Descrierea postului unui specialist de frunte în managementul documentelor. Fișa postului: specialist în permise De unde se obține fișa postului

Exemple ale unor instrucțiuni sunt stabilite prin acte juridice de reglementare. Cum să întocmești o fișă a postului într-o instituție, dacă nu există un formular standard pentru aceasta, cum să o elaborezi și să o aprobi, cum să faci modificări? Veți găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări în articol.

Rolul fișei postului

LA Codul Muncii nu se acordă atenție fișei postului, dar este adesea menționată în scrisorile lui Rostrud. Să stabilim ce este această instrucțiune și dacă este cu adevărat necesară.

Potrivit Dicționarului Economic Modern, o instrucțiune oficială este considerată o instrucțiune care indică gama de sarcini, îndatoriri, muncă pe care o persoană care ocupă această funcție într-o întreprindere sau firmă trebuie să le îndeplinească. Si in Scrisoarea lui Rostrud din 09.08.2007 Nr. 3042-6-0 se spune că fișa postului este un document care definește sarcinile, cerințele de calificare, funcțiile, drepturile, îndatoririle, responsabilitățile angajatului și este un instrument integral de reglementare. relaţiile de muncă.

Descrierea postului necesare atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Ar trebui dezvoltat pentru fiecare post (inclusiv posturi vacante) disponibil în personal. Vă rugăm să rețineți că instrucțiunea este dezvoltată special pentru o anumită poziție, și nu pentru un anumit angajat.

Potrivit acestei scrisori, absența unei fișe a postului în unele cazuri împiedică angajatorul să refuze în mod rezonabil să angajeze (deoarece poate conține Cerințe suplimentare asociate calităților de afaceri ale angajatului), pentru a evalua obiectiv activitățile angajatului în perioada respectivă perioadă de probă, distribuie funcțiile de muncă între angajați, transferă temporar un angajat la un alt loc de muncă, evaluează conștiința și completitudinea îndeplinirii de către salariat a unei funcții de muncă.

Să clarificăm această formulare. Conform Artă. 64 Codul Muncii al Federației Ruse refuzul nerezonabil al custodiei este interzis contract de muncă, adică un refuz din cauza unor împrejurări care nu au legătură cu calitățile de afaceri ale salariatului. Sub calitati de afaceri conform Decretul Plenului Forțelor Armate ale Federației Ruse din 17 martie 2004 nr. 2 abilitățile sunt înțelese individualîndeplinește o anumită funcție de muncă, ținând cont de calitățile profesionale și de calificare pe care le are (de exemplu, prezența unei anumite profesii, specialități, calificări), calitati personale(de exemplu, starea de sănătate, un anumit nivel de educație, experiență de muncă într-o anumită specialitate, într-o anumită industrie). Astfel, prezența unei fișe de post va face posibilă refuzul rezonabil de a angaja o persoană care nu are experiență sau calificări suficiente.

Conform Artă. 71 Codul Muncii al Federației Ruseîn cazul unui rezultat nesatisfăcător al testului, angajatorul are dreptul de a înceta contractul de muncă cu salariatul înainte de expirarea perioadei de testare, notificându-l cu cel mult trei zile înainte, indicând motivele care au stat la baza recunoscând acest angajat ca nu a trecut testul. Astfel, fișa postului, care enumeră atribuțiile pe care trebuia să le îndeplinească angajatul, poate deveni temeiul concedierii acestuia întrucât nu a promovat testul.

În virtutea Artă. 192 Codul Muncii al Federației Ruse abaterea disciplinara este o neexecutare sau o prestare necorespunzatoare de catre un angajat din vina acestuia in atributiile de munca care i-au fost atribuite. Astfel, înainte de a angaja un angajat în responsabilitate disciplinară angajatorul trebuie să se refere la fişa postului.

În plus, fișa postului prevede posibilitatea ca un angajat să înlocuiască un alt angajat absent, de exemplu, atunci când adjunctul șefului de departament acționează temporar ca șef de secție în timpul absenței sale sau un medic de o specializare înlocuiește postul. a unui medic de altă specializare.

O organizație poate avea, de asemenea, angajați care dețin aceleași funcții, dar au salarii diferite. Acest lucru este greșit, deoarece conform Artă. 22 Codul Muncii al Federației Ruse angajatorul trebuie să asigure salariu egal pentru muncă de valoare egală. Și în acest caz, fișele postului vor fi dovada că drepturile angajaților nu sunt încălcate. Pentru a face acest lucru, instrucțiunile ar trebui să reflecte indicatorii calității muncii care afectează salariile: responsabilități diferite ale postului, volum diferit de muncă prestată, cerințe de calificare etc. (Dar totuși, pentru a evita dificultățile cu autoritățile de reglementare, recomandăm introducerea cuvintelor „senior”, „conducător”, etc.)

Fișele postului ajută, de asemenea, la justificarea unor cheltuieli - transport (pentru persoanele a căror muncă este de călătorie), comunicare celulară etc. Instrucțiunile sunt de mare importanță în cazurile în care angajații sunt implicați în temeiul unor contracte de drept civil pentru a îndeplini sarcini care nu sunt incluse în atribuțiile oficiale ale angajaților cu normă întreagă.

Astfel, principalele obiective ale creării fișelor de post sunt:

• o formulare clară și detaliată a funcției de muncă a angajaților;
• determinarea calificărilor necesare ale angajaților;
• stabilirea obligației angajaților de a-și îmbunătăți calificările;
• determinarea ordinii de interacțiune a angajaților;
• justificarea aducerii la răspundere disciplinară;
• justificarea rambursării cheltuielilor de transport sau a altor cheltuieli.

Unii angajatori se limitează la a indica în contractul de muncă funcția de muncă (muncă în funcție de post conform listei de personal, profesii, specialități care indică calificări) în contractul de muncă, fără a prescrie măcar atribuțiile de serviciu. Totodată, angajatorul face referire la existența unor directoare de tarife și calificare, care stabilesc cerințe pentru diverse categorii muncitorii. Și nu va fi o încălcare a legislației muncii. Dar, folosind fișele postului, angajatorul își face viața mai ușoară, în primul rând, pentru că beneficiile, după cum se spune, sunt evidente.

Procedura de elaborare a fișei postului

Când elaborați fișele postului, puteți utiliza Recomandări aprobat Ordinul Comitetului de Stat pentru Ecologie al Federației Ruse din 10 decembrie 1997 nr. 552. GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare”.

Detaliile fișelor postului ar trebui să includă numele organizației și numele documentului, data și numărul, titlul textului, ștampila aprobării, textul, semnătura dezvoltatorului și viza de aprobare.

Pentru baza caracteristici de calificare Pentru fiecare post se aplica urmatoarele reglementari:

• Director de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37;
• Procedura de aplicare a Directorului unificat de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobată Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 9 februarie 2004 nr. 9;
• Directorul unificat de calificare al posturilor de manageri, specialiști și angajați, aprobat Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 23 iulie 2010 nr. 541n;
• alte ghiduri de calificare pentru diverse industrii și activități.

În același timp, ținând cont de specificul organizației, forma, structura și conținutul instrucțiunilor pot avea propriile caracteristici.

De regulă, fișa postului constă din următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale. Include:

• scopul funcțional al documentului. De exemplu: „Fișa postului definește îndatoririle funcționale, drepturile, obligațiile, responsabilitățile, condițiile de muncă, relațiile (legăturile poziționale) ale angajatului, criteriile de evaluare a acestuia. calitati de afaceriși rezultatele muncii în efectuarea muncii în specialitate”;
• categoria căreia îi aparține postul (manager, specialiști, muncitori etc.);
• procedura de numire și concediere într-o funcție (de către cine este numit angajatul, dacă este acceptat prin concurs);
• subordonarea salariatului: căruia îi este subordonat și cine se află în subordinea acestuia;
• procedura de înlocuire pe perioada absenței și funcțiile pe care le poate înlocui;
• cerințe de calificare (educație, experiență de muncă, competențe, informații suplimentare);
• ce ar trebui ghidat în activitățile lor;
• - documente a căror cunoaștere este obligatorie.

2. Responsabilitățile postului. Secțiunea include o descriere a sarcinilor specifice zilnice, săptămânale, lunare etc. pe care angajatul trebuie să le îndeplinească în cadrul funcțiilor care îi sunt atribuite, precum și sarcinile care implică utilizarea anumitor forme și metode de lucru, procedura de executarea ordinelor, standarde etice care trebuie respectat în echipă.

3. Drepturile lucrătorului. Se dă o listă de drepturi acordate salariatului pentru îndeplinirea cu succes a atribuțiilor care îi revin, care decurg atât din funcțiile organizației, cât și din funcțiile unității structurale. Astfel de drepturi, de exemplu, includ următoarele: luați decizii în conformitate cu responsabilitățile postului, participați la dezvoltare alt fel programe, face sugestii pentru a îmbunătăți fluxul de lucru, a-și îmbunătăți abilitățile.

4. Relații după poziție. Se enumeră cercul de persoane cu care salariatul interacționează în timpul desfășurării activităților de muncă, se indică subordonarea sau conducerea funcțională și liniară, inclusiv calendarul și procedura de furnizare a informațiilor, procedura de semnare și coordonare a documentelor etc.

5. Responsabilitate. Tipurile de răspundere pentru performanța prematură și de proastă calitate a angajatului lor atributii oficiale conform dreptului muncii. Această secțiune poate enumera anumite tipuri de încălcări pentru care se aplică anumite tipuri de răspundere. Atunci când se prescriu măsuri de responsabilitate, este necesar să se facă o referire la articolul din actul juridic de reglementare relevant - Codul Muncii al Federației Ruse, Codul civil al Federației Ruse, Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse sau Codul penal al Federației Ruse.

