Automatizarea proceselor de afaceri din companie. Automatizarea proceselor de afaceri în CRM. Compararea abordărilor. Automatizarea este ca

Acum este evident că sistemele CRM și-au ocupat ferm locul pe piață. tehnologia Informatiei pentru afaceri, atât în ​​Rusia, cât și în întreaga lume. Companiile comerciale sau de servicii care nu folosesc CRM își pierd în cele din urmă pozițiile pe piață și se „cufundă” printre concurenți.

Principalul avantaj pentru afacerea dumneavoastră este întotdeauna prezența unei echipe puternice de vânzări și a unei tehnologii de vânzări bine stabilite. Prin urmare, în contextul introducerii pe scară largă a sistemelor CRM, este important să urmărim tendințele actuale în dezvoltarea acestora. În continuare, ne propunem să ne dăm seama care sunt aceste tendințe și să vorbim despre una dintre ele mai detaliat.

Tendințele actuale în tehnologia CRM, BPM sau metodologia „Sales Pipeline”.

Pe baza experienței noastre de lucru cu clienții, precum și luând în considerare rezultatele cercetărilor recente efectuate de agențiile analitice Gartner și Forrester, putem identifica domeniile cheie pentru dezvoltarea sistemelor CRM:

• Tehnologii BPM în CRM
• Integrarea CRM și telefonia IP
• Integrare CRM cu retele sociale
• Aplicatii mobile

Cele mai relevante întrebări pentru clienții noștri sunt legate de tehnologiile BPM. În continuare, vom dezvălui esența acestui concept și vom arăta prin exemplu modul în care utilizarea tehnologiilor BPM va contribui la creșterea profiturilor companiei.

Ce este tehnologia BPM?

BPM(Engleză) Business Process Management, managementul proceselor de afaceri) - conceptul de management de proces al unei organizații, considerând procesul de afaceri ca o resursă specială a întreprinderii. Utilizarea corectă a proceselor de afaceri în CRM vă permite să implementați conceptul de management al proceselor al companiei. Acest lucru vă permite să construiți sisteme de informații flexibile adaptive care se pot adapta rapid la caracteristicile organizației.

Datorită utilizării tehnologiilor BPM, este posibil să se reducă semnificativ pierderile, să se optimizeze procesele de afaceri, să le facă executabile și să se gestioneze performanța generală.

Principalele probleme și pierderi care apar în procesul de vânzare

Pentru a vă arăta cum BPM vă poate ajuta să faceți față provocărilor operaționale ale companiei dvs., să începem prin a identifica cele mai comune surse de deșeuri și probleme în echipa dvs. de vânzări:

• Pierderea intereselor primite: apelurile primite, scrisorile, cererile de pe site nu sunt înregistrate.
• Lipsa de răspuns la interesul clienților.
• Surse diferite de primire și fixare a cererilor.
• Reacție prematură sau tardivă la interes.
• Nerespectarea acordurilor verbale.
• Conflict de domenii de responsabilitate, lipsa unei atribuiri clare a angajaților către client.
• Nerespectarea termenelor, uitarea managerilor, lipsa mementourilor.
• Proces de vânzare neoptimizat: lipsa etapelor necesare sau redundante, termene nerezonabile pentru etape.
• Lipsa de control asupra volumului de muncă al angajaților.
• Ca o consecință a precedentului: procesarea de proastă calitate a clientului.

Aceste probleme, în diferite grade, contribuie la pierderea intereselor primite, a timpului de lucru și a loialității clienților, care la rândul lor afectează negativ vânzările și profiturile.

Utilizarea tehnologiilor BPM și abordarea procesuala, veți putea realiza munca coordonată a tuturor etapelor de vânzări și veți obține rezultatele prezentate în Figura 1.

Figura 1 - Schema „conveiorului de vânzări”

Care sunt modalitățile de a rezolva aceste probleme?

1. Inutil Sistem informatic:

• efectuarea unui audit al companiei;
• formarea angajatilor;
• construirea de scheme motivaționale;
• monitorizarea periodica a activitatilor.

2. Utilizarea CRM folosind tehnologii BPM:

• alinierea și reglementarea proceselor de afaceri, optimizarea acestora;
• utilizarea tehnologiilor CRM pentru a gestiona activitățile operaționale ale companiei.

Este evident că prima variantă, dacă există tehnologii moderne nu va funcționa pe deplin fără un al doilea și necesită o abordare integrată.

Construirea unui proces eficient de afaceri „Vânzări”, menit să minimizeze pierderile

Posibilitati de utilizare a tehnologiei BPM in CRM	Efect după implementarea sistemului CRM
1. Înregistrarea automată a apelurilor primite: scrisori din diferite căsuțe poștale, apeluri	nicio aplicație nu va fi pierdută sau uitată toate sursele de cereri sunt acumulate în CRM
2. Pentru fiecare cerere primită, este pornit un proces de afaceri care generează sarcini persoane responsabile	o garanție a răspunsului la contestație, angajatului i se atribuie o sarcină directă în sistem
3. Reglementare clară a etapelor procesului de afaceri în sistem cu o descriere a sarcinilor în fiecare etapă - metodologia „Conveyor de vânzări”	există o sarcină clară pentru fiecare etapă pentru fiecare client există o înțelegere în ce stadiu al vânzării se află
4. Fiecare etapă a procesului de afaceri este reglementată în timp, adică. angajații primesc sarcini cu termene limită	asigurarea feedback-ului în timp util din partea clienților creșterea loialității datorită eficienței antrenamentului scurtarea ciclului de vânzări
5. După fiecare contact cu clientul, managerul trebuie să înregistreze un eveniment în sistem cu informații despre rezultatele conversației, altfel procesul de afaceri nu va merge mai departe	garanteaza respectarea acordurilor verbale cu clientul independență față de plecarea managerului (toate informațiile sunt stocate în sistem)
6. Pentru fiecare etapă este desemnat un angajat responsabil, care poate varia în funcție de diferiții termeni ai tranzacției	conflictul de responsabilități este prevenit
7. Prezența unui sistem de memento-uri despre sarcini și evenimente	sunt prevenite întârzierile datorate factorului uman
8. Abilitatea de a controla sarcina managerilor și distribuția sarcinilor (dispecerare)	asigurarea unui volum de muncă uniform al managerilor și, ca urmare, o pregătire de înaltă calitate a clienților
9. Disponibilitatea instrumentelor de analiză a proceselor de afaceri (pâlnie de vânzări, analiza motivelor eșecului tranzacțiilor etc.)	CRM + BPM oferă instrumente pentru analiza și luarea deciziilor de management eficiente
10. Flexibilitate în configurarea proceselor de afaceri, capacitatea de a adăuga și configura etape, de a crea noi procese	vă permite să adaptați principalul proces de afaceri la condițiile de afaceri în schimbare

Tabelul 1 - Construcție proces eficient de afaceri"Vânzări"

În tabelul 1, am subliniat beneficiile care, datorită abordării procesului, vor fi obținute doar parțial munca operațională managerii cu clientii.

Utilizarea unei abordări procesuale în organizarea muncii este aplicabilă și în orice domeniu de activitate (nu numai în vânzări): marketing, achiziții, analiză, managementul documentelor interne etc.

Fără îndoială, pentru a automatiza procesele, este necesar să se efectueze cel puțin audit intern, formalizați procesele și remediați-le în sistem. Drept urmare, compania primește un instrument puternic pentru gestionarea activităților operaționale, capacitatea de a analiza și de a lua decizii informate de management.

Experiență pozitivă: cum BPM a crescut profitul clientului nostru cu 42%

Pentru a ne demonstra opiniile cu privire la beneficiile unei abordări procesuale în CRM, vă prezentăm un caz scurt al unuia dintre clienții noștri. În cadrul acestui articol, putem arăta doar o mică parte din complexul de lucrări care a fost efectiv realizat.

Clientul care ne-a contactat este angajat în producția de acoperiri de protecție de înaltă calitate și lucrează pentru piata ruseasca de peste 15 ani acum. Având în vedere creșterea companiei, problema pierderii cererilor primite de la clienți a devenit acută, ceea ce, ca urmare, are un impact negativ asupra atragerii de noi clienți și creșterii profiturilor companiei.

Ce a făcut compania pentru a rezolva problema?

Conducerea a decis să mărească departamentul de vânzări și să mai angajeze câțiva specialiști care să lucreze cu clienții. Cu toate acestea, acest lucru a ajutat doar parțial la creșterea vitezei de procesare a aplicațiilor. 30% dintre cumpărători au refuzat serviciile în cazul în care managerii nu au răspuns solicitărilor lor în timp util, iar unele aplicații au rămas neconsiderate sau s-au pierdut în fluxul altora.

Pe baza acestei probleme, clientul nostru a apelat la noi pentru o soluție care să-l ajute să crească vânzările și să nu piardă potențiali clienți.

Pentru rezolvarea sarcinilor stabilite au fost definite următoarele obiective:

• Reducerea numărului de aplicații pierdute și neprocesate.
• Creșterea vitezei de răspuns la o solicitare a clientului (viteza de procesare a unei cereri).

Pentru a atinge obiectivele stabilite, modulul 1C: CRM PROF a fost introdus în configurația existentă 1C: Trade Management. La implementarea 1C: CRM PROF, un proces de afaceri pentru înregistrarea unei cereri a fost construit conform diagramei de flux prezentată în Figura 2.

Figura 2 - Procesul de înregistrare a cererii de afaceri

Acest proces de înregistrare a cererii asigură:

• Înregistrarea tuturor cererilor.
• Procesarea tuturor cererilor.
• Capacitatea de a analiza cauzele defecțiunilor.

Pentru efectuarea acțiunilor reglementate au fost introduse în sistem contracarări la neconformitate, adică. pentru neefectuarea acțiunilor prescrise în sistem, are loc o anumită acțiune de blocare - așa este implementat principiul „Conveyor de vânzări”.

Soluţie. Pentru a îmbunătăți eficiența departamentului de vânzări și a crește vânzările, a fost dezvoltat și implementat un proces de afaceri pentru procesarea cererilor clienților. O secvență clară de trecere prin etapele tranzacției și blocarea sistemului pentru un utilizator care nu și-a finalizat sarcina la timp, a făcut posibilă reducerea semnificativă a timpului de procesare a cererilor clienților.

Rezultat. Reducerea timpului de procesare a cererilor clienților, eliminarea pierderilor de solicitări și, ca urmare, creșterea vânzărilor companiei.

