Типові положення про відділи та служби підприємства. Положення про організацію. Про організацію розробки ПП та ДІ

Кожен відділ вирішує свої завдання. Щоб усі підрозділи компанії працювали злагоджено, затвердіть положення про відділ - зручний регламент, що закріплює функції структурної одиниці та порядок взаємодії з іншими службами.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Положення про відділ - локальний організаційно-розпорядчий документ, що нерідко застосовується в великих компаніяхіз самостійними структурними підрозділами. Розробка нормативного становища кожного відділу дозволяє регламентувати його повсякденну діяльність, визначити основні завдання, окреслити внутрішню структуру і розподілити зони відповідальності. Такий документ можна скласти для кожної служби або лабораторії, окремих цехів, ділянок і бюро.

У той же час підприємства малого бізнесу з простою організаційною структурою та обмеженою кількістю працівників зазвичай не потребують нормативних актів такого роду. Якщо немає поділу на самостійні структурні одиниці (відділи, служби), то й положення, що їх регламентують правовий статуста встановлюють порядок взаємодії з іншими підрозділами, не потрібні. Докладніше про норми трудового законодавства, розроблених спеціально для невеликих організацій, читайте у статтях « . Які правила для мікропідприємств стануть у нагоді іншим компаніям» та «Перевірки: чи можуть за скаргою співробітника?».

Не пропустіть: головні зміни у кадровій роботі

Що прийнято і набуло чинності цього місяця.

Завантажте документи на тему

Положення про відділ: структура та зміст

Щоб грамотно скласти у 2018 році положення про відділ кадрів, бухгалтерію або будь-який інший структурний підрозділ підприємства, рекомендуємо скористатися зручним шаблоном.

Типове положення про відділ містить такі розділи:

1. загальні положення;
2. структура;
3. основні завдання (місії);
4. функції;
5. права та обов'язки;
6. відповідальність;
7. взаємовідносини коїться з іншими підрозділами.

В розділі " загальні положення» вказується повне найменування відділу та реквізити документа, на підставі якого він створений, а також прописується порядок підпорядкування. Пересічні співробітники підпорядковуються начальнику відділу, а той, у свою чергу, підзвітний директору підприємства. Докладніше структура підрозділу «розкладається по поличках» у другому розділі документа: виділяються категорії персоналу, визначається його чисельність.

Дуже важливим є розділ «Завдання», що задає вектор діяльності відділу. Роботодавець сам вирішує, наскільки докладними мають бути формулювання. Зазвичай йдеться лише про ключові напрямки діяльності. Наприклад, якщо розглядати зразок положення про відділ кадрів ( кадрової служби), до переліку завдань варто включити підбір та виховання кадрів, забезпечення працівникам прав та гарантій відповідно до актуального трудового законодавства та локальних норм, ведення кадрового облікуі т.д.

Завантажити в.doc

Завантажити в.doc

Зміни та поправки в локальні нормативні активносяться при необхідності. Якщо надалі виникне потреба у перегляді положення, скористайтесь рекомендаціями експертів (див. статті «Як розробити та затвердити в організації», «За скільки часу потрібно повідомити про та інші кадрові питання»).

Розробка положення про структурний підрозділ організації

При створенні структури (світової) підприємства необхідно як визначити функції кожної структурної одиниці, а й закріпити в відповідному документі. Положення про структурний підрозділ якраз і є документом, що визначає: порядок створення підрозділу, правове становищепідрозділи в організаційній структурі підприємства, завдання та функції підрозділу, права підрозділу, взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства, відповідальність підрозділу.

Тому обов'язки з розробки положень можуть бути покладені на відділ кадрів, юридичний відділ та ін. Не можна сказати, що законодавством встановлені вимоги до складання та оформлення положення про структурний підрозділ. І це правильно, бо підприємство має самостійно створювати свою управлінську стратегію. Практикою вироблено кілька моделей положень про підрозділи підприємства. Однією з найпоширеніших є модель, яка містить такі розділи:

1. Загальні положення.
2. Структура та штатна чисельністьпідрозділи.
3. Завдання підрозділу.
4. Функції підрозділу.

5. Права підрозділу.
6. Взаємини (службові зв'язки) підрозділи коїться з іншими підрозділами підприємства.
7. Відповідальність підрозділу.

Розглянемо основні елементи тексту з прикладу оформлення положення з наведеної моделі.

Макет положення

(1) Найменування підприємства, організації, установи.Найменування підприємства (організації, установи), що є автором документа, має відповідати тому, що закріплене в установчих документах. Якщо в установчих документах закріплено скорочене найменування, його також вказують у документі, але поміщають нижче за повне (у дужках). У тому випадку, якщо автором є відокремлений структурний підрозділ підприємства (філія, представництво), його найменування мають нижче найменування підприємства. Нагадаємо, що згідно зі статтею 55 Цивільного кодексу РФ філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що знаходиться поза місцем його знаходження і здійснює всі його функції або їхню частину, у тому числі функції представництва. Під представництвом, у свою чергу, розуміється відокремлений підрозділ юридичної особи, розташований поза місцем його знаходження, який представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист.

(2) Гриф про затвердження.Положення про основні структурних підрозділахпідприємства затверджує директор. Положення про підрозділ у складі основного підрозділу (наприклад, бюро у складі відділу) може затверджувати керівник основного підрозділу, якщо таке повноваження відображено у його посадової інструкціїабо положення про очолюваний ним підрозділ.

