Програма 1с верс версія 8.2. Створення нової інформаційної бази

Кадровий облік є обов'язковим для будь-якої компанії. З кожним роком він дедалі більше регламентується законодавством, тому можливість його автоматизації є важливою для багатьох компаній, особливо з великим штатом співробітників.

• Керівництву компанії:
  • знизити тимчасові витрати на виконання кадрової роботи
  • своєчасно отримувати достовірну інформацію
  • аналізувати інформацію про кадровий склад, використання робочого часу та фонду оплати праці для прийняття управлінських рішень.
• Відділу персоналу:
  • вести кадровий документообіг відповідно до вимог законодавства
  • враховувати рух кадрів (прийом, переведення, звільнення працівників)
  • вести облік персональних даних працівників
  • проводити аналіз кадрового складу у всіх розрізах, необхідні ефективного управління (середня чисельність співробітників, коефіцієнт плинності кадрів, статистика кадрів)
  • здійснювати військовий облік
  • здійснювати персоніфікований облік для органів Пенсійного фондуРФ
  • формувати декларації відповідності умов праці державним нормативам за результатами спецоцінки
  • вести облік прав на щорічні оплачувані відпустки
  • вести облік робочого часу
  • вести штатний розклад
• Розрахунковий відділ:
  • провадити у суворій відповідності до законодавства автоматичний розрахунок заробітної плати, оплати неявок та інших нарахувань
  • здійснювати розрахунок страхових внесків, персоніфікований облік для ПФР та подавати регламентовану звітність до ПФР та ФСС
  • проводити розрахунок ПДФО та формування відомостей про доходи 2-ПДФО для подання в ІФНС та для видачі співробітникам
  • здійснювати налаштування довільних нарахувань та утримань
  • отримувати регламентовані та аналітичні звіти, у тому числі і про розподіл витрат.
• Бухгалтерії:
  • синхронізувати дані із програмою «1С:Бухгалтерія 8» редакції 3.0.
• Співробітнику:
  • отримувати розрахунковий листок електронною поштою.

• Ведення штатного розкладуу програмі опціонально. Якщо підприємство невелике і немає необхідності вести штатний розклад у програмі, можна вести облік і без штатного розкладу. У цьому випадку при прийомі та перекладі працівників необхідно буде повністю описувати місце та умови їх роботи. Якщо згодом організація ухвалить рішення складати штатний розклад у програмі, воно сформується автоматично за наявною інформацією про співробітників. Єдине, що може знадобитися, – це внести деякі корективи (наприклад, вказати вакантні позиції).
• Контроль кадрових документів щодо їх відповідності штатному розкладуможна встановити чи відмовитися від нього.
• Режим затвердження штатного розкладу спеціальними документамидозволяє зберігати історію зміни штатного розкладу, що дозволяє отримати штатний розклад на будь-яку дату. Крім того, можна аналізувати незатверджений (плановий) штатний розклад.

Облік руху кадрів

• реєстрація працівників, з якими укладаються трудові договори, та оформлення термінових та безстрокових трудових договорів, у тому числі при дистанційної роботи, у типовій формі
• реєстрація прийому на роботу та оформлення наказів про прийом на роботу співробітника або списку працівників (форми № Т-1 або № Т-1а)
• реєстрація переведення співробітника на інше місце роботи, зміни виду зайнятості (внутрішнє та зовнішнє сумісництво та основне місце роботи); зміна умов договору та оформлення наказів про переведення співробітника або списку працівників (форми № Т-5 або № Т-5а)
• реєстрація звільнень працівників (форми № Т-8 або № Т-8а)
• оформлення договорів цивільно-правового характеру: договори підряду виконання робіт, договори возмездного надання послуг, авторські замовлення.

За даними обліку руху можна отримувати таку інформацію:

• актуальні списки працівників на конкретну дату з довільним набором реквізитів;
• дані про рух працівників за вибраний період;
• статистичну інформацію про кількість працівників різних категорій(кількість працюючих за основним місцем, за внутрішнім та/або зовнішнім сумісництвом);
• середню та середньооблікову чисельністьпрацівників.

Ця інформація дозволяє керівнику аналізувати кадрову динаміку компанії та окремих підрозділів (кількість переміщень, звільнень), відстежувати зміни кадрового складу, своєчасно виявляти проблеми в управлінні персоналом.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» зберігає всю основну інформацію про співробітників, необхідну для кадрової роботи, розрахунку зарплати, ПДФО та страхових внесків:

• особисті дані про співробітника (ПІБ, дата народження, стать та ін);
• дані посвідчення особи (паспортні дані);
• номер страхового свідоцтва ПФР;
• Контактна інформація(телефони, адреси електронної поштита ін.);
• відомості про громадянство, страховий та податковий статус;
• дані про податкові відрахування;
• відомості про інвалідність;
• інформацію про освіту;
• відомості про попередню трудової діяльності;
• склад сім'ї;
• відомості військового обліку;
• відомості про нагороди, вчені ступені та звання.

Крім передбачених у програмі, користувач може створювати додаткові реквізити та відомості (наприклад, зріст, вага, розмір одягу та ін.), а також додавати фотографію співробітника, скановані копії будь-яких документів, наприклад резюме.

Функціональність «1С:Зарплати та управління персоналом 8» дозволяє забезпечити вимоги Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональні дані». Для цього реалізовано реєстрацію подій доступу до бази для обраних областей даних (обробка ПДН, особисті дані, адреси та телефони, інвалідність, дані про доходи, дані про майно).

Облік робочого часу

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» забезпечує облік робочого часу працівника. Ці дані можуть бути використані:

• для оформлення необхідних документів кадрового обліку;
• для подальшого аналізу статистики часу та причин відсутності співробітника на робочому місці;
• для нарахувань та виплат відповідно до фактично відпрацьованого часу.

Схеми обліку робочого часу. «1С:Зарплата та управління персоналом 8» забезпечує облік робочого часу співробітників як за типовими схемами (п'ятиденка), так і за специфічними, наприклад «добу через три». Типові варіанти заповнення графіків можна використовувати для створення автоматичного графіка. Існує можливість створювати індивідуальні графіки роботи для конкретних співробітників.

Виробничі календарі. Для заповнення графіків роботи використовується регламентований федеральний чи регіональний виробничий календар. Ви можете створити кілька виробничих календарів. Вони можуть знадобитися, якщо філії організації розташовані у регіонах, де встановлені власні святкові дні.

Таким чином компанія може легко вести облік робочого часу відповідно до всіх варіантів робіт, що існують на підприємстві (позмінно, з урахуванням вихідних та свят, неповних робочих днів, ковзаючих графіків тощо).

Класифікатор видів робочого часу. У «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» є класифікатор видів робочого часу (явка, вахта, свято та ін.), який компанія може розширювати та доповнювати на власний розсуд. Оплата праці залежить від виду робочого дня. Протягом робочого дня співробітник може бути зайнятий роботах різного виду часу.

Види неявок. На підставі типових видів неявок кадрова служба може реєструвати відсутність співробітника з різних підстав та автоматично формувати необхідні документикадрового обліку.

Види переробок. Інформація про роботи за межами встановленого графіка роботи збирається з наступних документів:

• про переробки при сумованому обліку часу;
• наказів про роботу у вихідні та святкові дні;
• реєстрації понаднормової роботи.

При реєстрації понаднормової роботи, переробок та роботи у вихідні та свята є можливість обрати спосіб компенсації: відгул або підвищена оплата. Відгул можна зареєструвати окремим наказом або приєднати до відпустки. Залишки відгулів та відпусток враховуються.

Табель обліку робочого часу. За результатами накопичених даних у «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» можна сформувати «Табель обліку робочого часу» (уніфікована форма Т-13).