Efect economic.În continuarea procesului de automatizare a primirii cererilor primite, a fost automatizat procesul de procesare a cererii de la primirea acesteia către departamentul de vânzări până la finalizarea tranzacției. Nu vom oferi aici o descriere a acestui proces, aș vrea să spun doar despre beneficiile economice, ca urmare a unui set de măsuri luate pentru implementarea tehnologiilor BPM pentru clientul nostru.

Deci, dacă facem media cifrelor, atunci în primele șase luni de la implementarea CRM + BPM, clientul a înregistrat un profit de 3,5 milioane de euro. Pentru aceeași perioadă a anului precedent, această cifră a fost de aproximativ 2,5 milioane de euro. Adică putem spune cu siguranță că introducerea unei abordări procesuale în organizarea activităților companiei a crescut profitul clientului nostru cu 42%! În plus, creșterea pieței sau alți factori externi care afectează profiturile nu au avut un impact semnificativ.

Să începem cu faptul că majoritatea companiilor nu sunt angajate în dezvăluirea potențialului intern al angajaților în principiu. Uneori, acest lucru se datorează lipsei de dorință de a cheltui costuri financiare și de timp suplimentare. Și uneori din alte motive, dintre care sunt multe:

1. Sisteme CRM Vă sfătuim să automatizați procesele de afaceri pe baza unui sistem CRM profesional, deoarece Sistemele CRM au instrumente extinse pentru implementarea și gestionarea proceselor de afaceri. Deși aceasta nu este o dogmă, este destul de realistă implementarea tehnologiilor BPM în alte sisteme de contabilitate din industrie.

2. Disponibilitatea unui designer de procese de afaceri Atunci când alegeți un sistem CRM, acordați atenție prezenței unui designer de procese de afaceri care vă va permite să creați și să editați procese de afaceri în modul utilizator. Acest lucru este important în schimbarea condițiilor de afaceri, deoarece nu trebuie să implicați un programator de fiecare dată când trebuie să faceți modificări în procesul de afaceri.

3. Implicarea unui specialist Înainte de a formaliza procesele de afaceri, vă recomandăm să efectuați un sondaj al activităților pe care le veți automatiza. În această etapă, este mai bine să implicați un specialist, deoarece pașii greșiți în etapa de formalizare a proceselor în viitor se vor face simțiți cu fiecare pasaj al procesului. Cu toate acestea, dacă puteți detecta o astfel de eroare, atunci aceasta poate fi corectată cu ușurință în constructor.

4. Zonele cu probleme în activitatea companiei Când construiți procese de afaceri, este important să acordați atenție zonelor cu probleme din activitatea companiei și a angajaților. Adică, este indicat să evidențiezi 2-3 probleme principale și să te concentrezi pe minimizarea acestora atunci când construiești procese de afaceri.

5. Concentrați-vă pe elementele esențiale Concentrați-vă pe principalul lucru, nu încercați să automatizați totul deodată: procesul de vânzare, acordarea documentelor, examinarea reclamațiilor, campanii de marketing și așa mai departe. După cum a arătat experiența noastră, implementarea simultană a mai multor procese provoacă respingere în rândul angajaților din cauza „comei” întrebărilor acumulate și a complexității suportului simultan.

În concluzie, trebuie remarcat faptul că astăzi instrumentele software au un impact uriaș asupra performanței afacerii. În același timp, combinația de instrumente CRM și instrumente pentru organizarea unei abordări orientate pe proces (BPM) va îmbunătăți semnificativ atât rezultatele comerciale, cât și satisfacția clienților.

Integrarea sistemului. Consultanta

Generator de vânzări

Timp de citit: 15 minute

Vă vom trimite materialul:

Exemplele de automatizare de succes a întreprinderilor sunt destul de rare. Având în vedere că măsurile de stabilire a acestuia sunt foarte costisitoare și consumatoare de timp, merită mai întâi să vă dați seama pentru ce este automatizarea proceselor de afaceri, cum vă va ajuta în rezolvarea problemelor stringente.

Din acest articol veți învăța:

1. Ce este mai exact
2. Sisteme de automatizare populare
3. De unde ar trebui să înceapă automatizarea într-o companie?
4. Ce să căutați atunci când alegeți fonduri
5. 4 sfaturi pentru a economisi bani
6. Capcanele automatizării proceselor de afaceri
7. Ce să controlați în timpul gestionării automatizării

Ce înseamnă automatizarea proceselor de afaceri?

Automatizarea afacerilor este de obicei înțeleasă ca procesul de transfer a operațiunilor repetitive obișnuite și a sarcinilor sub control. pachete software sau sistemul informatic. Drept urmare, conducerea întreprinderii are ocazia de a elibera resurse umane și financiare, de a crește productivitatea muncii și de a gestiona mai eficient strategia de dezvoltare.

Un exemplu tipic de gestionare a unei organizații, când nu este urmată o secvență clară de acțiuni, poate fi reprezentat ca următoarea diagramă:

Această metodă de management este însoțită de dezavantaje serioase:

• managerii și managerii de linie se confruntă cu o încărcare constantă ridicată, deoarece procesul de lucru are loc exclusiv cu participarea lor directă;
• în procesul de îndeplinire a sarcinilor, pe lângă principalii executanți, sunt implicați și angajați ai departamentelor conexe;
• nimeni nu știe în ce stadiu se află soluția problemei;
• domeniile de responsabilitate nu sunt împărțite, multe funcții sunt duplicate;
• momentul luării deciziilor nu este supus unui control strict;
• angajații care participă la proces nu sunt motivați până la scopul final.

Ca urmare a acestei abordări, toată lumea este ocupată, iar rezolvarea sarcinilor stabilite lasă de dorit.

Abordarea procesului este fundamental diferită de această stare de fapt, deoarece se bazează pe ordinea optimă a acțiunilor și controlul implementării în fiecare etapă.

Scopul abordării proceselor este conformarea activităților întreprinderii cu anumite reglementări și interconectarea proceselor interne de afaceri.

Abordarea procesului are următoarele avantaje:

• ordinea proceselor de afaceri;
• rezolvarea problemelor în cel mai scurt mod;
• responsabilitatea personală a angajaților pentru domeniul lor de activitate;
• controlul asupra executării sarcinilor;
• motivarea angajaților pentru a obține rezultate optime;
• planificarea la termenele limită pentru executarea sarcinilor;
• simplificarea ierarhiei interne structura organizationalaîntreprinderilor.

Ce este mai exact automatizarea proceselor de afaceri?

Sistemele de automatizare vă permit să simulați online procese de afaceri de orice complexitate. Un manager de activități accesibil este oferit utilizatorilor, combinând confortul și versatilitatea.

Cu ajutorul acestuia, angajații au posibilitatea de a-i atribui pe cei responsabili pentru rezolvarea unor sarcini specifice, de a obține statistici privind timpul petrecut proceselor individuale și de a face planuri pentru optimizarea activităților. O reamintire a termenelor limită vă va ajuta să evitați încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor individuale.

Gestionarea informațiilor clienților

În centrul fiecărui sistem de automatizare a proceselor de afaceri se află o bază de date care combină toate informațiile despre clienții companiei. Dacă utilizați corect aceste informații, activitatea organizației poate fi cât mai eficientă.

Sistemul aranjează datele și face posibilă gruparea acestora în funcție de sarcini specifice. Baza de clienți include întreaga gamă de informații necesare pentru o interacțiune optimă cu consumatorii.

Toate datele sunt grupate în blocuri convenabile, sistemul oferă o oportunitate convenabilă de a trimite o scrisoare, de a efectua un apel, de a reaminti istoricul activități comuneși chiar să afișeze profiluri de rețele sociale.

Automatizarea procesului de vânzare

Principalele funcții ale sistemului de automatizare a proceselor de afaceri includ ajutarea managerilor în gestionarea eficientă a vânzărilor. Datorită sistemului, lucrul la mai multe tranzacții poate avea loc simultan. Fiecare pas este însoțit de sugestii pentru a ajuta utilizatorii să planifice următorul pas cu cea mai mare eficiență.

Avand in fata ochilor un istoric de cooperare cu un anume client, managerul ii va oferi cu usurinta exact produsul care ii va satisface nevoile cu gradul maxim de probabilitate.

Pâlnia de vânzări și alte metode de analiză facilitează identificarea punctelor slabe din procesul de vânzare, acordând atenție la care vor primi angajații. cel mai bun rezultat. Instrumentele vizuale convenabile ale sistemului fac posibilă asigurarea că profilul clientului conține toate informațiile necesare, precum și datele privind tranzacțiile sunt reflectate cât mai precis posibil.

Managementul lead-urilor

Managementul lead-urilor este o funcție la fel de importantă a unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri. Utilizatorii își pot face o idee despre nevoile clienților, atât în ​​baza de date a companiei, cât și a celor potențiale.

Fiecare lead nou este supus înregistrării automate în sistem, după care el însuși sugerează managerului pașii care vor fi cei mai eficienți într-o anumită situație.

Managementul serviciului clienți

Relațiile pe termen lung cu clienții sunt imposibile fără un serviciu care funcționează bine. Sistemul de automatizare a proceselor de afaceri vă permite să configurați un serviciu multicanal Calitate superioară. Solicitările clienților și serviciilor sunt gestionate pe baza unui proces de referință.

Informațiile despre clienți, apelurile primite și efectuate sunt concentrate într-o singură fereastră. Sistemul este capabil să ofere forma necesară a contractului, să determine grupul de abilități, să calculeze intervalul de timp în care va fi finalizată cererea și să efectueze un apel înapoi către client.

Automatizarea fluxului de lucru

Sistemul de automatizare vă permite să puneți în ordine fluxul de documente al companiei pentru a îmbunătăți în continuare eficiența gestionării contractelor, facturilor, protocoalelor și corespondenței primite. Programul oferă de utilizat șabloane gata făcute pentru formarea diferitelor documente.

Este posibil să atașați copii scanate pentru acces rapid la versiunile tipărite. Stocarea electronică conține întregul volum al documentației întreprinderii. Căutarea convenabilă vă permite să găsiți documentul doritîntr-o fracţiune de secundă. Există posibilitatea de lucru în grup, precum și de vizionare în vederea armonizării conturilor.

