Description de poste d'un grand spécialiste de la gestion de documents. Description du poste : spécialiste des permis Où se procurer la description du poste

Des exemples de certaines instructions sont établis par des actes juridiques réglementaires. Comment rédiger une description de poste dans une institution, s'il n'y a pas de formulaire standard, comment l'élaborer et l'approuver, comment apporter des modifications? Vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres dans l'article.

Le rôle de la description de poste

À Code du travail aucune attention n'est accordée à la description de poste, mais elle est souvent mentionnée dans les lettres de Rostrud. Déterminons quelle est cette instruction et si elle est vraiment nécessaire.

Selon le dictionnaire économique moderne, une instruction officielle est considérée comme une instruction indiquant l'éventail des missions, des fonctions, du travail qu'une personne occupant ce poste dans une entreprise ou une entreprise doit effectuer. Et en Lettre de Rostrud du 09.08.2007 n° 3042-6-0 il est dit que la description de poste est un document qui définit les tâches, les exigences de qualification, les fonctions, les droits, les devoirs, les responsabilités de l'employé et est un outil intégral de réglementation les relations de travail.

Description de l'emploi nécessaire tant pour l'employeur que pour l'employé. Il doit être élaboré pour chaque poste (y compris les postes vacants) disponible dans recrutement. Veuillez noter que l'instruction est développée spécifiquement pour un poste spécifique, et non pour un employé spécifique.

Selon cette lettre, l'absence de description d'emploi dans certains cas empêche l'employeur de refuser raisonnablement d'embaucher (puisqu'elle peut contenir Exigences supplémentaires associés aux qualités commerciales de l'employé), d'évaluer objectivement les activités de l'employé au cours de la période période de probation, répartir les fonctions de travail entre les employés, transférer temporairement l'employé à un autre poste, évaluer le sérieux et l'exhaustivité de l'exécution de la fonction de travail par l'employé.

Précisons cette formulation. Selon Art. 64 Code du travail de la Fédération de Russie le refus de garde déraisonnable est interdit Contrat de travail, c'est-à-dire un refus dû à des circonstances non liées aux qualités professionnelles du salarié. Sous qualités commerciales selon Décret du plénum des forces armées de la Fédération de Russie du 17 mars 2004 n ° 2 les capacités sont comprises individuel exercer une certaine fonction de travail, en tenant compte des qualités professionnelles et de qualification qu'il possède (par exemple, la présence d'une certaine profession, spécialité, qualification), qualités personnelles(par exemple, l'état de santé, un certain niveau d'éducation, une expérience de travail dans une spécialité donnée, dans une industrie donnée). Ainsi, la présence d'une description de poste permettra de refuser raisonnablement d'embaucher une personne qui n'a pas suffisamment d'expérience ou de qualifications.

Selon Art. 71 Code du travail de la Fédération de Russie en cas de résultat de test insatisfaisant, l'employeur a le droit de résilier le contrat de travail avec l'employé avant l'expiration de la période de test, en le notifiant au plus tard trois jours à l'avance, en indiquant les raisons qui ont servi de base à reconnaître cet employé comme n'ayant pas réussi le test. Ainsi, la description de poste, qui énumère les fonctions que le salarié était censé accomplir, peut devenir la base de son licenciement car il n'a pas réussi le test.

En vertu de Art. 192 Code du travail de la Fédération de Russie une faute disciplinaire est un manquement ou une mauvaise exécution par un employé en raison de sa faute des tâches de travail qui lui sont assignées. Ainsi, avant d'engager un salarié dans responsabilité disciplinaire l'employeur doit se référer à la description de poste.

De plus, la description de poste prévoit la possibilité pour un employé de remplacer un autre employé absent, par exemple lorsque le chef adjoint du département agit temporairement comme chef de département pendant son absence ou qu'un médecin d'une spécialisation remplace le poste d'un médecin d'une autre spécialité.