Аналітичні звіти. Програма дозволяє аналізувати причини втрат робочого часу, отримувати інформацію про кількість працівників, які були відсутні з різних причин за певний період (наприклад, дані про те, скільки працівників перебуває у відпустці, скільки у відрядженні тощо).

Облік прав на відпустки. У «1С:Зарплаті та управління персоналом 8» реалізовано облік прав на щорічні основні та додаткові відпустки. До них відносяться відпустки, що надаються працівникам як відповідно до законодавства, так і за умовами трудових договорів.

Облік залишків. Якщо підприємство не нове, то на початку роботи з програмою необхідно заповнити інформацію про залишки відпусток (використані раніше відпустки). Зробити це можна навіть у тому випадку, якщо з початку використання програми пройшов деякий час і інформаційна база містить інформацію про поточні відпустки. Причому дані про використані відпустки можна внести до робочих років.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» підтримує ведення обліку залишків щорічних основних та додаткових відпусток, право на які зареєстровано у програмі. Розрахунок залишків невикористаних відпустокпроводиться на підставі врахованих прав працівників на щорічні відпусткита використаних відпусток. Результати розрахунку за будь-яким працівником можуть бути виведені у вигляді довідки на будь-яку дату. Сформувати таку довідку можна, наприклад, із документа «Відпустка».

Планування відпусток. «1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє не тільки сформувати графік відпусток у форматі Т-7, а й оформляти з документа «Графік» фактичні відпустки та перенесення відпусток. «1С:Зарплата та управління персоналом 8" надає можливість формувати списки відпусток: у розрізі підрозділів та посад; по групі співробітників, наприклад, по керівному складу. Доступний аналіз виконання графіка відпусток.

Розрахунок відпускних. У документі «Відпустка» «1С:Зарплати та управління персоналом 8» разом із відпускними можна нарахувати і зарплату за дні, що передують відпустці, а також матеріальну допомогу до відпустки.

У документі «Відпустка» розраховується ПДФО та інші постійні утримання, встановлені працівнику (наприклад, профвнески чи аліменти), на суму яких буде зменшено виплату. У податковому регістрі фіксується дати виплати відпускних та перерахування ПДФО.

Виплата відпускних. Виплачувати відпускні в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» можна разом з заробітною платою, з авансом чи у розрахунковий період. У міжрозрахунковий період виплату можна здійснити безпосередньо з документа «Відпустка».

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє:

• вести облік усіх категорій співробітників:
  • що підлягають військовому обліку
  • перебувають у запасі
  • стоять на спеціальному військовому обліку, заброньовані за органами державної влади, місцевого самоврядуванняабо організаціями на період мобілізації, воєнного стану або на воєнний час
• формувати звіти для військових комісаріатів, повідомлення про прийом на роботу громадян, які підлягають військовому обліку, листки повідомлень про зміни, клопотання про бронювання, картку обліку організації тощо.
• вказувати відомості щодо посад, що належать до льотно-підйомного складу та до плавскладу при підготовці відомостей про чисельність працюючих та заброньованих громадян.

Зарплата та звітність

Програма автоматизує:

• розрахунок заробітньої плати
• настроювання різних схем мотивацій
• облік залишків основної (подовженої основної) відпустки та додаткових відпусток
• планування та затвердження штатного розкладу
• аналіз причин перевитрати/економії ФОП
• обчислення ПДФО та страхових внесків, формування та надсилання звітів до контролюючих органів
• відображення нарахованої зарплати, ПДФО та страхових внесків у витратах підприємства, синхронізацію з програмою «1С:Бухгалтерія 8»
• управління розрахунками з персоналом, включаючи зарплатні проекти, перерахування на рахунок, виплати через касу та через роздавача, депонування
• облік кадрів та аналіз кадрового складу
• кадрове діловодство
• облік робочого дня та аналіз ефективності його використання.

• погодинна (з використанням місячних, денних та кількох годинних тарифних ставок)
• відрядна

• оплата за окладом
• оплата за окладом (по годинах)
• оплата за годинним тарифом
• відрядний заробіток.

Відповідно до локальними актамиорганізації у програмі можна вказати такі варіанти преміювання:

• разова премія сумою чи відсотком
• щомісячна премія сумою
• • поточного місяця
  • минулого місяця
• премія за квартал відсотком чи сумою – може виплачуватись:
  • при розрахунку місяця, у якому запроваджено відсоток чи сума
  • у міжрозрахунковий період, коли зареєстровано документ «Премії»
  • в одних і тих самих встановлених місяцях. Розмір премії задається в кадрових документах
• премія за рік сумою
• премія за рік відсотком – за замовчуванням розраховується від заробітку за рік, але у картці річний преміїможна вказати період, протягом якого при розрахунку використовується заробіток співробітника.

Можна налаштувати будь-яке нарахування та утримання: фіксованою сумою чи довільною формулою. В результаті в інформаційної системидля кожного нарахування та утримання встановлюються всі характеристики, необхідні для розрахунку заробітної плати, обчислення ПДФО та внесків. Це дозволяє вести всі розрахунки відповідно до облікової політики організації.

У «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» реалізовані всі форми оплати праці:

• погодинна (з використанням місячних, денних та кількох годинних тарифних ставок);
• відрядна;
• із використанням преміальної системи.

Цим формам оплати праці відповідають такі погодинні та відрядні нарахування:

• оплата за окладом;
• оплата за окладом (по годинах);
• оплата за годинним тарифом;
• відрядний заробіток.

Розміри всіх тарифних ставок задаються в рублях з точністю, вказаною при початковому налаштуванні програми.

Розміри ставок можуть визначатись тарифними сіткамивідповідно до розрядів співробітників. У такому разі сітки можуть бути описані у штатному розкладі, а в програмі їх зміна можна відображати спеціальними документами індексації заробітку.

Для одного працівника може одночасно застосовуватись кілька тарифних ставок.

Для налаштування нарахувань може застосовуватись сукупна тарифна ставка. За умовчанням як тарифну ставку співробітника при перерахунку використовується ставка його «основного» (почасового) нарахування, наприклад окладу днями. Сукупна тарифна ставка враховує як оклад співробітника, а й будь-які інші нарахування, наприклад відсоток чи суму надбавки.

При початковому налаштуванні можна вказати варіанти прийнятої організації системи преміювання:

• разова премія сумою чи відсотком;
• щомісячна премія сумою;
• щомісячна премія відсотком від заробітку працівника:
  • поточного місяця;
  • минулого місяця;
• премія за квартал відсотком чи сумою може виплачуватись:
  • при розрахунку місяця, у якому запроваджено відсоток чи сума;
  • у міжрозрахунковий період, коли зареєстровано документ "Премії";
  • в одних і тих самих встановлених місяцях. Розмір премії задається у кадрових документах;
• премія протягом року сумою;
• премія протягом року відсотком – за замовчуванням розраховується від заробітку протягом року, але у картці річний премії можна вказати період протягом якого при розрахунку застосовується заробіток співробітника.

Кожне нарахування в інформаційній системі описується рядом властивостей:

• Призначення нарахування
• Періодичність виконання розрахунку
• Спосіб розрахунку результату, який може бути вибраний з варіантів
• Ступінь залежності даного нарахування від інших нарахувань
• Порядок відображення в обліку робочого часу
• Ставлення нарахування до соціальної допомоги або відпусток, до розрахунку середнього заробітку
• Класифікація нарахування для обчислення ПДФО
• Класифікація нарахування для обчислених страхових внесків
• Спосіб відображення нарахування у бухгалтерському обліку
• Список витісняючих нарахувань (наприклад, співробітник не може одночасно хворіти та працювати).

