Vadovaujančio dokumentų valdymo specialisto pareigybės aprašymas. Pareigybės aprašymo pareigos: leidimų specialistas Kur gauti pareigybės aprašymą

Kai kurių nurodymų pavyzdžius nustato norminiai teisės aktai. Kaip surašyti pareigybės aprašymą įstaigoje, jei jam nenumatyta standartinė forma, kaip jį parengti ir tvirtinti, kaip atlikti pakeitimus? Atsakymus į šiuos ir kitus klausimus rasite straipsnyje.

Pareigybės aprašymo vaidmuo

AT Darbo kodeksas nekreipiama dėmesio į pareigybės aprašymą, tačiau Rostrudo laiškuose jis dažnai minimas. Išsiaiškinkime, kas yra ši instrukcija ir ar ji tikrai reikalinga.

Remiantis Šiuolaikinio ekonomikos žodynu, tarnybiniu nurodymu laikomas nurodymas, nurodantis pavedimų, pareigų, darbų spektrą, kuriuos turi atlikti šias pareigas įmonėje ar firmoje einantis asmuo. Ir į Rostrudo raštas 2007 08 09 Nr. 3042-6-0 teigiama, kad pareigybės aprašymas yra dokumentas, apibrėžiantis darbuotojo užduotis, kvalifikacinius reikalavimus, funkcijas, teises, pareigas, atsakomybę ir neatsiejamas reguliavimo įrankis. darbo santykiai.

Darbo aprašymas būtini tiek darbdaviui, tiek darbuotojui. Jis turėtų būti parengtas kiekvienai turimai pozicijai (įskaitant laisvas darbo vietas). personalas. Atkreipkite dėmesį, kad instrukcija parengta konkrečiai konkrečiai pareigybei, o ne konkrečiam darbuotojui.

Remiantis šiuo raštu, pareigybės aprašymo nebuvimas kai kuriais atvejais trukdo darbdaviui pagrįstai atsisakyti priimti į darbą (nes jame gali būti Papildomi reikalavimai siejamas su darbuotojo dalykinėmis savybėmis), objektyviai įvertinti darbuotojo veiklą per laikotarpį bandomasis laikotarpis, paskirstyti darbo funkcijas tarp darbuotojų, laikinai perkelti darbuotoją į kitą darbą, įvertinti darbuotojo darbo funkcijos atlikimo sąžiningumą ir visapusiškumą.

Paaiškinkime šią formuluotę. Pagal Art. 64 Rusijos Federacijos darbo kodeksas nepagrįstas globos atsisakymas draudžiamas darbo sutartis, tai yra atsisakymas dėl aplinkybių, nesusijusių su darbuotojo dalykinėmis savybėmis. Pagal verslo savybes pagal 2004 m. kovo 17 d. Rusijos Federacijos ginkluotųjų pajėgų plenumo dekretas Nr. gebėjimai suprantami individualus atlikti tam tikrą darbo funkciją, atsižvelgdamas į turimas profesines ir kvalifikacines savybes (pvz., tam tikros profesijos, specialybės, kvalifikacijos buvimą), asmeninės savybės(pavyzdžiui, sveikatos būklė, tam tikras išsilavinimo lygis, darbo patirtis pagal tam tikrą specialybę, tam tikroje pramonės šakoje). Taigi pareigybės aprašymo buvimas leis pagrįstai atsisakyti priimti į darbą asmenį, neturintį pakankamai patirties ar kvalifikacijos.

Pagal Art. 71 Rusijos Federacijos darbo kodeksas esant nepatenkinamam testo rezultatui, darbdavys turi teisę nutraukti darbo sutartį su darbuotoju nepasibaigus testo terminui, apie tai įspėjęs jį ne vėliau kaip prieš tris dienas, nurodydamas priežastis, kurios buvo pagrindas pripažinti šį darbuotoją neišlaikiusiu testo. Taigi pareigybės aprašymas, kuriame išvardintos pareigos, kurias darbuotojas turėjo atlikti, gali tapti jo atleidimo pagrindu, nes jis neišlaikė testo.

Dėl Art. 192 Rusijos Federacijos darbo kodeksas drausmės nusižengimas yra darbuotojo nevykdymas arba netinkamas jų atlikimas dėl jam pavestų darbo pareigų kaltės. Taigi, prieš įtraukiant darbuotoją į drausminė atsakomybė darbdavys turi remtis pareigybės aprašymu.

Be to, pareigybės aprašyme numatyta galimybė darbuotojui pavaduoti kitą, nesantį darbuotoją, pavyzdžiui, kai skyriaus vedėjo pavaduotojas laikinai eina skyriaus vedėjo pareigas jo nesant arba pareigas pavaduoja vienos specializacijos gydytojas. kitos specializacijos gydytojo.

Organizacijoje taip pat gali būti darbuotojų, kurie užima tas pačias pareigas, bet turi skirtingus atlyginimus. Tai neteisinga, nes pagal Art. 22 Rusijos Federacijos darbo kodeksas darbdavys privalo užtikrinti vienodą atlyginimą už vienodos vertės darbą. Ir šiuo atveju būtent pareigybių aprašymai bus įrodymas, kad darbuotojų teisės nėra pažeidžiamos. Norėdami tai padaryti, instrukcijose turėtų būti atspindėti darbo kokybės rodikliai, kurie turi įtakos darbo užmokesčio: skirtingos darbo pareigos, skirtingas atliekamų darbų kiekis, kvalifikaciniai reikalavimai ir pan. (Bet visgi, kad nekiltų sunkumų su reguliavimo institucijomis, rekomenduojame įrašyti žodžius „vyresnysis“, „vadovas“ ir pan.)

Pareigybės aprašymai taip pat padeda pagrįsti kai kurias išlaidas – transportą (asmenims, kurių darbas yra kelionės), korinio ryšio Nurodymai turi didelę reikšmę tais atvejais, kai darbuotojai pagal civilines sutartis yra įtraukiami atlikti užduotis, kurios neįeina į etatinių darbuotojų tarnybines pareigas.

Taigi pagrindiniai pareigybių aprašymų kūrimo tikslai yra šie:

• aiški ir išsami darbuotojų darbo funkcijos formuluotė;
• būtinos darbuotojų kvalifikacijos nustatymas;
• darbuotojų pareigos kelti kvalifikaciją nustatymas;
• darbuotojų sąveikos tvarkos nustatymas;
• patraukimo drausminėn atsakomybėn pagrindimas;
• transporto ar kitų išlaidų kompensavimo pagrindimas.

Kai kurie darbdaviai apsiriboja darbo funkcijos (darbas pagal pareigas pagal etatų sąrašą, profesijų, kvalifikaciją nurodančių specialybių) nurodymu darbo sutartyje, net nenurodydami darbo pareigų. Kartu darbdavys nurodo, kad egzistuoja tarifų ir kvalifikacijų žinynai, kuriuose nustatomi reikalavimai įvairių kategorijų darbininkų. Ir tai nebus darbo įstatymų pažeidimas. Bet, naudodamasis pareigybių aprašymais, darbdavys gyvenimą palengvina pirmiausia dėl to, kad nauda, ​​kaip sakoma, akivaizdi.

Pareigybės aprašymo rengimo tvarka

Kurdami pareigybių aprašymus galite naudoti Rekomendacijos patvirtino Rusijos Federacijos valstybinio ekologijos komiteto 1997 m. gruodžio 10 d. įsakymas Nr. 552. GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“.

Pareigybių aprašymuose turėtų būti nurodytas organizacijos pavadinimas ir dokumento pavadinimas, data ir numeris, teksto pavadinimas, patvirtinimo antspaudas, tekstas, kūrėjo parašas ir patvirtinimo viza.

Dėl pagrindo kvalifikacijos charakteristikos Kiekvienai pozicijai taikomos šios taisyklės:

• Patvirtintas Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacinis žinynas 1998 m. rugpjūčio 21 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretas Nr. 37;
• patvirtinta Vieningo kvalifikacijų žinyno taikymo vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigoms tvarka. Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2004 m. vasario 9 d. potvarkis Nr. 9;
• Patvirtintas Vieningas vadovų, specialistų ir darbuotojų pareigybių kvalifikacinis žinynas Rusijos Federacijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos 2010 m. liepos 23 d. įsakymas Nr. 541n;
• kitus kvalifikacijos vadovus įvairioms pramonės šakoms ir veiklai.

Tuo pačiu, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, instrukcijų forma, struktūra ir turinys gali turėti savo ypatybių.

Paprastai pareigybės aprašymą sudaro šie skyriai:

1. Bendrosios nuostatos. Įtraukti:

• funkcinė dokumento paskirtis. Pavyzdžiui: „Pareigybės aprašyme apibrėžiamos darbuotojo funkcinės pareigos, teisės, pareigos, atsakomybė, darbo sąlygos, santykiai (pareiginiai ryšiai), jo vertinimo kriterijai. verslo savybes ir darbo rezultatai atliekant darbus pagal specialybę “;
• kategorija, kuriai priklauso pareigybė (vadovai, specialistai, darbuotojai ir kt.);
• priėmimo į pareigas ir atleidimo iš darbo tvarka (kas skiria darbuotoją, ar jis priimamas konkurso būdu);
• darbuotojo pavaldumas: kam jis pavaldus ir kas jo pavaldumas;
• pavadavimo jo nesant tvarka ir pareigos, kurias jis gali pakeisti;
• kvalifikaciniai reikalavimai (išsilavinimas, darbo patirtis, įgūdžiai, papildoma informacija);
• kuo turėtų vadovautis jų veikla;
• - dokumentai, kurių žinojimas yra privalomas.

2. Darbo pareigos. Skyriuje aprašomos konkrečios kasdienės, savaitės, mėnesinės ir kt. pareigos, kurias darbuotojas turi atlikti vykdydamas jam pavestas funkcijas, taip pat pareigos, susijusios su tam tikrų darbo formų ir metodų naudojimu, tvarka. vykdyti užsakymus, etikos standartus kurių reikia laikytis komandoje.

3. Darbuotojo teisės. Pateikiamas darbuotojui už sėkmingą jam pavestų pareigų vykdymą suteiktų teisių, kylančių tiek iš organizacijos funkcijų, tiek iš struktūrinio padalinio funkcijų, sąrašas. Tokios teisės, pavyzdžiui, apima: priimti sprendimus pagal darbo pareigas, dalyvauti tobulinant skirtingos rūšies programas, teikti pasiūlymus tobulinti darbo eigą, tobulinti savo įgūdžius.

4. Santykiai pagal pareigas. Išvardijamas asmenų, su kuriais darbuotojas bendrauja vykdydamas darbo veiklą, ratas, nurodomas funkcinis ir linijinis pavaldumas ar vadovybė, įskaitant informacijos pateikimo laiką ir tvarką, dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarką ir kt.

5. Atsakomybė. Atsakomybės rūšys už nesavalaikį ir nekokybišką darbuotojo darbą tarnybinės pareigos pagal darbo teisę. Šiame skyriuje gali būti išvardyti konkretūs pažeidimų tipai, už kuriuos taikomos konkrečios atsakomybės rūšys. Skiriant atsakomybės priemones būtina remtis atitinkamo norminio teisės akto - Rusijos Federacijos darbo kodekso, Rusijos Federacijos civilinio kodekso, Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso ar 2009 m. Rusijos Federacijos baudžiamasis kodeksas.