Гриф затвердження документа має складатися з:

1. слова СТВЕРДЖУЮ (без лапок);

2. найменування посади особи, яка затверджує документ;

3. підписи, ініціалів, прізвища посадової особи;

4. дати затвердження.

Як правило, наказом директора підприємства про створення структурного підрозділу одночасно затверджується та положення. У цьому випадку гриф твердження складається з:

1. слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

2. найменування затверджуючого документа в називному відмінку;

3. дати документа та його номера. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Генерального директораТОВ "Злагода" від 22.03.00 № 31

(3) Найменування структурного підрозділу.Якщо слово "ПОЛОЖЕННЯ" є найменуванням виду документа, то реквізит (3) є заголовком до тексту. Він включає короткий змістдокумента та узгоджується з найменуванням виду документа. Наприклад, положення про фінансовому відділі. Структурний підрозділ підприємства - офіційно виділений орган управління частиною підприємства з самостійними завданнями, функціями та відповідальністю за виконання покладених на нього завдань. У разі йдеться про структурних одиницях підприємства, які мають повними ознаками юридичної особи і які є відокремленими підрозділами.

Розрізняють такі види структурних підрозділів:

1. Управління.

2. Служби.

5. Відділення.

7. Лабораторії.

8. Сектори.

9. Ділянки.

Створення тієї чи іншої підрозділу залежить від різних чинників. Насамперед, це облікова чисельністьпрацівників. Обґрунтування створення підрозділу, зазвичай, пов'язується з нормативами чисельності працівників. Вони якраз і призначені для визначення необхідної чисельності працівників того чи іншого підрозділу, встановлення посадових обов'язків, розподіл роботи між виконавцями. Так, наприклад, на підприємствах з середньооблікової чисельністюпрацівників понад 700 осіб створюються бюро охорони праці за штатної чисельності працівників 3-5 одиниць (включаючи начальника) або відділ — за штатної чисельності працівників від 6 одиниць.

У той самий час у ряді підприємств створення відділів охорони праці допускається за нормальної чисельності працівників щонайменше 4-х штатних одиниць. Якщо звернутися до організаційної структурі федеральних органів виконавчої, то можна знайти там таку залежність: штатна чисельність управління не може бути менше 20 одиниць, відділу не менше 10 одиниць, відділу (у складі управління) не менше 5 одиниць, відділення - не менше 2 одиниць .

У структуру управління що неспроможні входити менше 3 відділів. Слід зазначити, що створення таких структурних підрозділів, як управління, характерне для органів державної владита муніципальних органів. На приватних підприємствах найпоширенішим є структурування відділів. Нормативи штатної чисельності підприємство визначає самостійно.

Однак не можна не враховувати той факт, що дроблення організаційної структурита штатної чисельності підприємства на дрібні підрозділи у кількості 2-3 осіб, керівники яких не мають права на прийняття управлінських рішень, Приводить до "розмазування" відповідальності керівників всіх рівнів за прийняті ними рішення. У той же час збільшення ступеня відповідальності викликає реакцію у відповідь керівників підрозділів, а саме вимоги про підвищення заробітної плати.

Положення про структурний підрозділ (службу)

Положення про структурні підрозділи(службах) можна класифікувати на:

положення про структурні підрозділи;

положення про колегіальні та дорадчі органияк керівних (рада директорів, правління), так і спеціалізованих
(вчена рада, науково-технічна рада та ін.);

положення про тимчасові органи(Нарадах, комісіях, радах).

Структура текстуположення про підрозділ (службу) нормативно не закріплено. Досить стійку структуру, вироблену практикою, мають лише положення про підрозділи, що включають такі розділи:

Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємини.

В розділі "Загальні положення"зазначаються: повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер та найменування правового акта, на підставі якого створено та діє підрозділ, чим керується у своїй діяльності, ким очолюється та
кому підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділу печатки.

В розділі "Основні завдання"перераховуються основні проблеми, що вирішуються підрозділом і визначають характер та напрямки діяльності підрозділу.

В розділі «Функції»вказуються дії чи види роботи,
які має виконувати підрозділ для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати
специфіку діяльності підрозділу.

В розділі "Права та обов'язки"перераховуються права, якими наділяється підрозділ від імені його керівника.

В розділі «Відповідальність»встановлюються види дисциплінарної, адміністративної, за необхідності, — та кримінальної відповідальності, яку може нести керівник підрозділу
у разі невиконання підрозділом своїх обов'язків.

В розділі «Взаємини»регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу; основні документи, створювані ним; вказується, з якими підрозділами та організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує та представляє підрозділ, періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються розбіжності, що виникають.

Положення про підрозділ оформляєтьсяна загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами цього виду документівє: найменування організації, найменування виду документа, дата та номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Положення про підрозділи підписуютьсякерівником підрозділу, затверджуютьсякерівником організації.

Посадова інструкція

Посадова інструкція- правовий акт, що видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадові інструкції розробляються всі посади, передбачені штатним розкладом.

Текстпосадова інструкція складається з наступних розділів:

1. Загальні положення.

2. Посадові обов'язки.

4. Відповідальність.

5. Взаємини.

Розділ "Загальні положення"включає: найменування посади із позначенням структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується працівник; порядок призначення на посаду та звільнення з посади; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник на цій посаді; кваліфікаційні вимоги(Рівень освіти, стаж роботи); вимоги до працівника щодо спеціальних знань.