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє розраховувати на утримання:

• За призначенням
• Щомісяця або лише коли введено значення показника
• Наступними способами розрахунку результату:
  • фіксованою сумою;
  • формулою на підставі комбінації будь-яких даних, доступних у регламентованих способах розрахунку, а також на підставі значень власних показників розрахунку з використанням різних формул, включаючи математичні функції max та min.

В результаті в інформаційній системі для кожного нарахування та утримання фіксуються та зберігаються всі характеристики, необхідні для його використання при розрахунку заробітної плати, обчисленні ПДФО та внесків. Це дозволяє вести всі розрахунки відповідно до облікової політики організації.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» дає бухгалтеру гнучкий інструмент із розрахунку зарплати відповідно до облікової політики компанії та специфіки її роботи.

Розрахунок зарплати. «1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє повністю автоматизувати процес розрахунку заробітної плати. Формули щодо розрахунку вводяться у систему лише один раз. Для виконання кожного наступного розрахунку користувачеві необхідно щомісяця стежити за кадровою інформацією, обліком часу та вказувати лише найзагальніші параметри: місяць нарахування зарплати, організацію та ін. Всі інші дії – заповнення табличної частини документа та власне розрахунок – система здійснить автоматично.

Розрахунок утримань. Система автоматично розраховує всі утримання: податок на доходи фізичних осіб, суми позик, якими настав термін погашення, аліменти та інших.

Розраховані утримання відіб'ються на відповідних закладках табличної частини документа.

Розрахунок внесків. Одночасно з розрахунком нарахувань та утримань на окремій закладці відображається розрахунок страхових внесків до позабюджетних фондів.

Ручне коригування розрахунків. За потреби розрахунки можна скоригувати вручну. Виправлені результати будуть використовуватись у подальших розрахунках.

Можливість перерахунків. «1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє автоматично проводити перерахунки в ситуаціях, коли первинна інформаціядля розрахунків коригується. Наприклад, за неявки працівника з нез'ясованої причини зарплата за період відсутності нарахована не буде. Якщо пізніше він принесе лікарняний лист щодо цього періоду, то при наступному нарахуванні заробітної плати йому буде нарахована оплата за лікарняним листом за дні хвороби. Також система дозволяє вводити нарахування, що належать до минулих місяців, для перерахунку.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє підготувати дані для відображення заробітної плати, податків та внесків у бухгалтерському та податковому обліку.

Механізм синхронізації даних поєднує дані програм «1С:Зарплата та управління персоналом 8» та «1С:Бухгалтерія 8» редакції 3.0 у єдиний інформаційний простір.

Головний бухгалтерпрацює в «1С:Бухгалтерії 8», при цьому розрахунник веде кадровий облік та розрахунок заробітної плати у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8».

Синхронізація цих двох програм дозволяє мінімізувати потребу подвійного введення інформації, знизити витрати часу на введення проводок за результатами розрахунку, а також уникнути помилок при ручному перенесенні результатів розрахунку.

Синхронізацію можна виконувати в автоматичному режимі за розкладом. Але незалежно від розкладу будь-якої миті можна провести синхронізацію, натиснувши однойменну кнопку. Весь процес обміну реєструється у Журналі реєстрації подій надсилання даних. Важливо, що з синхронізації в «1С:Бухгалтерію 8» потрапляє лише актуальна інформація. При синхронізації «1C:Зарплати та управління персоналом 8» та «1C:Бухгалтерії 8» синхронізуються дані довідників та документів. Синхронізуються не всі елементи довідників, а лише ті, що використовуються в документах, що синхронізуються. Перелік елементів, що синхронізуються:

• Регламентована звітність.
• Документи:
  • відображення зарплати у бухобліку;
  • документи про виплату та перерахування зарплати.
• Елементи довідників, задіяні в документах, що передаються.

Програма попереджає про непроведені вивантажені документи, незаповнені реквізити, конфлікти даних і неприйняті дані за датою заборони завантаження.

Дату заборони завантаження даних можна встановити як єдину всім інформаційних баз, так кожної бази свою.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» автоматизує та документує весь трудомісткий процес виплати зарплати.

Зарплатня може бути виплачена:

• Авансом:
• У міжрозрахунковий період:
• За результатами роботи протягом місяця.

Програма дозволяє підготувати зарплатні відомості – автоматично заповнити списки співробітників та сформувати відповідні друковані форми чи файли.

Виплатити суми можна такими способами:

• через касу (кас може бути кілька);
• через роздавача (особа, уповноважена на передачу грошей).

Для зручності підготовки відомостей у програмі можна налаштувати спосіб, місце видачі та уповноважену особу:

• для всієї організації;
• для підрозділу організації;
• для працівника.

Програма формує в друкованій та електронній формі документи, необхідні для оформлення виплат працівникам у різний спосіб. Для кожного способу (місця) виплати передбачена відповідна відомість:

• відомість до банку (перерахування на картки у межах зарплатного проекту);
• відомість перерахувань на рахунки (перерахування на довільні рахунки, вказані працівниками);
• відомість до каси;
• відомість виплати через роздавач.

Якщо у співробітника перед організацією утворилася заборгованість (наприклад, помилково нараховано велику суму) і співробітник повернув її самостійно, це можна відобразити у документі «Повернення працівником заборгованості». Сума заборгованості у цьому документі заповнюється автоматично.

У програмі є можливість:

• депонування зарплати;
• виплати депонованої зарплати,
• списання депонованої зарплати

Для кожного з цих випадків передбачено відповідний документ. Можна сформувати книгу обліку, список депонентів та аналітичний звіт щодо депонованих сум.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» автоматизує та документує весь процес виплати нарахувань.

У програмі можливі такі способи виплат:

• зарахуванням на картку, відкриту у рамках зарплатного проекту;
• перерахуванням на рахунок у банку;
• через касу;
• через роздавач.

Банківські рахунки співробітникам можуть відкриватися централізовано – у межах так званого зарплатного проекту. Причому, організація може відкрити одночасно кілька зарплатних проектів.

Також співробітник може зазначити особистий банківський рахунок для перерахування зарплати.

Реєстри із зазначенням сум та заяви про відкриття особових рахунків передаються до банку, як правило, до електронному вигляді. У цьому випадку файл можна відправити до банку спеціальними каналами зв'язку, наприклад через «Клієнт-Банк», або передати на фізичному носії (флеш-карта, диск). Деякі банки приймають реєстри та заяви виключно на папері – програма дозволяє сформувати ці документи.

Формат (структура) файлів, що передаються, у банків може різнитися. Фірмою «1С» спільно зі Ощадбанком розроблено стандарт обміну електронною інформацієюна основі технології XML, яку підтримали й інші банки. Формування файлів у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» реалізовано за цим універсальним стандартом, що дозволяє без додаткових налаштувань організувати обмін з банками, які підтримують цей стандарт.

Можливості електронного обміну у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8»:

• формування електронної заявкиу банк на відкриття/закриття особових рахунків для одного або кількох співробітників та завантаження підтвердження банку про відкриття цих рахунків;
• формування електронної відомості до банку для зарахування сум на рахунки працівників та завантаження підтвердження банку про зарахування цих сум.

Для виконання всієї роботи у програмі є спеціальне робоче місце– «Обмін із банками із зарплатних проектів». Воно дозволяє:

• вивантажити відомості, які потрібно сплатити, у файл (для передачі в банк);
• сформувати друковану форму – перелік перерахувань (для передачі їх у банк);
• завантажити підтвердження з банку про зарахування або незарахування сум цієї відомості на рахунки працівників;
• якщо суми були зараховані не всім працівникам, то за незарахованими сумами сформувати нову відомість;
• підготувати заявки на відкриття особових рахунків та вивантажити їх у файл для передачі його до банку, вести роботу за цими заявками;
• завантажити підтвердження з банку результати відкриття особових рахунків;
• ввести вручну номери особових рахунків (наприклад, при початковому заповненні, якщо робота з банком вже ведеться, а програма лише починає використовуватись);
• підготувати заявки на закриття особових рахунків звільнених працівників та вивантажити їх у файл для передачі до банку.