Une organisation peut également avoir des employés qui occupent les mêmes postes mais qui ont des salaires différents. C'est faux, car selon Art. 22 Code du travail de la Fédération de Russie l'employeur doit garantir un salaire égal pour un travail de valeur égale. Et dans ce cas, ce sont les fiches de poste qui seront la preuve que les droits des salariés ne sont pas bafoués. Pour ce faire, les instructions doivent refléter les indicateurs de la qualité du travail qui affectent les salaires : différentes responsabilités professionnelles, différentes quantités de travail effectuées, exigences de qualification, etc. (Mais néanmoins, afin d'éviter les difficultés avec les autorités réglementaires, nous vous recommandons d'entrer les mots "senior", "leader", etc.)

Les descriptions de poste permettent également de justifier certaines dépenses - transport (pour les personnes dont le travail est en déplacement), communications cellulaires etc. Les instructions sont d'une grande importance dans les cas où les employés sont impliqués dans des contrats de droit civil pour effectuer des tâches qui ne sont pas incluses dans les fonctions officielles des employés à temps plein.

Ainsi, les principaux objectifs de la création de descriptions de poste sont :

• une formulation claire et détaillée de la fonction de travail des employés ;
• détermination des qualifications nécessaires des employés;
• établir l'obligation des employés d'améliorer leurs qualifications;
• détermination de l'ordre d'interaction des employés;
• justification de la responsabilité disciplinaire ;
• justification du remboursement des frais de transport ou autres.

Certains employeurs se limitent à indiquer la fonction de travail (travail selon le poste conformément à la liste du personnel, professions, spécialités indiquant les qualifications) dans le contrat de travail, sans même prescrire les fonctions du poste. Dans le même temps, l'employeur évoque l'existence de répertoires tarifaires et de qualification, qui établissent des exigences pour diverses catégories ouvriers. Et ce ne sera pas une violation des lois du travail. Mais, en utilisant les descriptions de poste, l'employeur se facilite la vie, d'abord parce que les avantages, comme on dit, sont évidents.

La procédure d'élaboration d'une description de poste

Lors de l'élaboration des descriptions de poste, vous pouvez utiliser Recommandations approuvé Ordonnance du Comité d'État pour l'écologie de la Fédération de Russie du 10 décembre 1997 n° 552. GOST R 6.30‑2003 « Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires".

Les détails des descriptions de poste doivent inclure le nom de l'organisation et le nom du document, la date et le numéro, le titre du texte, le cachet d'approbation, le texte, la signature du développeur et le visa d'approbation.

Pour la base caractéristiques de qualification Les règles suivantes s'appliquent à chaque poste :

• Répertoire de qualification des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'autres employés, approuvé Décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 21 août 1998 n° 37;
• La procédure d'application du répertoire unifié de qualification pour les postes de gestionnaires, de spécialistes et d'autres employés, approuvée Décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 9 février 2004 n° 9;
• Répertoire de qualification unifié des postes de cadres, de spécialistes et d'employés, approuvé Arrêté du Ministère de la santé et du développement social de la Fédération de Russie du 23 juillet 2010 n° 541n;
• d'autres guides de qualification pour diverses industries et activités.

Dans le même temps, compte tenu des spécificités de l'organisation, la forme, la structure et le contenu des instructions peuvent avoir leurs propres caractéristiques.

En règle générale, la description de poste comprend les sections suivantes :

1. Dispositions générales. Comprendre:

• finalité fonctionnelle du document. Par exemple : « La description de poste définit les devoirs fonctionnels, les droits, les obligations, les responsabilités, les conditions de travail, les relations (liens de poste) de l'employé, les critères d'évaluation de son qualités commerciales et les résultats du travail dans l'exécution du travail dans la spécialité » ;
• la catégorie à laquelle appartient le poste (cadres, spécialistes, ouvriers, etc.);
• la procédure de nomination et de révocation à un poste (par qui le salarié est nommé, s'il est accepté par concours) ;
• subordination du salarié : à qui il est subordonné et qui est dans sa subordination ;
• la procédure de remplacement pendant son absence et les postes qu'il peut remplacer;
• exigences de qualification (éducation, expérience professionnelle, compétences, informations supplémentaires);
• ce qui devrait être guidé dans leurs activités;
• - les documents dont la connaissance est obligatoire.