В розділі "Посадові обов'язки"встановлюється конкретний зміст діяльності працівника, перераховуються види робіт, що виконуються працівником на цій посаді, характер дій, що виконуються («керує», «підготовляє», «стверджує», «розглядає», «виконує», «забезпечує» тощо).

В розділі "Права"встановлюються повноваження працівника, що забезпечують виконання покладених на нього обов'язків:

право приймати певні рішення, надавати вказівки з конкретних питань, самостійно підписувати документи у межах наданої йому компетенції, право звертатися з пропозиціями до керівника; представництво від імені підрозділу або установи в інших організаціях та межі представництва; право брати участь у нарадах, у яких розглядаються питання, які стосуються його відання, право вимагати необхідну роботи інформацію (статистичну, економічну та інших.), і навіть право вимагати виконання певних дій з інших працівників.

В розділі «Відповідальність»визначаються критерії оцінки роботи та міра персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість та своєчасність виконання роботи. Відповідальність працівника визначається відповідно до чинного законодавства та може бути дисциплінарною, адміністративною чи кримінальною.

В розділі «Взаємини»вказується: від кого, до яких
терміни та яку інформацію отримує працівник; кому, яку і в
які терміни представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з ким здійснює спільну підготовку
документів та інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з іншими підрозділами, особами, організаціями.
Посадова інструкція оформляєтьсяна загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами посадової інструкціїє: найменування організації, найменування структурного
підрозділи, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Посадова інструкція підписуєтьсякерівником структурного підрозділу
і затверджуєтьсякерівником (заступником керівника) організації - куратором цього підрозділу або керівником
структурного підрозділу, якщо йому надано це право

Візуютьсяпосадові інструкції керівниками зацікавлених підрозділів та юридичною службою(юристом),
також іншими посадовими особами, від яких може залежати її виконання.

Дата посадової інструкціїє дата її затвердження.

Регламент

Регламент – правовий акт, який визначає порядок діяльності керівництва організації, колегіального чи дорадчого органу. Текст регламенту складається з розділів, пунктів та підпунктів, позначених арабськими цифрами. Регламент роботи колегіального чи дорадчого органу визначає: статус колегіального чи дорадчого органу; порядок планування; порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні; внесення матеріалів на розгляд; порядок розгляду матеріалів та прийняття рішення на засіданні; ведення протоколу засідання; оформлення рішень колегіального чи дорадчого органу; порядок доведення рішень до виконавців; матеріально-технічне забезпечення засідань Регламент оформляєтьсяна загальному бланку установи. Обов'язковими реквізитами є: найменування установи, найменування колегіального чи дорадчого органу, вид документа, дата документа, номер документа, місце складання, гриф затвердження, текст, підпис.

Регламенти затверджуютьсякерівником організації чи керівником колегіального чи дорадчого органу. У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговоренняна засіданні членами колегіального чи дорадчого органу, а також погодженняіз зацікавленими підрозділами та юридичною службою.

Штатний розклад

Штатний розклад- правовий акт, що визначає структуру, чисельність та посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів (у державні установи- із зазначенням розряду за Єдиною тарифною сіткою).

Штатний розклад оформляєтьсяна стандартних аркушах паперу формату А4 альбомної орієнтації з нанесенням реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.

У заголовку до тексту вказується рік, який складено штатний розклад. Текстштатного розкладу складається у табличній формі. Вказуються коди та найменування структурних підрозділів та посад, кількість одиниць по штату, посадовий оклад, надбавки та місячний фонд зарплати за посадовими окладами

Відповідальність за підготовку штатного розкладу лежить на відділі кадрів (Службі персоналу). Проект штатного розкладу візуєтьсякерівниками підрозділів, головним бухгалтером, юридичною службою, заступниками керівника організації.

Штатний розклад підписуєтьсякерівником Відділу кадрів та затверджуєтьсякерівником організації із проставленням гербового друку (або друку організації) на грифі затвердження.

Інструкція

Інструкція- правовий акт, що містить правила, що регулюють
організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, підрозділів, служб, посадових осіб.

Текстінструкції складається з розділів, що мають заголовки та розбиваються на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Текст інструкції повинен починатися з розділу «Загальні положення», де викладаються цілі та причини видання документа, область розповсюдження, підстави для розробки та інші відомості загального характеру. У тексті інструкції використовуються слова "повинен", "слід", "необхідно", "не допускається", "забороняється" тощо.

Інструкції оформляютьсяна загальному бланку організації. У заголовку до інструкції позначається об'єкт або коло питань, на які поширюються вимоги, наприклад: «Інструкція про ведення бухгалтерського облікуна підприємстві".

Інструкція підписуєтьсякерівником структурного підрозділу, який розробив її, і підлягає затвердженню. Інструкції візуютьсякерівниками всіх зацікавлених підрозділів, юридичною службою, заступником керівника, що курирує той напрямок діяльності, якого стосується зміст інструкції. Стверджуютьсяінструкції керівником організації.

Документи інструктивного характеру можуть називатися «Правила», «Положення».

Почнемо з того, що відзначимо дві важливі деталі:
1. Написання положень актуальне, якщо є реальний розподіл організації на ці підрозділи.
2. Наявність положень, що розглядаються, не обов'язково для організації.