6. Evaluarea muncii. Aici sunt instalate:

• criterii de evaluare a calităților de afaceri ale unui angajat, cum ar fi calificările, competența profesională, intensitatea muncii, manifestarea de inițiativă;
• criterii de evaluare a muncii - rezultatele obținute de angajat în îndeplinirea atribuțiilor oficiale, calitatea muncii prestate, oportunitatea implementării acesteia etc. În același timp, evaluarea calităților afacerii și a rezultatelor muncii se realizează pe baza atât a indicatorilor obiectivi cât şi parere motivata supraveghetor imediat.

7. Dispoziții finale. Această secțiune poate prescrie procedura pentru intrarea în vigoare a prezentului document, efectuarea modificărilor acestuia etc.

Rețineți că angajatorul nu poate include în fișa postului prevederi care nu sunt stabilite de Codul Muncii, în special, motive suplimentare de concediere a unui salariat. LA Scrisoarea lui Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1(Mai departe - Scrisoarea nr. 3520-6-1) s-a clarificat că prevederea privind posibilitatea concedierii din anumite motive, inclusiv propria voinţă, nu face obiectul fișei postului, întrucât nu se referă la funcția de muncă a salariatului.

De regulă, fișele postului sunt elaborate de un angajat al departamentului de personal împreună cu șeful unității structurale.

Instrucțiunea poate lua forma unui document separat sau a unei anexe la contractul de muncă. Considerăm fișa postului ca un document separat, deoarece acest formular este mai convenabil și mai des folosit în practică.

Coordonarea fisei postului

Deci, inițial este în curs de elaborare un proiect de instrucțiune. Acesta este apoi aprobat de departamentul juridic, fiind supus unei revizuiri a conformității juridice, cu asistență financiarăși alte departamente ale organizației cu care va interacționa angajatul care ocupă această funcție. Opinia persoanelor coordonatoare poate fi consemnată pe fișa de avizare anexată instrucțiunii, ținând cont de ce modificări i se fac (nu sunt) ulterior aduse acesteia. După efectuarea modificărilor, instrucțiunea trece din nou prin procedura de aprobare.

Se poate pune întrebarea: fișele posturilor trebuie coordonate cu organul sindical, dacă există? În virtutea Artă. 8 Codul Muncii al Federației Ruseîn cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, acord comun, acorduri, angajatorul, la adoptarea reglementărilor locale, ține cont de opinia organului reprezentativ al salariaților (dacă există). Dar este fișa postului un act normativ local? Întrucât Codul Muncii nu definește ceea ce se referă în mod specific la aceste acte, opiniile experților în această problemă diferă: unii consideră că, dacă fișa postului este un document separat, și nu o anexă la contractul de muncă, atunci acesta este un normativ local. act normativ, alții numesc fișa postului „sublocal” act normativ, conform lui Rostrud, fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ ( Scrisoarea nr. 3520-6-1).

În orice caz, nici Codul Muncii al Federației Ruse, nici alte legi federale și acte legislative de reglementare nu au stabilit coordonarea fișelor postului cu organul reprezentativ al angajaților. Iar dacă contractul sau contractul colectiv nu prevede acest lucru, coordonarea nu este necesară.

Deci, după ce instrucțiunea este aprobată de către șef, aceasta este certificată cu sigiliu și înregistrată în registrul de fișă a postului. Instrucțiunea originală se păstrează de obicei în departamentul de personal, iar o copie legalizată este păstrată de șeful unității.

Nu este necesară punerea în aplicare a instrucțiunii prin ordin al șefului, cu excepția cazului în care, la modificarea prevederilor acesteia, este necesară efectuarea modificărilor contractului de muncă. Dar mai multe despre asta mai târziu.

Fișa postului intră în vigoare din momentul aprobării acesteia și este valabilă până la înlocuirea acesteia cu o nouă fișă a postului. Dacă angajatul citește instrucțiunile înainte de semnarea contractului de muncă, contractul trebuie să cuprindă rândul „Am citit fișa postului înainte de a semna contractul de muncă”, sub care semnează angajatul. Dacă instrucţiunea a intrat în vigoare în perioada respectivă activitatea muncii, faptul familiarizării se consemnează în fișa de familiarizare, care se anexează la instrucțiuni și se certifică prin semnătura salariatului cu data. În ambele cazuri, o copie a instrucțiunii este dată angajatului. În cazul în care salariatul refuză să semneze instrucțiunea, se întocmește un act corespunzător.

Efectuarea de modificări la instrucțiuni

În cursul activităților organizației, au loc în mod constant orice schimbări: personal, structural, proces de fabricație etc. Adesea astfel de schimbări se reflectă în atribuţiile funcţionale ale angajaţilor stabilite prin fişa postului. Atunci este nevoie să facem modificări. Cum se face corect?

În primul rând, observăm că orice schimbare poate fi inițiată partea interesată: angajatorul, șeful unității structurale în care lucrează salariatul, șeful unității care interacționează cu salariatul și, în sfârșit, angajatul însuși.

Propunerea se face sub forma unei declarații a unui angajat, a unei propuneri a angajatorului sau a unui memoriu din partea șefului de departament. Dacă partea căreia i-a fost transmisă propunerea este de acord cu astfel de modificări, rămâne doar să le emită. Aici este important să se stabilească dacă modificările la fișa postului vor duce la modificări ale responsabilităților postului, care, la rândul lor, pot duce la o modificare a funcției de muncă a angajatului determinată de contractul de muncă. Deoarece la schimbarea funcției de muncă a unui angajat, acesta trebuie să fie transferat la un alt loc de muncă - permanent sau schimbare temporară funcția de muncă a salariatului și (sau) unitatea structurală în care lucrează (dacă unitatea a fost specificată în contractul de muncă), continuând să lucreze pentru același angajator ( Artă. 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Transferul la un alt loc de muncă este permis numai cu acordul scris al salariatului, cu excepția cazurilor prevăzute partea 2și 3 art. 72.2 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Astfel, angajatorul nu poate modifica unilateral atribuțiile de serviciu ale salariatului sau completa instrucțiunile cu noi atribuții. E doar ok Artă. 72 Codul Muncii al Federației Ruse- se încheie un acord scris al părților, despre care salariatul este avertizat în prealabil. LA Scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4412-6 despre asta scrie urmatorul: modificări ale fișei postului pot fi asociate cu o modificare a condițiilor obligatorii ale contractului de muncă. În acest caz, trebuie respectate cerințele pentru notificarea prealabilă în scris a angajatului. Și numai după ce angajatul a fost de acord să continue raportul de muncă, se fac modificări în fișa postului. În plus, scrisoarea explică că, dacă instrucțiunea este o anexă la contractul de muncă, este indicată modificarea simultană a contractului și a instrucțiunii prin întocmirea unui acord adițional. Dacă fișa postului a fost aprobată ca document separat și, în același timp, modificarea acesteia nu implică necesitatea modificării condițiilor obligatorii ale contractului de muncă, este mai convenabil să se aprobe instrucțiunea din noua editie prin informarea în scris a salariatului. De exemplu, atunci când este necesar să se clarifice sau să se precizeze unele dintre îndatoririle unui angajat: în loc de „a asigura siguranța documentelor” - „păstrați documentele într-un cabinet special, emiteți-le pe baza unui memoriu”, etc.

Regulament de locuri de muncă

Apropo de fișa postului, este imposibil să nu menționăm categoria de angajați pentru care este obligatoriu documentul de stabilire a responsabilităților postului. Aceștia sunt funcționari publici, iar un astfel de document se numește reglementări oficiale. Este principalul document de reglementare care reglementează conținutul și rezultatele activităților unui funcționar public. Acesta conține cerințele pentru un angajat care ocupă funcția publică relevantă. Reglementările postului sunt concepute pentru a promova selecția corectă, plasarea și păstrarea personalului, creșterea acestora Recunoașterea calificărilor profesionale, ameliorarea diviziunii funcționale și tehnologice a muncii între manageri și specialiști în îndeplinirea sarcinilor determinate de regulamentul privind corpul, unitatea structurală, și sunt utilizate și în evaluarea performanței unui funcționar public.

Conform Artă. 47 lege federala din data de 27.07.2004 Nr.  79‑ФЗ „Despre serviciul public de stat Federația Rusă» activitatea de serviciu profesional a unui funcționar public se desfășoară în conformitate cu reglementările oficiale aprobate de reprezentantul angajatorului și este parte integrantă reglementările administrative ale organului de stat. Acest articol stabilește prevederi specifice care ar trebui incluse în reglementările oficiale:

• cerințe de calificare pentru nivelul și natura cunoștințelor și aptitudinilor, educație, vechime în serviciul public (serviciu public de alte tipuri) sau vechime (experiență) în specialitate;
• îndatoririle oficiale, drepturile și răspunderea unui funcționar public pentru neîndeplinirea (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor oficiale în conformitate cu reglementările administrative ale organului de stat, sarcinile și funcțiile unității structurale a organului de stat și caracteristicile funcționale ale organului de stat. funcția de serviciu public ocupată în acesta;
• o listă a problemelor asupra cărora un funcționar public are dreptul sau este obligat să ia în mod independent decizii manageriale și alte decizii;
• o listă a aspectelor asupra cărora un funcționar public este îndreptățit sau obligat să participe la pregătirea proiectelor de acte normative de reglementare și (sau) a proiectelor de gestiune și a altor decizii;
• termenii și procedurile de pregătire, luare în considerare a proiectelor de management și a altor decizii, procedura de acordare și adoptare a acestor decizii;
• procedura de interacțiune oficială a unui funcționar public în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale cu funcționarii publici ai aceluiași organ de stat, alte agentii guvernamentale, alți cetățeni, precum și cu organizații;
• sul servicii publice acordate cetățenilor și organizațiilor în conformitate cu reglementările administrative ale organului de stat;
• indicatori ai eficacității și eficienței performanței profesionale a unui funcționar public.