2. Responsabilités professionnelles. La section comprend une description des tâches spécifiques quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc. que l'employé doit accomplir dans le cadre des fonctions qui lui sont confiées, ainsi que des tâches qui impliquent l'utilisation de certaines formes et méthodes de travail, la procédure de exécuter les commandes, normes éthiques qui doit être observé dans l'équipe.

3. Droits des travailleurs. Une liste des droits accordés à l'employé pour la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées, qui découlent à la fois des fonctions de l'organisation et des fonctions de l'unité structurelle, est donnée. Ces droits comprennent, par exemple, les suivants : prendre des décisions conformément aux responsabilités professionnelles, participer au développement différentes sortes programmes, faire des suggestions pour améliorer le flux de travail, améliorer leurs compétences.

4. Relations par poste. Le cercle des personnes avec lesquelles l'employé interagit dans l'exercice des activités de travail est répertorié, la subordination ou la gestion fonctionnelle et linéaire est indiquée, y compris le moment et la procédure de fourniture d'informations, la procédure de signature et de coordination des documents, etc.

5. Responsabilité. Les types de responsabilité pour l'exécution intempestive et de mauvaise qualité par l'employé de leur fonctions officielles selon le droit du travail. Cette section peut énumérer des types spécifiques de violations pour lesquels des types spécifiques de responsabilité s'appliquent. Lors de la prescription de mesures de responsabilité, il est nécessaire de faire référence à l'article de l'acte juridique réglementaire pertinent - le Code du travail de la Fédération de Russie, le Code civil de la Fédération de Russie, le Code des infractions administratives de la Fédération de Russie ou le Code pénal Code de la Fédération de Russie.

6. Évaluation du travail. Ici sont installés :

• des critères d'évaluation des qualités commerciales d'un employé, tels que les qualifications, la compétence professionnelle, l'intensité de la main-d'œuvre, l'initiative ;
• critères d'évaluation du travail - les résultats obtenus par l'employé dans l'exercice de ses fonctions officielles, la qualité du travail effectué, la rapidité de sa mise en œuvre, etc. Dans le même temps, l'évaluation des qualités commerciales et des résultats du travail est effectuée sur le base à la fois d'indicateurs objectifs et avis motivé chef immédiat.

7. Dispositions finales. Cette section peut prescrire la procédure d'entrée en vigueur du présent document, y apporter des modifications, etc.

A noter que l'employeur ne peut inclure dans la description de poste des dispositions qui ne sont pas prévues par le Code du travail, notamment des motifs supplémentaires de licenciement d'un salarié. À Lettre de Rostrud du 30 novembre 2009 n° 3520-6-1(Plus loin - Lettre n° 3520-6-1), il a été précisé que la disposition relative à la possibilité de licenciement pour certains motifs, notamment propre volonté, n'est pas l'objet de la description de poste, puisqu'il n'est pas lié à la fonction de travail de l'employé.

En règle générale, les descriptions de poste sont élaborées par un employé du service du personnel en collaboration avec le chef de l'unité structurelle.

L'instruction peut prendre la forme d'un document séparé ou d'une annexe au contrat de travail. Nous considérons la description de poste comme un document distinct, car ce formulaire est plus pratique et plus souvent utilisé dans la pratique.

Coordination de la description de poste

Donc, dans un premier temps, un projet d'instruction est en cours d'élaboration. Il est ensuite généralement approuvé par le service juridique, soumis à un examen de conformité légale, avec service financier et d'autres départements de l'organisation avec lesquels l'employé occupant ce poste interagira. L'avis des personnes coordonnatrices peut être consigné sur la fiche d'approbation jointe à l'instruction, en tenant compte des modifications qui y sont (ne sont pas) apportées ultérieurement. Après avoir apporté des modifications, l'instruction passe à nouveau par la procédure d'approbation.