Зворотній зв'язок

ПІЗНАВАЛЬНЕ

Сила волі веде до дії, а позитивні дії формують позитивне ставлення

Як мета дізнається про ваші бажання, перш ніж ви почнете діяти. Як компанії прогнозують звички та маніпулюють ними

Цілюща звичка

Як самому позбутися образливості

Суперечливі погляди на якості, властиві чоловікам

Тренінг впевненості у собі

Найсмачніший «Салат із буряків із часником»

Натюрморт та його образотворчі можливості

Як прийняти муміє? Муміє для волосся, обличчя, при переломах, кровотечі і т.д.

Як навчитися брати на себе відповідальність

Навіщо потрібні межі у відносинах із дітьми?

Світлоповертаючі елементи на дитячому одязі

Як перемогти свій вік? Вісім унікальних способів, які допоможуть досягти довголіття

Класифікація ожиріння з ІМТ (ВООЗ)

Розділ 3. Завіт чоловіка з жінкою

Осі та площини тіла людини - Тіло людини складається з певних топографічних частин та ділянок, у яких розташовані органи, м'язи, судини, нерви тощо.

Коли на будинку не дістає вікон і дверей, гарний високий ганок ще тільки в уяві, доводиться підніматися з вулиці в будинок по трапу.

Диференціальні рівняння другого порядку (модель ринку з прогнозованими цінами) — У найпростіших моделях ринку попит і пропозицію зазвичай вважають залежать лише від поточної ціни товар.

VI. Взаємодія відділу з іншими структурними підрозділами

I. загальні положення

1. Відділ контролю за якістю є самостійним структурним підрозділом підприємства.

2. Відділ створюється та ліквідується наказом директора підприємства.

3. Відділ підпорядковується безпосередньо директору з якості підприємства.

4. Відділ контролю якості очолює начальник, який призначається на посаду наказом директора підприємства за поданням директора з якості.

5. Начальник відділу контролю якості має ____ заступника.

6. Обов'язки заступника (їй) ___________ (визначаються; розподіляються) начальником відділу контролю за якістю.

7. Заступник(и) та інші працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом директора підприємства за поданням начальника відділу контролю якості.

8. У своїй діяльності відділ керується:

8.1. Статутом підприємства.

8.2. Цим Положенням.

ІІ. Структура відділу

1. Структуру та штатну чисельність відділу затверджує директор підприємства виходячи з умов та особливостей діяльності підприємства за поданням директора з якості та начальника відділу та за погодженням з ____________________ (відділом кадрів; відділом організації та оплати праці).

2. Відділ має у своєму складі такі структурні підрозділи:

· Технічне бюро ОКК

· Бюро (сектор, група) контролю якості у цехах (БКК)

· Лабораторія контролю зовнішнього приймання

· Центральна вимірювальна лабораторія

· Лабораторія хімічного аналізу

3. Положення про підрозділи відділу (бюро, сектори, групи, лабораторії, ін.) затверджуються директором, а розподіл обов'язків між співробітниками підрозділів провадиться начальником відділу.

ІІІ. Завдання відділу

1. Забезпечення випуску підприємством якісної та конкурентоспроможної продукції.

2. Запобігання випуску підприємством продукції, що не відповідає вимогам стандартів та технічних умов, затвердженим зразкам (еталонам), проектно-конструкторської документації

3. Матеріально-технічне та методологічне забезпечення (нормативно-технічною та технологічною документацією, довідковими матеріалами) постачання продукції.

4. Дотримання умов постачання, комплектності продукції за договорами.

5. Зміцнення виробничої дисципліни, підвищення відповідальності всіх ланок виробництва за якість продукції.

IV. Функції відділу

1. Перевірка матеріальних ресурсів, що надходять на підприємство (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів) та підготовка висновків про відповідність їх якості стандартам та технічним умовам.

2. Складання актів приймального контролю за якістю матеріальних ресурсів.

3. Операційний контроль усім стадіях виробничого процесса.

4. Проведення вибіркового інспекційного контролю якості окремих технологічних операцій (зокрема транспортування), технологічним обладнаннямта інструментом.

5. Визначення номенклатури параметрів, що вимірюються, і оптимальних норм точності вимірювань.

6. Контроль за:

- Якістю, комплектністю, упаковкою, консервацією продукції;

- відповідністю продукції, що випускається стандартам, технічним умовам, затвердженим зразкам (еталонам), проектно-конструкторської документації;

- Наявністю товарного знака підприємства на готової продукції;

- правильністю зберігання в підрозділах підприємства та на складах матеріальних ресурсів та готової продукції;

7. Оцінка сортності продукції, що випускається підприємством.

8. Таврування прийнятої та забракованої продукції.

9. Оформлення в установленому порядку документації на прийняту та забраковану продукцію.

10. Виявлення причин невідповідності продукції вимогам нормативно- технічної документації, визначення можливості виправлення шлюбу та усунення дефектів, проведення заходів щодо їх усунення

11. Проведення повторних перевірок, зниження сортності продукції.

12. Забезпечення вилучення з обороту продукції за неможливості (недоцільності) усунення дефектів та шлюбу.

13. Аналіз та технічний облік шлюбу продукції.

14. Організація двостороннього обміну інформацією щодо якості товару зі споживачами.

15. Оформлення результатів контрольних операцій, ведення обліку показників якості продукції, шлюбу та її причин, складання періодичної звітності щодо якості продукції.