La desfășurarea unui concurs de înlocuire se ține cont de prevederile regulamentului oficial pozitie vacanta serviciu public, atestare, examen de calificare, planificarea activitatii profesionale a unui functionar public.

Rezultatele îndeplinirii reglementărilor oficiale de către un angajat sunt luate în considerare la desfășurarea unui concurs pentru ocuparea unui post vacant în serviciul public, inclusiv a unui angajat în rezerva de personal, evaluarea performanței sale profesionale în timpul certificării, un examen de calificare sau încurajarea unui funcţionar public.

Reglementările exemplare ale postului sunt aprobate de organul de conducere al serviciului public relevant. De exemplu, regulamentul de muncă al unui funcționar public de stat al autorității vamale a Federației Ruse este aprobat Ordinul Serviciului Vamal Federal al Federației Ruse din 11.08.2009 nr.1458 .

Rezumând, observăm: în ciuda faptului că absența fișelor postului nu reprezintă o încălcare a legislației muncii și nu implică nicio responsabilitate pentru angajator, acest document nu trebuie neglijat. Este mai bine să petreceți puțin efort și timp pentru dezvoltarea sa și să nu vă limitați la mostre de instrucțiuni standard, ci să abordați acest proces cu toată seriozitatea și responsabilitatea. Acest lucru vă va proteja de multe probleme și dispute inutile cu autoritățile de reglementare.

Dicționar economic modern / B. A. Raizberg, L. Sh. Lozovsky, E. B. Starodubtseva. - M.: INFRA-M, 2006.

„Cu privire la cererea de către instanțele din Federația Rusă a Codului Muncii al Federației Ruse”.

„Cu privire la aprobarea regulamentelor privind sistemul de management al securității și sănătății în muncă în organizațiile Comitetului de stat al Federației Ruse pentru protecția mediului”.

Mai bine să fii îmbrăcat prea mult decât sub îmbrăcat.

înțelepciunea populară

Cred că nu mă voi înșela dacă spun că orice secretar care lucrează într-o organizație în care nu există reguli clare de gestionare a documentelor sau aceste reguli nu sunt bine elaborate, a fost vizitat în repetate rânduri de gânduri despre înalta responsabilitate pe care o poartă. umerii săi în pregătirea unuia sau altuia document organizatoric, administrativ sau comercial.

Împărtășesc pe deplin această îngrijorare. Într-adevăr, problemele ridicate în documente se află uneori pe planuri atât de diferite încât de multe ori este dificil sau chiar imposibil pentru o persoană, chiar dacă are șapte trepte în frunte, să înțeleagă toate subtilitățile, nuanțele ascunse și posibilele consecințe pe care semnarea. a unuia sau altui document.

Ieșirea pentru funcționar (secretar) în acest caz va fi procedura de acord asupra proiectului de document înainte de aprobarea acestuia de către șeful companiei.

Să încercăm să dezvoltăm, să depanăm, să aprobăm și să punem în funcțiune un mecanism viabil de coordonare a proiectelor de documente care să poată înlătura sarcina de responsabilitate a unui angajat de birou sau angajat de birou și să minimizeze erorile în pregătirea și aprobarea anumitor documente ale companiei.

Referinta noastra

Există două forme de aprobare: internă și externă.

Coordonare interna - aceasta este o analiză și o evaluare de către experți de top (șefii serviciilor sau departamentelor relevante ale unei organizații) a unui proiect de document pentru a verifica corectitudinea formulării conținutului, atribuirea de responsabilitate, termene, beneficii financiare sau pierderi, verificând că acest documentul respecta legislatia in vigoare si locala reguli companiilor.

Aprobare externă - acesta este acordul documentului cu organizații terțe sau cu oficialii acestora.

Coordonarea externă, în funcție de conținutul documentului, se poate desfășura atât cu organe subordonate cât și nesubordonate (dacă conținutul documentului le afectează interesele), organizații de cercetare, diferite comitete și organizatii publice, autorități de reglementare etc.

1. Ce document din organizație reglementează procedura de acord asupra unui anumit document?

extracţie

3.3.4. Pregătirea actelor juridice normative ale federalului

autoritatea executivă

[…] Instrucțiunile pentru documente dezvăluie:

componența detaliilor actului juridic de reglementare și procedura de executare a acestora;

procedura si termenele de intocmire a unui proiect de act normativ de reglementare;

procedura de aprobare a acestuia (coordonarea unui act juridic normativ cu funcționarii organului executiv federal, aprobarea proiectului de act cu alte organe executive federale, dacă conține prevederi, norme și instrucțiuni referitoare la alte organe executive federale, alte organisme și organizații , procedura de coordonare a proiectului de regulament întocmit serviciu federal sau agenție federală, cu ministerul federal sub a cărui jurisdicție se află);

alcătuirea documentelor care însoțesc proiectul, și anexele la acesta, regulile de executare a acestora;

procedura de depunere a unui act juridic normativ spre examinare la Ministerul Justiției al Federației Ruse;

procedura de adoptare (semnare, aprobare) a actelor juridice de reglementare;

procedura de aducere a unui act juridic normativ la executanţi. […]

Astfel, principalul ghid de acțiune, în care ar trebui prescrisă procedura de coordonare a documentelor, este instrucțiuni de afaceri.

După cum arată experiența mea de lucru, departe de toate organizațiile, acest document este întocmit corespunzător și cu un studiu detaliat al procesului. Multe organizații nu au nu numai o procedură de aprobare bine stabilită, ci și instrucțiunea în sine. Prin urmare, luați în considerare acesta, cel mai neplăcut caz pentru noi.

Secretarul sau funcționarul unei astfel de organizații are imediat o serie de întrebări.

2. În ce cazuri și ce tipuri de proiecte de documente în stadiul de creare necesită aprobare?

Să cerem ajutor Instrucțiunea privind munca de birou în aparatul Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse, aprobată prin ordin al Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse din 15 iunie 2007 nr. 76 ( modificat la 20 ianuarie 2015), în conformitate cu paragraful 3.3.18 din care aprobarea unui proiect de document se efectuează dacă este necesar să se evalueze valabilitatea documentului, conformitatea acestuia cu actele juridice și deciziile anterioare.

În cazul nostru, acestea sunt toate contractele, acordurile și toate documentele administrative ale companiei. Alte documente, de regulă, au nevoie de aprobare mult mai rar, iar acest lucru se întâmplă în mod obișnuit și nu necesită o schemă de aprobare strict stabilită.

3. Ce specialiști și în ce ordine ar trebui să coordoneze proiectul cutare sau cutare document?

Aici poate trebuie să fiți pionieri și, într-un fel, legiuitori, adică. determină și aprobă procedura de coordonare internă. Simțiți-vă liber să solicitați ajutor și sfaturi de la experți de top din organizația dvs. Prin apelul dvs., veți demonstra o abordare responsabilă și o atitudine atentă față de problema în curs de dezvoltare și deloc incompetență.

Pentru a nu reinventa roata și a descoperi America din nou și din nou, vă recomand cu insistență să aprobați o listă de aprobare pentru fiecare tip specific de documente de afaceri și să rămâneți la ea atunci când sunteți de acord cu toate proiectele de documente de acest tip fără excepție.

Să explic cu un exemplu. Se elaborează un proiect de contract pentru vânzarea produselor fabricate și vândute de întreprinderea dumneavoastră. Care ar trebui să fie lista de vize din acest document? În opinia mea, următoarea listă de aprobări va fi exhaustivă pentru acest tip de documente:

Executorul principal al documentului (GHID), numărul său de telefon de contact. Acesta este inițiatorul documentului, care va acumula și va face corecțiile corespunzătoare proiectului de document.

GUID răspunde de conținutul și execuția documentului, de introducerea la timp și corectă a modificărilor și propunerilor înaintate de specialiștii participanți la procedura de aprobare.

Supraveghetorul direct al ghidului, numărul lui de contact(de exemplu, în acest caz particular, ar putea fi șeful departamentului de vânzări). În această etapă, șeful ghidului efectuează o examinare inițială a documentului, dezvăluie erori grave (și, în funcție de calificări și experiență, minore) în pregătirea documentului.

Împreună cu ghidul, el este responsabil pentru conținutul și calitatea documentului.

Contabil șef / director financiar. Efectuează o analiză a proiectului de contract depus pentru corectitudinea financiară, analizează riscurile fiscale (termenele de plată, necesitatea unei garanții bancare, corectitudinea alegerii monedei contractului, conformitatea cu Codul fiscal al Federației Ruse etc.).

Șef de Achiziții (Șef de Serviciu Achiziții). Analizează documentul din punctul de vedere al corectitudinii precizării denumirilor, numerelor de articole, numerelor de catalog în contract, precum și a posibilității de achiziție și a termenului de livrare a componentelor și semifabricatelor achiziționate relevante necesare îndeplinirii acestui lucru. contracta.

Șef departament logistică (sau transport)., adică cel care răspunde de costurile de expediere a produselor și de livrarea în sine. Verifică proiectul de document în ceea ce privește caracterul rezonabil al costului, termenii și metodele de livrare, securitatea vamală etc. specificate în contract.

Șef serviciu proiectare (designer șef). Consideră documentul prezentat spre aprobare din punctul de vedere al asigurării producerii documentului relevant documentatia de proiectare, adică analizează dacă au fost elaborate desenele și specificațiile necesare sau dacă acestea trebuie solicitate de la contrapartidă și aprobate ca anexe la contract, verifică dimensiunile menționate în schițe etc.