La question peut se poser : faut-il coordonner les fiches de poste avec l'instance syndicale, si elle existe ? En vertu de Art. 8 Code du travail de la Fédération de Russie dans les cas prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie, d'autres lois fédérales et d'autres actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie, convention collective, accords, l'employeur, lors de l'adoption des réglementations locales, tient compte de l'avis de l'organe représentatif des salariés (le cas échéant). Mais la description de poste est-elle un acte normatif local ? Le Code du travail ne définissant pas ce qui fait spécifiquement référence à ces actes, les avis des experts sur cette question divergent : certains estiment que si la description de poste est un document séparé, et non une annexe au contrat de travail, alors il s'agit d'une norme locale acte, d'autres appellent la description de poste "acte normatif sublocal", selon Rostrud, la description de poste est un document organisationnel et administratif interne ( Lettre n° 3520-6-1).

En tout état de cause, ni le Code du travail de la Fédération de Russie, ni d'autres lois fédérales et actes juridiques réglementaires n'ont établi la coordination des descriptions de poste avec l'organe représentatif des salariés. Et si la convention ou l'accord collectif ne le prévoit pas, la coordination n'est pas requise.

Ainsi, une fois l'instruction approuvée par le chef, elle est certifiée par un sceau et enregistrée dans le registre des descriptions de poste. L'instruction originale est généralement conservée au service du personnel et une copie dûment certifiée est conservée par le chef d'unité.

Il n'est pas nécessaire de mettre l'instruction en vigueur par ordre du chef, à moins que, lors de la modification de ses dispositions, il soit nécessaire d'apporter des modifications au contrat de travail. Mais plus là-dessus plus tard.

La description de poste entre en vigueur dès son approbation et est valable jusqu'à ce qu'elle soit remplacée par une nouvelle description de poste. Si l'employé lit les instructions avant de signer le contrat de travail, le contrat doit inclure la ligne "J'ai lu la description de poste avant de signer le contrat de travail", sous laquelle l'employé signe. Si l'instruction est entrée en vigueur pendant la période activité de travail, le fait de la familiarisation est consigné dans la feuille de familiarisation, qui est jointe aux instructions et est certifiée par la signature de l'employé avec la date. Dans les deux cas, une copie de l'instruction est remise au salarié. Si l'employé refuse de signer l'instruction, un acte approprié est rédigé.

Apporter des modifications aux instructions

Au cours des activités de l'organisation, des changements se produisent constamment : personnel, structurel, processus de fabrication etc. Souvent, ces changements se reflètent dans les tâches fonctionnelles des employés établies par la description de poste. Ensuite, il faut y apporter des modifications. Comment bien faire ?

Tout d'abord, notons que tout changement peut être initié partie intéressée: l'employeur, le responsable de l'unité structurelle dans laquelle travaille le salarié, le responsable de l'unité qui interagit avec le salarié et, enfin, le salarié lui-même.