Managementul portofoliului de produse

Pe lângă capacitățile obișnuite ale unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri, au fost adăugate instrumente pentru a ajuta la structurarea nomenclaturii și la gestionarea catalogului de produse. Pentru a facilita procedura de căutare, puteți seta un filtru convenabil. Contabilitatea prețurilor și reducerilor va deveni mult mai ușoară, precum și selecția produselor pe care să le comandă.

Sisteme populare de automatizare a proceselor de afaceri

Trimiteți cererea dvs

Fiecare companie are propriile sale procese de afaceri. Totalitatea lor poate fi grupată în mai multe direcții și ulterior automatizate atât în ​​general, cât și în cadrul unui singur proces:

Automatizare integrată a proceselor de afaceri

Automatizarea proceselor de afaceri, produsă în mod „insular”, fără relația dintre sistemele individuale, aduce rareori beneficii tangibile. Când vine vorba de optimizarea domeniilor individuale de activitate, scopul nu este creșterea eficienței companiei în ansamblu.

Un sistem unificat de automatizare a proceselor de afaceri, dimpotrivă, este un set de instrumente care vă permit să gestionați activitățile financiare și economice ale întreprinderii în ansamblu, să păstrați evidențe operaționale, contabile și de gestiune.

ERP - concept sistem unificat pentru managementul companiei – a început să fie folosit la sfârșitul anilor 80, de-a lungul anilor devenind din ce în ce mai popular datorită apariției unui software adecvat.

Sistemul ERP se bazează pe principiul unui singur spațiu informațional, cu ajutorul căruia puteți urmări și analiza datele despre procesele de afaceri care au loc în diferite departamente ale organizației.

Sistemele ERP folosesc un principiu modular pentru a construi, au o structură formată din blocuri independente responsabile pentru un proces separat. Acest lucru vă permite să rafinați și să extindeți capacitățile sistemului odată cu apariția de noi aspecte tehnologice sau legislative, precum și cu nevoile în schimbare ale clienților.

Un sistem ERP tipic constă din următoarele grupuri de module:

• logistica;
• industrial;
• marketing;
• livra;
• marketing, etc.

Sistemele ERP în afacerile rusești au început să fie utilizate de cele mai mari companii la sfârșitul secolului al XX-lea; astăzi nicio întreprindere nu se poate descurca fără ele, indiferent de dimensiunea sa.

Având implementat un sistem ERP, compania nu mai are nevoie de numeroase programe care au un focus restrâns - lucru cu depozit, finanțe, logistică, birou. În consecință, costul suportului IT este redus semnificativ.

În 2017, primii trei lideri de pe piața globală de sisteme ERP au fost SAP (20%), Oracle (13,9%) și Microsoft (9,4%). În spatele lor, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle este recunoscut drept campion în ceea ce privește viteza de implementare, iar SAP în ceea ce privește perioada de amortizare a investițiilor.

Cel mai popular sistem ERP rus în 2017 a fost 1C: Enterprise. Puțin mai puțin populare sunt Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Cum să începeți automatizarea proceselor de afaceri într-o companie

În procesul de stabilire a automatizării proceselor de afaceri, o întreprindere parcurge următoarele etape:

1. Analiza proceselor de afaceri, adaptarea sau revizuirea acestora.
2. Identificați nevoile imediate de automatizare.
3. Selectarea software-ului sau dezvoltarea de software individualizat.
4. Implementarea sistemului la întreprindere și instruirea personalului în utilizarea acestuia.

În această listă, absolut toate etapele sunt importante.

În primul rând, să definim despre ce vorbim. Un proces de afaceri este un set de activități care se supun unui obiectiv comun, au loc într-o anumită secvență și se desfășoară în conformitate cu cerințele stabilite.

Ca urmare a unor astfel de activități, resursele sunt transformate într-un produs final care este valoros pentru consumator. Dacă te uiți la procesul de afaceri din partea tehnologiei informației, acesta va arăta ca o secvență de lucru legată de activitati de productie afaceri al căror scop este crearea de valoare adăugată.

Structura procesului de afaceri include structura mai multor acțiuni care vizează implementarea obiectivelor în sistemul informațional, cum ar fi managementul întreprinderii, analiza calității produsului, suportul resurselor pentru lansarea acestuia.

Nu este neobișnuit să vedem cum speră managementul prin automatizarea proceselor de afaceri pentru a stabili interacțiunea între diviziile companiei. Da, sistemele informatice sunt o parte integrantă a managementului, dar nu pot schimba fundamental o organizație analfabetă.

Multe întreprinderi lucrează cu cantități uriașe de date, pentru a căror analiză și utilizare sisteme moderne sunt pur și simplu necesare, iar automatizarea va ajuta compania să atingă un nou nivel de dezvoltare.

Când vine vorba de faptul că nu există o colecție de informații sau fiabilitatea acesteia este în mare îndoială, diviziile companiei nu interacționează între ele, este necesar să se stabilească mai întâi un sistem de management.

De aceea, prima sarcină a managementului este de a evalua starea actuală și de a determina dacă automatizarea va ajuta la rezolvarea problemelor.

Cu ajutorul automatizării proceselor de afaceri astăzi, este posibil să oferiți soluția următoarelor sarcini:

• Creșteți viteza de procesare a informațiilor în cadrul companiei(de exemplu, primirea instantanee a unei cereri de la departamentul de vânzări către depozit).
• Obțineți transparență în afaceri(de exemplu, aflați valoarea datoriei contrapărților).
• Controlați cantitatea de informații(de exemplu, clienții au posibilitatea de a lăsa aplicații prin site).
• Creșteți comunicarea între departamente(de exemplu, un articol rezervat de un client nu va fi vândut altuia).
• Creșteți indicatorii de fabricabilitate a afacerii(de exemplu, calculul prețurilor și taxelor se efectuează automat) etc.

Cu toate acestea, pentru a rezolva sarcini precum atragerea de noi clienți, raportarea la timp a impozitelor și planificarea strategică, automatizarea proceselor de afaceri nu este în mod clar suficientă.

De regulă, implementarea sa este necesară în următoarele cazuri:

• reorientarea întreprinderii spre rezolvarea de noi probleme(fabricarea altor produse, intrarea pe noi piețe, dotarea producției cu linii tehnologice moderne);
• implementarea reformelor sau schimbărilor în principiile de management;
• incapacitatea sistemului de automatizare anterior de a satisface nevoile întreprinderii;
• pregătirea firmei pentru vânzare(ca urmare a automatizării, valoarea sa de piață va crește).

Următorul pas cel mai important este să decideți care anume domeniu al activității companiei necesită automatizarea proceselor de afaceri în primul rând. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este pentru întreprinderile mici și mijlocii. Trebuie doar să determine care angajat este asociat cu stocarea și procesarea datelor, raportare și altele asemenea.

Contabilitatea este primul lucru care îmi vine în minte departamente comerciale, depozite etc. Există procese de afaceri care trebuie automatizate fără ezitare - personal, contabilitate, contabilitate inventar.

O altă modalitate de a determina care zonă a activității companiei are nevoie de automatizare prioritară a proceselor de afaceri este identificarea punctelor slabe ale întreprinderii. Factorii de nemulțumire pot fi diferiți - momentul procesului, costul și calitatea acestuia.

De exemplu, puteți întocmi un plan de dezvoltare fără a utiliza software. Desigur, calculele nu vor fi suficient de precise, iar implementarea lor va dura cel puțin o săptămână. Un număr mare de erori nu pot fi evitate, iar costurile cu forța de muncă vor fi excesiv de mari.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, merită în primul rând automatizarea comunicării cu clienții și cu toate componentele acesteia:

• preluarea comenzilor;
• părere;
• reclamații, dorințe, sugestii.

Lucrul cu clienții ar trebui să fie construit pe baza unui algoritm detaliat, începând cu un apel sau un e-mail primit și terminând cu onorarea comenzii și asistență în garanție.

Scopul automatizării proceselor de afaceri ar trebui să fie transmiterea informațiilor de la primire la implementare fără cea mai mică întârziere și efort suplimentar din partea clientului. Nu trebuie să uităm că clienții companiei sunt sursa bunăstării acesteia, tocmai de la ei vin banii care pot fi folosiți pentru optimizarea ulterioară.

În ceea ce privește companiile mari, acestea ar trebui în primul rând să automatizeze operațiunile de producție și depozit, ceea ce le va permite să proceseze numărul maxim de comenzi.

niste companiile ruseștiîşi reglementează în mod tradiţional procesele de afaceri în conformitate cu descrierea postului, prin urmare, munca în ele este stabilită pe baza realizării indicatorilor specificati.

Aceasta înseamnă că mai multe divizii pot fi angajate în vânzări simultan, ca urmare, apare un conflict de interese care afectează negativ situația generală cu vânzările și profitul final.

Prin automatizarea relațiilor cu clienții, puteți începe să transferați la baza de informații a altor procese de afaceri - depozitare, achiziții, producție etc.

Următorul pas ar trebui să fie introducerea automatizării în statul de plată, formarea forme statistice, contabilizarea metalelor prețioase.

Dar asta e in teorie. Practica arată că la început există o automatizare a financiar și fluxurile de materiale, adica contabilitate, contabilitate depozit, case de marcat. Apoi treceți la marketing, achiziție, producție și controlul calității.

Etapa finală este automatizarea activităților de personal. Durata totală a implementării proiectului poate dura de la un an și jumătate până la trei ani.

Ce să căutați atunci când alegeți instrumente de automatizare a proceselor de afaceri

Când vă gândiți la achiziționarea unui software de automatizare a proceselor de afaceri, există două opțiuni de luat în considerare:

• crearea unui sistem bazat pe un produs standard;
• dezvolta si implementeaza software adaptat nevoilor individuale ale companiei.

Un produs standard va fi mai rentabil și mai ușor de implementat. Dezavantajul acestuia poate fi considerat oportunități limitate de adaptare la nevoile companiei, oferite de dezvoltator. Acest lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Pentru a selecta software-ul optim, trebuie să răspundeți la câteva întrebări:

1. Ce procese de afaceri sunt supuse automatizării?
2. Funcționalitatea programului ales corespunde sarcinilor pe care acesta trebuie să le rezolve?
3. Poate fi personalizat pentru a se potrivi cu procesul dumneavoastră?
4. Este posibil să faceți rapid modificări sistemului fără a opri utilizarea acestuia, dacă apare o astfel de nevoie?
5. Este sistemul ușor de utilizat?
6. Este posibil să se integreze sistemul cu servicii deja instalate sau programe de automatizare?
7. De către cine și în ce condiții va fi oferit suport tehnic?
8. Cât va costa implementarea și deținerea sistemului?