Şef serviciu tehnologic (tehnolog şef). Analizează documentul depus spre aprobare din punct de vedere al pregătire tehnologică producție: au fost dezvoltate și implementate procesele tehnologice adecvate, există echipamente, instrumente și dispozitive adecvate pentru fabricarea acestor produse.

Manager de producție. Verifică proiectul de contract depus din punct de vedere al posibilității de fabricație, ținând cont de comentariile specialiștilor de mai sus.

Lider (sau reprezentant) serviciu legal. Analizează proiectul de document transmis din punctul de vedere al conformității cu cerințele legislației actuale a Federației Ruse, controlează capacitatea juridică a funcționarilor și a contrapărților care participă la semnarea documentelor, dacă este necesar, solicită contrapartei să furnizeze informațiile lipsă și documente care confirmă drepturile funcționarilor.

Şeful serviciului de securitate economică. Verifică fiabilitatea și solvabilitatea contrapărții și alte aspecte ale securității economice a tranzacției.

Recunosc pe deplin că multora li se va părea această listă care nu corespunde realităților întreprinderii dumneavoastră: funcții persoane responsabileîn organizația dvs. pot diferi semnificativ, se pot suprapune etc. Deci, tehnologic, design și piesa de productie poate fi coordonat de o singură persoană, securitatea economică este considerată de către un reprezentant al departamentului juridic sau contabilul-șef.

În acest caz, de comun acord cu experții de top și cu aprobarea șefului, puteți exclude unele verigi din lanțul pe care l-am dat și adăugați pe cele de care aveți nevoie, fără a uita să aprobi procedura acceptată de coordonare cu instrucțiunile pentru munca de birou sau o comandă separată.

Pentru a conveni asupra proiectelor de documente administrative (comenzi și instrucțiuni), recomand completarea listei de aprobări cu următoarele elemente:

Şeful serviciului de afaceri(secretariat, birou - adică tu însuți), a cărui sarcină va fi să controleze respectarea reglementărilor interne, corectitudinea și alfabetizarea designului (stilistică și gramatică), respectarea cerințelor pentru emiterea documentelor administrative și de altă natură.

Șef Resurse Umane, a cărui sarcină este să verifice respectarea Codului Muncii al Federației Ruse și a reglementărilor locale interne privind munca cu personalul, respectarea reglementărilor interne ale muncii și disciplina muncii.

Şeful Securităţii organizația dumneavoastră, a cărei îndatorire este să verifice respectarea regimului secretelor comerciale și al protecției informațiilor.

După stabilirea listei specialiștilor și diviziilor de top ale companiei care participă la aprobare, este necesar să se stabilească responsabilitatea acestora în procedura de aprobare, adică face clarificări corespunzătoare și enumerarea responsabilităților pentru procedura de coordonare a documentelor din regulamentul postului și fișele postului.

Drepturile persoanelor care participă la aprobarea documentului pot include:

• dreptul de a respinge un proiect de document cu justificarea motivelor acțiunilor lor în fișa de aprobare sau prin atașarea unei liste de comentarii;
• solicita ghidului să coordoneze suplimentar documentul cu specialiști din alte departamente care nu sunt reprezentați în schema de avizare, dar au legătură cu tema documentului în curs de elaborare;
• nu acceptați în considerare un document care are încălcări în procedura de aprobare (dacă una sau mai multe etape de aprobare sunt omise);
• prelungirea perioadei de aprobare a documentului pentru o anumită perioadă de timp, argumentând această acțiune (de exemplu, serviciul juridic poate solicita o prelungire a perioadei de aprobare pentru timpul necesar pentru a solicita și primi de la organul fiscal un extras din registrul de stat entitati legale);
• initiaza aprobarea unui proiect de document dupa o procedura diferita de cea stabilita, daca:

a) aceasta este cerința primului șef al organizației, dictată de urgența și importanța acestui document;

b) sensul și conținutul documentului afectează aria de responsabilitate a departamentelor și specialiștilor, a căror participare la coordonarea procedurii stabilite nu este prevăzută.

4. Cum ar trebui aprobate vizele?

Să ne întoarcem la GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare:

extracţie

din GOST R 6.30-2003

3. Cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor

[…] 3.24. Aprobarea documentului se formalizează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viza), care include semnătura și poziția aprobatorului documentului, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Semnătura personală LA FEL DE. Orlov

Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:

Comentarii atașate

Șef Departament Juridic

Semnătura personală LA FEL DE. Orlov

În practică, cele două opțiuni cel mai frecvent utilizate sunt:

a) sub forma unei fișe de aprobare (Exemplul 1);

b) sub forma unei ștampile pe spatele (în unele cazuri - pe fața) ultimei pagini a proiectului de document (Exemplul 2). O astfel de ștampilă poate fi comandată deja în formă terminată și poate fi pusă după cum este necesar pe proiectul de document înainte de a începe procedura de aprobare.

Notă

Conform paragrafului 3.19 al Ghidurilor pentru implementarea GOST R 6.30-2003, la discreția organizației, este permisă vizualizarea foaie cu foaie a actelor juridice de reglementare, aplicații de protecție împotriva unei posibile înlocuiri a foilor. Cu vizualizarea foaie cu foaie, nu pot fi folosite toate elementele vizei, ci doar o semnătură personală scrisă de mână și transcrierea acesteia.

5. Cum ar trebui făcute comentariile? În ce ordine și de către cine ar trebui aduse modificările corespunzătoare în proiectul de document?

Iată ce se spune despre acest subiect în Reglementările administrative ale Agenției Federale pentru Administrarea Proprietății de Stat pentru îndeplinirea funcției de stat „Implementarea în numele Federației Ruse a acțiunilor în justiție pentru protejarea proprietății și a altor drepturi și interese legitime ale Federația Rusă în gestionarea proprietății federale și privatizarea acesteia pe teritoriul Federației Ruse și în străinătate, vânzarea bunurilor confiscate în temeiul unor hotărâri judecătorești sau acte ale organismelor cărora li sa acordat dreptul de a lua decizii privind executarea silită asupra proprietății, vânzarea de bunuri confiscate, mobile fără proprietar, confiscate și alte bunuri convertite în proprietate de stat în conformitate cu legislația Federației Ruse”, aprobat prin ordin al Ministerului Dezvoltării Economice din Rusia din 22 iunie 2009 nr. 229:

extracţie

din Regulamentul Administrativ

30. Ordinea procedurii de acordare și semnare a proiectului de document

30.1. Proiectul de document întocmit este înaintat de către executorul responsabil cu întocmirea documentului șefului de compartiment în ordinea lucrărilor de birou.

30.2. Șeful compartimentului revizuiește proiectul de document întocmit pentru respectarea cerințelor stabilite de lege. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 1 zi lucrătoare.

30.3. În cazul în care există comentarii cu privire la proiectul de document transmis, șeful de compartiment îl returnează spre revizuire în ordinea lucrărilor de birou persoanei responsabile cu întocmirea documentului.

30.4. În cazul în care proiectul de document îndeplinește cerințele, șeful de compartiment îl aprobă și îl transferă șefului de Direcție pe calea actelor. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 1 zi lucrătoare.

30.5. Șeful Departamentului revizuiește proiectul de document pregătit pentru conformitatea cu cerințele. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 2 zile lucrătoare.

[…] 30.11. Dacă proiectul de document este returnat, persoana responsabilă cu pregătirea documentului elimină comentariile. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 1 zi lucrătoare.

30.12. După eliminarea comentariilor, persoana responsabilă cu pregătirea documentului, în ordinea lucrărilor de birou, transferă proiectul documentului funcționarului Agenției Federale de Administrare a Proprietății, de la care documentul a fost returnat pentru revizuire.

La efectuarea unor modificări de natură fundamentală în procesul de finalizare, proiectul de document este supus reaprobării obligatorii.

Prin urmare:

• responsabilitatea pentru conținutul proiectului de document, introducerea în timp util și de încredere a modificărilor pe baza comentariilor și propunerilor transmise în timpul procesului de aprobare, ținând cont de comentariile transmise de specialiștii care participă la aprobare, comentariile din proiectul de document sunt CEO și supervizorul său imediat care a eliberat prima viză;
• proiectul cu comentarii (dacă acestea provin de la persoanele care participă la coordonare) trebuie returnat directorului general din etapa de aprobare la care au apărut comentariile. Adică, dacă proiectul de document a fost aprobat cu succes, de exemplu, în patru etape, și există comentarii la a cincea etapă, atunci nu este transferat în etapa a șasea, ci este returnat CEO-ului pentru a face modificările corespunzătoare;
• dupa ce comentariile au fost eliminate, documentul este returnat de GHID la nivelul de aprobare de la care a fost returnat proiectul cu comentarii;
• după efectuarea unor modificări de natură fundamentală, proiectul de document este supus reaprobării încă de la început;
• comentariile din proiectul de document trebuie notificate persoanei împuternicite să semneze versiunea finală a documentului;
• daca nu exista viza vreunui specialist/diviziune pe proiectul de document, atunci acest document este considerat inconsecvent și, prin urmare, nu poate fi trecut la etapa următoare.

Toate cele de mai sus pot fi reprezentate sub forma unui algoritm.

6. În ce moduri se poate derula procedura de aprobare?

În practică, se folosesc de obicei următoarele metode de coordonare internă:

Coordonarea se realizează prin intermediul sistemului managementul documentelor electronice(SED) sau analogul său, conform algoritmului încorporat în SED , - simultan de către toate persoanele responsabile sau departamentele care participă la coordonare, sau secvenţial.

Minusuri:

• EDMS nu este disponibil în toate organizațiile;
• SED nu este gratuit;
• Nu există un astfel de EDMS care să se potrivească în mod ideal fiecărei întreprinderi specifice.