6. Darbo įvertinimas. Čia įdiegti:

• darbuotojo dalykinių savybių vertinimo kriterijai, tokie kaip kvalifikacija, profesinė kompetencija, darbo intensyvumas, iniciatyvumo pasireiškimas;
• darbo vertinimo kriterijai - darbuotojo pasiekti rezultatai atliekant tarnybines pareigas, atliekamo darbo kokybė, jo įgyvendinimo savalaikiškumas ir kt. Kartu atliekamas verslo kokybės ir darbo rezultatų vertinimas. tiek objektyvių rodiklių, tiek motyvuota nuomonė tiesioginis vadovas.

7. Baigiamosios nuostatos. Šiame skirsnyje gali būti nustatyta šio dokumento įsigaliojimo, jo pakeitimų tvarka ir kt.

Atkreiptinas dėmesys, kad darbdavys negali į pareigybės aprašymą įtraukti nuostatų, kurių nenustato Darbo kodeksas, ypač papildomų darbuotojo atleidimo pagrindų. AT 2009 m. lapkričio 30 d. Rostrudo raštas Nr. 3520-6-1(Toliau - raštas Nr.3520-6-1) buvo išaiškinta, kad nuostata dėl galimybės atleisti iš darbo tam tikrais pagrindais, įskaitant savo valia, nėra pareigybės aprašymo dalykas, nes jis nesusijęs su darbuotojo darbo funkcija.

Paprastai pareigybių aprašymus rengia personalo skyriaus darbuotojas kartu su struktūrinio padalinio vadovu.

Nurodymas gali būti atskiras dokumentas arba darbo sutarties priedas. Pareigybės aprašymą laikome atskiru dokumentu, nes ši forma yra patogesnė ir dažniau naudojama praktikoje.

Pareigybės aprašymo derinimas

Taigi iš pradžių rengiamas instrukcijos projektas. Tada paprastai jį patvirtina teisės skyrius, kuriame atliekama teisinės atitikties peržiūra finansine paslauga ir kiti organizacijos padaliniai, su kuriais bendraus šias pareigas einantis darbuotojas. Koordinuojančių asmenų nuomonė gali būti įrašyta prie instrukcijos pridedamame patvirtinimo lape, atsižvelgiant į tai, kokie pakeitimai joje vėliau atliekami (nėra). Atlikus pakeitimus, instrukcija vėl pereina patvirtinimo procedūrą.

Gali kilti klausimas: ar pareigybių aprašymus reikia derinti su profesinės sąjungos įstaiga, jei ji yra? Dėl Art. 8 Rusijos Federacijos darbo kodeksas Rusijos Federacijos darbo kodekso, kitų federalinių įstatymų ir kitų Rusijos Federacijos norminių teisės aktų numatytais atvejais, kolektyvinė sutartis, susitarimus, darbdavys, priimdamas vietinius teisės aktus, atsižvelgia į darbuotojams atstovaujančio organo (jeigu toks yra) nuomonę. Bet ar pareigybės aprašymas yra vietinis norminis aktas? Kadangi Darbo kodeksas neapibrėžia, kas konkrečiai reiškia šiuos aktus, ekspertų nuomonės šiuo klausimu skiriasi: kai kurie mano, kad jei pareigybės aprašymas yra atskiras dokumentas, o ne darbo sutarties priedas, tai yra vietinis normatyvas. aktas, kiti pareigybės aprašymą vadina „subblokiniu“ norminiu aktu, Rostrudo teigimu, pareigybės aprašymas yra vidinis organizacinis ir administracinis dokumentas ( raštas Nr.3520-6-1).

Bet kuriuo atveju nei Rusijos Federacijos darbo kodeksas, nei kiti federaliniai įstatymai ir norminiai teisės aktai nenustatė pareigybių aprašymų derinimo su darbuotojų atstovaujamuoju organu. O jei kolektyvinė sutartis ar sutartis to nenumato, derinti nereikia.

Taigi, vadovui patvirtinus instrukciją, ji patvirtinama antspaudu ir registruojama pareigybių aprašymų registre. Instrukcijos originalas dažniausiai saugomas personalo skyriuje, o tinkamai patvirtinta kopija – pas padalinio vadovą.

Įsakymo vykdyti vadovo įsakymu nereikia, nebent, keičiant jo nuostatas, būtina keisti darbo sutartį. Bet apie tai vėliau.

Pareigybės aprašymas įsigalioja nuo jo patvirtinimo momento ir galioja iki pakeitimo nauju pareigybės aprašymu. Jei darbuotojas instrukcijas perskaito prieš pasirašydamas darbo sutartį, sutartyje turi būti eilutė „Prieš pasirašydamas darbo sutartį su pareigybės aprašymu susipažinau“, po kuria darbuotojas pasirašo. Jeigu nurodymas įsigaliojo laikotarpiu darbo veikla, susipažinimo faktas fiksuojamas supažindinimo lape, kuris pridedamas prie instrukcijos ir patvirtinamas darbuotojo parašu su data. Abiem atvejais darbuotojui įteikiama instrukcijos kopija. Jei darbuotojas atsisako pasirašyti nurodymą, surašomas atitinkamas aktas.

Instrukcijų keitimas

Organizacijos veikloje nuolat vyksta bet kokie pokyčiai: personalo, struktūrinių, gamybos procesas tt Neretai tokie pokyčiai atsispindi pareigybės aprašyme nustatytose darbuotojų funkcinėse pareigose. Tada reikia jį keisti. Kaip tai padaryti teisingai?

Visų pirma pažymime, kad bet koks pakeitimas gali būti inicijuotas suinteresuota šalis: darbdavys, struktūrinio padalinio, kuriame darbuotojas dirba, vadovas, padalinio, kuris bendrauja su darbuotoju, vadovas ir, galiausiai, pats darbuotojas.

Pasiūlymas pateikiamas darbuotojo pareiškimu, darbdavio pasiūlymu arba skyriaus vedėjo atmintine. Jeigu šalis, kuriai buvo išsiųstas pasiūlymas, sutinka su tokiais pakeitimais, belieka juos įforminti. Čia svarbu nustatyti, ar pasikeitus pareigybės aprašymui pasikeis darbo pareigos, o tai savo ruožtu gali lemti darbo sutartimi nustatytos darbuotojo darbo funkcijos pasikeitimą. Kadangi keičiant darbuotojo darbo funkciją, jis turi būti perkeltas į kitą darbą – nuolatinį arba laikinas pasikeitimas darbuotojo ir (ar) struktūrinio padalinio, kuriame jis dirba (jei padalinys buvo nurodytas darbo sutartyje), darbo funkciją, toliau dirbant tam pačiam darbdaviui ( Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 72.1 str). Perkėlimas į kitą darbą leidžiamas tik gavus raštišką darbuotojo sutikimą, išskyrus numatytus atvejus 2 dalis ir 3 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 72.2 str.

Taigi darbdavys negali vienašališkai pakeisti darbuotojo darbo pareigų ar papildyti nurodymo naujomis pareigomis. Tai tik gerai Art. 72 Rusijos Federacijos darbo kodeksas- sudaroma rašytinė šalių sutartis, apie kurią darbuotojas įspėjamas iš anksto. AT 2007 m. spalio 31 d. Rostrudo laiškas Nr. 4412-6 apie tai sakoma taip: pareigybės aprašymo pakeitimai gali būti siejami su privalomų darbo sutarties sąlygų pasikeitimu. Tokiu atveju turi būti laikomasi iš anksto raštiško darbuotojo informavimo reikalavimų. Ir tik darbuotojui sutikus tęsti darbo santykius, atliekami pareigybės aprašymo pakeitimai. Be to, rašte paaiškinama, kad jei nurodymas yra darbo sutarties priedas, patartina kartu keisti sutartį ir nurodymą, parengiant papildomą susitarimą. Jeigu pareigybės aprašymas buvo patvirtintas kaip atskiras dokumentas ir kartu atliekant jo pakeitimus nereikia keisti privalomų darbo sutarties sąlygų, patogiau nurodymą tvirtinti 2007 m. naujas leidimas raštu informuodamas darbuotoją. Pavyzdžiui, kai reikia patikslinti ar patikslinti kai kurias darbuotojo pareigas: vietoj „užtikrinti dokumentų saugumą“ – „laikyti dokumentus specialioje spintoje, išduoti pažymos pagrindu“ ir pan.

Darbo nuostatai

Kalbant apie pareigybės aprašymą, negalima nepažymėti darbuotojų, kuriems privalomas pareigas nustatantis dokumentas, kategorijos. Tai valstybės tarnautojai, o toks dokumentas vadinamas tarnybiniais nuostatais. Tai pagrindinis norminis dokumentas, reglamentuojantis valstybės tarnautojo veiklos turinį ir rezultatus. Jame pateikti reikalavimai darbuotojui, einančiam atitinkamas valstybines pareigas. Pareigybės nuostatai yra skirti skatinti teisingą personalo atranką, įdarbinimą ir išlaikymą, didinti jų skaičių Profesinė kvalifikacija, gerinant funkcinį ir technologinį darbo pasidalijimą tarp vadovų ir specialistų atliekant įstaigos, struktūrinio padalinio reglamente nustatytas užduotis, taip pat naudojami vertinant valstybės tarnautojo tarnybinę veiklą.

Pagal Art. 47 federalinis įstatymas 2004-07-27 Nr.  79-ФЗ „Dėl valstybės valstybės tarnybos Rusijos Federacija» valstybės tarnautojo profesinės tarnybos veikla vykdoma pagal darbdavio atstovo patvirtintus tarnybinius nuostatus ir yra neatskiriama dalis valstybės organo administraciniai nuostatai. Šiame straipsnyje nustatomos konkrečios nuostatos, kurios turėtų būti įtrauktos į oficialius reglamentus:

• kvalifikaciniai reikalavimai žinių ir įgūdžių lygiui ir pobūdžiui, išsilavinimui, stažui valstybės tarnyboje (kitų rūšių valstybės tarnyboje) arba stažui (patirčiai) pagal specialybę;
• tarnybinės pareigos, valstybės tarnautojo teisės ir atsakomybė už tarnybinių pareigų neatlikimą (netinkamą atlikimą) pagal valstybės įstaigos administracinius nuostatus, valstybės įstaigos struktūrinio padalinio uždavinius ir funkcijas bei Tarnybos funkcinius požymius. joje užimamas valstybės tarnybos pareigas;
• klausimų, kuriais valstybės tarnautojas turi teisę ar privalo savarankiškai priimti valdymo ir kitus sprendimus, sąrašas;
• klausimų, kuriais valstybės tarnautojas turi teisę ar privalo dalyvauti rengiant norminių teisės aktų ir (ar) valdymo ir kitų sprendimų projektus, sąrašas;
• valdymo ir kitų sprendimų projektų rengimo, svarstymo terminai ir tvarka, šių sprendimų susitarimo ir priėmimo tvarka;
• valstybės tarnautojo tarnybinio bendravimo su tos pačios valstybės įstaigos valstybės tarnautojais einant tarnybines pareigas tvarka, kita vyriausybines agentūras, kiti piliečiai, taip pat su organizacijomis;
• slinkti viešąsias paslaugas teikiama piliečiams ir organizacijoms pagal valstybės institucijos administracinius nuostatus;
• valstybės tarnautojo profesinės veiklos efektyvumo ir efektyvumo rodikliai.