Este puțin probabil să vă puteți descurca fără ajutorul profesioniștilor, așa că ar trebui să solicitați sfaturi de la companiile furnizori care dezvoltă software specializat. Ar fi util să analizăm experiența partenerilor și concurenților.

Pe baza tuturor informațiilor primite, ținând cont de specificul propriei industrii, puteți începe să alegeți un anumit produs. Decizia dacă automatizarea proceselor de afaceri va fi complexă sau dacă se poate renunța la un sistem ERP depinde de caracteristicile întreprinderii.

Cât va costa automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi

Este destul de dificil să dai un răspuns fără ambiguitate, deoarece costul automatizării proceselor de afaceri ale unei anumite companii depinde direct de câteva condiții care trebuie luate în considerare:

• ce sarcini ar trebui să le rezolve software-ul;
• sistemul trebuie să fie tipic sau personalizat;
• ce resurse sunt necesare pentru implementarea acestuia;
• câte locuri de muncă ar trebui conectate la sistem.

De exemplu, achiziționarea celui mai popular program 1C: Enterprise din Rusia va costa de la 40 de mii de ruble pentru 20 de locuri de muncă la 400 de mii de ruble pentru 100.

Mai mulți factori afectează, de asemenea, costul automatizării:

• prețul sistemului în sine, inclusiv „cutia” sau plățile de închiriere, dacă se folosește versiunea „cloud”;
• costul serviciilor pentru înființarea unui sistem de automatizare și instruirea angajaților pentru a lucra cu acesta;
• plata pentru suport tehnic.

Este necesar să se includă costurile indirecte în acest articol de cheltuieli, de exemplu, timpul de lucru utilizatorii cheie și managementul cheltuiți pentru participarea la proiect.

Consiliul numarul 1. Țineți descrierea procesului dvs. de afaceri la zi.

Întocmește reglementări pentru întreținerea și codificarea analizelor NSI (informații de referință). Verificați în mod regulat managementul și personalul pentru cunoștințele despre procesele de afaceri ale companiei și sistemele de control al calității. Acest lucru garantează economii la bugetul proiectelor IT de până la 30-40%.

Angajații întreprinderii ar trebui să aibă o idee clară despre ce anume este supus automatizării și de ce este necesar. Cu o înțelegere a esenței proceselor, dezvoltarea unui program sau adaptarea unei versiuni „cutie” nu va fi dificilă pentru un director IT.

Puteți implementa proiectul atât independent, cât și folosind serviciile unor companii specializate.

Există exemple de implementare automatizare integrată procesele de afaceri ale marilor corporații cu o cifră de afaceri de miliarde de dolari în doar două luni. Un astfel de rezultat poate fi considerat irealizabil, dar trebuie avut în vedere că aceasta a fost etapa finală a lucrărilor preliminare privind INS și formularele de raportare, care a durat mai mult de doi ani.

Consiliul numărul 2. Utilizați programe gratuite pentru a automatiza operațiunile repetitive ale computerului.

Repartizarea responsabilităților va ajuta să scapi de rutină.

Consiliul numărul 3. Utilizați serviciile de automatizare oferite de companiile IT care au finalizat deja proiecte în industria dvs.

Ei înțeleg specificul afacerii dvs., ceea ce va reduce semnificativ costurile.

Consiliul numărul 4. Relaționați cu companii IT care vând și instalează diverse sisteme de automatizare, adică multi-furnitori.

Calificările personalului unor astfel de firme le permit să analizeze problemele de implementare a sistemelor mai larg, pot compara diferite produse software, evidențiază avantajele și dezavantajele lor. Prin urmare, există o mare probabilitate ca soluția optimă să fie selectată pentru afacerea dvs.

Capcanele automatizării proceselor de afaceri

Nu te strădui spre perfecțiune

Prima etapă de pregătire pentru implementarea sistemelor de automatizare este cercetarea, însoțită de rapoarte voluminoase despre procesele de afaceri ale companiei. În același timp, mulți se confruntă cu o problemă atât de caracteristică, cum ar fi întârzierea procedurii de acord asupra detaliilor implementării viitoare și transferul repetat de documentație de la client la antreprenor.

Trebuie evitată minuțiozitatea excesivă și dorința de a aduce proiectul la ideal în acest caz, deoarece toate acestea țin timpul și măresc costurile, fără a da un rezultat pozitiv tangibil.

Pentru a preveni această greșeală foarte frecventă, va ajuta o indicare în contract a condițiilor de pregătire a documentației, numărul de aprobări necesare și respectarea strictă a acestora.

Decideți asupra unei alegeri

La dezvoltarea unui design de sistem, o problemă comună este alegerea unei opțiuni care va implementa decalajul dintre descrierea proceselor de afaceri și vizualizarea standard a sistemului instalat.

La rezolvarea oricărei sarcini, pot fi aplicate diferite grade de automatizare. Astfel, necesitatea refacerii zonei de retragere din rezervă este implementată în mai multe moduri:

• formarea manuală de către utilizator a unei sarcini pentru reumplerea zonei de selecție, după caz;
• formarea automată a unei sarcini atunci când un anumit parametru atinge un anumit nivel critic;
• generarea automată a sarcinilor, luând în considerare toate comenzile potențiale;
• generarea automată a sarcinilor bazată pe luarea în considerare a tuturor potențialelor comenzi, livrări etc., precum și luarea în considerare a complexității tot mai mari a execuției.

Cea mai mare problemă în acest caz este alegerea soluției optime. Pentru viteza maximă, trebuie stabilite obiectivele proiectului și momentul implementării acestuia. Punctele de vedere ale tuturor părților interesate trebuie luate în considerare.

O sarcină poate arăta diferit pentru profesioniștii IT și lucrătorii din depozit. Ar trebui să fie rezolvat în așa fel încât sistemul să nu provoace dificultăți pentru principalii săi utilizatori.

Frica de inovare

Etapa introducerii sistemelor de automatizare determină adesea concedierea personalului care refuză să învețe să lucreze într-un mod nou. Cazurile în care jumătate dintre angajații din depozit au preferat să-și schimbe locul de muncă în loc să stăpânească noile tehnologii de contabilizare a mărfurilor sunt destul de frecvente.

Conducerea poate lua unele măsuri preventive, și anume să efectueze instruire, acordând în același timp o atenție deosebită disponibilității acesteia pentru majoritatea angajaților, pentru a explica beneficiile pe care întreprinderea și angajații înșiși le vor primi ca urmare a introducerii unui sistem de automatizare.

Totuși, dacă rezistența personalului este prea mare, poate merită să pariezi pe recrutarea de noi angajați care sunt gata să stăpânească noi forme de muncă. Această soluție la problema adaptării este destul de comună. Lucrătorii nou angajați nu sunt legați de cadrul „cum era înainte”, prin urmare acceptă cu ușurință noile condiții.

Caracteristicile sistemelor de automatizare, care minimizează nevoia de a reține cantități uriașe de informații, permit unei persoane să se obișnuiască cu locul de muncă în câteva zile.

Ce să controlați atunci când gestionați automatizarea proceselor de afaceri

Introducerea sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri necesită monitorizarea constantă a principalelor domenii de lucru, atât de către client, cât și de către executanți. La cel mai mult Puncte importante este necesar să se includă costul proiectului, calendarul de implementare a etapelor individuale, activitățile personalului, calitatea muncii intermediare.

Prevenirea abaterilor de la indicatorii prevăzuți prin contract, adoptarea la timp a măsurilor pentru eliminarea deficiențelor identificate constituie cea mai mare parte a sarcinilor cu care se confruntă managementul de ambele părți.

Termenele limită

O creștere a timpului de implementare a proiectului, ceea ce presupune Cheltuieli suplimentare, poate fi numită o problemă clasică a oricărei introduceri de noi tehnologii. De regulă, apare ca urmare a unor factori secundari. Mecanismele speciale de management vor contribui la reducerea la minimum a probabilității de întârzieri.

Principalul este calendarul proiectului. Reglează toată munca care trebuie făcută, în interconectare. Programul este necesar pentru a monitoriza parcurgerea jaloanelor pentru implementarea etapelor proiectului și a controla termenele stabilite pentru fiecare dintre acestea.

În acest document, este necesar să se prevadă rezerve de timp în cazul unor circumstanțe neprevăzute, precum și datele ședințelor de control. Implementarea cu succes a proiectului depinde de cât de bine vor interacționa echipele.

Acuratețea și detaliul maxim în pregătirea programului măresc probabilitatea respectării acestuia în timpul executării lucrărilor.

Creștere în valoare

Costul proiectului, de regulă, crește din cauza unei modificări a gamei de sarcini față de cele stabilite anterior și a unei prelungiri a termenelor. Creșterea costurilor în sine poate fi un factor care provoacă noi probleme.

O atenție deosebită trebuie acordată atunci când se analizează problema creșterii funcționalității sistemului implementat. Da, de multe ori nevoia de a adăuga noi caracteristici apare doar în timpul procesului de instalare, era extrem de dificil să o prevăd în avans.

Dar, în cea mai mare parte, participanții la proiect insistă să extindă funcționalitatea în încercarea de a-și realiza ideile creative. Această încercare de perfecțiune poate cauza întârzieri, astfel încât inițiativele de îmbunătățire a sistemului sunt cel mai bine incluse în următorul plan de lucru.

Primul plan ar trebui să fie implementarea în timp util a proiectului de automatizare a proceselor de afaceri și atingerea obiectivelor stabilite în această etapă. Acest lucru este justificat atât din punct de vedere organizațional, cât și economic. Dorința de îmbunătățire nesfârșită a sistemului poate duce la pierderea relevanței acestuia.

Problema de personal

Acesta este unul dintre factorii cheie care influențează succesul unui proiect. Personalul din domeniul IT, ca si in alte industrii, unde rezultatul activitatii depinde intr-o mai mare masura nu de echipament, ci de persoana, joaca un rol important.

Prin urmare, absența problemelor în implementarea proiectului și minimizarea riscurilor sunt garantate atunci când executanții sunt foarte profesioniști, responsabili și se străduiesc să obțină cele mai bune rezultate.

Adesea, introducerea de noi proiecte este însoțită de o atitudine negativă din partea angajaților, opoziție evidentă și împărțirea sferelor de influență.

O altă problemă comună legată de personal este lipsa clientului de angajați cu calificările necesare pentru a participa la proiect.