У процесі роботи автоматично створюються спеціальні документи, які можна за необхідності переглянути та відредагувати у відповідних списках:

• Підтвердження зарахування зарплати;
• Заявка на відкриття особових рахунків;
• Підтвердження відкриття особових рахунків;
• Заявка для закриття особових рахунків.

Розрахунок ПДФО та страхових внесків у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» повністю автоматизований. За необхідності результати автоматичних розрахунків ПДФО та внесків можна скоригувати вручну.

Для кожного виду розрахунку міститься в описі виду нарахування інформація для розрахунку.

У документі «Нарахування зарплати працівникам» ПДФО до утримання розраховується автоматично для кожного працівника з урахуванням інформації про його податкові відрахування та податковий статус.

Результати розрахунку відображаються у табличній частині документа на закладці ПДФО.

Перерахування ПДФО до бюджету реєструється автоматично під час проведення документів виплати чи перерахування грошей працівникам – відповідно до обчисленого до утримання.

Можна вказати суми та дати перерахування ПДФО до бюджету самостійно.

Страхові внески розраховуються автоматично при розрахунку зарплати на окремій закладці документа «Нарахування зарплати працівникам» з огляду на страховий статус працівників.

Взаєморозрахунки з фондами враховуються з урахуванням пені та штрафів.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» формує всю необхідну звітність для ФСС, ПФР, ІФНС в електронному та паперовому вигляді відповідно до вимог законодавства.

Спеціалізовані робочі місця з підготовки звітів для ПФР та ІФНС забезпечують весь процес надсилання звітності:

• автоматичне формування документів, що становлять комплект звітності;
• перевірка відомостей вбудованими та зовнішніми програмами перевірки;
• відправлення до контролюючих органів.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє надсилати електронну звітність до ФНП, ПФР, ФСС та Росстат безпосередньо з програми. Для цього до неї включений зручний сервіс 1С-Звітність, який забезпечує обмін документами між платником податків та контролюючими органами в електронному вигляді по телекомунікаційним каналам зв'язку з використанням електронного підпису. Користувачі, які уклали договір 1С:ІТС рівня ПРОФ, можуть здавати звіти одного юридичного лицяабо індивідуального підприємцябез додаткової оплати.

Формування відомостей для ПФР. «1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє сформувати такі відомості для ПФР:

• АДВ-1 – анкетні дані працівників, які не мають страхового свідоцтва;
• АДВ-2 у разі зміни анкетних даних (наприклад, при зміні прізвища);
• АДВ-3 у разі втрати працівником страхового свідоцтва;
• відомості про стаж, включаючи спеціальні види стажу, що дають право на дострокове нарахування пенсії;
• форма РСВ-1 ПФР – розрахунок страхових внесків, що включає СЗВ-6-4 – відомості про виплати, внески та стаж застрахованих осіб;
• СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 – відомості про внески та стаж застрахованих осіб (форми надаються за даними 2010–2012 років);
• форма СПВ-1 зі відомостями про стаж та заробіток з початку року працівників, що досягли віку виходу на пенсію.

Для підготовки перерахованих документів передбачено робоче місце "Квартальна звітність до ПФР".

Надсилання електронної звітності до контролюючих органів. «1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяє надсилати електронну звітність до ФНП, ПФР, ФСС та Росстат безпосередньо з програми. Для цього до неї включений зручний сервіс 1С-Звітність, який забезпечує обмін документами між платником податків та контролюючими органами в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку з використанням електронного підпису. Користувачі, які уклали договір 1С:ІТС рівня ПРОФ, можуть подавати звіти однієї юридичної особи або індивідуального підприємця без додаткової оплати.

Нова система виплат допомоги співробітникам - безпосередньо з ФСС РФ - була запущена ще в 2011 році. Тоді до неї підключилися Нижегородська область та Карачаєво-Черкеська Республіка. У 2012 році учасниками пілотного проекту стали ще шість регіонів: Астраханська, Курганська, Новгородська, Новосибірська, Тамбовська області та Хабарівський край. 2015 року проект охопив ще більше регіонів. Вже у січні цього року до пілотного проекту приєдналися Республіка Крим та м. Севастополь. З 1 липня підключилися Республіка Татарстан, Білгородська, Ростовська та Самарська області (постанова Уряду РФ від 25 грудня 2014 року № 1484).

Засоби програми «1С:Зарплата та управління персоналом 8» дозволяють вести облік нарахувань та допомоги учасникам пілотного проекту.

У документі « Лікарняний лист» передбачено заповнення додаткової інформації, що підлягає включенню до Реєстру для передачі у ФСС у рамках пілотного проекту

Заява працівника у ФСС про виплату допомоги формується автоматично.

У «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» передбачено спеціалізоване робоче місце «Посібники за рахунок ФСС», де можна створити реєстри заяв, вивантажити у файл та одразу ж відправити його каналами електронного зв'язку до ФСС.

«1С:Зарплата та управління персоналом 8» автоматично формує статистичні звіти, які можна надіслати до Росстату в електронному вигляді одразу з програми з електронних каналів зв'язку, використовуючи 1С-Звітність, або роздрукувати:

• відомості про прострочену заборгованість із заробітної плати (3-Ф);
• відомості про чисельність та оплату праці за категоріями персоналу працівників сфери охорони здоров'я (ЗП-здоров'я), культури (ЗП-культура), освіти (ЗП-освіта), соціального обслуговування(ЗП-соц) та організацій, які здійснюють наукові дослідження (ЗП-наука);
• відомості про основні показники діяльності мікропідприємства (МП-мікро), малого підприємства (ПМ);
• відомості про чисельність, заробітну плату та рух працівників (П-4);
• відомості про неповну зайнятість та рух працівників (П-4 НЗ).

«1С: Зарплата та управління персоналом 8»- спеціалізована програма, створена для використання як у малому, так і великому бізнесі, що дозволяє контролювати всі витрати компанії на зарплату та премії персоналу. Основною перевагою нової версії 1С УЗП є можливість вести кадровий, податковий та регламентований облік відповідно до чинного законодавства Російської Федерації. Однак на цьому потенціал програми 1С ЗУП не обмежується, і її застосовують багато компаній, орієнтованих на максимально якісну організацію роботи з персоналом, для управління людськими ресурсами приватних компаній малого, середнього та великого бізнесу.

В «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8»автоматизовано підтримку всіх необхідних процесів для управління персоналом. Також завдяки програмі 1С ЗУП можна легко здійснювати розрахунок зарплати, оподаткування, готувати звітність та довідки, які потрібні для подання в державні та соціальні фонди. Можна розраховувати витрати на зарплатню та премії за встановлені періоди року. Щодо правових норм, то в кожній функції враховано вимоги чинного законодавства, а також тенденції розвитку підприємств у питаннях управління персоналом.

Рішення «1С: Зарплата та управління персоналом 8» зроблено відповідно до Федеральним закономвід 27.07.2006 № 152-ФЗ "Про захист персональних даних". Програма 1С ЗУП дає можливість реєструвати події, які пов'язані з особистими даними співробітників (наприклад, отримання або відмова доступу до цих даних), а також включати інформацію про кожного співробітника, який має відношення до тієї чи іншої події.

З урахуванням накопиченого досвіду були розроблені максимально зручні способи та механізми, що сприяють розгляду інформацію в максимально докладних позиціях, аналітичних розрізах, для різних категорій користувачів, а саме: директорів, начальників відділу кадрів, служб управління персоналом, бухгалтерів.

Варіанти постачання 1С: ЗУП

Зважаючи на те, що кожна компанія має різні потреби в автоматизації, фірма «1С» пропонує 3 продукти з окремим функціоналом.