Rengiant keitimo konkursą atsižvelgiama į oficialių nuostatų nuostatas laisva vieta valstybės tarnyba, atestacija, kvalifikacijos egzaminas, valstybės tarnautojo profesinės veiklos planavimas.

Į darbuotojo tarnybinių nuostatų vykdymo rezultatus atsižvelgiama vykdant konkursą užimti laisvas valstybės tarnyboje pareigas, įtraukiant darbuotoją į personalo rezervą, vertinant jo profesinę veiklą atestacijos, kvalifikacijos egzamino metu ar skatinant . valstybės tarnautojas.

Pavyzdinius pareiginius nuostatus tvirtina atitinkama valstybės tarnybos valdymo institucija. Pavyzdžiui, tvirtinami Rusijos Federacijos muitinės valstybės tarnautojo pareigybės nuostatai Rusijos Federacijos federalinės muitinės tarnybos 2009-08-11 įsakymas Nr.1458 .

Apibendrindami pažymime: nepaisant to, kad pareigybių aprašymų nebuvimas nėra darbo teisės aktų pažeidimas ir neužtraukia darbdaviui jokios atsakomybės, šio dokumento nereikėtų pamiršti. Geriau skirti šiek tiek laiko ir pastangų jo kūrimui ir neapsiriboti standartinių instrukcijų pavyzdžiais, bet žiūrėti į šį procesą rimtai ir atsakingai. Taip apsisaugosite nuo daugybės nereikalingų problemų ir ginčų su reguliavimo institucijomis.

Šiuolaikinės ekonomikos žodynas / B. A. Raizbergas, L. Š. Lozovskis, E. B. Starodubceva. - M.: INFRA-M, 2006 m.

„Dėl Rusijos Federacijos teismų pareiškimo dėl Rusijos Federacijos darbo kodekso“.

„Dėl Darbuotojų saugos ir sveikatos valdymo sistemos Rusijos Federacijos valstybinio aplinkos apsaugos komiteto organizacijose nuostatų patvirtinimo“.

Geriau būti persirengusiam nei nepakankamai.

liaudies išmintis

Manau, nesuklysiu pasakęs, kad bet kurį sekretorių, dirbantį organizacijoje, kurioje nėra aiškių dokumentų valdymo taisyklių arba šios taisyklės nėra kruopščiai parengtos, ne kartą aplankė mintys apie didelę jo atsakomybę. jo pečius rengiant vieną ar kitą organizacinį, administracinį ar komercinį dokumentą.

Visiškai pritariu šiam rūpesčiui. Išties, dokumentuose keliamos problemos kartais slypi tokiose skirtingose ​​plotmėse, kad vienam žmogui, net ir septyniems tarpams kaktoje, dažnai sunku ar net neįmanoma suprasti visas subtilybes, paslėptus niuansus ir galimas pasekmes, kurias pasirašant. vienokio ar kitokio dokumento.

Išeitis raštininkui (sekretoriui) šiuo atveju bus susitarimo dėl dokumento projekto tvarka, kol jį patvirtins įmonės vadovas.

Pabandykime sukurti, derinti, patvirtinti ir pradėti eksploatuoti veiksmingą dokumentų projektų derinimo mechanizmą, galintį nuimti biuro darbuotojo ar biuro darbuotojo atsakomybės naštą ir sumažinti klaidas rengiant ir tvirtinant tam tikrus įmonės dokumentus.

Mūsų nuoroda

Yra dvi patvirtinimo formos: vidinis ir išorinis.

Vidinis koordinavimas - tai vadovaujančių ekspertų (organizacijos atitinkamų tarnybų ar padalinių vadovų) atliekama dokumento projekto analizė ir įvertinimas, siekiant patikrinti turinio formuluotės teisingumą, priskiriant atsakomybę, terminus, finansinę naudą ar nuostolius, patikrinant, ar dokumentas atitinka galiojančius ir vietinius įstatymus reglamentasįmonių.

Išorinis patvirtinimas – tai yra dokumento susitarimas su trečiųjų šalių organizacijomis arba jų pareigūnais.

Išorinis derinimas, priklausomai nuo dokumento turinio, gali būti vykdomas tiek su pavaldžiomis, tiek su nepavaldžiomis institucijomis (jei dokumento turinys turi įtakos jų interesams), mokslinių tyrimų organizacijomis, įvairiais komitetais ir visuomenines organizacijas, reguliavimo institucijos ir kt.

1. Koks dokumentas organizacijoje reglamentuoja susitarimo dėl konkretaus dokumento tvarką?

gavyba

3.3.4. Federalinių norminių teisės aktų rengimas

vykdomoji valdžia

[…] Dokumentų tvarkymo instrukcijos atskleidžia:

norminio teisės akto detalių sudėtis ir jų vykdymo tvarka;

norminio teisės akto projekto rengimo tvarka ir terminai;

jo tvirtinimo tvarka (norminio teisės akto derinimas su federalinės vykdomosios institucijos pareigūnais, akto projekto derinimas su kitomis federalinėmis vykdomosiomis institucijomis, jeigu jame yra nuostatų, normų ir nurodymų, susijusių su kitomis federalinėmis vykdomosiomis institucijomis, kitais organais ir organizacijomis , parengta reglamento projekto derinimo tvarka federalinė tarnyba arba federalinė agentūra su federaline ministerija, kurios jurisdikcijai jie priklauso);

projektą lydinčių dokumentų ir jo priedų sudėtį, jų vykdymo taisykles;

norminio teisės akto pateikimo nagrinėti Rusijos Federacijos teisingumo ministerijai tvarka;

norminių teisės aktų priėmimo (pasirašymo, tvirtinimo) tvarka;

norminio teisės akto pateikimo vykdytojams tvarka. […]

Taigi pagrindinis veiksmų vadovas, kuriame turėtų būti nustatyta dokumentų derinimo tvarka, yra verslo instrukcijos.

Kaip rodo mano patirtis, toli gražu ne visos organizacijos šis dokumentas yra parengtas tinkamai ir išsamiai išnagrinėjus procesą. Daugelis organizacijų neturi ne tik nusistovėjusios patvirtinimo tvarkos, bet ir pačios instrukcijos. Todėl apsvarstykite tai, pats nemaloniausias mums atvejis.

Tokios organizacijos sekretoriui ar tarnautojui iškart kyla nemažai klausimų.

2. Kokiais atvejais ir kokio tipo dokumentų projektams kūrimo stadijoje reikia pritarimo?

Kvieskime į pagalbą Instrukciją dėl biuro darbo Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo Teismų departamento įstaigoje, patvirtintą Teismų departamento prie Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo 2007 m. birželio 15 d. įsakymu Nr. 76 ( su 2015 m. sausio 20 d. pakeitimais), pagal kurio 3.3.18. dokumento projekto tvirtinimas atliekamas, jei reikia įvertinti dokumento galiojimą, atitiktį teisės aktams ir anksčiau priimtiems sprendimams.

Mūsų atveju tai visos sutartys, susitarimai ir visi įmonės administraciniai dokumentai. Kiti dokumentai, kaip taisyklė, turi būti patvirtinti daug rečiau, o tai vyksta įprastai ir nereikalauja griežtai nustatytos patvirtinimo schemos.

3. Kokie specialistai ir kokia tvarka derinti to ar kito dokumento projektą?

Čia gali tekti būti pionieriais ir tam tikra prasme įstatymų leidėjais, t.y. nustato ir tvirtina vidinio derinimo tvarką. Nedvejodami kreipkitės pagalbos ir patarimo į pirmaujančius savo organizacijos ekspertus. Savo kreipiniu pademonstruosite atsakingą požiūrį ir apgalvotą požiūrį į kuriamą klausimą, o ne visai nekompetenciją.

Kad neišradinėtumėte dviračio ir neatrastumėte Amerikos vis dar ir dar kartą, primygtinai rekomenduoju patvirtinti kiekvienos konkrečios verslo dokumentų rūšies patvirtinimo sąrašą ir jo laikytis sutariant dėl ​​visų be išimties tokio tipo dokumentų projektų.

Leiskite paaiškinti pavyzdžiu. Kuriamas Jūsų įmonės gaminamos ir parduodamos produkcijos pardavimo sutarties projektas. Koks turėtų būti šio dokumento vizų sąrašas? Mano nuomone, toks patvirtinimų sąrašas bus baigtinis tokio tipo dokumentams:

Pagrindinis dokumento vykdytojas (GUIDE), jo kontaktinis telefonas. Tai yra dokumento iniciatorius, kuris kaups ir padarys atitinkamus pataisymus dokumento projekte.

GUID atsako už dokumento turinį ir vykdymą, savalaikį ir teisingą pakeitimų ir pasiūlymų, pateiktų tvirtinimo procedūroje dalyvaujančių specialistų, įvedimą.

Tiesioginis gido vadovas, jo kontaktinis numeris(pvz., šiuo konkrečiu atveju tai galėtų būti pardavimo skyriaus vadovas). Šiame etape gido vadovas atlieka pirminį dokumento patikrinimą, atskleidžia stambias (ir, priklausomai nuo kvalifikacijos ir patirties, smulkias) dokumento rengimo klaidas.

Jis kartu su vadovu atsako už dokumento turinį ir kokybę.

Vyriausioji buhalterė / finansų direktorė. Atlieka pateikto sutarties projekto finansinio teisingumo analizę, analizuoja mokestines rizikas (mokėjimo terminus, banko garantijos poreikį, sutarties valiutos pasirinkimo teisingumą, atitiktį Rusijos Federacijos mokesčių kodeksui ir kt.).

Pirkimų vadovas (pirkimų tarnybos vadovas). Analizuoja dokumentą iš pavadinimų, gaminių numerių, katalogo numerių sutartyje teisingumo, taip pat atitinkamų įsigytų komponentų ir pusgaminių, reikalingų šiai sąlygai įvykdyti, įsigijimo galimybės ir pristatymo termino požiūriu. sutartis.

Logistikos (arba transporto) skyriaus vadovas, t.y. tas, kuris yra atsakingas už prekių siuntimo išlaidas ir už patį pristatymą. Tikrina dokumento projektą pagal sutartyje nurodytą kainos pagrįstumą, pristatymo terminus ir būdus, muitinės saugumą ir kt.

Dizaino tarnybos vadovas (vyriausiasis dizaineris). Pateiktą tvirtinti dokumentą vertina atitinkamo pagaminimo užtikrinimo požiūriu projektinė dokumentacija, t.y. analizuoja, ar yra parengti reikiami brėžiniai ir specifikacijos, ar jų reikia prašyti iš sandorio šalies ir patvirtinti kaip sutarties priedus, tikrina eskizuose nurodytus matmenis ir kt.

Technologinės tarnybos vadovas (vyriausiasis technologas). Analizuoja patvirtinti pateiktą dokumentą pagal technologinis paruošimas gamyba: ar sukurti ir įdiegti atitinkami technologiniai procesai, ar yra tinkama įranga, įrankiai ir įrenginiai šiems gaminiams gaminti.

Gamybos vadovas. Patikrina pateiktą sutarties projektą gamybos galimybės požiūriu, atsižvelgdama į minėtų specialistų pastabas.