Există mai multe căi de ieșire din această situație:

• completarea personalului cu un nou angajat care are un nivel suficient de cunoștințe pentru a desfășura activitățile proiectului;
• angajați temporar un angajat al companiei executante care va reprezenta interesele clientului în cadrul proiectului (această opțiune nu este potrivită pentru toată lumea, dar se regăsește în practica unor companii);
• transfera către o companie IT independentă a funcţiilor de control al proiectelor de către client.

La implementarea unui proiect de automatizare a proceselor de afaceri este necesară monitorizarea constantă a atingerii rezultatelor intermediare înregistrate în grafic. Scopul unei astfel de monitorizări este de a monitoriza modul în care pașii întreprinși corespund scopului final.

Pentru a face acest lucru, există un mecanism de puncte de control - anumiți parametri care trebuie atinși până la ora stabilită. O analiză a caracterului complet al rezolvării problemelor la un moment dat ajută la înțelegerea dacă implementarea sistemului de automatizare se abate de la cea planificată.

La întâlnirile managerilor de proiect de ambele părți, indicatorii sunt comparați și sunt stabilite următoarele sarcini.

În concluzie, aș dori să spun că automatizarea proceselor de afaceri este un proces complex, dar captivant, în care sunt implicate mai multe părți simultan. Se distinge prin multitasking și va avea succes numai dacă sunt îndeplinite mai multe condiții importante:

• experienta unei companii care implementeaza un sistem de automatizare;
• nivelul de calificare și fiabilitate al echipei care lucrează la implementarea proiectului;
• tehnologia de implementare selectată.

O importanță deosebită trebuie acordată legitimității procedurilor desfășurate: utilizarea software-ului licențiat, contactarea specialiștilor care au fost autorizați să efectueze serviciile relevante.

După ce te-ai asigurat că compania IT căreia îi vei încredința automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii tale lucrează de mult timp în acest domeniu, are în spate o mulțime de proiecte implementate cu succes și lucrează exclusiv cu programe licențiate, poate conta pe implementarea sistemului pentru a fi punctul de plecare pentru companiile de dezvoltare.

Liderii companiei depun adesea mult efort în îmbunătățirea proceselor care vizează atingerea anumitor obiective și creșterea eficienței colaborării angajaților implicați. Ei înțeleg cu adevărat importanța asigurării comunicării și eficienței între departamente sau grupuri la scară mai mare. Această căutare a unei abordări optime a interacțiunii este asociată cu nevoia de a rezolva probleme vitale care apar inevitabil atunci când există dezbinare în diferite departamente și zone ale companiei. Execuţie munca necesara independent de alte părți ale companiei poate face mai mult rău decât bine, deoarece în acest caz, angajații sunt concentrați pe rezolvarea unor probleme specifice, și nu pe atingerea unui scop comun în cadrul procesului. Software-ul de automatizare a proceselor de afaceri - BPMS - oferă angajaților companiei capacitatea de a vizualiza rolul sarcinilor lor într-un proces de afaceri, ceea ce ajută la creșterea productivității angajaților și poate avea, de asemenea, un efect pozitiv în alte domenii ale companiei și poate atinge obiectivele organizaționale cheie.

Ce este automatizarea proceselor de afaceri?

Termenul „proces de afaceri” este folosit pentru a descrie organizarea și structura acțiunilor interdependente ale angajaților companiei cu unicul scop de a atinge cu succes obiectivul stabilit. Esența automatizării unui proces de afaceri este stabilirea structurii pentru transferul responsabilității pentru execuția procesului și, prin urmare, realizarea scopului. Pentru angajati individuali Procesul de afaceri reprezintă pașii pentru a obține rezultate de succes. În cazul grupurilor mici și mari, un proces de afaceri este înțeles ca repartizarea sarcinilor pe care fiecare membru al grupului trebuie să le îndeplinească pentru a îndeplini o sarcină comună pentru grup. Există multe exemple de procese de afaceri automatizate, variind de la procesul de preparare a unui fel de mâncare după o rețetă dată până la un proces amplu de achiziție a unei companii de către alta. Companiile care aplică automatizarea proceselor de afaceri în industrii precum marketingul și altele, notează rezultatele pozitive ale utilizării acestei abordări a managementului datorită nivel inalt organizarea muncii, scopul acțiunilor angajaților și disciplina în îndeplinirea atribuțiilor.

Cheia succesului unui proces de afaceri sunt anumite componente de neînlocuit. În primul rând, sunt necesare date și materiale pentru fiecare pas al procesului. În al doilea rând, aveți nevoie de un algoritm - un proces - pe care oamenii sau software-ul (în cazul automatizării unui proces de afaceri) îl pot urma. În cele din urmă, rezultatul trebuie definit, pentru a realiza ce eforturi se depun, se cheltuie timp și se folosesc datele. Este important să recunoașteți importanța acestor componente ale automatizării proceselor de afaceri și să vă faceți timp pentru a selecta și a oficializa fiecare dintre ele, pentru că doar punând fundația potrivită puteți conta pe rezultatul corect.

Automatizarea proceselor de afaceri - istorie

Termenul a fost folosit pentru prima dată de Frederick Taylor și Henry Gant, ingineri mecanici și consultanți în management, în anii 1920. Inițial, acest termen a fost legat de producție, dar este evident că în procesul de studiu și regândire a termenului de proces de afaceri a devenit aplicabil chiar și pentru a descrie dinamica activităților din cadrul familiei. La începutul anilor 1980, pe baza lucrărilor lui W. Edwards Deming și Joseph M. Juran, a fost dezvoltat un nou concept al procesului de afaceri, iar teoria a fost susținută de tehnologie. De exemplu, modalități complet noi de a interacționa, de a stabili obiective și de a obține rezultate au apărut datorită apariției mașinilor de scris, a fotocopiatoarelor și a computerelor personale. Internetul a devenit, de asemenea, unul dintre principalii factori pentru dezvoltarea de noi abordări ale managementului proceselor de afaceri (BPM) și dezvoltarea practicilor de automatizare a proceselor de afaceri.

Teoria managementului proceselor de afaceri este veche de aproape o sută de ani și continuă să evolueze, astfel încât poate fi utilă pentru fiecare afacere să atingă obiectivele relevante prin organizarea și împărțirea proceselor în diverse etape realizate de oameni și soluții de automatizare a proceselor de afaceri.

Exemple și idei de automatizare a proceselor de afaceri

Există multe exemple de procese pentru execuția cu succes a cărora este oportun să se utilizeze automatizarea proceselor de afaceri. Activitățile din domenii precum finanțele, resursele umane și marketingul pot fi împărțite în diferite procese, dintre care unele pot fi automatizate. De exemplu, prin automatizarea proceselor de afaceri pentru angajarea și adaptarea angajaților la locul de muncă, procesele de procesare a cererilor de cumpărare și comenzilor de la clienți, puteți obține rezultate excelente în îmbunătățirea calității muncii efectuate și reducerea costurilor de tranzacție.

Procesul de afaceri de aprobare a documentelor creat și executat într-o soluție bazată pe Platforma de aplicații de afaceri Comindware

Beneficiile cheie ale automatizării proceselor de afaceri

Ideea cheie din spatele utilizării instrumentelor digitale este de a lucra eficient cu toate datele despre clienți, sarcinile și serviciile/produsele companiei, precum și de a automatiza anumite acțiuni care pot fi efectuate fără efort uman. Scopul automatizării proceselor de afaceri nu este înlocuirea angajaților care efectuează sarcini repetitive cu roboți software. Datorită automatizării proceselor de afaceri, angajații companiei scapă de sarcinile de rutină și mecanice și au ocazia de a se concentra pe noi sarcini, sarcini de cercetare sau orice activitate care implică utilizarea experienței și cunoștințelor angajatului.

Sistemul BPM al Comindware simplifică radical gestionarea sarcinilor în cadrul unui proces de afaceri pentru angajații companiei

Automatizarea proceselor de afaceri ajută, de asemenea, grupurile de oameni să coordoneze mai bine eforturile, astfel încât dezorganizarea poate fi eliminată din ecuație. În cele din urmă, automatizarea proceselor de afaceri poate garanta o acuratețe mai mare a rezultatelor. Toate aceste avantaje sunt motivul pentru care tot mai mulți antreprenori, șefi de departamente, precum și companii mici și mari aplică automatizarea proceselor de afaceri în munca lor.

Toate aceste beneficii sunt relevante pentru fiecare organizație care dorește să rămână competitivă și să crească. Fiecare afacere are în minte concurenți care caută să cucerească piața actuală, iar abordarea gestionării muncii într-o companie poate fi un factor decisiv în competiție. Adesea, automatizarea în timp util a proceselor de afaceri este cea care decide care afacere va reuși și care va echilibra în pragul existenței.

Elena Gaidukova, analist de marketing, brand manager de soluții bazate pe , specialist în relații cu partenerii.

condițiile pieței în continuă schimbare, viteze mariîn luarea deciziilor, multitasking în managementul activelor și nevoia de reducere a riscurilor necesită abordări moderne ale organizației activitate economică. Calea de ieșire în fața din ce în ce mai complexe interne și Mediul externîntreprinderile devine o automatizare cuprinzătoare a proceselor de afaceri. Eliberează resurse prețioase pentru planificare strategicași concentrarea managementului pe domeniile cheie ale activității companiei. Vom vorbi despre ce sunt automatizarea și un sistem ERP, de ce este necesară o abordare a procesului și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizare: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerii este un transfer parțial sau complet al operațiunilor stereotipe și al sarcinilor de afaceri sub controlul unui sistem informatic specializat sau al unui complex software și hardware. Ca urmare, eliberarea de resurse umane și financiare pentru a crește productivitatea muncii și eficacitatea managementului strategic.

Automatizarea se realizează de obicei în două direcții:

* Automatizarea principalelor procese de afaceri: de exemplu, gestionarea vânzărilor sau a serviciilor pentru clienți. În acest caz, se realizează creșterea directă a vânzărilor, a numărului de produse produse și a creșterii profitabilității întregii afaceri în ansamblu.
* Automatizarea proceselor suport precum contabilitate, raportare, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor pentru efectuarea muncii de rutină.