16. Оформлення документів, що засвідчують якість продукції.

17. Систематичний контроль за станом контрольно-вимірювальних засобів підприємства.

18. Своєчасне проведення заходів, пов'язаних із запровадженням нових нормативів та стандартів.

19. Участь у випробуваннях нових зразків продукції, розробка технічної документації на цю продукцію.

20. Підготовка продукції до атестації та сертифікації.

21. Участь у розробці розділів про якість та комплектність договорів на постачання продукції.

23. Розробка пропозицій щодо підвищення якості продукції, а також підвищення вимог до якості споживаних підприємством матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів).

V. Права відділу

1. Відділ контролю якості має право:

1.1. Припиняти приймання та відвантаження продукції у разі:

- невідповідності її якості стандартам, технічній документації, затвердженим еталонам, зразкам;

- Невідповідності її комплектності, встановленої нормативно-технічною документацією;

- Відсутності обов'язкової встановленої технічної документації;

Про припинення приймання (відвантаження) начальник відділу контролю якості письмово повідомляє директора з якості.

Розпорядження начальника відділу контролю якості про відмову у пропуску продукції може бути скасоване лише на підставі письмового наказу директора.

1.2. При виявленні невідповідності продукції стандартам на окремих етапах виробництва вносити пропозиції керівництву підприємства щодо припинення процесу виготовлення у відповідних структурних підрозділах підприємства, а саму продукцію бракуватиме.

1.3. Вимагати від керівників усіх структурних підрозділів:

- Проведення заходів, спрямованих на підвищення якості виробленої продукції;

- надання необхідної для здійснення роботи відділу інформації;

1.4. У разі розбіжностей щодо якості продукції приймати остаточне рішення про приймання або відбраковування останньої.

При вирішенні спорів щодо якості продукції в суді видаватиме експертний висновок (на вимогу суду).

2. Начальник відділу контролю якості також має право представляти:

2.1. Пропозиції про заохочення працівників, що відзначилися, і про залучення до дисциплінарної відповідальностіпрацівників, які не дотримуються трудової та виробничої дисципліни.

2.2. Висновки про факти псування цінностей (при складанні документів для оформлення списання нестач цінностей і псування понад норми природних втрат).

VI. Взаємодія відділу з іншими структурними підрозділами

Для виконання функцій та реалізації прав відділ контролю якості взаємодіє:

1. З відділом стандартизації з питань:

1.1. Отримання:

- Стандартів;

- Інструкцій;

- технічних умов;

- іншої технічної документації щодо визначення якості продукції;

1.2. Надання:

— пропозицій та зауважень щодо наданої документації;

- інформації про порушення стандартів та технічних умов;

2. З відділом головного технолога з питань:

2.1. Отримання:

- висновків про відповідність матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, ін.) ТУ та ГОСТ;

- висновків щодо можливості застосування матеріальних ресурсів у виробництві;

2.2. Надання:

- Матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, ін.) на аналіз їх відповідності ГОСТ, ТУ;

3. З відділом головного конструктора з питань:

3.1. Отримання:

- технічної документації щодо проведення випробувань зразків продукції;

— технологічних картз нормами допусків відповідно до ГОСТу та ТУ;

- описів технологічних процесівіз зазначенням вимог до якості;

3.2. Надання:

— відомостей про виявлені технологічні недоліки та пропозиції щодо їх усунення;

- Пропозицій щодо підвищення якості продукції;

— узагальнених відомостей про якість продукції та кількість шлюбу;

- протоколів випробувань та досліджень зразків продукції;

4. З відділом головного механіка з питань:

Отримання:

— планів проведення перевірки та ремонту обладнання;

- Засобів контролю за якістю ремонту обладнання;

4.2. Надання:

- Пропозицій щодо поліпшення якості продукції;

5. З відділом головного енергетика з питань:

5.1. Отримання:

- Графіків профілактичних робіт на електрообладнанні;

- Комплектуючих до електроустаткування;

- Допомоги в ремонті електрообладнання;

5.2. Надання:

- Заявок на ремонт електрообладнання;

- Заявок на комплектуючі до електроустаткування;

6. З інструментальним відділом з питань:

6.1. Отримання:

- Вимірювального інструменту (у тому числі власного виробництва);

6.2. Надання:

- Заявок на новий інструмент;

- Актів списання несправного вимірювального інструменту;

7. З виробничою лабораторією та її підрозділами з питань:

7.1. Отримання:

- Актів з результатами випробувань;

Положення про підрозділ (положення про відділ) - це правовий акт, який визначає статус, функції, права, обов'язки та відповідальність структурних підрозділів.

Положення про підрозділ - зміст

Положення про підрозділ може бути типовим та індивідуальним. Типові положення (наприклад, типове положення про відділ кадрів) розробляються для однотипних організацій та структурних підрозділів. За наявності типового становища індивідуальні розробляються з його основі (наприклад, положення відділах банку Н-ского філії). Таким чином, типове становище, як приклад положення про структурний підрозділ, часто використовується у практичній роботі.

Не існує нормативно встановлених вимог щодо змісту положення про підрозділ. Типове положення про відділ може включати такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Основні завдання;
3. функції;
4. Права;
5. відповідальність;
6. Взаємини.