Pro:

• urmărirea operațională a procesului de aprobare;
• informațiile sunt stocate în în format electronic, nu este nevoie să tipăriți în mod repetat documente legate de lucrul la acest proiect de document, deoarece oricând, puteți accesa baza de date și puteți citi comentariile oricărui specialist;
• în EDMS, se înregistrează timpul petrecut de un anumit document în fiecare etapă de aprobare, adică CEO-ul poate vedea întotdeauna în ce etapă există o încălcare a condițiilor de examinare a proiectului de document și poate lua măsurile corespunzătoare;
• transferul documentului din etapă în etapă se realizează automat.

Coordonarea se realizează prin e-mail.

Minusuri:

• un dezavantaj care decurge din însuși principiul coordonării paralele - este practic imposibil să luăm în considerare corect comentariile primite simultan de la mai mulți specialiști, deoarece acestea se exclud adesea reciproc;
• urmărirea procesului de aprobare are loc manual și este disponibilă numai în cazul în care specialiștii care aprobă documentul nu uită să trimită documentele legate de aprobare ghidului și/sau șefului acestuia;
• nu sunteți asigurat că următorul specialist va corecta proiectul de document fără a evidenția corecturile efectuate și fără a atașa o listă de comentarii;
• absența vizei originale „în direct” a unui specialist în fișa de aprobare și în partea de jos a fișei de observații;
• prezența corespondenței care trebuie păstrată și sistematizată, i.e. se presupune că utilizatorii au abilități suficient de mari în lucrul cu clientul de e-mail (ceea ce în majoritatea cazurilor nu se întâmplă).

Pro:

• munca paralelă cu proiectul de document în toate etapele aprobării poate reduce semnificativ timpul de aprobare;
• prezența unui istoric de corespondență;
• eficienţă;
• proiectul de document și comentariile la acesta sunt mutate între etapele de aprobare în formă electronică.

Coordonarea se realizează prin mișcarea secvențială live a documentului , acestea. transferul unui document pe hârtie.

Minusuri:

• laboriozitate;
• creştere în ceea ce priveşte aprobarea.

Pro:

• CEO-ul face corecții și completări la proiectul documentului în mod succesiv, pe măsură ce se primesc comentarii de la specialiști. Astfel, specialiștii etapelor următoare analizează proiectul de document cu modificările deja efectuate;
• corecțiile în schița pe hârtie a documentului sunt aproape imposibil de făcut pe nesimțite, mai ales dacă aplicați aprobarea fișă cu coală a proiectului de document de către GHID sau supervizorul său imediat;
• cel mai semnificativ: prezența vizelor „vii” în foaia de aprobare și a semnăturilor sub foaia de observații, deoarece, după cum se spune înțelepciunea populară Mai bine să fii îmbrăcat prea mult decât sub îmbrăcat.

7. Cum se formalizează aprobarea externă a proiectului de document?

Iată ce se spune în Instrucțiunile privind munca de birou în biroul Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse, aprobate prin ordinul nr. 76 din 15 iunie 2007 (modificat la 20 ianuarie 2015):

extracţie

din Instrucţiunea privind munca de birou în aparatul Departamentului Judiciar

la Curtea Supremă a Federației Ruse

3.3.18. Aprobarea proiectului de document

[…] Aprobarea externă a documentului se formalizează cu ștampila de aprobare. Ștampila de aprobare este situată sub „Semnătura” obligatorie pe fața din față în câmpul din stânga jos al documentului și include: cuvântul „ACCORD”; numele postului persoanei cu care documentul este convenit (inclusiv numele organizației), semnătura personală, semnătura și data aprobării sau numele documentului care confirmă acordul, data și numărul acestuia, de exemplu:

DE ACORD

ministru adjunct al Finanțelor

Federația Rusă

__________________ ____________________

(semnătură personală) (inițiale, prenume)

DE ACORD

decizia consiliului

Departamentul Judiciar

din data de 27.03.2007 Nr ___

Astfel, potrivirea externă:

• poate fi efectuată de un anumit oficial sau document (scrisoare, protocol etc.);
• eliberat sub forma unei ștampile de omologare sau a unei foi de omologare;
• practic nereglementat de regulamentul intern al organizaţiei.

Rol de serviciu de birou

Rolul serviciului de gestionare a evidențelor în timpul procedurii de aprobare a documentelor este următorul:

• să sprijine și să controleze general respectarea procedurii stabilite de aprobare și a termenilor de luare în considerare în fiecare etapă;
• coordonarea și asigurarea interacțiunii specialiști - participanți la procedura de avizare;
• informarea în timp util a participanților cu privire la procedură și a conducerii superioare cu privire la stadiul procesului de aprobare.

În plus, serviciul de gestionare a evidențelor trebuie să monitorizeze și să verifice în mod constant relevanța și să îmbunătățească schemele și rutele de aprobare pentru circulația documentelor ca parte a procedurii de aprobare, să țină la zi listele departamentelor și persoanelor responsabile implicate în aprobarea documentelor. . Pentru îndeplinirea de înaltă calitate a acestor sarcini, angajații de birou trebuie să cunoască bine procesele, schemele, formele și procedurile de afaceri pentru interacțiunea unităților organizaționale.

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Instrucțiuni pentru implementarea GOST R 6.30-2003, aprobat de Arhivele Federale.

„Ofițer HR. Lucrări de birou de personal”, 2009, N 11

Cum să întocmești, să agreezi și să aprobi o fișă a postului

Articolul explică ce tipuri de documente aparțin fișele postului, de către cine sunt aprobate, agreate, unde se înregistrează semnătura de familiarizare. Analizează în detaliu pe ce acte normative se bazează conținutul instrucțiunii, se oferă recomandări cu privire la alcătuirea unui pachet de fișe de post pentru organizație.

Ce este o descriere a postului?

O fișă a postului este un document care este inclus în Clasificator integral rusesc documentatie de gestiune OK 011-93, aprobata. Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 N 299 (modificat la 23 aprilie 2009; în continuare - OKUD).

OKUD conține denumirile și denumirile de cod ale formelor unificate de documente incluse în sistemele de documentare unificate.

Codul formei unificate a documentului (codul) este format din șapte zecimale digitale și un număr de control (CC).

Fișa postului aparține clasei sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă (cod 02), subclasa „Documentații privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații, întreprinderi” (cod 52), numărul său de înregistrare este 051, numărul de control în OKUD este 9.

Scrisoarea Rostrud N 4412-6 din 31 octombrie 2007 „Cu privire la procedura de modificare a fișelor de post ale angajaților” afirmă că, în ciuda faptului că Codul Muncii al Federației Ruse nu conține o mențiune a fișei postului, este un important document, al cărui conținut nu este doar munca funcția salariatului, gama de sarcini, limitele de responsabilitate, ci și cerințele de calificare pentru postul ocupat.

Deoarece procedura de compilare a instrucțiunilor nu este reglementată de actele juridice de reglementare, angajatorul decide în mod independent cum să o emită și să-i facă modificări.

Atunci când pregătiți o fișă a postului și faceți modificări la aceasta, cerințele ar trebui să fie luate în considerare Standard de stat GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente", pusă în aplicare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 N 65-st.

Este general acceptat că fișa postului este de natură impersonală și definește funcția, nu persoana. Desigur, acesta este cazul, iar în cazul unui funcționar public, o astfel de abordare nu ar trebui să permită deloc excepții. Dar trebuie înțeles că întreprindere comercială Fișa postului este scrisă și pentru confortul angajatului și al angajatorului. Angajând o persoană nouă, care are mai multă experiență și cunoștințe decât specialistul anterior, atribuindu-i un salariu mai mare, angajatorul chiar nu intenționează să profite de aceste avantaje ale angajatului și să-i adauge responsabilități de serviciu față de angajatul anterior, crește nivelul de responsabilitate? Deci, de ce să nu reflectați acest lucru în fișa postului? Deci, deși impersonală, fișa postului poate fi scrisă pentru o anumită persoană.

Cine dezvoltă, cine aprobă

Fișa postului poate fi o anexă la contractul de muncă, precum și poate fi aprobată ca document independent. Pentru a alcătui corect un pachet de fișe de post, departamentele de personal ale unei întreprinderi se pot referi atât la recomandările specialiștilor, cât și la reglementări. Nu, nimeni nu controlează modul în care organizațiile comerciale își compun instrucțiunile, dar există experiența serviciilor publice. Deci, puteți studia Scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei din 13.03.1996 N 482-VK „Recomandări pentru elaborarea fișelor postului (atribuțiile postului) pentru funcțiile funcționarilor publici ai organelor executive federale”, Ordinul Federal Serviciul Vamal al Rusiei din 03.12.2004 N 355 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind elaborarea procedurii și aprobarea fișei postului oficial al autorității vamale a Federației Ruse", Ordinul Serviciului de Stat pentru Controlul Drogurilor din Rusia din 25 noiembrie 2003 N 235 "Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura de elaborare și aprobare a fișei postului unui angajat, civil federal slujitor, angajat al organului de control al circulatiei stupefiante si substante psihotrope”.

Șeful organismului executiv federal aprobă fișele posturilor (îndatoririle) pentru adjuncții săi și pentru manageri diviziuni structurale, iar pentru alte funcții guvernamentale - tipice. Pe baza fișelor standard de post, șeful unității structurale aprobă fișe de post pentru anumite funcții publice din unitate.