Sarcinile principale ale automatizării afacerii sunt următoarele:

* suport eficient pentru activitatile operationale ale intreprinderii, organizarea contabilitatii si controlului;
* pregătirea oricăror documente pentru parteneri, inclusiv borderouri, facturi, acte de reconciliere și propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor privind starea de fapt în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor cu personalul, sporind eficienta folosirii timpului de lucru prin eliberarea angajatilor de munca de rutina;
* minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra celor mai importante procese de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* Îmbunătățirea calității serviciului clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Pentru întreprindere în ansamblu, oferă o serie de avantaje semnificative.

* Creșterea vitezei de procesare a informațiilor și rezolvarea sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței afacerii și a capacității de fabricație a acesteia.
* Creșterea coordonării acțiunilor personalului și a calității activității acestuia.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizarea muncii manuale.
* Reducerea erorilor și îmbunătățirea preciziei controlului.
* Rezolvarea paralelă a mai multor sarcini.
* Luare rapidă a deciziilor în situații stereotipe.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informații pentru analiza proceselor de afaceri sub forma unor rapoarte analitice detaliate și are posibilitatea de a gestiona compania calitativ, ținând cont de indicatorii externi și interni.

De exemplu, atunci când utilizați software-ul „First Form” în primele șase luni de lucru, cei mai importanți indicatori de performanță ai companiei cresc:

* acuratețea planificarii - cu 40%;
* eficienta globala - cu 50%;
* Economisirea timpului managerului - cu 80%.

Majoritatea companiilor încep automatizarea cu procese de rutină care necesită multă muncă, precum și cu operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, managementul documentelor, producția și controlul stocurilor. Automatizarea unor domenii de activitate precum managementul întreprinderilor, marketingul, managementul calității și comunicațiile externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

In conditii criză economică prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizarea tehnologiilor cloud. Principala diferență a acestei metode de automatizare este că compania nu are propriul server. Astfel de sisteme sunt foarte populare în rândul întreprinderilor mici, deoarece costă mult mai puțin decât versiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementare de sisteme CRM, sisteme de automatizare publicitate contextualăși sisteme BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de interacțiune mașină-la-mașină. Tendința emergentă a M2M - Machine to Machine - implică participarea minimă a unei persoane la acele procese acolo unde este posibil, deoarece complicațiile proceselor și echipamentelor de afaceri nu permit întotdeauna unei persoane să evalueze și să răspundă în mod adecvat la o situație în schimbare.
4. Aplicarea instrumentelor de big data. O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția acordată datelor mari și a informațiilor de afaceri aferente. Acestea sunt solicitate de companiile mari, deoarece sunt necesare echipamente costisitoare specializate pentru procesarea datelor mari.
5. Analiza datelor în timp real. Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, rezultând operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software de automatizare a proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerii este utilizarea unei abordări prin proces de către o întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților companiei ca o rețea de procese de afaceri care sunt indisolubil legate de scopurile, obiectivele și misiunea ei principale. Abordarea prin proces, spre deosebire de abordarea structurală predominantă în multe companii, se concentrează nu pe structura organizatorică existentă a întreprinderii, ci pe procese reale de afaceri, al căror rezultat final este crearea unui serviciu sau a unui produs.

Abordarea prin proces ajută la creșterea flexibilității afacerii, la reducerea timpului de răspuns la schimbările pieței și la îmbunătățirea performanței întreprinderii.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă dintr-un set de operațiuni individuale cu o ordine de execuție determinată de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare ale unui proces de afaceri sunt rutele și regulile, precum și intrările, ieșirile, resursele consumate, participanții și proprietarii.

Înainte de a continua cu automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se lucreze la izolarea și descrierea acestora, precum și clasificarea lor ca procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă, în practică necesită participarea tuturor departamentelor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul de procese de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre ele automatizarea putând fi realizată atât ca întreg, cât și ca parte a unui proces separat:

1. Management:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport juridic;
* Contabilitate de gestiune;
* bugetare;
* Securitatea informațiilor.

Puteți utiliza sistemul de programe „1C: Enterprise”, modulul de control al sistemului SAP R / 3.

2. Marketing și vânzări:

* managementul activitatilor de marketing;
* RELATII CU PUBLICUL;
* management activitati promotionale;
* managementul vanzarilor;
* managementul relatiilor cu clientii (CRM).

Pentru automatizarea acestei zone se folosesc adesea software: sisteme CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, managementul reclamelor - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, management site (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Productie:

* managementul proceselor de productie;
* managementul inventarului intreprinderii;
* managementul aprovizionării cu materiale;
* managementul echipamentelor de productie;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calitatii (SMC);
* controlul calitatii produselor si indicatorilor de performanta;
* lucrați cu revendicări.

Software utilizat: Indicatori Administrator, FINEKS: Managementul calității, Master: Managementul calității, Wonderware MES Software/Calitate, ProdX.

5. Managementul personalului:

* recrutare;
* formarea si dezvoltarea personalului;
* contabilitatea personalului;
* motivație și salariu

Produse software: E-Staff Recruiter de la Datex Software, 1C: Payroll and HR Management, Oracle/HR Management, Pharaoh, BOSS-Kadrovik.

6. Finanțe:

* Contabilitate;
* contabilitate fiscala;
* planificare financiara;
* gestionarea decontarilor cu clientii;
* calcul salariile angajații întreprinderii.

Software de automatizare: „1C: Contabilitate”, „1C: Salariu”, „AuditExpert”, „Master Analiză financiară”, „Fingrand”.

7. Organizarea activitatilor societatii:

* fluxul documentelor;
* Secretariatul.

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Doc” de la Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulară” a proceselor de afaceri individuale ale companiei devine mai devreme sau mai târziu ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme de automatizare diferite într-un singur întreg eșuează cel mai adesea. La implementarea abordării „insulare”, obiectivul creșterii eficienței generale a întreprinderii nu este de obicei stabilit.

În schimb, un sistem integrat de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale companiei și asigură menținerea activităților operaționale, manageriale și contabilitateîn general.

Conceptul de sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat la sfârșitul anilor 80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce au început să apară sisteme de control care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui singur spațiu informațional care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate departamentele companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența blocurilor separate, responsabil pentru un anumit proces. Datorită acestui principiu de organizare, este posibilă rafinarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noi tehnologii, modificări ale legislației sau nevoilor clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistica;
* productie;
* marketing
* furnizarea;
* marketing;
* alte.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost inițial utilizate exclusiv de marile companii, dar astăzi sunt implementate la întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea unui sistem ERP, o companie poate înceta să folosească numeroase programe disparate pentru lucrul cu finanțe, depozit, birou și logistică. Acest lucru, la rândul său, va permite afacerii să reducă semnificativ costul suportului IT.

În 2016, conform ratingului companiei de consultanță Panorama Consulting Solutions, primii trei lideri de pe piața globală de sisteme ERP au inclus SAP cu o cotă de 20%; Oracle -13,9% și Microsoft - 9,4%. Mai departe, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Lider în ceea ce privește viteza de implementare a fost Oracle, iar în ceea ce privește perioada de amortizare - SAP.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, cel mai popular sistem ERP din 2016 a fost „1C: Enterprise” (vezi fig.). Printre cele mai solicitate software, se mai pot remarca produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Orez. Diagrama produselor software aplicate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegi un produs software

Atunci când alegeți un software de sistem de automatizare a proceselor de afaceri, există două moduri de procedat:

* utilizarea unui produs tipic;
* dezvoltarea și implementarea de software individual.

Pe o notă

Un produs standard (la cutie) va costa compania mai puțin și este, de asemenea, oarecum mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu orice software tipic poate fi reprofilat pentru caracteristicile individuale ale întreprinderii, deoarece într-o serie de programe posibilitățile pentru setări suplimentare sunt limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege programul specific potrivit, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri sunt planificate să fie automatizate?
2. Funcționalitatea acestui sau acelui program va corespunde sarcinilor care îi sunt atribuite?
3. Este posibilă personalizarea pentru o anumită practică de afaceri?
4. Este posibil schimbare rapidă sisteme neîntrerupte în cazul unei modificări a proceselor de afaceri sau a condițiilor de afaceri?
5. Cât de ușor este sistemul de utilizat?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine și cum va oferi suport tehnic?
8. Cât va costa implementarea și suport tehnic(proprietate)?

Deoarece este practic imposibil să răspundeți la aceste întrebări în mod independent și în același timp, este recomandabil să obțineți sfaturi de la companiile furnizori (dezvoltatori de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii de afaceri, deoarece experiența lor vă ajută uneori să faceți o alegere. Cu toate acestea, este important de înțeles că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective, din cauza specificului industriei, a dimensiunii întreprinderii, a experienței limitate cu diverse sisteme ERP și, ca urmare, a incapacității de a vedea întregul. pozați și comparați toate produsele în raport cu ale dvs. condiții.

Cât despre dacă să automatizezi procesele individuale sau să instalezi sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software și costurile de implementare

Este foarte dificil să răspundem fără echivoc la întrebarea cât va costa automatizarea afacerii pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, inclusiv:

* sarcini, pe care software-ul este conceput pentru a le rezolva;
* tip de program: tipic sau obicei;
* resurse necesare pentru implementare;
* numărul de stații de lucru conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe pentru popularul program integrat „1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „cutiei” sau plățile de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costul instalarii unui sistem de automatizare si instruirii personalului;
* costul suportului tehnic regulat.

Costurile indirecte ar trebui adăugate, de asemenea, la prețul automatizării proceselor de afaceri, de exemplu, timpul petrecut de manager și utilizatori-cheie participând la proiect.

Afaceri moderneîntr-o oarecare măsură diferă de afacerile generațiilor anterioare, dacă vorbim despre lume în ansamblu și, fundamental, cardinal - de la activitate antreprenorialăîn țara noastră, unde a fost destul de ușor să-ți faci treaba și să produci un anumit produs „planificat”, fără a ține cont de eficiența internă. Dar schimbarea situației politice din țară, progresul tehnologic global, împreună cu concurența, au schimbat vectorul de construire a companiilor, de fapt, forțând antreprenorii unei noi ere să-și concentreze eforturile, în primul rând, pe productivitatea muncii. Au existat simultan mai multe transformări majore ale afacerii, instrumentelor de afaceri și sistemelor de afaceri, dintre care una a fost apariția unor concepte precum administrarea procesuluiși procesele de afaceri.

Despre de ce managementul proceselor este astăzi cea mai productivă metodă de gestionare a lanțurilor de afaceri în cadrul unei companii, ce rol joacă procesele de afaceri și automatizarea lor în companii, cum, de fapt, este posibilă automatizarea proceselor și ce oferă sistemul de automatizare a proceselor de afaceri. termeni de eficiență companii - să vorbim în materialul de astăzi.