1C:Enterprise 8. Salary and personal management v.3.1. Level 1. Personnel records

Цей курс відповідає вимогам професійного стандарту«Бухгалтер» (утв. наказом Міністерства праці та соціального захистуРФ від «22» грудня 2014 р. №1061н).

Кожна фірма, незалежно від виду діяльності, має вести кадровий облік. Якщо Ви хочете систематизувати та організувати автоматизоване кваліфіковане ведення кадрового обліку, з можливістю оформлення регламентованих кадрових документів, формування звітності за даними співробітників, пройдіть навчання на курсі «1С: Підприємство 8. Зарплата та управління персоналом ред. 3.1. Рівень 1. Кадровий облік.

Ціль курсу:навчитися вести автоматизований облік кадрів з використанням типових документів програми нової редакції 1С Зарплата та управління персоналом. Курс побудований на вирішенні наскрізного завдання, що включає, всілякі аспекти ведення кадрового обліку на підприємстві від прийому на роботу до формування звітності.

У процесі навчання, на практичних прикладах розглядається ведення кадрового обліку у програмі, починаючи з налаштувань кадрової політикиорганізації, складання графіків роботи та штатного розкладу, та закінчуючи налаштуваннями власних варіантів звітів. Велика увага приділяється грамотному формуванню наказів з кадрового складу (прийом працювати, звільнення, переклади, відпустки тощо.).

В основі курсу лежить наскрізний приклад. Розглядається ситуація ведення початку обліку з «нуля», тобто починаючи із заповнення початкових відомостей про організацію та складання штатного розкладу та закінчуючи формуванням звітності по співробітникам та військовому обліку. Протягом курсу розглядаються типові ситуації ведення кадрового обліку (складання та зміна штатного розкладу, накази про прийом на роботу, про звільнення та кадровому переміщенні, лікарняні, графік відпусток, накази на відпустку та перенесення відпусток, відрядження тощо).

Курс призначений дляфахівців, які ведуть кадровий облік організації, технічних фахівців, які впроваджують та супроводжують програмні продукти системи 1С:Підприємство 8. Курс також буде корисним керівникам організацій, які хочуть вести автоматизований документообіг з метою кадрового обліку персоналу. Курс буде цікавий користувачам, які бажають дізнатися про відмінності нової редакції програмного продукту.

Вступ

Важливу роль організації кадрового обліку та роботи з персоналом грає автоматизація праці працівників кадрової службипідприємства. В даний час існує ціла низка програмних засобів, покликаних автоматизувати процеси кадрового обліку. Однією з найбільш популярних програм є 1С 8, яка докладно розглядається в цій книзі.

Ця програма давно займає лідируючі позиції на ринку, вона вже отримала велику кількість шанувальників. До неї характерним особливостямслід віднести підвищену гнучкість, настроюваність, функціональну еластичність, і, як наслідок, - застосування до особливостей практично будь-якого підприємства (торгового, бюджетного, фінансового, виробничого і т.д.).

Дане керівництво розраховане на навчання широкого кола користувачів роботі з автоматизації кадрового обліку та нарахування заробітної плати за допомогою програми 1С 8. Користувачі-початківці за допомогою цієї книги отримають можливість послідовного і комплексного вивчення аналізованої конфігурації; Більш досвідчені користувачі знайдуть у книзі відповіді на питання, що цікавлять, і відкриють для себе нові можливості програми. Для керівних працівників вивчення цієї книги також недаремно – наприклад, прийняття рішень про концептуальному напрямі побудови процесів кадрового обліку для підприємства.

Ймовірно, що у процесі вивчення програми читач виявить деяке невідповідність вмісту цієї книжки з того що він бачить на екрані комп'ютера – така ймовірність обумовлена ​​тим, що програма 1С постійно вдосконалюється і допрацьовується. У кожному разі, ці розбіжності нічого очікувати носити принципового характеру.

Ця книга складається з двох частин. У першій частині розглядається конфігурація «1С Зарплата та управління персоналом 8», яка спеціально призначена для автоматизації кадрового обліку, а також розрахунку та нарахування зарплати. У другій частині ми дізнаємося, як ведеться облік заробітної плати конфігурації «1С Бухгалтерія підприємства 8». Зазначимо, що перша частина буде набагато більшою за обсягом, оскільки дана конфігурація є спеціалізованим продуктом, розробленим спеціально для кадрового обліку та розрахунку зарплати, тоді як «1С Бухгалтерія підприємства 8» – це комплексний продукт, У якому розрахунок та нарахування зарплати є лише частиною функціональності.

Частина 1.
Конфігурація «Зарплата та управління персоналом 8»

Глава 1.
Знайомство із програмою

У цьому розділі ми розглянемо, які основні завдання кадрового обліку можна вирішувати з допомогою програми «1С Зарплата і управління персоналом 8». Також коротко розглянемо структуру конфігурації, що описується.

Можливості програми

Програма «1С Зарплата та управління персоналом 8» призначена для вирішення наступних завдань:

♦ Формування та редагування штатного розкладу організації та дочірніх підприємств, що входять до її складу;

♦ Ведення найрізноманітніших довідників: організацій, фізичних осіб, їхніх родичів, ступенів спорідненості, військкоматів, військових звань, додаткових відпусток, навчальних закладів та ін;

♦ Проведення анкетування працівників;

♦ Підбір кадрів організації та їх облік з відображенням докладної інформації щодо кожного працівника (прийом на роботу, висновок трудового договору, звільнення, переклад на іншу роботу, відсутність на роботі тощо) відповідно до чинного законодавства;

♦ Формування та ведення графіка відпусток організації з автоматичною перевіркою несуперечності графіка;

♦ Планування зайнятості працівників (участь у заходах, заплановані зустрічі тощо);

♦ Ведення персоніфікованого обліку відповідно до чинного законодавства;

♦ Роздільне ведення регламентованого та управлінського обліку;

♦ Робота з кандидатами: реєстрація резюме, оцінка кандидатів, проведення опитувань, оцінка випробувального термінута ін.;

♦ Ведення військового обліку працівників (призовників, військовозобов'язаних тощо) з формуванням відповідної звітності;

♦ Проведення різноманітних заходів;

♦ Формування найрізноманітнішої звітності з кадрового обліку: відомості про вакансії, звіт про плинність кадрів, звіти про заплановану зайнятість працівників та приміщень, звіт про стан штатного розкладу організації, звіт про фонд заробітної плати організації, а також цілий ряд довільних звітів, налаштування яких виконується користувачем самостійно залежно від своїх потреб;

♦ Вирішення інших завдань кадрового обліку, наявність яких зумовлено специфікою конкретного підприємства.

У наступному розділі ми коротко ознайомимося зі структурою конфігурації, що розглядається, і її основних інструментах.

Структура прикладного рішення

Розглядаючи структуру зміни «1С Зарплата і управління персоналом 8» слід у першу сказати про те, що можливості програми передбачають ведення кадрового обліку як загалом по компанії, так і окремо по кожній організації, що входить до її складу.

Зверніть увагу, що вміст головного вікна програми, а також набір доступних для роботи команд, функцій, кнопок та інших інструментів залежить від того, який інтерфейс включений у вас в даний момент. Найповніший набір інструментів можна використовувати при увімкненому інтерфейсі «Повний». Вибір інтерфейсу здійснюється за допомогою відповідних команд підменю Сервіс▸Переключення інтерфейсу. Тут і далі мається на увазі, що у програмі включено Повний інтерфейс (рис. 1.1).