Як правило, при розробці положення про підрозділ у розділі «Загальні положення» зазначаються повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер та найменування правового акта, на підставі якого створено та діє підрозділ, чим керується підрозділ у своїй діяльності, ким очолюється та кому підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділу печатки.

Розділ «Основні завдання» - це перелік великих завдань, які вирішуються підрозділом та визначають характер та напрямки діяльності підрозділу.

У розділі "Функції" перераховуються дії або види робіт, які має виконувати підрозділ для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції мають повністю відбивати специфіку діяльності підрозділу.

У розділі «Права» перераховуються права, якими повинен мати керівник для ефективної діяльності.

Розділ «Відповідальність» встановлює види дисциплінарної, адміністративної та (за потреби) кримінальної відповідальності, яку може нести керівник підрозділу у разі невиконання підрозділом своїх обов'язків.

У розділі «Взаємини» регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу; основні документи, створювані ним; вказується, з якими підрозділами та організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує та подає підрозділ; встановлюються періодичність та терміни подання; в якому порядку і ким розглядаються розбіжності, що виникають.

Положення про відділ - відповідальність

Положення про структурні підрозділи візуються керівником служби кадрів, юристом, заступником керівника організації, який займається цим підрозділом, а також керівником інших структурних підрозділів, з якими цей підрозділ взаємодіє в роботі.

Положення про підрозділи підписуються керівником підрозділу та затверджуються керівником організації. Положення про підрозділ може затверджуватись розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням), якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.

Положення про підрозділ - оформлення

Положення структурному підрозділі оформляється на загальному бланку організації.

Обов'язковими реквізитами положення структурному підрозділі є: найменування організації, найменування виду документа, дата і номер документа (при безпосередньому затвердженні керівником), місце складання, заголовок до тексту, підпис, візи погодження документа, гриф затвердження.

Положення про відділ кадрів (зразок заповнення)

Товариство з обмеженою відповідальністю ЗАТВЕРДЖЕНО "Верона" наказом ТОВ "Верона" (ТОВ "Верона") від 02.11.2011 N 15 ПОЛОЖЕННЯ Москва про відділ кадрів

1. Загальні положення

1.2. Відділ створюється та ліквідується наказом генерального директора.

1.3. Відділ підпорядковується заступнику генерального директора.

1.4. Відділ створюється з метою забезпечення організації трудовими ресурсами, комплектування кадрами службовців необхідних професій та кваліфікації відповідно до завдань та спрямування її діяльності, розробки кадрової політикиорганізації, дотримання прав, пільг та гарантій працівників в області трудового права, а також ведення кадрового діловодствавідповідно до законодавства РФ.

1.5. У своїй діяльності відділ керується:

Конституцією РФ;

Трудовим кодексом РФ;

Федеральними законами РФ;

Указами та розпорядженнями Президента РФ;

Постановами та розпорядженнями Уряду РФ;

Державною системою документаційного забезпечення управління (ДСДОУ);

Державними стандартами (ГОСТ);

Нормативними актами, розробленими та затвердженими Росархівом;

Переліками типових управлінських документів;

Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців;

Інструкцією із заповнення трудових книжок;

Статутом організації;

Локальними нормативними актами.

2. Структура відділу

2.1. Структуру та кількість штатних одиниць відділу затверджує генеральний директор.

2.2. Відділ підпорядковується начальнику відділу.

2.3. До складу відділу входять такі посади:

Начальник відділу – 1 шт. од.;

Провідний спеціаліст з кадрів – 1 шт. од.;

Фахівець з кадрів – 2 шт. од.

3. Основні завдання

3.1. Основні завдання відділу:

Удосконалення процесів управління;

Підбір, відбір, прийом на роботу та розстановка кадрів;

Облік особового складу працівників;

створення резерву кадрів для висування на вищі посади;

Організація проведення атестації працівників;

Організація роботи з професійної підготовки та перепідготовки кадрів;

ведення кадрового діловодства;

Методичне керівництво та координація діяльності кадрових підрозділів філій;

Здійснення військового обліку.

4. Функції

У функції відділу входить:

4.1. Визначення та розробка кадрової політики та стратегії відповідно до напряму діяльності організації та сфери її діяльності.

4.2. Формування штатного розкладу Підприємства.

4.3. Визначення поточної потреби у кадрах.

4.4. Підбір кваліфікованих спеціалістів шляхом:

Інформування працівників організації про наявні вакансії;

Розміщення у засобах масової інформаціїоголошень про вакансії;

Звернення до органів служби зайнятості;

Взаємодія з навчальними закладами.

4.5. Комплектування організації необхідними кадрами відповідно до критеріїв відбору та оцінки найманого персоналу, у тому числі:

Переміщення працівників усередині організації;

Прийом працювати нових працівників.

4.6. Документальне оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства - оформлення трудових договорівз працівниками та змін до них, підготовка проектів наказів з особового складу та основної діяльності організації, заповнення особистих карток працівників.

4.7. Ведення роботи з трудовими книжками, у тому числі прийом трудових книжок від працівників, що приймаються на роботу, їх облік, зберігання, заповнення, а також видача при припиненні трудових відносин.

4.8. Облік особового складу шляхом складання різного виду звітів.

4.9. Складання графіків відпусток, оформлення наказів про надання працівникам різних видіввідпусток, облік кількості використаних днів відпустки.

4.10. Оформлення та облік службових відряджень(Підготовка проектів наказів та службових посвідчень).