Dezvoltarea proceselor de afaceri în lumea modernă

Într-un fel, procesele de afaceri au existat încă de la începuturile antreprenoriatului. Intuitiv, oamenii care au fost implicați în tranzacționare construiau deja niște seturi ordonate de acțiuni secvențiale pentru a obține un anumit rezultat în ceea ce privește eficiență economică. Apoi, pentru ei, cel mai probabil, a părut doar o modalitate logică sau convenabilă de a-și organiza activitățile antreprenoriale. Prin urmare, a intrat în uz termenul „proces de afaceri”, adică ceva de înțeles la nivel intuitiv pentru oricine este angajat în afaceri.

Inițial, procesele de afaceri erau de fapt instrucțiuni care fixau cea mai corectă descriere a modului în care trebuie efectuate anumite acțiuni. Din punct de vedere tehnic, acestea erau reglementări disparate privind modul în care o companie efectuează anumite proceduri. Mai târziu, antreprenorii și-au dat seama de necesitatea de a lucra cu aceste documente la un nivel mai profund. Aceasta a fost prima experiență de cercetare a proceselor de afaceri pentru a le crește productivitatea.

În anii 20 ai secolului XX, procesele au început să fie descrise nu numai în cuvinte și secvențe, ci în cele mai simple diagrame de flux cu design grafic al relațiilor asemănătoare: „dacă faci asta, asta va fi, dacă o faci altfel, o sa fie." Apoi a venit vremea algoritmilor conexe, alături de care procesele de business, ca element de management al performanței și întreprinderea în ansamblu, sunt din ce în ce mai formalizate și consolidate ca MUST HAVE în toate sectoarele de afaceri.

Odată cu apariția erei computerelor și descoperirea de noi oportunități în ceea ce privește suportul tehnic pentru procesele de afaceri, încercările au început să se traducă procesele de afaceriîn formular electronic, formarea unor legături stabile orizontale și verticale între diverse procese și, odată cu aceasta, primele încercări de automatizare a unor arii mici de activitate.

Toate acestea au fost precursoarele viitoarei automatizări totale a proceselor de afaceri, menite să crească eficiența companiei. Ulterior, un număr de dezvoltatori care au văzut potențialul automatizării afacerii și posibilitatea de a dezvolta o soluție care poate fi implementată practic de un număr nelimitat de ori în diferite companii, a intrat pe piața automatizării și a început să ofere afacerilor diverse soluții în domeniul proceselor de afaceri aplicabile oricăror niveluri funcționale ale afacerii.

Modelarea totală a proceselor de afaceri a început, au apărut sisteme electronice s-au dezvoltat proceduri de control și contabilitate, calitate, standardizare și reglementare indicatori normativiși modalități de a minimiza abaterile de la acestea.

Astfel, s-a format și a continuat să se dezvolte ideea necesității de a construi o afacere orientată spre rezultate, bazată pe anumite standarde. De fapt, a fost un răspuns la provocarea vremii și nevoia de a-și crește competitivitatea, este un „răspuns la provocarea consumatorilor” și o dezvoltare logică a companiilor și a pieței.

Procesul de afaceri ca cheie a succesului

Orice companie comercială se concentrează pe un singur rezultat - a face bani. Pentru atingerea acestui scop, compania, in functie de anvergura si marimea sa, desfasoara un anumit numar de actiuni. Toate trebuie să aibă un anumit rezultat final, iar combinarea acestor rezultate conduce în cele din urmă compania la implementarea sarcinii și a profitului. Prin urmare, orice companie, indiferent de tipul său de activitate, industrie, geografie și alte caracteristici, va fi un sistem de procese de afaceri interconectate, indiferent de ceea ce face această companie.

Orice proces de afaceri din companie, la rândul său, are proprietari și un lanț de participanți, a căror activitate comună, în cadrul unui anumit standard planificat, asigură atingerea unui rezultat normativ. În plus, fiecare proces are puncte de control predeterminate prin care proprietarii de procese pot monitoriza rezultatele intermediare și, dacă este necesar, pot lua măsuri corective manageriale.

În totalitatea rezultatelor diferitelor procese ale companiei se află scopul activității principale.

Astăzi, managementul proceselor de afaceri a devenit nu doar o parte importantă, ci mai degrabă o parte integrantă a afacerii întreprinderilor eficiente. Este greu de imaginat un cu adevărat progresist și economic firma eficienta, al cărui sistem de organizare nu s-ar baza pe o abordare prin proces a afacerii. Componente procesele de afaceri sunt reglementate de reglementări cifrele de producție, costul resurselor financiare și de producție, productivitatea personalului și potențialul economic real al întreprinderii.

În paralel, procesele de afaceri au început să îndeplinească o altă funcție importantă: neutralizarea influenței factorului uman. Indiferent de gradul de dotare tehnică a firmei sau de nivelul progres tehnic companiile inca angajeaza oameni, nu roboti, asa ca la un anumit nivel organizational influenta factorului uman se manifesta in orice caz. Pentru a crea posibilitatea controlului reglementar al acțiunilor personalului, sunt prescrise procese de afaceri indicatori cheie eficiența pentru angajații companiei, gradul de responsabilitate a acestora și productivitatea efectivă în cadrul procesului luat în considerare. Astfel, se asigură funcționarea organică a sistemului, în care „totul este la locul lui” și se efectuează controlul nu numai asupra eficacității finale a procesului, ci și asupra contribuției la proces a fiecărei verigă a lanțului de afaceri. incluse în ea.

Din punct de vedere analitic, sistemul de procese de afaceri devine o sursă de indicatori, metrici și cunoștințe pentru managementul organizației, deoarece permite nu numai controlul stării curente, ci și generarea de prognoze și scenarii pentru îmbunătățirea eficienței companiei în viitor. Analiza proceselor de afaceri, sau așa cum este numită în mod obișnuit în literatura economică - studiul proceselor de afaceri, vă permite să luați în considerare afacerea în cel mai detaliat mod din punctul de vedere al concentrării asupra productivității. Managementul cu abordarea corectă a modernizării proceselor poate îmbunătăți treptat aproape toți indicatorii cheie ai companiei:

• Îmbunătățirea procesului de producție în ceea ce privește viteza, costul și calitatea produsului;
• Creșterea productivității și eficienței personalului, precum și a problemelor care rezultă din motivația financiară personală și fondul general al costurilor forței de muncă pentru personal;
• Optimizați blocul administrativ de procese și costurile operaționale;
• Îmbunătățirea calității structurii interne, a fluxului de documente și a disciplinei operaționale interne în companie;
• Îmbunătățirea calității comunicațiilor externe și interne ale companiei.

În general, abordarea procesului imbunatatire continuași dorința de optimizare la nesfârșit a companiilor, astfel încât este imposibil de enumerat toate centrele funcționale a căror activitate poate fi îmbunătățită pe baza analizei proceselor acestor centre. Prin urmare, este necesar, în primul rând, să ne ghidăm după logică și să ne concentrăm pe specificul unei anumite organizații, evaluând în mod rațional plafonul real pentru îmbunătățirea unui anumit proces. Îmbunătățirea de dragul îmbunătățirii nu are niciun sens din punctul de vedere al creșterii eficienței economice. Caracteristicile individuale ale unei anumite afaceri vor determina mult mai bine nevoia și calea cea buna pentru optimizare decât îmbunătățiri ale șablonului impregnate cu filozofia îmbunătățirii infinite a eficienței.

Automatizarea proceselor de afaceri ca o cale spre viitor

Era economiei digitale a oferit întreprinderilor multe oportunități noi de a-și îmbunătăți eficiența procesului. Analiști de afaceri de top au lucrat activ la dezvoltarea subiectului managementului proceselor și optimizarii proceselor de afaceri în ultimii zece ani. Mulți abordări diferiteși principiile managementului companiei bazate pe metodologia proceselor de afaceri și fiecare dintre ele merită o atenție specială. Ele pot avea grade diferite de eficiență pentru o anumită companie, deoarece într-o oarecare măsură depind de tipul de afacere, scara și alte caracteristici ale economiei întreprinderii, dar toate ne permit să concluzionam că automatizarea proceselor de afaceri este cea mai scurtă cale către un model previzibil de management și dezvoltare.afaceri.

Pe această cale, automatizarea proceselor de afaceri face posibilă creșterea competitivității prin creșterea productivității unei anumite secțiuni a lanțului de afaceri, facilitând o serie de proceduri de operare complet standard:

1. Automatizarea va simplifica problemele de contabilitate și raportare, contabilitate primară, introducerea unor cantități mari de informații, controlul soldurilor de mărfuri și alte proceduri matematice / computaționale, care sunt în mod tradițional un bloc predominant manual de operațiuni cu forță de muncă intensivă. Cel mai adesea, acest lucru se realizează prin introducerea în practică a utilizării tehnologiilor IT automatizate axate pe prelucrarea documentelor și operațiuni independente, înlocuind introducerea datelor cu diverse elemente scanări și alte simplificări ale unor astfel de proceduri de rutină.
2. Automatizarea proceselor vă permite să reduceți sau să optimizați principalele costuri ale întreprinderii. Principalele elemente de cheltuieli sunt în mod tradițional procesul de producție și personalul companiei, iar automatizarea proceselor va face posibilă identificarea principalelor blocaje și legături ineficiente cheie. personal, precum și obținerea unor reduceri de costuri prin eliminarea acestor componente din operațiuni.
3. Automatizarea proceselor face posibilă îmbunătățirea calității produselor prin respectarea cerințelor de reglementare și implementarea măsurilor de control intern.
4. Automatizarea proceselor face posibilă eliberarea resursei intelectuale a nivelului managerial și a specialiștilor cheie ai companiei, redirecționând eforturile acestora de la efectuarea de operațiuni manuale intensive și de rutină spre dezvoltarea companiei.

Principiul principal al oricărei automatizări este că trebuie integrată la toate nivelurile structurii organizaționale asociate unui anumit proces de afaceri (automatizat). Este imposibil să automatizezi procesul de flux de lucru fără a include serviciu de curierat firmelor şi secretariatul. Sau, de exemplu, pentru a automatiza orice ciclu proces de producție, dar nu pentru a automatiza problemele de logistică sau a lucra cu reclamațiile clienților. Dacă contabilii continuă să numere plățile cu mâinile pe calculator, având un proces automat de reconciliere a facturilor și de aprobare a plăților, atunci procesul de afaceri poate fi considerat incomplet automatizat. Și acest lucru, într-o oarecare măsură, îl privează deloc de orice sens, deoarece în cazul unei erori (factor uman), nu va fi posibil să o urmăriți la timp și va afecta procesele ulterioare.