Рис. 1.1.Головне вікно програми

Основним робочим інструментом є головне меню. Кожен пункт головного меню включає перелік команд, призначених для переходу у відповідні режими роботи програми. До складу головного меню входять такі пункти:

♦ Файл – команди даного меню призначені для роботи з файлами. Ці команди, напевно, знайомі користувачам Windows: до них відносяться, наприклад, команди Новий, Відкрити, Зберегти, Зберегти як, Друк, Попередній перегляд, Вихід та ін.

♦ Редагування – до складу цього меню включені команди редагування, пошуку даних та заміни даних. Вони також знайомі користувачам Windows: Вирізати, Копіювати, Вставити, Виділити все, Знайти та ін.

♦ Операції – за допомогою команд даного меню здійснюється вибір варіантів роботи з даними інформаційної бази. Наприклад, під час виконання команди Операції▸ Довідники на екрані відкриється вікно вибору довідника. Деякі команди меню Операції дублюють пункти головного меню.

♦ Персонал, Розрахунки з персоналом, Кадровий облік та Розрахунок зарплати по організації – кожне з перерахованих меню призначене для ведення відповідної ділянки обліку. У міру вивчення книги ми знайомитимемося з ними докладніше.

♦ Підприємство – це меню містить команди загального характеру. З їх допомогою можна перейти, наприклад, в режим формування звітності з медичного страхування, перегляду та редагування деяких довідників, налаштування виробничого календаря та ін.

♦ Сервіс – дане меню включає команди, призначені для переходу в режим роботи з сервісними функціями системи.

♦ Вікна – це меню містить команди, призначені для керування вікнами програми.

♦ Довідка – до складу цього меню входять команди, призначені для виклику довідкової інформації, а також для перегляду відомостей про програму.

У більшості інтерфейсів програми натисканням правої кнопки миші викликається контекстне меню. Вміст цього меню залежить від того, де воно викликане. Надалі ми неодноразово зупинятися на тих чи інших командах контекстного меню. Багато команд контекстного меню дублюються командами меню Дії, а також відповідними кнопками інструментальної панелі (склад меню Дії та інструментальної панелі також залежить від конкретного інтерфейсу).

Ще одним зручним та корисним інструментом програми є панель функцій. Вона займає основну частину головного вікна програми і складається з декількох вкладок (на рис. 1.1 панель функцій відкрита на вкладці Підприємство). За допомогою панелі функцій ви можете швидко одним клацанням миші перейти в потрібний режим роботи.

Безпосередньо під основним меню програми розміщується кілька інструментальних панелей. Кнопки інструментальних панелей дублюють відповідні команди головного меню. Користувач може самостійно змінювати вміст цих панелей за промовчанням.

Список гарячих клавіш

У програмі можна використовувати так звані гарячі клавіші. Наприклад, перехід у режим редагування документа здійснюється натисканням клавіші F2, позначка позиції на видалення (а також зняття такої позначки) – натисканням клавіші Delete, видалення позиції зі списку – за допомогою комбінації клавіш Shift+Delete (щоправда, для цієї операції потрібна наявність відповідних прав) доступу), і т.д. У цьому розділі ми наводимо перелік «гарячих клавіш», які є найбільш популярними у користувачів.

Таблиця 1.1.

"Гарячі клавіші" загального призначення

Таблиця 1.2.

"Гарячі клавіші" для керування вікнами програми

Таблиця 1.3.

"Гарячі клавіші" для роботи у вікні редагування

Таблиця 1.4.

«Гарячі клавіші» для роботи в інтерфейсах списку та з ієрархічними списками

Таблиця 1.5.

"Гарячі клавіші" для роботи з полями введення у вікнах редагування

Таблиця 1.6."Гарячі клавіші", призначені для роботи з табличними документами

Таблиця 1.7."Гарячі клавіші", призначені для роботи з текстовими документами

Розділ 2.
Підготовка до роботи

Перед тим, як приступити до експлуатації програми, рекомендується переглянути та, при необхідності, відредагувати параметри її налаштування. Про це буде розказано у цьому розділі.

Програма 1С (незалежно від використовуваної конфігурації) може функціонувати у двох режимах: 1С Підприємство та Конфігуратор. Режим 1С Підприємство – це режим експлуатації програми відповідно до її призначення, а основні дії з налаштування системи виконуються як Конфігуратор. У конфігураторі формуються та редагуються об'єкти конфігурації, налаштовуються інтерфейси та діалогові вікна, визначається вид та вміст друкованої формидокументів, а також виконується ціла низка інших дій щодо настроювання та конфігурування системи. Найчастіше з Конфігуратором працює адміністратор системи, оскільки потребує специфічних знань.

У цій книзі ми не розглядатимемо питання конфігурування програми – для опису цієї теми потрібна окрема книга. Тим більше, що рядовому користувачеві і не рекомендується самостійно вносити зміни в Конфігуратор системи – це може порушити цілісність даних, та й взагалі призвести до непередбачуваних наслідків.

Однак найпростіші та найдоступніші параметри налаштування винесені в режим роботи 1С Підприємство. Ці параметри користувач може редагувати самостійно (проте при цьому рекомендується повідомляти системного адміністратора). У цьому розділі ми розглянемо, які дії з налаштування програми може виконувати самостійно.

Встановлення пароля доступу

Щоб захистити дані від несанкціонованого доступу, рекомендується захистити їх паролем. Для переходу в режим введення та редагування пароля слід виконати команду головного меню програми Сервіс▸Параметри користувача – при цьому на екрані з'явиться вікно, зображене на мал. 2.1.

Рис. 2.1.Введення пароля

У вікні Ім'я та Повне ім'я відображається скорочений та повний варіант імені поточного користувача. Пароль вводиться з клавіатури у полях Пароль та Підтвердження. Подвійне введення пароля необхідне для того, щоб виключити можливість появи помилки.

За необхідності введений пароль можна змінити. Якщо програма захищена паролем, при активізації команди Сервіс▸Параметри користувача на екрані відкриється вікно, в якому потрібно буде ввести пароль. Тільки після введення пароля відкриється вікно, зображене на рис. 2.1, в якому можна змінити пароль.

Якщо програма захищена паролем, необхідно зберегти його в надійному місці – при втраті пароля доступ до даних буде неможливий.

Налаштування інтерфейсу

Для переходу в режим налаштування інтерфейсу програми слід виконати команду головного меню Сервіс▸Налаштування. В результаті на екрані з'явиться вікно Настройка, в якому виконуються необхідні дії. Це вікно показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2.Налаштування інтерфейсу користувача

Вікно налаштування інтерфейсу користувача складається з двох вкладок: Панелі інструментів і Команди. Розглянемо порядок роботи з кожної їх.

Вкладка Панелі інструментів (вміст цієї вкладки показано на мал. 2.2) призначена для керування відображенням інструментальних панелей. Щоб увімкнути відображення потрібної панелі, необхідно встановити відповідний прапорець.

Зверніть увагу, що на мал. 2.2 деякі прапорці показані чорним кольором, деякі - сірим. Чорними прапорцями позначаються інструментальні панелі, використання яких можливе в поточному режимі роботи, а сірими – панелі, які стануть доступними при переході у відповідні режими роботи. Наприклад, бачимо, що у рис. 2.2 панель Головне меню позначено чорним прапорцем, а панель Текст – сірим. Це означає, що головне меню буде відображатися у складі інтерфейсу користувача постійно, а панель Текст – тільки в режимі роботи з текстовими документами (причому – в нижній частині інтерфейсу).

Спочатку на вкладці Панелі інструментів представлений список системних панелей інструментів, закладених у конфігурації. Ці панелі не можна перейменовувати або видаляти. Однак користувач може самостійно створити будь-яку необхідну кількість інструментальних панелей.

Для створення панелі інструментів слід натиснути кнопку Створити – в результаті на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.3.