4.11. Робота з листками непрацездатності.

4.12. Перевірка правильності та повноцінного заповнення табелів обліку робочого часу працівниками структурних підрозділів організації.

4.13. Підготовка та видача довідок про посаду та період роботи в організації.

4.14. Взаємодія зі сторонніми організаціями:

Страховими компаніями щодо подання відомостей на оформлення полісів обов'язкового медичного страхування (ОМС) та добровільного медичного страхування (ДМС);

Військовими комісаріатами з питань постановки, зняття з військового обліку працівників організації, їх обліку та надання звітів.

Пенсійними фондами з метою надання документів виготовлення страхових свідоцтв державного пенсійного страхування.

4.15. Підготовка кадрової документації передачі в архів організації для подальшого зберігання.

4.16. Організація роботи з філіями організації:

Контроль над виконанням кадрового діловодства у філіях;

Консультування працівників філії у частині трудового законодавства;

Отримання звітності про прийом, переведення та звільнення працівників філій.

4.17. Підготовка матеріалів для подання працівників до заохочення.

4.18. Підготовка матеріалів притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності.

4.19. Контроль над дотриманням дисципліни праці та виконанням працівниками Правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативних актів.

4.20. Організація військового обліку працівників.

4.21. Консультування працівників організації з питань трудового законодавства, у тому числі відповіді на запити, скарги, звернення.

4.22. Планування та участь у заходах з атестації, до яких належить:

Розробка локальних нормативних актів, виходячи з яких проводиться атестація;

Інформаційне забезпечення (складання графіків, наказів, показників);

Контроль за ходом проведення атестації, виконання рішень атестаційної комісії.

4.23. Встановлення потреби у підвищенні кваліфікації, перепідготовці чи навчанні працівників, документальне оформленнянаправлення на навчання.

4.24. Формування та підготовка резерву кадрів для висування на вищі посади.

4.25. Розробка комплексу заходів щодо підвищення мотивації працівників.

4.26. Аналіз плинності кадрів.

5. Права та обов'язки

5.1. Працівники відділу мають право:

Взаємодіяти з питань, що належать до компетенції відділу, з іншими підрозділами організації, державними та муніципальними органами та іншими організаціями;

Вимагати від усіх структурних підрозділів матеріали та відомості, необхідних виконання функцій, покладених на відділ;

Контролювати дотримання трудового законодавства в організації, а також надавати роз'яснення щодо застосування норм Трудового кодексуРФ та інших нормативних актів;

Подавати пропозиції щодо підвищення ефективності та вдосконалення діяльності всіх підрозділів організації у частині, що належить до компетенції відділу;

Представляти в установленому порядку від імені організації з питань, що належать до компетенції відділу, у тому числі з питань підбору персоналу;

Засвідчувати документи з особового складу, які видаються працівникам організації.

5.2. Працівники відділу зобов'язані:

Забезпечити безпеку персональних даних працівників при їх обробці;

Дотримуватись у своїй роботі норм чинного законодавства.

6. Взаємодія із структурними підрозділами

Відділ у процесі виконання функцій, покладених на нього, взаємодіє:

6.1. З усіма структурними підрозділами.

6.1.1. З питань отримання:

заяв;

Пояснювальних записок;

Листків непрацездатності.

6.1.2. З питань надання:

Довідок;

Виписок, копій документів, що запитуються.

6.2. З бухгалтерією.

6.2.1. З питань надання:

Копій наказів з особового складу;

Табелів обліку робочого часу;

Листків тимчасової непрацездатності;

Заяв для нарахування та виплати допомоги;

Документів для оформлення службових відряджень.

6.2.2. З питань отримання:

Інформація про заробітної платипрацівників.

6.3. З правовим відділом:

6.3.1. З питань отримання:

Роз'яснень чинного законодавства та порядку його застосування.

6.3.2. З питань надання:

Проекти документів для погодження.

6.4. З відділом документаційного забезпечення:

6.4.1. За запитаннями:

Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, наказів щодо спільної діяльності;

Надсилання листів та інших документів;

Передача документів на архівне зберігання.

6.5. З особами, відповідальними за кадрове діловодство у філіях:

6.5.1. За запитаннями:

Відправлення та отримання інформації, кадрової документації для координації та контролю за діяльністю кадрових підрозділів у філіях;

Напрями методичних матеріалів, включаючи локальні нормативні акти, для ознайомлення працівників філій та застосування їх у роботі;

Консультування з питань кадрового діловодства та трудового законодавства загалом.

7. Відповідальність

Відділ відповідає:

7.1. За невчасне та неякісне виконання покладених на відділ завдань.

7.2. За недотримання законодавства у сфері трудового права.

7.3. Працівники відділу несуть персональну відповідальність у межах посадових обов'язків, визначених трудовим договором.

7.3.1. Працівники відділу можуть бути притягнуті до дисциплінарної, матеріальної, кримінальної відповідальності у разі та у порядку, передбаченому законодавством.

7.3.2. Порядок притягнення до дисциплінарної відповідальності передбачено правилами внутрішнього трудового розпорядку.

ПОГОДЖЕНО: Начальник юридичного управління

Матвєєв Є.П. Матвєєв

Начальник відділу кадрів

Полякова О.О. Полякова

Почнемо з того, що відзначимо дві важливі деталі:
1. Написання положень актуальне, якщо є реальний розподіл організації на ці підрозділи.
2. Наявність положень, що розглядаються, не обов'язково для організації.