Companiile se confruntă cu diferite provocări în automatizarea proceselor de afaceri în funcție de caracteristicile lor interne.

De exemplu, contabilitate manuală și disparate contabilitate financiara vedere tabulară, de fapt, are și un anumit număr de procese în structura sa, dar introducerea automatizării complexe în acest spațiu de lucru va cauza anumite probleme, datorate nu numai caracteristici tehnice dar și opoziție din partea personalului.

Prin urmare, proiectele de automatizare a proceselor de afaceri sunt aproape întotdeauna dezvoltate de la zero, deoarece este imposibil, fără a te scufunda în specificul companiei, să identifici acele probleme care pot apărea într-o singură organizație. Există situații în care conducerea decide automatizarea, fără a ține cont de faptul că compania pur și simplu nu este pregătită pentru aceasta și nu este posibilă implementarea proiectului în principiu. Pentru a evita acest lucru, este necesar să se reprezinte în mod clar obiectivul care trebuie atins ca urmare a automatizării, să se determine ce resurse sunt necesare pentru atingerea obiectivului, ce personal va fi implicat în implementarea procesului de afaceri automatizat și ce tendințe ale pieței pot afecta procesul de afaceri pe termen scurt.

Doar o strategie de automatizare a proceselor bine gândită poate asigura rezultatul final și poate elimina riscul muncii de dragul muncii. Toată lumea cunoaște exemple de inoperabilitate completă a proceselor de afaceri după „automatizarea” acestora sau situații în care este imposibil să finalizați proiecte de automatizare din cauza unor factori interni. Prin urmare, ne oprim puțin asupra problemelor tipice cu care se confruntă companiile:

1. Erori la migrarea unui proces către sistem automatizat - cea mai frecventă problemă cauzată de dorința de a economisi bani. Managerii neexperimentați, cel mai adesea deținătorii de procese înșiși, încearcă să-și transfere munca în domeniul informațional și să automatizeze. Ca urmare, detaliile se pierd, logica este întreruptă sau nu este respectată deloc, nu există o succesiune de acțiuni automate și întregul proces automat poate fi numit doar „cârjă”. Acesta este un rezultat logic, deoarece profesioniștii în vânzări nu pot fi profesioniști în domeniul construirii proceselor de afaceri automatizate. O astfel de muncă necesită calificări și experiență speciale, iar rezultatul poate fi obținut numai prin eforturile comune ale specialiștilor îngusti și ale proprietarului procesului. Dacă vorbim de un proces care se extinde dincolo de o unitate sau compania a decis să automatizeze proces dificil(achiziție, producție etc.), atunci doar o echipă calificată este capabilă să studieze procesul „ca atare” în detaliu și să creeze o schemă automatizată viabilă.
2. Sabotaj de automatizare este o problemă care împarte palma cu erori la transferul unui proces într-un sistem automat. Echipa, realizând că procesul automatizat eliberează o resursă temporară din ei, începe să interfereze cu introducerea automatizării, ghidată de instinctul de autoconservare sau de o lipsă de dorință elementară de a schimba ceva în munca lor și de a învăța lucruri noi. Această problemă este destul de dificil de nivelat sută la sută, deși cu un management competent și prezența unor planuri reale pentru o resursă în persoana personalului, este posibil să transmitem echipei de ce conducerea a decis să automatizeze și ce rol aceasta sau acel specialist va juca în viitor. Desigur, acest lucru nu va funcționa dacă obiectivul cheie al automatizării este reducerea costurilor cu personalul (și pentru multe companii, personalul este încă veriga cea mai scumpă).
3. Nepregătirea tehnică a personalului- o problemă care se manifestă, de regulă, fie chiar la începutul automatizării, fie, dimpotrivă, atunci când proiectul s-a încheiat și este deja în derulare. Problema blocării automatizării din cauza dificultăților tehnice este, de fapt, cea mai mică dintre relele care pot fi întâlnite în acest loc de muncă complex, deoarece există întotdeauna posibilitatea de a pregăti personalul și de a crea un sistem intern de mentorat în companie pentru a evita astfel de probleme. în viitor.
4. Nu ne-am calculat puterea este o problemă de investiții. Planurile de automatizare au fost colosale, resursele companiei au fost calculate greșit și, prin urmare, la un moment dat a devenit evident că nu există suficiente resurse pentru implementarea proiectului. Ce să fac? Optimizați procesul de implementare în sine (timp, viteză), căutați resurse (împrumutate, amânări), schimbați condițiile (obțineți reduceri, schimbați contractori, reduceți volumul echipelor) și căutați oportunități de finalizare a procesului de automatizare prin orice mijloace disponibile dacă în cele din urmă promite un profit pentru companie.

Dacă afacerea a reușit să depășească greșelile de mai sus, deoarece situațiile problematice au fost rezolvate în avans, se va confrunta cu întrebarea cum să ajusteze corect procesul de afaceri automatizat. Luați în considerare proprietățile unor astfel de procese de afaceri mai detaliat:

• Un proces de afaceri automatizat trebuie să aibă un scop și sarcini pe care compania le rezolvă în cadrul acestui proces de afaceri. Aceasta înseamnă că orice utilizator al procesului și managerul companiei, după ce s-au uitat la procesul de afaceri, pot înțelege ce este obiectivul final procesul de afaceri, ce sarcini trebuie îndeplinite și cine își va asuma responsabilitatea pentru implementarea lor în drumul către acest obiectiv. De exemplu, dacă un proces de afaceri automatizat este o vânzare încrucișată a inventarului de anul trecut, atunci obiectivul global al unui astfel de proiect este vânzarea mărfurilor vechi. Sarcini pe calea atingerii acestui obiectiv: formarea unei game de produse, scrierea unui script pentru site care ataseaza produse dupa un algoritm special in recomandari catre clienti, distribuirea prin e-mail conform regulilor stabilite, stabilirea de reduceri pentru marfa de la colectarea trecută și alte acțiuni, fiecare dintre acestea fiind atribuită specialist responsabil sau diviziune.
• Un proces automatizat clar trebuie reglementat în timp. Acesta este de fapt principiul principal al managementului procesului: toate acțiunile și organizarea muncii trebuie să se încadreze într-un anumit timp programat. În consecință, vorbind despre primul exemplu cu vânzarea resturilor, un astfel de proiect trebuie să aibă o gamă de activitate și o rată de productivitate. Gama va limita timpul de începere a lucrului și rezumarea rezultatelor procesului în ansamblu, iar viteza productivității (măsurată și în timp) va face posibilă analizarea contribuției fiecărei verigi a procesului la rezultatul general, controlând în același timp încălcarea termenelor de execuție a lucrărilor, nejustificată de motive obiective.
• Un proces automatizat de afaceri ar trebui împărțit în etape și puncte de control. Acest lucru ajută la controlul progresului procesului în funcție de stadiul sau faza acestuia, distribuirea responsabilității între participanții la proces și, în plus, analizarea rapidă a procesului în stadiul de finalizare incompletă. Este important de remarcat faptul că în cadrul etapelor echipei i se oferă libertate maximă de acțiune și succesiunea activităților sale, dar este necesară raportarea strictă la punctele de control. rezultat normativ etape şi respectarea neîndoielnică a termenelor stabilite.
• Sistemul de standarde pentru un proces automatizat de afaceri ar trebui să conțină suficiente informații pentru a putea controla progresul procesului. Procesul este în mod necesar reglementat de un set de documente și raportări. Combinația acestor controale de proces permite echipei să găsească modalități de ieșire din situații dificile din domeniul stabilit, și nu doar urmând instrucțiunile.
• Un proces de afaceri automatizat poate fi considerat nu numai din punctul de vedere al aspectelor menționate anterior, ci și în contextul resurselor utilizate pentru implementarea lui: program de lucru, finanțe, echipamente, tehnologii și altele. Toate aceste aspecte ar trebui gândite inițial și luate în considerare în etapa de implementare a procesului de afaceri, ținând cont de unele schimbări predictive ale situației, pentru a garanta finalizarea procesului de afaceri cu rezultatul planificat.
• Responsabil de execuția și eficacitatea oamenilor de proces de afaceri. Indiferent cât de perfect este sistemul de automatizare a proceselor de afaceri, acesta are nevoie de un controler activ capabil să privească situația la nivel global și critic. Prin urmare, orice proces automatizat de afaceri trebuie să fie asigurat de angajații responsabili de executarea acestuia, a căror sarcină este nu numai să îndeplinească o funcție de fond, ci și să controleze punctele cheie ale procesului.
• Informarea participanților este cel mai important element al unui sistem interconectat de procese de afaceri, care este și un instrument de control. Sistemele de informare automată despre toate acțiunile care au loc în procesul de afaceri, construite pe principiul punctelor pe care sistemul însuși generează notificări și informează o listă specială de participanți, prezintă cea mai mare productivitate. Desigur, și informarea manuală funcționează, dar necesită disciplină și de foarte multe ori dă anumite eșecuri.

Pe baza celor de mai sus, este evident că automatizarea proceselor de afaceri, indiferent de locație, industrie, piață sau linie de activitate, adică pentru orice companie, reprezintă un nivel fundamental nou de a face afaceri. Este imposibil de supraestimat beneficiile implementării proceselor de afaceri automatizate, deoarece într-o eră a concurenței acerbe și a economiei digitale, acestea devin o necesitate absolută pentru acele companii care doresc să-și mențină și să-și crească cota de piață. Prin introducerea proceselor de afaceri automatizate, o companie nu numai că obține un anumit set de avantaje evidente față de concurenții săi, dar și își aduce afacerea la un nivel fundamental nou de a face afaceri. În parte, acest proces poate fi numit o viziune asupra lumii axată pe performanța internă și îmbunătățirea eficienței. În secolul XXI muncă manuală nu mai este coloana vertebrală a economiei, iar companiile își pot accelera creșterea, își pot crește productivitatea și viteza, își pot îmbunătăți calitatea serviciilor sau pot reduce costurile prin realizările intelectuale ale omenirii în domeniul automatizării proceselor de afaceri.