Рис. 2.3.Створення панелі інструментів

У цьому вікні в полі Ім'я командної панелі слід з клавіатури ввести довільне ім'я панелі інструментів, що створюється, і натиснути кнопку ОК – в результаті нова панель буде додана до списку панелей на вкладці Панелі інструментів. При необхідності користувальницьку інструментальну панель можна перейменувати – для переходу у відповідний режим слід виділити її у списку курсором та натиснути кнопку Перейменувати. Щоб видалити зі списку панель інструментів, потрібно встановити на неї курсор і натиснути кнопку Видалити. При видаленні інструментальної панелі слід враховувати, що система не видає додатковий запит на підтвердження операції видалення, а відразу видаляє панель інструментів зі списку.

За допомогою кнопки Скидання здійснюється відновлення параметрів системної інструментальної панелі, виділеної у списку курсором, які були встановлені для неї за промовчанням. Це буває доцільним, наприклад, після редагування системної панелі для повернення до її початкового стану.

Вкладка Команди призначена для додавання до складу тієї чи іншої інструментальної панелі нових команд. Вміст вкладки показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4.Вкладка Команди

Усі команди, що є в системі, залежно від свого функціонального призначення, об'єднані в тематичні категорії. Перелік цих категорій представлений у лівій частині вкладки Команди у полі Категорії. У правій частині цієї вкладки у полі Команди відображається перелік команд, що входять до категорії, на якій у полі Категорії встановлено курсор. Крім цього, в полі Категорії є категорія Усі команди - вона включає всі команди, що є в конфігурації.

Щоб додати потрібну команду (а точніше – відповідну їй кнопку) на панель інструментів, слід вибрати її в поле Команди і просто перетягнути мишею у потрібне місце. Для видалення кнопки з панелі інструментів потрібно клацнути правою кнопкою миші на ній і виконати команду контекстного меню Видалити (дана операція можлива тільки при відкритому вікні Настройка, незалежно від вибраної вкладки).

Налаштування параметрів програми

Для переходу в режим налаштування параметрів роботи програми призначено команду головного меню Сервіс▸Параметри. При активізації цієї команди на екрані відкривається вікно, зображене на мал. 2.5.

Рис. 2.5.Налаштування параметрів

На малюнку видно, що це вікно складається з трьох вкладок: Загальні, Тексти та Довідка. Зупинимося докладніше кожної з них.

На вкладці Загальні визначається значення робочої дати, яка використовується у конфігурації. Робоча дата – це дата, яка за замовчуванням підставлятиметься у новостворені документи та форми, використовуватися при розрахунку курсів валют, а також в інших випадках, коли конкретна дата не вказана. Якщо на цій вкладці встановити прапорець Використати поточну дату комп'ютера, ця поточна дата комп'ютера використовуватиметься як робоча дата. Якщо цей прапорець скинутий, то робочу дату потрібно буде ввести в поле Використовувати значення (за замовчуванням тут відображається поточна дата комп'ютера).

На вкладці Тексти (вміст цієї вкладки показано на мал. 2.5) виконується налаштування параметрів роботи з текстовими даними. Якщо встановлено прапорець Перетягування тексту, то при роботі з блоками (виділеними фрагментами) тексту можна буде перетягувати його мишею за допомогою методу drag & drop. Якщо встановлено прапорець Дозволяти поміщати курсор після кінців рядків, курсор у тексті можна буде поміщати в кінці рядків; інакше – лише перед символом «переклад рядка», який встановлюється натисканням клавіші Enter.

Якщо встановлено прапорець Відображати пробіли та табуляції, у текстовому документі відображатимуться символи пробілу та табуляції. Цей режим зручно використовувати для форматування текстових документів. При встановленому даному прапорці стають доступними поля Пробіл та Табуляція; у даних полях з клавіатури вводяться символи відповідно пробілу та табуляції.

При необхідності можна ввімкнути режим, при якому символ табуляції автоматично замінюватиметься певною кількістю пробілів. Для цього потрібно встановити прапорець Замінювати табуляцію при введенні, і в розташованому нижче полі Ширина табуляції з клавіатури або за допомогою кнопок лічильника ввести потрібну кількість пробілів.

У полі Автовідступ можна встановити або вимкнути режим автоматичного відступу, натиснувши клавішу Enter. Необхідне значення вибирається з списку, можливі варіанти - Включити або Вимкнути.

У полі Шрифт здійснюється вибір шрифту, який використовуватиметься при наборі тексту. При натисканні на кнопку вибору на екрані відкривається вікно параметрів шрифту, зображене на мал. 2.6.

Рис. 2.6.Налаштування параметрів шрифту

Якщо встановлено прапорець Шрифт стилю, потрібний шрифт вибирається зі списку, розташованого нижче цього прапорця. Правіше розташовані два прапорці з однаковою назвою - Зі стилю; такий же прапорець знаходиться у виділеній області Накреслення. Якщо вказані прапорці встановлені, параметри шрифту будуть відповідати вибраному стилю. Якщо потрібно відредагувати параметри вибраного стилю шрифту (наприклад, змінити його розмір), потрібно скинути відповідний прапорець і вручну встановити потрібні значення.

Якщо встановлено прапорець Системний шрифт, вибір стилю шрифту здійснюється зі списку, розташованого під цим прапорцем. Прапорці Зі стилю використовуються так само, як і при встановленому прапорці Шрифт стилю.

ПРИМІТКА

Одночасне встановлення прапорців Шрифт стилю та Системний шрифт неможливе.

Якщо встановлено прапорець Системний шрифт, то праворуч внизу вікна стає доступним поле Набір символів. У цьому полі з списку, що розкривається, вибирається потрібний набір символів.

У нижньому лівому куті вікна налаштування параметрів шрифту демонструється зразок того, як буде виглядати текст при встановлених в даний момент налаштуваннях.

Після того, як встановлені необхідні параметри шрифту, слід у цьому вікні натиснути кнопку ОК – у результаті у вікні Параметри на вкладці Тексти відповідним чином буде заповнено поле Шрифт. За допомогою кнопки Скасувати здійснюється закриття вікна Вибір шрифту без збереження виконаних змін.

На вкладці Довідка за допомогою перемикача Довідкова інформація вибирається спосіб надання довідкової інформації. Якщо цей перемикач встановлено в положення Виводити в одному вікні, всі елементи довідки будуть відображатися в одному вікні. Якщо ж вибрано значення Виводити у різних вікнах (це значення встановлено за замовчуванням), різні елементи довідкової інформації будуть виводитися окремо – кожен елемент у вікні. Перший варіант дозволяє уникнути нагромадження вікон за частого виклику різних елементівта розділів довідкової інформації; за допомогою другого варіанта можна одночасно переглядати декілька різних елементів (розділів) довідки.

Всі зміни, виконані на вкладках вікна настройки параметрів, набирають чинності лише після натискання кнопок ОК або Застосувати. За допомогою кнопки Скасувати здійснюється вихід із даного режиму без збереження виконаних змін.

Програма «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3 містить нові (по відношенню до попередніх редакцій) інструменти обліку праці та робочого часу: оплата праці залежно від місця роботи та залежно від виду часу. У статті експерти 1С розглядають використання цих механізмів на прикладі розв'язання задач автоматизації розрахунку заробітної плати акторів театру.

Перш ніж ми перейдемо до опису нових можливостей обліку праці та робочого часу в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» редакції 3, визначимо умови, що аналізований у варіантах вирішення театр – не Державна установа, У цій статті не буде приділено увагу особливостям розрахунку зарплати бюджетників. Відповідно до глави 16 ТК РФ для обліку праці акторів, як і для всіх інших громадян, робочий часпланується графіками.

Підключення можливості використання функціональності

Щоб почати застосовувати довідник Місця роботиі мати можливість керувати Змінами місць роботи, використовувати різні Види часу, потрібно налаштувати відповідну функціональність «1С:Зарплати та управління персоналом 8» в редакції 3.

При початковому налаштуванні роботи програми або надалі потрібно встановити відповідні прапори в меню Налаштування -> Розрахунок зарплати (рис.1):

Рис. 1. Налаштування функціональності

1. Використовуються короткострокові зміни оплати праці залежно від виконуваної роботинадає доступ до довідника Місця роботита можливість відображати зміну виду виконуваної роботи документом Зміна місць роботи.

2. дозволяє запланувати різні види робіт протягом одного робочого дня.

3. Використовується кілька тарифних ставок для одного працівника(включено прапор Використовується кілька видів часу у графіку роботи) дозволяє встановити різну оплату праці залежно від виду часу.

Автоматизація розрахунку заробітної плати актора театру в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» (ред. 3)

За умовами завдання автоматизації розрахунку зарплати акторів вони працюють за графіком п'ятиденки, лише вихідні припадають на понеділок та вівторок. Таким чином, за нормою у жовтні 2016 року потрібно відпрацювати 22 робочі дні. Заробітна плата акторів складається з оплати праці на репетиціях та виставах. Репетиції оплачуються за базовим тарифом працівника – окладом щодня. При цьому нормою часу вважається повний відпрацьований місяць за графіком (у жовтні – 22 дні). Для кожного спектаклю встановлено свій оклад. Він виплачується на додаток до базового. Якщо актор хворів або був у відпустці, це реєструється у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 стандартними документами неявок, і зарплата розраховується за відпрацьований час.

Варіант розв'язання задачі з використанням короткострокових змін оплати праці

Короткострокові зміни оплати праці в залежності від роботи, що виконується(див. рис. 1), вважаючи спектаклі короткостроковими змінами, а репетиції – постійним місцем роботи.

1. Заповнення довідника Місця роботи(меню Налаштування -> Місця роботи) (рис. 2).

Рис. 2. Довідник «Місця роботи»

Оскільки оплата праці залежить від вистави, то й у довіднику як Місць роботибудуть вказані вистави: комедія, трагедія, водевіль. Для кожного місця роботи (для кожної вистави) потрібно вказати Поспектакльну оплату(Рис. 3).

Рис. 3. Поспектакльна оплата

2. Кожного робочого дня, коли немає вистави, актор зайнятий на репетиції. Жодних дій у програмі робити не треба. Робочий день оплачується відповідно до графіка роботи з розрахунку базового окладу працівника, зафіксованого кадровим документом.

3. День, коли актори виконують спектакль, реєструється документом Зміна місця роботи(рис. 4) у меню Розрахунок зарплати -> Зміна оплати працівниківза кнопкою Створити.

Рис. 4. Документ «Зміна місць роботи»

У цьому документі вказується дата вистави та перераховуються працівники, зайняті у ньому. Сукупна тарифна ставка для кожного працівника розраховується автоматично як сума базового окладу працівника та тарифу Поспектакльної оплатиобраної вистави.

При заповненні документа актору нараховується базовий оклад за дні, які належить відпрацювати за графіком за умови, що був ніяких неявок. За дні, коли була вистава, нараховується ще й Поспектакльна оплатаз розрахунку окладу, зазначеного для кожної вистави ( Місця роботи).

Особливості варіанта розв'язання.Вирішення задачі автоматизації зарплати з використанням механізму Місць роботимає на увазі, що Місце роботивстановлюється цілий день, і оплата праці цьому місці однакова всім співробітників. Розподіл витрат на місця роботи не передбачено, тому у разі, коли необхідно врахувати витрати на заробітну платуЗалежно від вистав, необхідно скористатися документом Розподіл основного заробітку. У звіті всі вистави та репетиції будуть відображені однаково – Явка.

Варіант розв'язання задачі з використанням декількох видів часу у графіку

Для автоматизації розрахунку зарплати скористаємося Декількома видами часу у графіку роботиі Декількома тарифними ставками для одного співробітника для кожного виду часу(Див. рис. 1). Кожній виставі з репертуару театру слід призначити Вид часу, та кожному співробітнику у кадрових документах ( Прийом на роботу, Кадровий переклад) вказувати всі можливі варіанти оплати у графі Дод. Тарифи, коефіцієнти...на закладці Оплата праці.

1. Налаштування Видів часувиробляється у класифікаторі Види робочого часу(меню Налаштування) (рис. 5). Як Основний час для всіх спектаклів буде вказано Явка. При цьому для кожного виду часу можна вказати свій літерний та цифровий код. В результаті у звіті Табель обліку робочого часу (Т-13)буде видно, в які дні та в якій виставі брав участь актор, чи він був зайнятий на репетиції.

Рис. 5. Налаштування «Виглядів використання робочого часу»

2. Налаштування видів оплати необхідно провести у плані видів розрахунку Нарахуваннястворивши для кожної вистави (Вида часу)свій вид розрахунку (див. рис. 6).

Рис. 6. Налаштування «Нарахування»

На закладці Основнев полі НарахуванняВиберіть варіант Тільки якщо введено вид обліку часу та вказати цей вид часу. Настроюючи формулу, потрібно ввести новий Постійний показник(Для кожного виду часу свій), що визначає тарифну ставку, за якою розраховуватиметься зарплата для обраного виду часу (у прикладі – Постійний показник спектакльна ставка 1для вигляду часу Трагедія).

Докладніше про те, як до «1С:Зарплати та управління персоналом 8» редакції 3 додавати нові показники для формул, див. відповідь експертів 1С .

Додати новий показник при редагуванні формули у картці нарахування можна за кнопкою Створити показник. Вказавши Найменування - Поспектакльна ставкаслід визначити Призначення показника - Для працівника. Тип показника вибрати Грошовий(при цьому доступний прапор Є тарифною ставкоюта можливий вибір уточнення: Денна тарифна ставка)Далі перемикачем слід встановити порядок і періодичність того, як цей показник Використовується: постійно чи разово. Новостворений показник можна додати до формули.

Формула в прикладі матиме такий вигляд: Новостворений показник (поспектакльна ставка 1) х Зумовлений показник кількості відпрацьованих днів у розраховуваному періоді за вибраним видом часу (ВремяДнях), тобто

поспектакльна ставка 1 х ЧасівДнях

Зверніть увагу,Все заповнити всі закладки, що визначають нарахування і вказати, що воно входить до бази розрахунку середнього заробітку, є доходом з метою ПДФО з кодом 2000, визначити статтю бухгалтерського облікунарахування тощо.

3. Слід створити індивідуальні графіки робочого часу працівників, вказуючи як кількість годин на день, а й види часу відповідні спектаклям у дні, коли співробітник бере участь у спектаклях (рис. 7).

Рис. 7. Налаштування графіка роботи

При заповненні документа Нарахування зарплати та внесківактору нараховуються окремо оклади за дні, відпрацьовані за кожним видом роботи, згідно з графіком.

Особливість варіанта розв'язання.Застосовувати таке рішення рекомендується у випадках, коли різноманітність вистав обмежена.

Застосування методів для вирішення інших завдань

Використовувати механізм обліку зміни місць роботи може бути корисним, наприклад, у завданнях, коли продавці-касири працюють протягом місяця в різних магазинах, та оклади або доплати залежать від магазину; оператори котелень, працюючи протягом місяця до різних котелень, отримують премію, але відсоток премії залежить від місця роботи та ін. різних видівчасу та кілька тарифних ставок рекомендується при вирішенні таких завдань автоматизації, як, наприклад, розрахунок зарплати водія, що самостійно ремонтує автомобіль за тарифної ставкислюсаря чи майстра-наладчика верстатів, якщо тариф залежить від виду верстата, а щодня обслуговується кілька різних верстатів.

Від редакції

Про можливості «1С:Зарплати та управління персоналом 8» редакції 3 з обліку праці та робочого часу