Структурний підрозділ організації - виділена в установленому порядку, але не має ознак юридичної особи і не є відокремленої, частина підприємства, на яку покладаються самостійні завдання, функції та відповідальність.

Основним критерієм виділення частини підприємства (працівників) в окрему структуру є покладання неї особливих завдань та функцій, і навіть надання особливих повноважень, необхідні вирішення цих задач.

Практика управління показує, що ефективно організувати роботу та здійснювати контроль можливо, якщо у безпосередньому підпорядкуванні в одного керівника перебуває не більше 8-10 працівників. Отже, бажано розподіл великих підрозділів на дрібніші структурні одиниці:

• управління – відділи, служби;
• цехи – сектори, ділянки;
• відділи – відділення, сектори, ділянки.

Найважливішою складовоюположень є розмежування зон відповідальності та впорядкування взаємозв'язків між підрозділами. Спробуйте свої "прямокутники" (структурні підрозділи) з'єднати між собою лініями, що вказують на їх зв'язки. Вийде картинка, що нагадує павутину. А якщо Ви проаналізуєте коло питань, з яких йде взаємодія, то я впевнений, що виявите масу "порожніх" (інформація просто не потрібна тому відділу, куди вона надходить) і зв'язків, що дублюють один одного. Адже організаційна побудова і зокрема положення, що розробляються, спрямовані саме на те, щоб упорядкувати ці інформаційні потоки, зменшити час їх проходження від виконавця до керівника і назад, і зрештою підвищити якість і швидкість прийняття рішень.

Розробка положення про структурний підрозділ

По перше , визначте завдання, на вирішення яких створюється структурний підрозділ. Завдання, що ставляться перед ним, повинні бути реальними, нехай навіть здаються нездійсненними на даному етапі, але здійсненними в принципі. Надалі, у процесі комплектації цього підрозділу співробітниками, Ви оцінюватимете людей щодо їхньої здатності до вирішення поставлених завдань, визначати, чи є необхідність залучення фахівців з боку чи достатньо власного кадрового ресурсу, а також планувати навчання персоналу.

По-друге , визначте функції (дії), які має виконувати підрозділ вирішення поставлених завдань.

По-третє , згрупуйте однотипні функції за окремими напрямками, визначте кількість необхідного персоналу, шляхом розподілу функцій серед віртуальних працівників та розрахунком норм часу на їх виконання (або іншим способом), проаналізуйте можливість контролю керівником підрозділу за виконанням усіх покладених на підрозділ функцій та визначте, чи немає потреби створення всередині підрозділу дрібніших структурних одиниць.

Після завершення даної роботи віддайте проект "Положення" на узгодження зацікавлених підрозділів (вони визначені на попередньому етапі роботи). Зберіть зауваження та пропозиції. Проаналізуйте їх, якщо вони суттєві та конструктивні (будьте обережні, адже ви відбираєте у інших керівників частину повноважень, що може позбавити їх статусу незамінності), то зберіть так звану "погоджувальну комісію", вирішіть всі розбіжності за змістом.

Передайте в юридичний відділ на перевірку відповідності чинному законодавству та після отримання позитивної відповіді затвердіть документ у керівника.

В окремих організаціях, найчастіше це властиво державним та муніципальним органам або бюджетним установам, порядок розроблення та затвердження Положень закріплюється окремим документом "Інструкція про порядок складання, погодження та затвердження Положень про структурні підрозділи".

Можна при розробці Положення піти іншим, більше простим шляхом. І взяти за основу Кваліфікаційний довідникпосад керівників, фахівців та інших службовців", оскільки основні завдання та функції підрозділу можуть бути похідними від посадових обов'язків відповідних керівників та фахівців, і навпаки. При цьому завдання та функції структурного підрозділу повинні бути обов'язково уточнені та доповнені стосовно вашої організації. Наприклад , функції відділу маркетингу та реклами будуть визначатися шляхом складання посадових обов'язків начальників відділу маркетингу та реклами, відповідно до завдань, що покладаються на даний відділ, та з урахуванням специфіки структурної побудови та діяльності даного підприємства.

Головне – неформальний підхід до розробки Положення. Зайвий бюрократизм, застосування типових, штампованих формулювань, призведе до того, що одного разу ознайомившись при прийомі на роботу з таким документом, співробітник до нього більше ніколи не звернутися і відповідно не буде надалі спиратися на нього в роботі.

Обов'язок розробки Положень про структурні підрозділи зазвичай доручається відділ організації та оплати праці, а за його відсутності, на відділ кадрів чи юридичний відділ.

У положенні мають бути визначені: порядок створення та правове становище підрозділу в іонізаційній структурі підприємства; структура підрозділу та його штатна чисельність; завдання, функції, правничий та відповідальність, і навіть порядок взаємодії підрозділи коїться з іншими структурами организации.

Як випливає з визначення, Положення може складатися з наступних розділів:

1. Загальні положення.
2. Структура та штатна чисельність.
3. Завдання.
4. Опції.
5. Права.
6. Взаємодія.
7. Відповідальність.

Наведена структура документа є рекомендованою. На практиці розділів у Положенні може бути як більше (можуть додаватися: майно та кошти (бюджет), умови оплати праці, організація роботи, порядок затвердження та внесення змін тощо), так і менше.

Як приклад наведемо кілька зразків типових положень: