apoi se efectuează o depanare treptată a lucrării. Această metodă vă permite să integrați rapid un sistem de planificare a resurselor întreprinderii. Este folosit la cumpărarea de software gata făcut.
3. Metoda combinata- Introducerea sistemelor ERP are loc imediat în toate domeniile de activitate, dar în etape. Această strategie vă permite să minimizați timpul de implementare cu cea mai mică pierdere a calității muncii. Cel mai adesea, această tehnică este utilizată de companiile private care oferă servicii pentru dezvoltarea de software individual.

Cum funcționează un sistem ERP și cine are nevoie de el

Având în vedere complexitatea și costul ridicat, introducerea ERP va fi potrivită doar pentru companiile mari, unde cantitatea de date pentru contabilitate este foarte mare și necesită sistematizare. Astfel de sisteme demonstrează o eficiență ridicată pentru producția la scară largă, în diverse corporații și exploatații. Dacă firma nu emite o gamă largă de sau este angajată în fabricarea de loturi mici, ea nu are nevoie de un sistem atât de serios de planificare a resurselor și doar va încetini procesul și va duce la pierderi nejustificate.

Singura excepție, potrivit specialiștilor agențiilor de consultanță, este utilizarea sistemelor ERP. firme mici operează într-un mediu foarte competitiv, în care automatizarea tuturor proceselor creează un avantaj suplimentar.

Pentru a înțelege dacă aveți nevoie de un astfel de sistem, trebuie să calculați eficiență economică din implementarea acestuia. Poate fi determinată de diverși parametri (scăderea stocurilor, viteza de producție, reducerea personalului, creșterea productivității muncii) și, ca urmare, pentru întreprindere însăși, ar trebui să aducă profit suplimentar sau, cel puțin, reducerea costurilor.

O scurtă prezentare a ERP-urilor populare

Cel mai adesea, principalele sisteme ERP ale companiilor sunt produse finite, adaptate la activitățile întreprinderii. Ele pot fi plătite și gratuite. Cu o implementare adecvată, puteți obține eficiență în ambele cazuri.

Produse gratuite populare:

• ERPNext- un program minimalist pentru munca unui antreprenor privat (IP). Principalul dezavantaj este spațiul limitat pe disc, care poate fi mărit contra unei taxe suplimentare.
• Galaxy ERP- conceput pentru piața internă și vă permite să țineți cont de schimbările frecvente ale legislației.

Programe plătite:

• ERP SAP- unul dintre cele mai populare sisteme care oferă o funcționalitate largă și o interfață ușor de utilizat.
• 1C: Întreprindere- un sistem destul de popular și accesibil, care oferă un număr mare de soluții specializate.
• OpenBravo ERP- un program pentru nivelul mediu cu scalare convenabilă și costuri accesibile.

Avantajele și dezavantajele ERP

Majoritatea neajunsurilor sistemelor ERP provin din calitățile sale de bază, întrucât principalele probleme cu care se confruntă companiile la implementarea unui program sunt legate de greșelile atunci când se decid asupra necesității utilizării și alegerea directă a software-ului.

Aspecte negative ale integrării unui sistem de planificare a resurselor

În ciuda faptului că scopul sistemelor ERP este de a îmbunătăți procesul de activități de producție, acestea au dezavantajele lor. Printre acestea din urma:

• Complexitatea programuluiși drept consecință, preț mare achiziții și implementări.
• Cerințe crescute pentru echipamentele de stocare și procesare a datelor, inclusiv servere pentru stocarea backup-urilor. Trebuie să fie fiabil și rapid, ceea ce determină costul ridicat.
• Necesitatea unei protecții suplimentare a datelor, controlul atent al sistemului de securitate și stabilirea unei ierarhii de acces. Stocarea informațiilor în format electronic, și mai ales cu accesul prin intermediul unei rețele, cresc riscul de furt sau distrugere (intenționată sau accidentală) a documentelor importante.
• Dependența de alimentarea cu energie a companiei. Dacă în birouri depozite sau în etaje comerciale problemele companiei cu reteaua electrica, funcționarea companiei se poate opri complet.

Avantajele practice ale unui sistem ERP

Implementarea strategiei și software-ului pentru contabilitate și planificarea resurselor este metoda eficienta pentru a realiza îmbunătățiri în activitatea companiei, care are următoarele avantaje:

• Abilitatea de a se integra în diverse tipuri de producție și de a se adapta rapid la gamă largă activitati ale intreprinderilor. Sistemul ERP este potrivit pentru complexe industriale, organizații bancare, întreprinderi comerciale, servicii.
• Suport pentru metode de planificare in diverse domenii ale activitatii companiei.
• Abilitatea de a construi o întreprindere virtuală.
• Contabilitate financiară de înaltă calitate pentru toate departamentele.
• Abilitatea de a gestiona corporații cu un număr mare de divizii internaționale și angajați la distanță.
• Scalabilitate și flexibilitate pentru implementare în întreprinderi de diferite dimensiuni.
• Abilitatea de a lucra cu alte programe și aplicații utilizate în întreprindere.
• Integrarea datelor în sistem unic, punându-le disponibile pentru mai multe departamente.

Înțelegerea caracteristicilor sistemului ERP, ce este acesta în cuvinte simpleși cum să alegeți pentru întreprinderea dvs., veți putea să vă avertizați împotriva achiziționării eronate a unui produs scump de care nu aveți nevoie, alegându-l pe cel mai eficient, veți putea să îl implementați în mod competent, să obțineți o creștere a eficienței și a profitului Compania.