Gosnarkokontrol al Rusiei a elaborat o schemă clară de competențe pentru elaborarea, coordonarea și aprobarea fișelor posturilor (Tabelul 1). Serviciu de personal organizare comercială vor putea întocmi, prin analogie, propriul act local privind repartizarea competențelor pentru elaborarea și aprobarea fișelor posturilor. Un astfel de document va trebui aprobat prin ordin. Dacă nu este de așteptat o astfel de structură ramificată, atunci toate informațiile despre ordinea de aprobare a instrucțiunilor pot fi plasate direct în comandă.

tabelul 1

Repartizarea puterilor organului de conducere al organelor

Gosnarkokontrolya privind organizarea dezvoltării, coordonării

și aprobarea fișelor postului

Nume pozitii	Organizați dezvoltarea oficial instrucțiuni	De acord oficial instrucțiuni	Revendicare oficial instrucțiuni
Primul adjunct (adjunct) preşedinte Gosnarkokontrolya Rusia	Şeful şefului organizatoric - analitic management Gosnarkokontrolya Rusia	Șeful legale management Gosnarkokontrolya Rusia	Preşedinte Gosnarkokontrolya Rusia
Șeful teritorială corp, organizatii, diviziuni Gosnarkokontrolya Rusia	Şeful şefului organizatoric - analitic management Gosnarkokontrolya Rusia	Șeful legale management, Şef managementul personalului Gosnarkokontrolya Rusia	Adjunct preşedinte Gosnarkokontrolya Rusia în Conform distributie responsabilități

Eșantion Eșantion

„Ofițer de resurse umane”

asupra procedurii de elaborare, de acord

și aprobarea fișelor postului

Moscova N 23 11.01.2009

Eu comand:

1. Serviciul de personal al SRL „Kadrovik” întocmește o schemă generală a fișelor posturilor pentru angajații organizației. Termen - până la 10.11.2009. Responsabil - Kryukov R.A.

2. Șefii de departamente și ateliere să instruiască angajații competenți să elaboreze fișe de post în conformitate cu schema pentru fiecare angajat al departamentului lor, în conformitate cu tabelul de personal. Termen - până la 25.11.2009. Responsabili: Zarubin O.O., Saparmurdinov K.Ch., Nekorchevy N.G., Leshchenko P.K.

3. Serviciul juridic al OOO „Kadrovik” pentru a asigura conformitatea fișelor postului cu cerințele legislației ruse. Responsabil - Zimko U.Yu.

4. Șeful departamentului pentru protecția muncii să se asigure că fișele de post ale angajaților SRL „Kadrovik” respectă cerințele pentru protecția muncii. Responsabil - Shurochkina A.Ya.

5. După convenirea fișelor posturilor cu serviciul juridic și compartimentul protecția muncii, șefii de compartimente semnează instrucțiunile și le înaintează secretariatului spre aprobare de către directorul general. Termen limită - până la 05.12.2009. Responsabil - Secretar Voronina O.L.

Directorul general Gnedykh A.R. dafin

Familiarizat cu comanda.

O copie primită pentru depozitare și utilizare la locul de muncă.

Inspectorul departamentului de personal Kryukov R.A. Kriukov 01.11.2009

Sef Departament Achizitii Zarubin O.O. Zarubin 02.11.2009

Șef magazin nr. 1 Saparmurdinov K.Ch. Saparmurdinov 01.11.2009

Șef magazin N 2 Nekorchevy N.G. Nekorchevy 02.11.2009

Șeful departamentul de transport Leshcenko P.K. Leshcenko 02.11.2009

Șeful Serviciului Juridic Zimko U.Yu. Zimko 01.11.2009

Șef departament protecția muncii

Shurochkina A.Ya. Shurochkin 01.11.2009

Secretar Voronina O.L. Voronin 01.11.2009

Această problemă este tratată mai detaliat în autoritatile vamale(Procedura tipică pentru elaborarea, aprobarea și aprobarea fișei postului).

Ce puteți sfătui dezvoltatorii? Serviciul de personal al întreprinderii ar trebui să formeze baza fișelor postului, schema conținutului acestora. Dezvoltarea este încredințată șefilor diviziilor structurale. Pentru conținut specific, trebuie să vă referiți mai întâi la cerințele de calificare pentru specialitatea pentru care se elaborează o anumită instrucție, iar apoi la profesioniști care au lucrat anterior la acest loc sau supervizează direct specialiști într-o astfel de funcție, pentru că dacă vă spun ce functioneaza soferul, curierul, vanzatorul la acest loc, în această organizație, atunci fișa postului va aduce beneficii reale. Nu este rău să includeți în proces coordonarea instrucțiunilor cu serviciul juridic al organizației, avocatul corporativ. Aceste instrucțiuni vor fi aprobate de persoana care este autorizată în acest sens prin contractul său de muncă și fișa postului său. Cel mai adesea, fișele postului sunt aprobate de șeful întreprinderii, dar astfel de funcții pot fi transferate și șefului serviciului de personal. Fișele de post ale șefilor unităților structurale sunt elaborate direct sub controlul șefului organizației, aprobate de acesta.

Rechizite

Pagina de titlu a fișei postului trebuie să conțină următoarele detalii:

Numele companiei;

Titlul documentului;

Locul de dezvoltare;

Ştampila de aprobare;

Aprobarea vizei (dacă este furnizată aprobarea);

Semnătura șefului unității structurale;

Primirea angajatului care confirmă familiarizarea cu instrucțiunile.

Denumirea documentului este în concordanță cu titlul postului în cazul genitiv (fișa postului (a cui?) a șoferului).

Ștampila de aprobare este plasată în colțul din dreapta sus și este formată din cuvântul „aprob” (nu se pun ghilimele), denumirea funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării. La aprobarea unei fișe de post prin comandă sau comandă, ștampila de aprobare este formată din cuvântul „Aprobat” (nu se pun ghilimele), denumirea documentului de aprobare în cazul instrumental, data acestuia, numărul. De asemenea, este rezonabil să se coordoneze instrucțiunile cu șeful departamentului de protecție a muncii, dacă se lucrează la întreprindere, sau cu angajatul responsabil de respectarea cerințelor de protecție a muncii.

Fișa de familiarizare face parte din fișa postului, calculată pe numărul de salariați care vor fi aduși la cunoștința acestei fișe a postului în perioada de valabilitate a acesteia.

Pe versoul ultimei foi se face o mențiune: „În această fișă a postului, ___ foi sunt numerotate, dantelate și ștampilate” (număr în cuvinte). Înscrierea este semnată de conducătorul instituției sau de o persoană împuternicită de acesta, indicând data.

Eșantion Eșantion

De acord, aprob

11/12/2009 Director General

Şeful Serviciului Juridic Lyamkin P.D. Lyamkin

Evseev N.N. Evseev

De acord

Șef departament protecția muncii

Tkachenko Yu.A. Tkachenko 15.11.2009

Societate cu răspundere limitată

"Transportor"

Descrierea postului

conducător auto

Dezvoltat

Departamentul de transport

SRL „Transportator”

Moscova

Textul de instrucțiuni

Șef departament transport

Chizhik A.Ya. Chizhik

Chitanța salariatului, dacă instrucțiunea în sine este semnată, se află după semnătura șefului unității structurale în următoarea formă:

Sunt familiarizat cu fișa postului, Explicația semnăturii

a primit o copie. angajat de semnătură

LA organizații mari preferă să facă o listă de familiarizare cu fișele postului.

Eșantion Eșantion

Fișa de familiarizare cu fișa postului șoferului

Structura

Fișa postului constă din mai multe secțiuni.

1. Dispoziții generale.

2. Funcțiile unui angajat.

3. Responsabilitățile postului.

4. Drepturi și puteri.

5. Responsabilitate.

Unii profesioniști în HR consideră că este necesar să evidențieze și secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)”.

Secțiunea „Dispoziții generale”. În secțiunea „Dispoziții generale” indicați:

Titlul postului în conformitate cu tabelul de personal;

Denumirea unității structurale în care salariatul își va îndeplini atribuțiile;

Subordonarea salariatului;

Lista unităților structurale și (sau) posturilor individuale ale angajaților direct subordonați acestuia în serviciu (dacă există);

Procedura de numire și demitere a unui post, procedura de ocupare a acestui post în perioada de absență temporară a unui salariat;

Nivelul de educație și pregătirea profesională suplimentară a salariatului necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu prescrise;

Cerințe pentru experiență de muncă în specialitate;

Cerințe de calificare pentru un angajat în legătură cu cunoștințele speciale și abilitățile profesionale, precum și cunoștințele documentelor juridice, materiale didactice, metodele și mijloacele utilizate în îndeplinirea atribuțiilor oficiale;

Acte organizatorice și juridice în baza cărora salariatul desfășoară activități oficiale și își exercită atribuțiile.

Vocabular munca de birou de personal. Cerințe de personal - caracteristici de calitate, care ar trebui să aibă un angajat „ideal” într-un anumit loc de muncă sau într-o anumită poziție. Cerințele pentru personal sunt incluse în fișele postului, fișele de calificare, fișele de competență și alte documente.

Caracteristica calificarii - rezumat cerințele pentru cunoștințe, aptitudini și abilități, precum și drepturile și obligațiile pentru diferite specialități din organizație.

Să vorbim mai multe despre unele dintre punctele de mai sus. Coincidența denumirii postului pentru care este angajat salariatul, în lista de personal, a acestuia cartea de munca, contract de munca, ordin de munca si fisa postului - cerință necesară, altfel sensul instrucțiunii în sine se pierde. Au angajat un expeditor de marfă, iar acesta a semnat că este familiarizat cu îndatoririle șoferului. Şi ce dacă? Da, s-a făcut cunoștință de dragul interesului, deoarece i s-a dat un document de citit, confirmă această cunoștință, pe care o semnează. Semnătura acestui angajat îi va impune atribuții oficiale în conformitate cu instrucțiunile dacă este angajat în baza unui contract de muncă pentru funcția de expeditor? Nu, nu va.

Denumirea unității structurale este necesară dacă lucrarea într-o anumită unitate implică cel puțin unele particularități. Și această specificitate ar trebui specificată în fișa postului.

Este foarte important să se determine subordonarea angajatului în instrucțiuni. În ciuda faptului că în sistemul ierarhic al unei întreprinderi, un angajat poate avea multe senior management trebuie să-și cunoască superiorul imediat. Absența unei astfel de indicații în instrucțiuni duce la faptul că angajatul începe fie să se supună tuturor ordinelor superiorilor, inclusiv cele contradictorii, fie să aleagă în mod independent comenzile cele mai plăcute. Același lucru este valabil și pentru indicarea posturilor de angajați și departamente, care, dimpotrivă, trebuie să se supună salariatului căruia îi este destinată fișa postului.

Nivelul de educație și cerințele de calificare sunt în mod tradițional incluse în orice fișă a postului. Aceste articole clar nu sunt destinate lucrătorului, ci celui care îl angajează. Pentru că, după ce a aflat că nivelul său de studii nu se potrivește cu nivelul indicat în fișa postului, angajatul nu este obligat să întreprindă nicio măsură. Nu se angajează să primească educatie inalta daca s-a angajat deja cu gimnaziu de specialitate, dar fisa postului indica studii superioare. Sau angajatul are studii superioare tehnice, iar instructiunile contin o studii superioare umanitare. Trebuie să recunoaștem că această parte a fișei postului este destinată servicii de personal, managerii și ar trebui să se ghideze după aceasta la angajare, și nu după semnarea comenzii. Pe parcursul certificării poate apărea o problemă, iar dacă aceasta nu reușește din cauza nivelului de studii care nu se potrivește cu cel specificat în instrucțiuni, angajatul va avea toate motivele să se adreseze instanței. Aș dori să recomand angajatorului fie să respecte cu strictețe cerințele stabilite de el, fie, atunci când angajează un nou angajat promițător, să se asigure că nivelul său de studii corespunde cu cel înregistrat în fișa postului, de exemplu, să efectueze formare la cheltuiala angajatorului.

Pentru formularea corectă a cerințelor de calificare se folosesc două documente completate în mod constant. Acesta este Caietul de referință unificat de tarifare și calificare a lucrărilor și profesiilor muncitorilor (constă în caracteristici tarifare și de calificare care conțin caracteristicile principalelor tipuri de muncă pe profesiile lucrătorilor, în funcție de complexitatea acestora și de caracteristicile corespunzătoare). categorii tarifare, precum și cerințele pentru cunoștințe profesionaleși competențele lucrătorilor) (ETKS); precum și Directorul unificat de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și angajați (constă din caracteristicile de calificare ale posturilor de manageri, specialiști și angajați, care conține responsabilitățile postului și cerințele pentru nivelul de cunoștințe și calificări ale managerilor, specialiștilor și angajaților). ). Categoriile de muncă din ETKS se stabilesc în funcție de complexitatea lor fără a ține cont de condițiile de muncă (cu excepția cazuri extreme afectarea nivelului de complexitate a muncii și creșterea cerințelor de calificare a executantului).

Caracteristicile tarifare și de calificare ale fiecărei profesii au două secțiuni.

Secțiunea „Specificații de muncă” conține o descriere a muncii pe care lucrătorul trebuie să o poată efectua.

Secțiunea „Trebuie să știi” conține cerințele de bază pentru lucrător în ceea ce privește cunoștințele speciale, precum și cunoștințele privind reglementările, instrucțiunile și alte linii directoare, metode și mijloace pe care lucrătorul trebuie să le aplice.

Caracteristicile tarifare și de calificare oferă o listă de locuri de muncă care sunt cele mai tipice pentru o anumită categorie a profesiei lucrătorului. Această listă nu epuizează toată munca pe care o poate și ar trebui să o efectueze un lucrător. Angajatorul poate elabora și aproba, ținând cont de opinia aleșilor organism sindical sau alt organism reprezentativ al salariaților, o listă suplimentară de lucrări corespunzătoare în complexitate celor cuprinse în caracteristicile tarifare și de calificare ale profesiilor de lucrători din categoriile corespunzătoare.

Pe lângă lucrările prevăzute la secțiunea „Caracteristicile muncii”, lucrătorul trebuie să efectueze lucrări de recepție și predare a schimburilor, curățarea locului de muncă, a instalațiilor, uneltelor, precum și menținerea acestora în stare corespunzătoare, curățarea echipamentelor și mentinerea documentatiei tehnice stabilite.

Alături de cerințele privind cunoștințele teoretice și practice cuprinse în secțiunea „Trebuie să știe”, lucrătorul trebuie să cunoască: norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și securitatea la incendiu; reguli de utilizare a echipamentului individual de protecție; cerințe pentru calitatea muncii (serviciilor) prestate, pentru organizarea rațională a muncii la locul de muncă; gama și marcarea materialelor utilizate, ratele de consum de combustibili și lubrifianți; reguli de circulație și depozitare a mărfurilor; tipuri de căsătorie și modalități de prevenire și eliminare; alarma industriala.

Un lucrător cu o calificare superioară, pe lângă munca menționată în caracteristicile sale de tarifare și calificare, trebuie să fie capabil să presteze munca prevăzută de caracteristicile tarifare și de calificare a lucrătorilor cu o calificare inferioară, precum și să supravegheze lucrătorii de ranguri inferioare. de aceeași profesie. În acest sens, lucrările date în caracteristicile de calificare tarifară ale gradelor inferioare, de regulă, nu sunt date în caracteristicile gradelor superioare.

Caracteristicile de calificare ale fiecărei poziții de manager au trei secțiuni: „Responsabilitățile postului”, „Trebuie să știi”, „Cerințe de calificare”.

Pe lângă cerințele de calificare ca atare, există și cerințe de calificare pentru vechime. Deci, Decretul președintelui Federației Ruse din 27 septembrie 2005 N 1131 „Cu privire la cerințe de calificare la vechimea în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau vechimea în specialitatea pentru funcționarii publici ai statului federal „(modificat la 26.07.2008) enumeră următoarele cerințe pentru vechimea în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau vechime în specialitatea pentru substituții:

Cele mai înalte funcții ale serviciului public de stat federal - cel puțin șase ani de experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau cel puțin șapte ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcțiile principale ale serviciului public de stat federal - cel puțin patru ani de experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau cel puțin cinci ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcții de conducere ale serviciului public de stat federal - cel puțin doi ani de experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau cel puțin patru ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcții senior și junior ale serviciului public al statului federal - fără a prezenta cerințe pentru experiență.

Secțiunea poate include și alte cerințe și prevederi care precizează și clarifică statutul salariatului și condițiile activității acestuia.

Secțiunea „Funcții”. Aceasta este exact secțiunea din fișa postului care ar trebui completată, concentrându-se pe o anumită poziție într-o anumită întreprindere. Puteți lua baza de la instrucție standard, dar principalul lucru este să acordați atenție acțiunilor pe care angajatul le va efectua atât în ​​mod constant, cât și ocazional, deoarece pentru acest angajat a luat-o. Dacă angajatul nu poate face față, atunci va fi necesar să se consulte din nou la această secțiune a instrucțiunii.

Secțiunea „Responsabilități”. Uneori, această secțiune este combinată cu secțiunea „Funcții”, ceea ce este destul de ușor de înțeles. Dacă angajatorul a considerat că este necesar să scrie o secțiune separată, atunci aici va stabili procedura de îndeplinire a funcțiilor, tipurile de muncă, individuale, inclusiv o singură dată, misiuni, precum și etică. standarde profesionale obligatoriu de executat in cursul activitatii de munca. Guvernul Federației Ruse adoptă coduri model etică profesională pentru diverse industrii. Propriul cod de etică corporativă poate fi adoptat într-o organizație ca act local, cu excepția cazului în care este adoptat pentru acest tip de activitate. comandă specială aprobarea unor astfel de documente.

Secțiunea „Drepturi și puteri”. Această secțiune enumeră drepturile lucrătorului, precum și puterile în cadrul acestei poziții. Deoarece majoritatea drepturilor angajaților sunt unificate și descrise în detaliu în Codul Muncii, este logic în această secțiune a instrucțiunii să se indice numai drepturi specifice care aparțin numai angajatului care ocupă această funcție. Deci, de exemplu, în Fișa postului unui șofer de troleibuz, aprobată prin Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 08 octombrie 2003 N AK-25-r, sunt enumerate următoarele drepturi:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Șoferul de troleibuz are dreptul la: │

│ 1. Refuzați părăsirea depoului sau acceptați troleibuzul pe linie, │

│ dacă starea sa tehnică nu este conformă cu regulile tehnice │

│ funcționarea troleibuzului. │

│ 2. Restricționați intrarea pasagerilor în troleibuz în funcție de │

│ umplerea troleibuzului. │

│ 3. Când condițiile de conducere se înrăutățesc (ceață, ploaie, ninsoare, gheață) │

│ pune o întrebare dispeceratului senior (central) despre schimbare │

│ modul de conducere. │

│ 4. Opriți mișcarea în cazurile prevăzute de regulament │

│ trafic rutier. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Este vorba de doar 4 puncte, în timp ce secțiunea „Responsabilități” include 51 de puncte, cu explicații detaliate în fiecare punct. Și pe bună dreptate, rescrierea Codului Muncii al Federației Ruse în fișa postului nu este deloc recomandată.

Secțiunea „Responsabilitate”. În această secțiune, este oportun să se determine întinderea responsabilității angajatului față de organizație, inclusiv materialul. Dacă un angajat a încheiat un acord în totalitate răspundere, atunci iată un indiciu în acest sens.