Vadovas (arba atstovas) teisinė paslauga. Analizuoja pateiktą dokumento projektą galiojančių Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimų laikymosi požiūriu, kontroliuoja pareigūnų ir sandorio šalių, dalyvaujančių pasirašant dokumentus, veiksnumą, prireikus reikalauja iš sandorio šalies pateikti trūkstamą informaciją ir pareigūnų teises patvirtinantys dokumentai.

Ekonominės apsaugos tarnybos vadovas. Tikrina sandorio šalies patikimumą ir mokumą bei kitus sandorio ekonominio saugumo aspektus.

Visiškai pripažįstu, kad šis sąrašas daugeliui atrodys neatitinkantis jūsų įmonės realijų: funkcijos atsakingi asmenys jūsų organizacijoje gali labai skirtis, sutapti ir pan. Taigi, technologijų, dizaino ir gamybos dalis gali derinti vienas asmuo, ekonominį saugumą svarsto teisės skyriaus atstovas arba vyriausiasis buhalteris.

Tokiu atveju, susitarę su pagrindiniais ekspertais ir gavus vadovo sutikimą, galite neįtraukti kai kurių mano pateiktos grandinės grandžių ir pridėti jums reikalingas, nepamirštant patvirtinti priimtą derinimo tvarką su raštinės darbo instrukcija arba atskiru įsakymu.

Norint susitarti dėl administracinių dokumentų (įsakymų ir nurodymų) projektų, rekomenduoju derinimų sąrašą papildyti šiais punktais:

Verslo tarnybos vadovas(sekretoriatas, biuras – tai yra jūs pats), kurio pareiga bus kontroliuoti vidaus taisyklių laikymąsi, dizaino (stilistikos ir gramatikos) teisingumą ir raštingumą, administracinių ir kitų dokumentų išdavimo reikalavimų laikymąsi.

Žmogiškųjų išteklių vadovas, kurio užduotis yra patikrinti, kaip laikomasi Rusijos Federacijos darbo kodekso ir vidaus vietinių taisyklių dėl darbo su personalu, kaip laikomasi vidaus darbo taisyklių ir darbo drausmės.

Apsaugos vadovas jūsų organizacija, kurios pareiga yra patikrinti, ar laikomasi komercinių paslapčių ir informacijos apsaugos režimo.

Sudarius patvirtinime dalyvaujančių įmonės vadovaujančių specialistų ir padalinių sąrašą, tvirtinimo procedūroje būtina fiksuoti jų atsakomybę, t.y. pareiginiuose nuostatuose ir pareigybių aprašymuose atlikti atitinkamus dokumentų derinimo tvarkos paaiškinimus ir pareigų išvardijimą.

Asmenų, dalyvaujančių tvirtinant dokumentą, teisės gali apimti:

• teisę atmesti dokumento projektą, pagrindžiant savo veiksmų priežastis patvirtinimo lape arba pridedant pastabų sąrašą;
• reikalauti, kad vadovas dokumentą papildomai derintų su kitų padalinių specialistais, kurie nėra atstovaujami tvirtinimo schemoje, tačiau yra susiję su rengiamo dokumento tema;
• nepriimti svarstyti dokumento, kuriame yra pažeidimų derinimo procedūroje (jei praleistas vienas ar keli derinimo etapai);
• pratęsti dokumento tvirtinimo terminą tam tikram laikui argumentuodama šį veiksmą (pavyzdžiui, teisinė tarnyba gali reikalauti pratęsti patvirtinimo terminą tam laikui, kurio reikia norint paprašyti ir gauti iš mokesčių administratoriaus išrašą iš unifikuoto valstybinis registras juridiniai asmenys);
• inicijuoja dokumento projekto derinimą kitokia nei nustatyta tvarka, jeigu:

a) tai yra pirmojo organizacijos vadovo reikalavimas, nulemtas šio dokumento skubos ir svarbos;

b) dokumento prasmė ir turinys turi įtakos padalinių ir specialistų, kurių dalyvavimas derinant nustatytą tvarką nenumatytas, atsakomybės sričiai.

4. Kaip turėtų būti tvirtinamos vizos?

Pažvelkime į GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai:

gavyba

nuo GOST R 6.30-2003

3. Reikalavimai dokumentų rekvizitų registravimui

[…] 3.24. Dokumento tvirtinimas įforminamas dokumento tvirtinimo viza (toliau – viza), kurioje nurodomas dokumento tvirtintojo parašas ir pareigos, parašo iškodavimas (inicialai, pavardė) ir pasirašymo data. Pavyzdžiui:

Asmeninis parašas A.S. Orlovas

Jei dėl dokumento yra pastabų, viza išduodama taip:

Komentarai pridedami

Teisės skyriaus vedėjas

Asmeninis parašas A.S. Orlovas

Praktikoje dažniausiai naudojamos dvi parinktys:

a) patvirtinimo lapo forma (1 pavyzdys);

b) antspaudo pavidalu dokumento juodraščio paskutinio puslapio gale (kai kuriais atvejais – priekinėje) pusėje (2 pavyzdys). Tokį antspaudą galima užsisakyti jau paruoštą ir prireikus įdėti į dokumento projektą prieš pradedant tvirtinimo procedūrą.

pastaba

Pagal GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo gairių 3.19 punktą, organizacijos nuožiūra leidžiamas norminių teisės aktų lapas po lapo, apsaugos nuo galimo lakštų pakeitimo. Taikant stebėjimą po lapo, galima naudoti ne visus vizos elementus, o tik ranka rašytą asmeninį parašą ir jo nuorašą.

5. Kaip turėtų būti pateikiami komentarai? Kokia tvarka ir kas turėtų atlikti atitinkamus dokumento projekto pakeitimus?

Štai kas šiuo klausimu pasakyta Federalinės valstybės turto valdymo agentūros administraciniuose nuostatuose dėl valstybinės funkcijos vykdymo „Teisinių veiksmų Rusijos Federacijos vardu, siekiant apsaugoti Rusijos Federacijos nuosavybę ir kitas teises bei teisėtus interesus, įgyvendinimas. Rusijos Federacija valdant federalinį turtą ir jį privatizuojant Rusijos Federacijos teritorijoje ir užsienyje, parduodant turtą, areštuotą pagal teismo sprendimus ar institucijų, kurioms suteikta teisė priimti sprendimus dėl turto arešto, aktus, konfiskuoto, kilnojamojo bešeimininkio, konfiskuoto ir kitokio turto, paversto valstybės nuosavybe pagal Rusijos Federacijos teisės aktus, pardavimas“, patvirtintas Rusijos ekonominės plėtros ministerijos 2009 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. 229:

gavyba

iš Administracinių nuostatų

30. Dokumento projekto derinimo ir pasirašymo tvarkos eiliškumas

30.1. Parengtą dokumento projektą už dokumento parengimą atsakingas vykdytojas teikia skyriaus vedėjui kanceliarinio darbo tvarka.

30.2. Skyriaus vedėjas peržiūri parengtą dokumento projektą, ar jis atitinka įstatymo nustatytus reikalavimus. Maksimalus šio veiksmo atlikimo laikas yra 1 darbo diena.

30.3. Jeigu dėl pateikto dokumento projekto yra pastabų, skyriaus vedėjas grąžina jį tikslinti raštinės darbo eilėje atsakingam už dokumento parengimą asmeniui.

30.4. Jeigu dokumento projektas atitinka keliamus reikalavimus, skyriaus vedėjas jį tvirtina ir popierizmo tvarka perduoda Skyriaus vedėjui. Maksimalus šio veiksmo atlikimo laikas yra 1 darbo diena.

30.5. Skyriaus vedėjas peržiūri parengto dokumento projekto atitiktį reikalavimams. Maksimalus šio veiksmo atlikimo laikas yra 2 darbo dienos.

[…] 30.11. Jei dokumento projektas grąžinamas, už dokumento parengimą atsakingas asmuo pastabas pašalina. Maksimalus šio veiksmo atlikimo laikas yra 1 darbo diena.

30.12. Pašalinus pastabas, už dokumento parengimą atsakingas asmuo biuro darbo tvarka perduoda dokumento projektą Federalinės turto valdymo agentūros pareigūnui, iš kurio dokumentas buvo grąžintas patikslinti.

Atliekant esminius pakeitimus užbaigimo procese, dokumento projektas privalomas pakartotinai.

Šiuo būdu:

• atsakomybę už dokumento projekto turinį, savalaikį ir patikimą pakeitimų įvedimą pagal tvirtinimo proceso metu pateiktas pastabas ir pasiūlymus, atsižvelgiant į tvirtinimu dalyvaujančių specialistų pateiktas pastabas, pastabas dokumento projekte yra generalinis direktorius ir jo tiesioginis vadovas, išdavęs pirmąją vizą;
• projektas su pastabomis (jei jos kyla iš derinant dalyvaujančių asmenų) turi būti grąžintas generaliniam direktoriui nuo tvirtinimo stadijos, kai buvo pareikštos pastabos. Tai yra, jei dokumento projektas buvo sėkmingai patvirtintas, pavyzdžiui, keturiais etapais, o penktajame yra pastabų, tada jis neperkeliamas į šeštą etapą, o grąžinamas generaliniam direktoriui, kad jis atliktų atitinkamus pakeitimus;
• pašalinus pastabas, VADOVAS grąžina dokumentą į tą patvirtinimo lygį, iš kurio buvo grąžintas projektas su pastabomis;
• padarius esminio pobūdžio pakeitimus, dokumento projektas iš naujo tvirtinamas nuo pat pradžių;
• apie pastabas dokumento projekte turi būti pranešta asmeniui, įgaliotam pasirašyti galutinę dokumento redakciją;
• jei dokumento projekte nėra jokio specialisto/skyriaus vizos, tada šį dokumentą yra laikomas nenuosekliu, todėl negali būti perkeltas į kitą etapą.

Visa tai, kas išdėstyta pirmiau, gali būti pavaizduota algoritmo forma.

6. Kokiais būdais galima atlikti patvirtinimo procedūrą?

Praktikoje dažniausiai naudojami šie vidinio koordinavimo metodai:

Koordinavimas vykdomas per sistemą elektroninis dokumentų valdymas(SED) arba jo analogas, pagal algoritmą, įdėtą į SED , – vienu metu visi koordinavime dalyvaujantys atsakingi asmenys ar padaliniai arba paeiliui.

Minusai:

• EDMS prieinama ne visose organizacijose;
• SED nėra nemokamas;
• Tokios EDMS, kuri idealiai tiktų kiekvienai konkrečiai įmonei, nėra.

Privalumai:

• operatyvinis patvirtinimo proceso stebėjimas;
• informacija yra saugoma elektroniniu formatu, nereikia pakartotinai spausdinti su darbu prie šio dokumento projekto susijusių dokumentų, nes bet kuriuo metu galite pasiekti duomenų bazę ir skaityti bet kurio specialisto komentarus;
• EDMS fiksuojamas laikas, kurį konkretus dokumentas sugaišta kiekviename tvirtinimo etape, t.y. Generalinis direktorius visada gali matyti, kuriame etape yra pažeistos dokumento projekto svarstymo sąlygos, ir imtis atitinkamų priemonių;
• dokumento perkėlimas iš etapo į etapą vykdomas automatiškai.

Derinimas vykdomas el.

Minusai:

• trūkumas, kylantis iš paties lygiagrečiojo koordinavimo principo - praktiškai neįmanoma teisingai atsižvelgti į pastabas, gautas vienu metu iš kelių specialistų, nes jos dažnai yra viena kitą paneigiančios;
• tvirtinimo proceso sekimas vyksta rankiniu būdu ir pasiekiamas tik tuo atveju, jei dokumentą tvirtinantys specialistai nepamiršta išsiųsti su tvirtinimu susijusių dokumentų vadovui ir/ar jo vadovui;
• nesate apdraustas, kad kitas specialistas pataisys dokumento projektą neišryškindamas padarytų pataisymų ir neprisegęs pastabų sąrašo;
• patvirtinimo lape ir pastabų lapo apačioje nėra originalios „gyvos“ specialisto vizos;
• korespondencijos, kurią reikia išsaugoti ir sisteminti, buvimas, t.y. daroma prielaida, kad vartotojai turi pakankamai aukštus darbo su pašto klientu įgūdžius (kas daugeliu atvejų neįvyksta).

Privalumai:

• lygiagretus darbas su dokumento projektu visuose tvirtinimo etapuose gali žymiai sutrumpinti patvirtinimo laiką;
• susirašinėjimo istorijos buvimas;
• efektyvumas;
• dokumento projektas ir jam pateiktos pastabos perkeliami tarp tvirtinimo etapų elektronine forma.

Koordinavimas atliekamas tiesioginiu nuosekliu dokumento judėjimu , tie. popierinio dokumento projekto perdavimas.

Minusai:

• darbštumas;
• patvirtinimo terminų padidėjimas.

Privalumai:

• Vadovas dokumento projekto taisymus ir papildymus atlieka nuosekliai, nes gaunamos specialistų pastabos. Taigi tolesnių žingsnių specialistai analizuoja dokumento projektą su jau atliktais pakeitimais;
• Taisymus popieriniame dokumento juodraštyje beveik neįmanoma nepastebimai atlikti, ypač jei dokumento projektui patvirtinate po lapą VADOVAS arba jo tiesioginis vadovas;
• reikšmingiausias: „gyvų“ vizų buvimas patvirtinimo lape ir parašai po pastabų lape, nes, kaip sakoma, liaudies išmintis Geriau būti persirengusiam nei nepakankamai.

7. Kaip įforminamas išorinis dokumento projekto tvirtinimas?

Štai kas rašoma 2007 m. birželio 15 d. įsakymu Nr. 76 (su pakeitimais, padarytais 2015 m. sausio 20 d.) patvirtintose Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo Teismų departamento įstaigoje instrukcijose:

gavyba

iš Instrukcijos dėl kanceliarinio darbo Teismų departamento aparate

Rusijos Federacijos Aukščiausiajame Teisme

3.3.18. Dokumento projekto tvirtinimas

[…] Išorinis dokumento tvirtinimas įforminamas patvirtinimo antspaudu. Patvirtinimo antspaudas yra po reikiamu „Parašas“ priekinėje pusėje, apatiniame kairiajame dokumento laukelyje, ir jame yra: žodis „SUTINKA“; asmens, su kuriuo susitarta dėl dokumento, pareigų pavadinimas (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmeninis parašas, parašas ir patvirtinimo data arba susitarimą patvirtinančio dokumento pavadinimas, data ir numeris, pvz.:

SUTINKA

finansų viceministras

Rusijos Federacija

__________________ ____________________

(asmeninis parašas) (inicialai, pavardė)

SUTINKA

valdybos sprendimas

Teismų departamentas

2007 03 27 Nr. ___

Taigi išorinis atitikimas:

• gali atlikti konkretus pareigūnas ar dokumentas (raštas, protokolas ir kt.);
• išduotas patvirtinimo spaudo arba patvirtinimo lapo pavidalu;
• praktiškai nereglamentuoja organizacijos vidaus nuostatai.

Biuro paslaugų vaidmuo

Įrašų tvarkymo tarnybos vaidmuo dokumentų tvirtinimo procedūroje yra toks:

• palaikyti ir bendrai kontroliuoti, kaip laikomasi nustatytos tvirtinimo tvarkos ir svarstymo terminų kiekviename etape;
• specialistų – tvirtinimo procedūros dalyvių sąveikos koordinavimas ir užtikrinimas;
• laiku informuoti procedūros dalyvius ir vyresniąją vadovybę apie tvirtinimo proceso būklę.

Be to, dokumentų tvarkymo tarnyba privalo nuolat stebėti ir tikrinti dokumentų tinkamumą bei tobulinti patvirtinimo schemas ir dokumentų judėjimo maršrutus, kaip dalį tvirtinimo procedūros, nuolat atnaujinti skyrių ir atsakingų asmenų, dalyvaujančių tvirtinant dokumentus, sąrašus. . Norėdami kokybiškai atlikti šias pareigas, biuro darbuotojai turi gerai išmanyti verslo procesus, organizacijos padalinių sąveikos schemas, formas ir procedūras.

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentacijai. Gairės dėl GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo, patvirtinto Federalinio archyvo.

"HR pareigūnas. Personalo biuro darbas", 2009, N 11

Kaip sudaryti, susitarti ir patvirtinti pareigybės aprašymą

Straipsnyje paaiškinama, kokio tipo dokumentams priklauso pareigybių aprašymai, kas juos tvirtina, suderina, kur įrašomas parašas dėl supažindinimo. Detaliai analizuojama, kokiais nuostatais grindžiamas instrukcijos turinys, pateikiamos rekomendacijos dėl organizacijos pareigybių aprašymų paketo sudarymo.

Kas yra darbo aprašymas?

Darbo aprašymas yra dokumentas, kuris yra įtrauktas į Visos Rusijos klasifikatorius valdymo dokumentacija OK 011-93, patvirtinta. 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos valstybinio standarto dekretas N 299 (su pakeitimais, padarytais 2009 m. balandžio 23 d.; toliau - OKUD).

OKUD pateikiami suvienodintų dokumentų formų, įtrauktų į suvienodintas dokumentacijos sistemas, pavadinimai ir kodai.

Vieningos dokumento formos kodas (kodas) susideda iš septynių skaitmeninių skaitmenų po kablelio ir kontrolinio numerio (CC).

Pareigybės aprašymas priklauso vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos klasei (kodas 02), poklasiui „Organizacijos, įmonės veiklos organizacinio ir norminio reguliavimo dokumentai“ (kodas 52), jo registracijos numeris yra 051, kontrolinis numeris OKUD yra 9.

Rostrudo 2007 31 10 rašte N 4412-6 „Dėl darbuotojų pareigybių aprašymų keitimo tvarkos“ teigiama, kad nepaisant to, kad Rusijos Federacijos darbo kodekse nėra paminėjimo apie pareigybės aprašymą, tai yra svarbus dokumentas, kurio turinys yra ne tik darbo, darbuotojo funkcijos, pareigų spektras, atsakomybės ribos, bet ir kvalifikaciniai reikalavimai einamoms pareigoms.

Kadangi nurodymų sudarymo tvarkos norminiai teisės aktai nereglamentuoja, darbdavys savarankiškai sprendžia, kaip jį išduoti ir keisti.

Rengiant pareigybės aprašymą ir jį keičiant, reikėtų atsižvelgti į reikalavimus Valstybinis standartas GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui", įsigaliojo 2003-03-03 Rusijos valstybinio standarto dekretu N 65-st.

Visuotinai pripažįstama, kad pareigybės aprašymas yra beasmenis ir apibrėžia funkciją, o ne asmenį. Taip, žinoma, yra ir valstybės tarnautojo atveju toks požiūris neturėtų leisti išvis jokių išimčių. Bet tai reikia suprasti komercinė įmonė Pareigybės aprašymas taip pat rašomas darbuotojo ir darbdavio patogumui. Ar darbdavys, priimdamas į darbą naują asmenį, turintį daugiau patirties ir žinių nei buvęs specialistas, skirdamas jam didesnį atlyginimą, tikrai neketina pasinaudoti šiais darbuotojo privalumais ir pridėti jam darbo pareigų, lyginant su ankstesniu darbuotoju, didinti atsakomybės lygis? Tad kodėl to neatsispindėjus pareigybės aprašyme? Taigi, nors ir neasmeniškas, pareigybės aprašymas gali būti parašytas konkrečiam asmeniui.

Kas vysto, kas pritaria

Pareigybės aprašymas gali būti darbo sutarties priedas, taip pat gali būti patvirtintas kaip savarankiškas dokumentas. Siekdami teisingai sudaryti pareigybių aprašymų paketą, įmonės personalo skyriai gali remtis tiek specialistų rekomendacijomis, tiek nuostatais. Ne, niekas nekontroliuoja, kaip komercinės organizacijos rengia nurodymus, bet yra viešųjų paslaugų patirtis. Taigi, galite susipažinti su Rusijos darbo ministerijos 1996-03-13 raštu N 482-VK „Rekomendacijos dėl federalinių vykdomųjų organų valstybės tarnautojų pareigybių (pareigų) rengimo“, Federalinio įsakymo. Rusijos muitinės tarnyba 2004-12-03 N 355 „Dėl pareigybės aprašymo tvarkos sudarymo ir tvirtinimo nuostatų patvirtinimo“ pareigūnas Rusijos Federacijos muitinės, Rusijos Valstybinės narkotikų kontrolės tarnybos 2003 m. lapkričio 25 d. įsakymas N 235 „Dėl Darbuotojo pareigybės aprašymo rengimo ir tvirtinimo nuostatų patvirtinimo, federalinis civilinis asmuo“. Narkotinių ir psichotropinių medžiagų apyvartos kontrolės įstaigos tarnautojas, darbuotojas“.

Federalinės vykdomosios institucijos vadovas tvirtina savo pavaduotojų ir vadovų pareigybių aprašymus (pareigas). struktūriniai padaliniai, o kitoms valdiškoms pareigoms – būdinga. Standartinių pareigybių aprašymų pagrindu struktūrinio padalinio vadovas tvirtina konkrečių viešųjų pareigybių padalinyje pareigybių aprašymus.

Rusijos „Gosnarkokontrol“ nubrėžė aiškią įgaliojimų schemą kuriant, koordinuojant ir tvirtinant pareigybių aprašymus (1 lentelė). Personalo aptarnavimas komercinė organizacija galės pagal analogiją parengti savo vietos aktą dėl įgaliojimų paskirstymo pareigybių aprašymams rengti ir tvirtinti. Tokį dokumentą reikės patvirtinti įsakymu. Jei tokios šakotos struktūros nesitikima, visa informacija apie instrukcijų patvirtinimo tvarką gali būti pateikta tiesiai į užsakymą.

1 lentelė

Organų valdymo organo įgaliojimų pasiskirstymas

Gosnarkokontrolya dėl plėtros organizavimo, koordinavimo

ir pareigybių aprašymų tvirtinimas

vardas pozicijų	Organizuokite plėtrą pareigūnas nurodymus	Sutinku pareigūnas nurodymus	Reikalauti pareigūnas nurodymus
Pirmas pavaduotojas (pavaduotojas) pirmininkas Gosnarkokontrolya Rusija	Viršininko vadovas organizacinis - analitinis valdymas Gosnarkokontrolya Rusija	Bosas legalus valdymas Gosnarkokontrolya Rusija	Pirmininkas Gosnarkokontrolya Rusija
Bosas teritorinis kūnas, organizacijos, padaliniai Gosnarkokontrolya Rusija	Viršininko vadovas organizacinis - analitinis valdymas Gosnarkokontrolya Rusija	Bosas legalus valdymas, Vyriausiasis personalo valdymas Gosnarkokontrolya Rusija	pavaduotojas pirmininkas Gosnarkokontrolya Rusija viduje Pagal paskirstymas pareigas

Pavyzdys Pavyzdys

"HR pareigūnas"

dėl rengimo, susitarimo tvarkos

ir pareigybių aprašymų tvirtinimas

Maskva N 23 2009-11-01

Aš užsisakau:

1. UAB „Kadrovik“ personalo tarnyba parengia bendrą organizacijos darbuotojų pareigybių aprašymų schemą. Terminas - iki 2009-11-10. Atsakingas - Kryukov R.A.

2. Padalinių ir cechų vedėjams pavesti kompetentingiems darbuotojams parengti pareigybių aprašymus pagal schemą kiekvienam savo padalinio darbuotojui pagal etatų lentelę. Terminas - iki 2009-11-25. Atsakingi asmenys: Zarubin O.O., Saparmurdinov K.Ch., Nekorchevy N.G., Leshchenko P.K.

3. OOO „Kadrovik“ teisės tarnybai užtikrinti pareigybių aprašymų atitiktį Rusijos teisės aktų reikalavimams. Atsakingas - Zimko U.Yu.

4. Darbo apsaugos skyriaus vedėjui užtikrinti, kad UAB „Kadrovik“ darbuotojų pareigybių aprašymai atitiktų darbo apsaugos reikalavimus. Atsakingas - Shurochkina A.Ya.

5. Suderinę pareigybių aprašymus su teisės tarnyba ir darbo apsaugos skyriumi, skyrių vedėjai pasirašo instrukcijas ir pateikia generaliniam direktoriui tvirtinti sekretoriatui. Terminas - iki 2009-12-05. Atsakingas – sekretorė Voronina O.L.

Generalinis direktorius Gnedykh A.R. įlanka

Susipažino su užsakymu.

Gauta kopija saugojimui ir naudojimui darbo vietoje.

Personalo skyriaus inspektorius Kryukov R.A. Kryukovas 2009 11 01

Pirkimų skyriaus vadovas Zarubinas O.O. Zarubinas 2009 11 02

Parduotuvės Nr. 1 vadovas Saparmurdinovas K.Ch. Saparmurdinovas 2009 11 01

Parduotuvės N 2 Nekorchevy N.G. vadovas. Nekorchevy 2009 11 02

Bosas transporto skyrius Leščenka P.K. Leščenka 2009 11 02

Teisės tarnybos vadovas Zimko U.Yu. Zimko 2009 11 01

Darbo apsaugos skyriaus vedėjas

Shurochkina A.Ya. Shurochkin 2009 11 01

Sekretorė Voronina O.L. Voroninas 2009 11 01

Šis klausimas išsamiau aptartas muitinės(Tipinė pareigybės aprašymo rengimo, tvirtinimo ir tvirtinimo procedūra).

Ką galite patarti kūrėjams? Įmonės personalo aptarnavimas turėtų būti pareigybių aprašymų pagrindas, jų turinio schema. Plėtra patikėta struktūrinių padalinių vadovams. Dėl konkretaus turinio pirmiausia reikia kreiptis į specialybės, kuriai kuriama konkreti instrukcija, kvalifikacinius reikalavimus, o po to į profesionalus, anksčiau dirbusius šioje vietoje arba tiesiogiai vadovaujančius tokiose pareigose specialistus, nes jei jie pasakys, veikia vairuotojas, kurjeris, pardavėjas pas Ši vieta, šioje organizacijoje, tuomet pareigybės aprašymas duos realios naudos. Neblogai į procesą įtraukti nurodymų derinimą su organizacijos teisine tarnyba, įmonių teisininku. Šiuos nurodymus tvirtins asmuo, kuriam tai pagal darbo sutartį ir pareigybės aprašymą įgaliojamas asmuo. Dažniausiai pareigybių aprašymus tvirtina įmonės vadovas, tačiau tokios funkcijos gali būti perduotos ir personalo tarnybos vadovui. Struktūrinių padalinių vadovų pareigybių aprašymai rengiami tiesiogiai kontroliuojant organizacijos vadovui, jo patvirtintam.

Rekvizitai

Pareigybės aprašymo tituliniame puslapyje turi būti ši informacija:

Įmonės pavadinimas;

dokumento pavadinimas;

Plėtros vieta;

Patvirtinimo antspaudas;

Vizos patvirtinimas (jei yra patvirtinimas);

Struktūrinio padalinio vadovo parašas;

Darbuotojo kvitas, patvirtinantis, kad susipažino su instrukcijomis.

Dokumento pavadinimas atitinka pareigų pavadinimą giminingojoje raidėje (vairuotojo (kieno?) pareigybės aprašymas).

Patvirtinimo antspaudas dedamas viršutiniame dešiniajame kampe ir susideda iš žodžio „pritariu“ (kabutės nededamos), dokumentą tvirtinančio asmens pareigų pavadinimo, jo parašo, inicialų, pavardės ir tvirtinimo datos. Tvirtinant pareigybės aprašymą įsakymu ar įsakymu, patvirtinimo antspaudas susideda iš žodžio „Patvirtinta“ (kabutės nededamos), patvirtinančio dokumento pavadinimo instrumentinėje byloje, jo datos, numerio. Taip pat instrukcijas tikslinga derinti su darbo apsaugos skyriaus vedėju, jeigu toks dirba įmonėje, arba su darbuotoju, atsakingu už darbo apsaugos reikalavimų laikymąsi.

Susipažinimo lapas yra pareigybės aprašymo dalis, skaičiuojama pagal darbuotojų skaičių, į kuriuos bus atkreiptas dėmesys į šį pareigybės aprašymą jo galiojimo laikotarpiu.

Paskutinio lapo nugarėlėje daromas įrašas: „Šiame pareigybės aprašyme ___ lapai sunumeruoti, suraižyti ir antspauduoti“ (skaičius žodžiais). Įrašą pasirašo įstaigos vadovas arba jo įgaliotas asmuo, nurodydamas datą.

Pavyzdys Pavyzdys

Sutinku pritariu

2009-11-12 Generalinis direktorius

Teisės tarnybos vadovas Lyamkin P.D. Lyamkinas

Evseev N.N. Evsejevas

Sutiko

Darbo apsaugos skyriaus vedėjas

Tkačenko Yu.A. Tkačenka 2009-11-15

Ribotos atsakomybės bendrovė

"Konvejeris"

Darbo aprašymas

vairuotojas

Sukurta

Transporto skyrius

UAB "Transporteris"

Maskvos miestas

Instrukcijos tekstas

Transporto skyriaus vedėjas

Čižikas A.Ya. Čižikas

Darbuotojo kvitas, jei pasirašytas pats nurodymas, yra po struktūrinio padalinio vadovo parašo tokia forma:

Esu susipažinęs su pareigybės aprašymu, parašo paaiškinimu

gavo kopiją. parašo darbuotojas

AT didelės organizacijos nori sudaryti susipažinimo su pareigybių aprašymais sąrašą.

Pavyzdys Pavyzdys

Susipažinimo lapas su vairuotojo pareigybės aprašymu

Struktūra

Darbo aprašymą sudaro keli skyriai.

1. Bendrosios nuostatos.

2. Darbuotojo funkcijos.

3. Darbo pareigos.

4. Teisės ir įgaliojimai.

5. Atsakomybė.

Kai kurie personalo specialistai mano, kad būtina pabrėžti ir skyrių „Santykiai (ryšiai pagal pareigas)“.

Skyrius „Bendrosios nuostatos“. Skiltyje „Bendrosios nuostatos“ nurodykite:

Pareigybės pavadinimas pagal etatų lentelę;

Struktūrinio padalinio, kuriame darbuotojas eis pareigas, pavadinimas;

Darbuotojo pavaldumas;

Tarnyboje jam tiesiogiai pavaldžių darbuotojų struktūrinių padalinių ir (ar) atskirų pareigybių sąrašas (jeigu yra);

Pareigybių skyrimo ir atleidimo iš pareigų tvarka, šių pareigų užpildymo tvarka darbuotojo laikino nebuvimo laikotarpiu;

Darbuotojo išsilavinimo ir papildomo profesinio pasirengimo lygis, būtinas nustatytoms darbo pareigoms atlikti;

Reikalavimai darbo stažui pagal specialybę;

Kvalifikaciniai reikalavimai darbuotojui, susiję su specialiomis žiniomis ir profesiniais įgūdžiais, taip pat teisinių dokumentų išmanymu, mokymo medžiaga, metodai ir priemonės, naudojami atliekant tarnybines pareigas;

Organizaciniai ir teisiniai dokumentai, kurių pagrindu darbuotojas vykdo tarnybinę veiklą ir vykdo savo įgaliojimus.

Žodynas personalo biuro darbas. Reikalavimai personalui – kokybės charakteristikas, kuris turėtų turėti „idealų“ darbuotoją konkrečioje darbo vietoje ar tam tikrose pareigose. Reikalavimai personalui pateikiami pareigybių aprašymuose, kvalifikacijos kortelėse, kompetencijų kortelėse ir kituose dokumentuose.

Kvalifikacinė charakteristika - santrauka reikalavimai žinioms, įgūdžiams ir gebėjimams, taip pat teisės ir pareigos įvairioms specialybėms organizacijoje.

Pakalbėkime daugiau apie kai kuriuos iš aukščiau paminėtų punktų. Pareigybių, kurioms darbuotojas priimtas į darbą, pavadinimo sutapimas etatų sąraše jo darbo knyga, darbo sutartis, darbo įsakymas ir pareigybės aprašymas - būtinas reikalavimas, kitaip prarandama pačios instrukcijos prasmė. Jie pasamdė ekspeditorių, kuris pasirašė, kad yra susipažinęs su vairuotojo pareigomis. Tai kas? Taip, susipažino dėl įdomumo, kadangi jam buvo duotas perskaityti dokumentas, patvirtina šią pažintį, kurią pasirašo. Ar šio darbuotojo parašas jam užves tarnybines pareigas pagal instrukcijas, jeigu jis bus priimtas pagal darbo sutartį ekspeditoriaus pareigoms eiti? Ne, nebus.

Struktūrinio padalinio pavadinimas būtinas, jei darbas konkrečiame padalinyje reiškia bent tam tikrą specifiką. Ir ši specifika turėtų būti nurodyta pareigybės aprašyme.

Labai svarbu instrukcijose nustatyti darbuotojo pavaldumą. Nepaisant to, kad įmonės hierarchinėje sistemoje darbuotojas gali turėti daug vadovybė jis turi pažinti savo tiesioginį viršininką. Tokios nuorodos nebuvimas instrukcijose lemia tai, kad darbuotojas pradeda arba paklusti visiems viršininkų įsakymams, įskaitant prieštaringus, arba savarankiškai pasirinkti maloniausius įsakymus. Tas pats pasakytina ir apie darbuotojų pareigybių ir skyrių nurodymą, kurie, priešingai, turi paklusti darbuotojui, kuriam skirtas pareigybių aprašymas.

Išsilavinimo lygis ir kvalifikacijos reikalavimai tradiciškai įtraukiami į bet kurį pareigybės aprašymą. Šie daiktai aiškiai skirti ne darbuotojui, o tam, kuris jį samdo. Kadangi, sužinojęs, kad jo išsilavinimas neatitinka pareigybės aprašyme nurodyto lygio, darbuotojas neprivalo imtis jokių veiksmų. Jis neįsipareigoja priimti Aukštasis išsilavinimas jeigu jis jau priimtas į darbą su specializuotu viduriniu, tačiau pareigybės aprašyme nurodytas aukštasis išsilavinimas. Arba darbuotojas turi aukštąjį techninį išsilavinimą, o instrukcijose – aukštasis humanitarinis išsilavinimas. Turime pripažinti, kad ši pareigybės aprašymo dalis yra skirta personalo paslaugos, vadovai ir tuo turėtų vadovautis priimant į darbą, o ne pasirašius įsakymą. Atestuojant gali iškilti problema, o jei nepavyks dėl išsilavinimo lygio, kuris neatitinka nurodyto instrukcijoje, darbuotojas turės visas priežastis kreiptis į teismą. Norėčiau rekomenduoti darbdaviui arba griežtai laikytis jo nustatytų reikalavimų, arba, priimant į darbą naują, perspektyvų darbuotoją, įsitikinti, kad jo išsilavinimas atitinka pareigybės aprašyme įrašytą, pavyzdžiui, pravesti mokymus val. darbdavio sąskaita.

Kvalifikaciniams reikalavimams teisingai suformuluoti naudojami du nuolat papildomi dokumentai. Tai yra Vieninga darbuotojų darbų ir profesijų tarifų ir kvalifikacijų žinynų knyga (susideda iš tarifų ir kvalifikacijos charakteristikų, kuriuose pateikiamos pagrindinių darbo rūšių charakteristikos pagal darbuotojų profesijas, atsižvelgiant į jų sudėtingumą ir jas atitinkančias). tarifų kategorijos, taip pat reikalavimus profesinių žinių ir darbuotojų įgūdžiai) (ETKS); taip pat Vieningasis vadovų, specialistų ir darbuotojų pareigybių kvalifikacinis žinynas (sudarytas iš vadovų, specialistų ir darbuotojų pareigybių kvalifikacinių charakteristikų, kuriuose nurodytos darbo pareigos ir reikalavimai vadovų, specialistų ir darbuotojų žinių ir kvalifikacijos lygiui). ). Darbų kategorijos ETKS nustatomos pagal jų sudėtingumą, neatsižvelgiant į darbo sąlygas (išskyrus ekstremalūs atvejai turintys įtakos darbo sudėtingumo lygiui ir keliantys atlikėjo kvalifikacijos reikalavimus).

Kiekvienos profesijos tarifas ir kvalifikacijos charakteristikos turi du skyrius.

Skyriuje „Darbo specifikacija“ pateikiamas darbų, kuriuos darbuotojas turi mokėti atlikti, aprašymas.

Skyriuje „Privalai žinoti“ pateikiami pagrindiniai darbuotojui keliami reikalavimai, susiję su specialiomis žiniomis, taip pat taisyklių, instrukcijų ir kitų gairių, metodų ir priemonių išmanymu, kuriuos darbuotojas turi taikyti.

Tarifas ir kvalifikacinės charakteristikos pateikia darbų, kurie yra labiausiai būdingi konkrečiai darbuotojo profesijos kategorijai, sąrašą. Šis sąrašas neišsemia visų darbų, kuriuos darbuotojas gali ir turi atlikti. Darbdavys gali parengti ir tvirtinti, atsižvelgdamas į išrinktojo nuomonę profesinės sąjungos organas arba kitas darbuotojų atstovaujamasis organas – papildomas darbų sąrašas, savo sudėtingumu atitinkantis tuos, kurie yra atitinkamų kategorijų darbuotojų profesijų tarifuose ir kvalifikacijos charakteristikose.

Be skyriuje „Darbo charakteristika“ numatytų darbų, darbuotojas privalo atlikti pamainų priėmimo ir pristatymo, darbo vietos, armatūros, įrankių valymo, taip pat jų tinkamos būklės, valymo įrangos, bei pamainų tvarkymo darbus. tvarko nustatytą techninę dokumentaciją.

Kartu su teorinių ir praktinių žinių reikalavimais, esančiais skyriuje „Būtina žinoti“, darbuotojas turi žinoti: darbo apsaugos, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės saugos taisykles; asmeninių apsaugos priemonių naudojimo taisyklės; reikalavimai atliekamų darbų (paslaugų) kokybei, racionaliam darbo organizavimui darbo vietoje; naudojamų medžiagų asortimentą ir žymėjimą, degalų ir tepalų sąnaudas; prekių judėjimo ir saugojimo taisyklės; santuokos rūšys ir būdai, kaip jai užkirsti kelią ir panaikinti; pramoninė signalizacija.

Aukštesnės kvalifikacijos darbuotojas, be darbų, nurodytų jo tarife ir kvalifikacinėse charakteristikose, turi mokėti atlikti žemesnės kvalifikacijos darbuotojų tarife ir kvalifikacinėse charakteristikose numatytus darbus, taip pat vadovauti žemesnės eilės darbuotojams. tos pačios profesijos. Šiuo atžvilgiu žemesnių rangų tarifinėse kvalifikacinėse charakteristikose pateikti darbai, kaip taisyklė, nėra pateikiami aukštesnių rangų charakteristikose.

Kiekvienos vadovo pareigybės kvalifikacinės charakteristikos turi tris skyrius: „Darbo pareigos“, „Privalai žinoti“, „Kvalifikaciniai reikalavimai“.

Be kvalifikacinių reikalavimų, taikomi ir stažui keliami kvalifikaciniai reikalavimai. Taigi 2005 m. rugsėjo 27 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretas N 1131 „Dėl kvalifikaciniai reikalavimaiį valstybės tarnybos stažą (kitų rūšių valstybės tarnybą) arba stažą pagal federalinės valstijos valstybės tarnautojų specialybę“ (su 2008 m. liepos 26 d. pakeitimais) išvardijami šie tarnybos stažo reikalavimai 2008 m. valstybės tarnybą (kitų rūšių valstybės tarnybą) arba stažą pagal pavaduojamųjų specialybę:

Aukščiausios federalinės valstijos valstybės tarnybos pareigos – ne mažesnė kaip šešerių metų darbo patirtis valstybės tarnyboje (kitų rūšių valstybės tarnyboje) arba ne mažesnė kaip septynerių metų darbo pagal specialybę patirtis;

Pagrindinės federalinės valstijos valstybės tarnybos pareigos – ne mažesnė kaip ketverių metų darbo patirtis valstybės tarnyboje (kitų rūšių valstybės tarnyboje) arba ne mažesnė kaip penkerių metų darbo pagal specialybę patirtis;

Vadovaujančioms federalinės valstijos valstybės tarnybos pareigoms – ne mažesnė kaip dvejų metų darbo patirtis valstybės tarnyboje (kitų rūšių valstybės tarnyboje) arba ne mažesnė kaip ketverių metų darbo pagal specialybę patirtis;

Aukštesnės ir jaunesnės federalinės valstijos valstybės tarnybos pareigos – nereikalaujant patirties.

Skyriuje gali būti pateikti kiti reikalavimai ir nuostatos, patikslinančios ir paaiškinančios darbuotojo statusą bei jo veiklos sąlygas.

Skyrius "Funkcijos". Būtent ši pareigybės aprašymo dalis turėtų būti užpildyta, sutelkiant dėmesį į konkrečias pareigas konkrečioje įmonėje. Galite paimti pagrindą iš standartinė instrukcija, tačiau svarbiausia atkreipti dėmesį į veiksmus, kuriuos darbuotojas atliks tiek nuolat, tiek retkarčiais, nes būtent dėl ​​šio darbuotojo jie to ėmėsi. Jei darbuotojas negali susidoroti, reikės dar kartą kreiptis į šį instrukcijos skyrių.

Skyrius „Pareigos“. Kartais ši skiltis derinama su skyriumi „Funkcijos“, o tai visai suprantama. Jei darbdavys manė, kad būtina rašyti atskirą skyrių, tai čia jis nustatys funkcijų vykdymo tvarką, darbo rūšis, individualius, įskaitant vienkartinius, pavedimus, taip pat etinius profesinius standartus privaloma atlikti atliekant darbo veiklą. Rusijos Federacijos vyriausybė priima pavyzdinius kodeksus profesinė etikaįvairioms pramonės šakoms. Jūsų pačių įmonės etikos kodeksas gali būti priimtas organizacijoje kaip vietinis aktas, nebent jis būtų priimtas tokiai veiklai. specialus užsakymas tokių dokumentų patvirtinimo.

Skyrius „Teisės ir įgaliojimai“. Šiame skyriuje išvardytos darbuotojo teisės, taip pat šios pareigos galios. Kadangi dauguma darbuotojų teisių yra suvienodintos ir detaliai aprašytos Darbo kodekse, todėl šioje instrukcijos dalyje prasminga nurodyti tik konkrečias teises, kurios priklauso tik šias pareigas einančiam darbuotojui. Taigi, pavyzdžiui, Troleibuso vairuotojo pareigybės aprašyme, patvirtintame Rusijos transporto ministerijos 2003 m. spalio 08 d. įsakymu N AK-25-r, nurodytos šios teisės:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Troleibuso vairuotojas turi teisę: │

│ 1. Atsisakyti išvykti iš depo ar priimti troleibusą į liniją, │

│ jeigu jo techninė būklė neatitinka techninių taisyklių │

│ troleibuso eksploatavimas. │

│ 2. Apriboti keleivių įėjimą į troleibusą priklausomai nuo │

│ troleibuso užpildymas. │

│ 3. Pablogėjus vairavimo sąlygoms (rūkas, lietus, sniegas, ledas) │

│ užduokite klausimą vyresniajam (centriniam) dispečeriui apie pakeitimą │

│ vairavimo režimas. │

│ 4. Nustokite judėti taisyklių nustatytais atvejais │

│ kelių eismas. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Tai tik 4 balai, o skyrelyje „Pareigybės“ – 51 taškas, kiekviename taške pateikiami išsamūs paaiškinimai. Ir teisingai, perrašyti Rusijos Federacijos darbo kodekso pareigybės aprašyme visai nerekomenduojama.

Skyrius „Atsakomybė“. Šiame skyriuje tikslinga nustatyti darbuotojo atsakomybės organizacijai mastą, įskaitant medžiagą. Jei darbuotojas sudarė sutartį dėl visiško atsakomybė, tada čia yra nuoroda.

Skyrius „Santykiai“. Jei darbdavys mano, kad svarbu reguliuoti darbuotojų bendravimo su kitais padaliniais, o galbūt ir su trečiųjų šalių organizacijomis, procesą, tada tvarka ir sąlygos gali būti pateikiamos atskirame skyriuje.

Kaip pateikti pakeitimą

Pareigybės aprašymo pakeitimai gali būti susiję su privalomų darbo sutarties sąlygų pasikeitimu. Tokiu atveju turi būti laikomasi iš anksto raštiško darbuotojo informavimo reikalavimų. Ir tik darbuotojui sutikus tęsti darbo santykius, atliekami pareigybės aprašymo pakeitimai.

Jei nurodymas yra darbo sutarties priedas, patartina vienu metu keisti darbo sutartį ir pareigybės aprašymą, parengiant papildomą susitarimą.

Jeigu pareigybės aprašymas buvo patvirtintas kaip atskiras dokumentas ir tuo pat metu atliekant jo pakeitimus nereikia keisti privalomų darbo sutarties sąlygų, patogiausia pareigybės aprašymą naujos redakcijos tvirtinti susipažinus su darbuotojas su juo raštu. Pareigybės aprašymas, kaip taisyklė, sudaromas dviem egzemplioriais, iš kurių vienas, darbuotojo prašymu, gali būti įteiktas jam.

1 -1

1. Bendrosios nuostatos

1.1. VSPDO priklauso specialistų kategorijai. Į VSPDO pareigas skiriamas asmuo, turintis aukštąjį išsilavinimą specializuotas išsilavinimas ir ne mažesnė nei 3 metų darbo patirtis.

1.2. Paskyrimas į VSPDO pareigas ir atleidimas iš jų vykdomas įsakymu Generalinis direktoriusįmonės vadovo teikimu administracinis skyrius.

1.3. VSPDO tiesiogiai pavaldus administracijos skyriaus vedėjui. VSPODO funkciškai pavaldi visų įmonės struktūrinių padalinių klerkams (darbuotojams, kuriems patikėtos apskaitos pareigos) ir sekretoriams. VSPOD linijiškai pavaldūs raštininkui ir įmonės archyvų tarnybos vadovui.

1.4. VSPOD turi žinoti:

1.4.1. Dekretai, įsakymai, įsakymai, kitos gairės ir reglamentas aukštesnieji ir kiti organai, susiję su bendrovės veikla, o ypač su sekretoriato veikla.

1.4.2. Jungtinė valstybinė sistema kanceliarinio darbo, dokumentų saugojimo, archyvavimo, dokumentų audito, naikinimo, perdavimo į įmonės ir valstybės archyvus taisyklės bei vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos standartai.

1.4.3. Nuostatai, instrukcijos, kiti norminiai dokumentai, reglamentuojantys įmonės darbą dokumentų valdymo ir sekretoriato srityje.

1.4.4. organizacinė struktūra, bendrovės ir jos struktūrinių padalinių (BĮ) vadovų komanda.

1.4.5. Įmonės veiklos specializacija, darbo su įmonės šakos dokumentais specifika.

1.4.6. Dokumentų registravimo ir tvarkymo būdai.

1.4.7. Pakankamai geras valdymas Anglų kalba(lygis ne žemesnis nei Pre-Intermediate); išmanyti vertimo metodiką, esamą vertimų derinimo sistemą, literatūrinio redagavimo pagrindus, turėti puikius protokolo rengimo įgūdžius.

1.4.8. Asmeninis kompiuteris: programos – MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, internetas, el.

1.4.9. Biuro technikos ir domofonų naudojimo taisyklės (mini-ATS – ne mažiau 50 vidinių abonentų, modemas, faksas, skaitytuvas, spausdintuvas, kopijavimo aparatas, smulkintuvas, laminavimo aparatas, siuvimo mašina, diktofonas).

1.4.10. Dokumentų srauto schemos.

1.4.11. Bylų nomenklatūros sudarymo tvarka, nuolatinio ir laikinojo saugojimo bylų aprašai, nustatytas ataskaitų teikimas.

1.4.12. Bylų pateikimo archyvui terminai ir tvarka.

1.4.13. Dokumentų vykdymo kontrolės organizavimo sistemos.

1.4.14. Biuro įranga ir kitos vadybinio darbo mechanizavimo priemonės.

1.4.15. Ekonomikos pagrindai, gamybos, darbo ir vadybos organizavimas.

1.4.16. Darbo teisės aktai (Rusijos Federacijos darbo kodeksas) ir Rusijos Federacijos darbo apsauga.

1.4.17. Kompiuterinės technikos veikimo taisyklės.

1.4.18. Įmonės vidaus darbo grafiko taisyklės.

1.4.19. Finansų planavimas ir atskaitomybė pagal savo kompetenciją.

1.4.20. Pavaldžių darbuotojų mokymo planavimas.

1.4.21. Motyvacinės sistemos.

1.5 VSPDO savo veikloje vadovaujasi:

1.5.1. VSPDO nuostatai, instrukcijos, įmonės sekretoriato nuostatai.

1.5.2. Įmonės dokumentų srauto nuostatai.

1.5.3. Šis darbo aprašymas.

1.5.4. Įmonės nustatyti vidaus nuostatai.

1.5.5. Darbo su konfidencialia informacija nuostatai.

1.5.6. Darbo sutartis.

1.5.7. Tarnybos nuostatai.

1.5.8. Kiti dokumentai, tiesiogiai susiję su VSPDO veikla.

1.6. VSPDO tiesiogiai pavaldus administracijos skyriaus vedėjui.

1.7. WSPDO prižiūri sekretoriato darbuotojus.

1.8. VSPDO nesant (komandiruotės, atostogų, ligos ir kt.) jo pareigas atlieka pavaduotojas, kuris įgyja atitinkamas teises ir atsako už tinkamą jam pavestų pareigų atlikimą.

2. Darbo pareigos

2.1. Organizuoja įmonės dokumentų srauto ir įmonės sekretoriato bei archyvų tarnybos darbą, paskirsto darbo krūvius tarp pavaldžių darbuotojų. Veda finansų planavimas ir atsiskaitymas už sekretoriato veiklą ir įmonės dokumentų srautą.

2.2. Užtikrina įmonės dokumentų srauto (popierinių ir elektroninių) kontrolę, savalaikį gaunamos ir siunčiamos korespondencijos apdorojimą, jos pristatymą į paskirties vietą.

2.3. Kontroliuoja dokumentų įforminimo terminus ir teisingą jų įforminimą. Suteikia įmonės antspaudų saugojimą.

2.4. Planuoja sekretoriato darbą, teikia tvirtinti ir tvirtinti sekretoriato darbo planus. Organizuoja einamojo raštinės darbo dokumentų, įskaitant įsakymus ir valdymo įsakymus, registravimo, apskaitos, saugojimo ir perdavimo atitinkamiems struktūriniams padaliniams, bylų formavimo ir jų deponavimo darbus.

2.5. Rengia biuro darbo įmonėje instrukcijas ir organizuoja jų įgyvendinimą. Sukuria įmonėje vieningą dokumentų valdymo sistemą (USDO) (elektroninė ir popierinė DO). Rengia dokumentus, reglamentuojančius įmonės veiklą dokumentų valdymo srityje.

2.6. imasi priemonių, kad sekretoriato darbuotojai aprūpintų reikiama mokymo ir informacine medžiaga, taip pat inventoriumi, raštinės reikmenimis, įranga, biuro įranga, techninėmis priemonėmis vadybinis darbas.

2.7. Vykdo raštvedybos metodinį valdymą įmonės struktūriniuose padaliniuose, bylų teisingo formavimo, saugojimo ir savalaikio pristatymo į archyvą kontrolę, pažymų apie dokumentų įforminimo terminų laikymąsi rengimą.

2.8. Teikia biuro dokumentų spausdinimą ir dauginimą.

2.9. Dalyvauja rengiant vadovybės šaukiamus susirinkimus, valdybos ir akcininkų susirinkimus bei organizuoja jų priežiūrą.

2.10. Suteikia tinkamą prieigos prie dokumentų ir juose esančios informacijos naudojimo būdą.

2.11. Dalyvauja kuriant ir diegiant naujus technologiniai procesai darbas su dokumentais, automatizavimo tobulinimas Informacinės sistemos ir technologijos (atsižvelgiant į kompiuterinių technologijų naudojimą).

2.12. Tvarko sekretoriato veiklos vidaus ir išorės telefonų žinynų duomenų bazę.

2.13. Vykdo informacijos, sudarančios valstybės, komercines ir tarnybos paslaptis, apsaugos darbus.

2.14. Vykdo tiesioginio vadovo – administracijos skyriaus vedėjo ir įmonės generalinio direktoriaus nurodymus.

2.15. Plėtoja ir organizuoja ESDO tobulinimo veiklą.

2.16. Pagal savo kompetenciją vykdo finansų planavimą ir ataskaitų teikimą.

2.17. Planuoja ir vykdo pavaldžių darbuotojų mokymus.

2.18. Sukuria pavaldžių darbuotojų motyvavimo sistemą.

3. Teisės

VSPDO turi teisę:

3.1. Teikia svarstyti generaliniam direktoriui, administracijos skyriaus vedėjui ir įmonės struktūrinių padalinių vadovams pasiūlymus dėl dokumentų valdymo, sekretoriato darbo tobulinimo – darbo su dokumentais formas ir būdus.

3.2. Paklausa iš struktūrinių padalinių vadovų ir kt atsakingi darbuotojaiįmonė tinkamai įgyvendina nustatytas darbo su dokumentais taisykles įmonėje.

3.3. Grąžinti dokumentus atlikėjams ir reikalauti juos patikslinti pažeidus nustatytas taisykles.

3.4. Atlikti biuro darbo organizavimo struktūriniuose padaliniuose patikras.

3.5. Pasirašyti ir vizuoti dokumentus, susijusius su sekretoriato veikla.

3.6. Duoti nurodymus, kurie yra privalomi sekretoriato darbuotojams; reikalauti savalaikio ir kokybiško įgyvendinimo.

3.7. Teikti siūlymus svarstyti įmonės administracijos vadovui ir generaliniam direktoriui dėl pasižymėjusių sekretoriato darbuotojų skatinimo, nuobaudų skyrimo gamybos ir darbo drausmės pažeidėjams.

4. Atsakomybė

VSPDO yra atsakinga už:

4.1. Už dokumentų praradimą ir sugadinimą, nekompetenciją priimant sprendimus profesinę veiklą, netinkamai atlieka ar nevykdo savo tarnybinių pareigų, numatytų šiame pareigybės aprašyme – galiojančių normų nustatytose ribose. darbo teisė Rusijos Federacija.

4.2. Už nusikaltimus, padarytus vykdant savo veiklą - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos administracinių, baudžiamųjų ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

4.3. Už sukėlimą materialinės žalos- neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos darbo ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

5. Sąveika su kitais įmonės struktūriniais padaliniais

VSPDO savo veikloje bendrauja su kitais struktūriniais padaliniais:

5.1. Su visų įmonės struktūrinių padalinių vadovais - apskaitos tvarkymo, sekretoriato nurodymų vykdymo kontrolės ir tikrinimo organizavimo, reikalingų dokumentų rengimo ir pateikimo klausimais.

5.2. Su teisės skyriumi – teisiniais klausimais, susijusiais su dokumentų rengimu.

5.3. Su įmonės ūkine paslauga - dėl aprūpinimo biuro įranga, dokumentų blankais, raštinės reikmenimis ir kt.

5.4. su personalo skyriumi ir organizacijos plėtra- dėl skyriaus darbuotojų atrankos, priėmimo į darbą, atleidimo ir perkėlimo, taip pat mokymo, kvalifikacijos kėlimo, skatinimo ir nuobaudų sistemos kūrimo.

5.5. Su IT skyriumi informacinių technologijų srityje ir pažangių elektroninių dokumentų valdymo metodų, naudojimo naujausi metodai sekretoriato darbe (biuro įranga ir kt.).

5.6. Su apsaugos skyriumi – informacijos ir ekonominio saugumo klausimais.

„Esu susipažinęs su pareigybės aprašymu“:

Įmonės administracijos skyriaus vadovaujanti dokumentų valdymo specialistė

Data: "__" __________ 20__ ________________