Secțiunea „Relații”. Dacă angajatorul consideră că este important să reglementeze procesul de interacțiune a angajaților cu alte departamente și, probabil, cu organizații terțe, atunci procedura și condițiile pot fi plasate într-o secțiune separată.

Cum să trimiteți o modificare

Modificările la fișa postului pot fi asociate cu o modificare a termenilor obligatorii ai contractului de muncă. În acest caz, trebuie respectate cerințele pentru notificarea prealabilă în scris a angajatului. Și numai după ce angajatul a fost de acord să continue raportul de muncă, se fac modificări în fișa postului.

Dacă instrucțiunea este o anexă la contractul de muncă, se recomandă modificarea simultană a contractului de muncă și a fișei postului prin întocmirea unui acord adițional.

Dacă fișa postului a fost aprobată ca document separat și, în același timp, modificarea acesteia nu implică necesitatea modificării termenilor obligatorii ai contractului de muncă, cel mai convenabil este să se aprobe fișa postului într-o nouă ediție prin familiarizarea cu angajat cu aceasta în scris. Fișa postului, de regulă, se întocmește în două exemplare, dintre care unul, la cererea salariatului, îi poate fi înmânat.

1 -1

1. Dispoziții generale

1.1. VSPDO aparține categoriei de specialiști. În funcția de VSPDO este numită o persoană cu studii superioare învăţământ de specialitate si minim 3 ani experienta in munca.

1.2. Numirea în funcția de VSPDO și demiterea din aceasta se efectuează prin ordin Director general companii la recomandarea şefului Departamentul administrativ.

1.3. VSPDO raportează direct șefului departamentului administrativ. VSPODO este subordonat funcțional funcționarilor (angajații cărora le sunt încredințate sarcinile de evidență) și secretarilor tuturor diviziilor structurale ale companiei. VSPOD sunt subordonate liniar funcționarului și șefului serviciului arhivă al companiei.

1.4. VSPOD trebuie să știe:

1.4.1. Decrete, ordine, ordine, alte linii directoare și reguli organe superioare și alte organe legate de activitățile societății și, în special, de activitățile secretariatului.

1.4.2. Unit sistem de stat munca de birou, regulile de depozitare, arhivare a documentelor, auditarea documentelor, distrugerea, transferarea lor în arhivele companiei și arhivelor statului, precum și standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.

1.4.3. Regulamente, instrucțiuni, alte documente de reglementare care reglementează activitatea companiei în domeniul managementului documentelor și al secretariatului.

1.4.4. structura organizationala, echipa de conducere a companiei și diviziile sale structurale (JV).

1.4.5. Specializarea activitatilor firmei, specificul lucrarii cu documente din industria firmei.

1.4.6. Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor.

1.4.7. Comandă suficient de bună Limba engleză(nivel nu mai mic decât Pre-Intermediar); cunoașteți metodologia traducerii, sistemul actual de coordonare a traducerilor, elementele de bază ale editării literare și aveți abilități excelente în elaborarea unui protocol.

1.4.8. Computer personal: programe - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Reguli de utilizare a echipamentelor de birou și a interfoanelor (mini-ATS - minim 50 de abonați interni, modem, fax, scaner, imprimantă, copiator, tocator, laminator, mașină de cusut, înregistrator de voce).

1.4.10. Scheme de flux de documente.

1.4.11. Procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor, inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită.

1.4.12. Termenele și procedurile de depunere a dosarelor la arhivă.

1.4.13. Sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor.

1.4.14. Echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale.

1.4.15. Fundamentele economiei, organizarea producției, muncii și managementului.

1.4.16. Legislația muncii (Codul Muncii al Federației Ruse) și protecția muncii a Federației Ruse.

1.4.17. Reguli de funcționare a tehnologiei computerului.

1.4.18. Regulile programului intern de munca al firmei.

1.4.19. Planificarea financiară și raportarea în competența lor.

1.4.20. Planificarea pregătirii personalului din subordine.

1.4.21. Sisteme de motivare.

1.5 VSPDO în activitățile sale este ghidat de:

1.5.1. Reglementări privind VSPDO, instrucțiuni, regulamente privind secretariatul companiei.

1.5.2. Reglementări privind fluxul de documente al companiei.

1.5.3. Această descriere a postului.

1.5.4. Regulamentul intern stabilit de societate.

1.5.5. Reglementări privind lucrul cu informații confidențiale.

1.5.6. Contract de munca.

1.5.7. Statutul personalului.

1.5.8. Alte documente legate direct de activitățile VSPDO.

1.6. VSPDO raportează direct șefului departamentului administrativ.

1.7. WSPDO supraveghează personalul secretariatului.

1.8. În absența VSPDO (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de deputat, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

2. Responsabilitățile postului

2.1. Organizează activitatea fluxului de documente al companiei și activitatea serviciului de secretariat și arhivă al companiei, distribuie volumul de muncă între angajații din subordine. Oportunitati planificare financiarași raportarea în activitățile activității secretariatului și a fluxului de documente al companiei.

2.2. Oferă controlul fluxului de documente al companiei (pe hârtie și electronice), procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire, livrarea acesteia la destinație.

2.3. Controlează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora. Oferă depozitarea sigiliilor companiei.

2.4. Planifică activitatea secretariatului, înaintează spre aprobare și aprobare planurile de lucru ale secretariatului. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor de muncă curentă de birou, inclusiv ordine și ordine de gestiune, privind formarea dosarelor și depozitarea acestora.

2.5. Elaborează instrucțiuni pentru desfășurarea activității de birou în companie și organizează implementarea acestora. Creează un sistem unificat de management al documentelor (USDO) în companie (DO electronic și hârtie). Elaborează documente care reglementează activitățile companiei în domeniul managementului documentelor.

2.6. Ia măsuri pentru a pune la dispoziție angajaților secretariatului materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventar, papetărie, echipamente, echipamente de birou, mijloace tehnice munca manageriala.

2.7. Efectuează managementul metodologic al muncii de birou în diviziile structurale ale companiei, controlul formării corecte, păstrarea și livrarea la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de execuție a documentelor.

2.8. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor de birou.

2.9. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere, a ședințelor consiliului de administrație și a ședințelor acționarilor și organizează întreținerea acestora.

2.10. Oferă un mod adecvat de acces la documente și de utilizare a informațiilor conținute în acestea.

2.11. Participă la dezvoltarea și implementarea noilor procese tehnologice lucru cu documente, îmbunătățirea automatizării sisteme de informareși tehnologii (ținând cont de utilizarea tehnologiei informatice).

2.12. Mentine o baza de date cu directoare de numere de telefon interne si externe pentru activitatile secretariatului.

2.13. Desfășoară lucrări privind protecția informațiilor care constituie secrete de stat, comerciale și oficiale.

2.14. Îndeplinește instrucțiunile supervizorului imediat - șeful departamentului administrativ și directorul general al companiei.

2.15. Elaborează și organizează activități pentru îmbunătățirea ESDO.

2.16. Efectuează planificarea financiară și raportarea în limitele competenței sale.

2.17. Planifică și conduce instruirea personalului din subordine.

2.18. Elaborează un sistem de motivare pentru personalul din subordine.

3. Drepturi

VSPDO are dreptul:

3.1. Trimite spre examinare de către directorul general, șeful departamentului administrativ și șefii diviziilor structurale ale companiei propuneri de îmbunătățire a activității de gestionare a documentelor, secretariat - formulare și metode de lucru cu documente.

3.2. Solicită șefii diviziilor structurale și altele muncitori responsabili societatea de implementare corectă a regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în companie.

3.3. Întoarceți documentele artiștilor interpreți și solicitați revizuirea acestora în cazul încălcării regulilor stabilite.

3.4. Efectuați verificări ale organizării muncii de birou în diviziile structurale.

3.5. Semnează și avizează documentele legate de activitățile secretariatului.

3.6. Da instructiuni obligatorii pentru angajatii secretariatului; solicită implementare în timp util și de înaltă calitate.

3.7. Trimiteți propuneri spre luarea în considerare a șefului departamentului administrativ și a directorului general al companiei privind încurajarea angajaților distinși ai secretariatului, impunerea de sancțiuni contravenitorilor de producție și disciplina muncii.

4. Responsabilitate

VSPDO este responsabil pentru:

4.1. Pentru pierderea și deteriorarea documentelor, incompetență în luarea deciziilor în activitate profesională, îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute de prezenta fișă a postului - în limitele determinate de actuala dreptul muncii Federația Rusă.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

4.3. Pentru a provoca daune materiale- în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

5. Interacțiunea cu alte divizii structurale ale companiei

VSPDO în activitățile sale interacționează cu alte unități structurale:

5.1. Cu șefii tuturor diviziilor structurale ale companiei - pe problemele de evidență, organizarea controlului și verificarea executării instrucțiunilor secretariatului, pregătirea și depunerea documentelor necesare.

5.2. Cu departamentul juridic - pe probleme juridice legate de intocmirea documentelor.

5.3. Cu serviciul economic al companiei - privind furnizarea de echipamente de birou, formulare de documente, papetărie etc.

5.4. cu departamentul de personal şi Dezvoltare organizațională- pe probleme de selecție, angajare, concediere și relocare a angajaților departamentului, precum și formarea, pregătirea avansată, dezvoltarea unui sistem de stimulente și penalități.

5.5. Cu departamentul IT în domeniul tehnologiei informației și metode avansate de gestionare a documentelor electronice, utilizați cele mai recente metodeîn activitatea secretariatului (echipament de birou etc.).

5.6. Cu departamentul de securitate - pe probleme de securitate informatică și economică.

„Sunt familiarizat cu fișa postului”:

Specialist de top în managementul documentelor al departamentului administrativ al companiei

Data: "__" __________ 20____ ________________