La proposition est faite sous la forme d'une déclaration de l'employé, d'une proposition de l'employeur ou d'une note du chef de service. Si la partie à qui la proposition a été envoyée accepte ces modifications, il ne reste plus qu'à les émettre. Ici, il est important de déterminer si les modifications apportées à la description de poste entraîneront des modifications des responsabilités professionnelles, qui, à leur tour, peuvent entraîner une modification de la fonction de travail de l'employé déterminée par le contrat de travail. Étant donné que lors du changement de fonction de travail d'un employé, il doit être transféré à un autre emploi - permanent ou changement temporaire la fonction de travail du salarié et (ou) l'unité structurelle dans laquelle il travaille (si l'unité a été précisée dans le contrat de travail), tout en continuant à travailler pour le même employeur ( Art. 72.1 du Code du travail de la Fédération de Russie). Un transfert à un autre emploi n'est autorisé qu'avec l'accord écrit du salarié, à l'exception des cas prévus partie 2 et 3 art. 72.2 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Ainsi, l'employeur ne peut modifier unilatéralement les tâches du salarié ou compléter l'instruction par de nouvelles tâches. C'est seulement ok Art. 72 Code du travail de la Fédération de Russie- un accord écrit des parties est conclu, dont le salarié est préalablement averti. À Lettre de Rostrud du 31 octobre 2007 n° 4412-6 dessus il dit ceci : les modifications de la description de poste peuvent être associées à une modification des conditions obligatoires du contrat de travail. Dans ce cas, les exigences relatives à la notification écrite préalable de l'employé doivent être respectées. Et ce n'est qu'après que l'employé a accepté de poursuivre la relation de travail que des modifications sont apportées à la description de poste. De plus, la lettre explique que si l'instruction est une annexe au contrat de travail, il convient de modifier simultanément le contrat et l'instruction en préparant un avenant. Si la description de poste a été approuvée en tant que document distinct et qu'en même temps, y apporter des modifications n'entraîne pas la nécessité de modifier les clauses obligatoires du contrat de travail, il est plus pratique d'approuver l'instruction dans nouvelle édition en informant le salarié par écrit. Par exemple, lorsqu'il est nécessaire de clarifier ou de préciser certaines des tâches d'un employé: au lieu de «assurer la sécurité des documents» - «conserver les documents dans une armoire spéciale, les publier sur la base d'une note de service», etc.

Règlement d'emploi

En parlant de description de poste, il est impossible de ne pas noter la catégorie d'employés pour lesquels le document établissant les responsabilités du poste est obligatoire. Ce sont des fonctionnaires et un tel document s'appelle un règlement officiel. C'est le principal document réglementaire réglementant le contenu et les résultats des activités d'un fonctionnaire. Il contient les exigences pour un employé qui occupe le poste public pertinent. Les réglementations du travail sont conçues pour promouvoir la sélection, le placement et la rétention corrects du personnel, accroître leur Qualifications professionnelles, améliorant la division fonctionnelle et technologique du travail entre les gestionnaires et les spécialistes dans l'exécution des tâches déterminées par le règlement sur le corps, l'unité structurelle, et sont également utilisés pour évaluer la performance d'un fonctionnaire.

Selon Art. 47 loi fédérale du 27.07.2004 n°  79‑ФЗ «Sur la fonction publique d'État Fédération Russe» l'activité de service professionnel d'un fonctionnaire est exercée conformément aux règlements officiels approuvés par le représentant de l'employeur et est partie intégrante règlements administratifs de l'organisme d'État. Cet article établit des dispositions spécifiques qui doivent figurer dans les règlements officiels :

• les exigences de qualification concernant le niveau et la nature des connaissances et des compétences, la formation, l'ancienneté dans la fonction publique (fonction publique d'autres types) ou l'ancienneté (expérience) dans la spécialité ;
• obligations, droits et responsabilités officiels d'un fonctionnaire en cas de non-exécution (exécution incorrecte) de ses fonctions officielles conformément aux règlements administratifs de l'organisme d'État, aux tâches et fonctions de l'unité structurelle de l'organisme d'État et aux caractéristiques fonctionnelles du poste de la fonction publique qui y est occupé ;
• une liste des questions sur lesquelles un fonctionnaire a le droit ou l'obligation de prendre en toute indépendance des décisions de gestion et autres ;
• une liste des questions sur lesquelles un fonctionnaire a le droit ou l'obligation de participer à la préparation des projets d'actes juridiques réglementaires et (ou) des projets de décisions de gestion et autres ;
• les modalités et procédures de préparation, d'examen des projets de décisions de gestion et autres, la procédure d'approbation et d'adoption de ces décisions ;
• la procédure d'interaction officielle d'un fonctionnaire dans le cadre de l'exercice de ses fonctions officielles avec des fonctionnaires du même organisme d'État, d'autres organismes gouvernementaux, d'autres citoyens, ainsi qu'avec des organisations;
• faire défiler services publics rendu aux citoyens et aux organisations conformément aux règlements administratifs de l'organisme d'État ;
• indicateurs de l'efficience et de l'efficacité de la performance professionnelle d'un fonctionnaire.

Les dispositions du règlement officiel sont prises en compte lors de la tenue d'un concours de remplacement poste vacant fonction publique, attestation, examen de qualification, planification de l'activité professionnelle d'un fonctionnaire.

Les résultats de l'exécution des règlements officiels par un employé sont pris en compte lors de la conduite d'un concours pour pourvoir un poste vacant dans la fonction publique, y compris un employé dans la réserve du personnel, évaluer ses performances professionnelles lors d'une certification, d'un examen de qualification ou encourager un fonctionnaire d'Etat.

Un règlement de travail approximatif est approuvé par l'organisme de gestion de la fonction publique compétent. Par exemple, le règlement de travail d'un fonctionnaire d'État de l'autorité douanière de la Fédération de Russie est approuvé Arrêté du Service fédéral des douanes de la Fédération de Russie du 11.08.2009 No.1458 .

En résumé, notons : malgré le fait que l'absence de descriptions de poste ne constitue pas une violation de la législation du travail et n'entraîne aucune responsabilité pour l'employeur, ce document ne doit pas être négligé. Il vaut mieux consacrer un peu de temps et d'efforts à son développement, et ne pas se limiter à des exemples d'instructions standard, mais aborder ce processus avec tout le sérieux et la responsabilité. Cela vous protégera de nombreux problèmes et litiges inutiles avec les autorités réglementaires.

Dictionnaire économique moderne / B. A. Raizberg, L. Sh. Lozovsky, E. B. Starodubtseva. - M. : INFRA-M, 2006.

"Sur l'application par les tribunaux de la Fédération de Russie du Code du travail de la Fédération de Russie".

"Sur l'approbation du règlement sur le système de gestion de la sécurité et de la santé au travail dans les organisations du Comité d'État de la Fédération de Russie pour la protection de l'environnement".

Mieux vaut être trop habillé que pas assez.

la sagesse populaire

Je pense que je ne me tromperai pas si je dis que tout secrétaire travaillant dans une organisation où il n'y a pas de règles claires pour la gestion des documents ou ces règles ne sont pas soigneusement élaborées, a été visité à plusieurs reprises par des réflexions sur la haute responsabilité qu'il porte sur ses épaules dans la préparation de tel ou tel document organisationnel, administratif ou commercial.

Je partage entièrement cette préoccupation. En effet, les enjeux soulevés dans les documents se situent parfois sur des plans tellement différents qu'il est souvent difficile voire impossible pour une personne, même si elle a sept travées au front, de comprendre toutes les subtilités, les nuances cachées et les conséquences possibles que la signature de l'un ou l'autre document.

La solution pour le greffier (secrétaire) dans ce cas sera la procédure d'accord sur le projet de document avant de l'approuver par le chef d'entreprise.

Essayons de développer, déboguer, approuver et mettre en service un mécanisme viable de coordination des projets de documents qui peut alléger le fardeau de la responsabilité d'un employé de bureau ou d'un employé de bureau et minimiser les erreurs dans la préparation et l'approbation de certains documents de l'entreprise.

Notre référence

Il existe deux formes d'approbation : interne et externe.

Coordination interne - il s'agit d'une analyse et d'une évaluation par des experts de premier plan (chefs de services ou départements concernés d'une organisation) d'un projet de document afin de vérifier l'exactitude de la formulation du contenu, en attribuant la responsabilité, les délais, les avantages ou les pertes financiers, en vérifiant que ce document est conforme à la législation en vigueur et aux règlements entreprises.

Approbation externe - c'est l'accord du document avec des organisations tierces ou leurs responsables.

La coordination externe, en fonction du contenu du document, peut être effectuée à la fois avec des organismes subordonnés et non subordonnés (si le contenu du document affecte leurs intérêts), des organismes de recherche, divers comités et organismes publics, autorités de régulation, etc.

1. Quel document de l'organisation réglemente la procédure d'approbation d'un document particulier ?

extraction

3.3.4. Préparation d'actes juridiques normatifs de la Confédération

L'autorité exécutive

[…] Les Instructions pour la paperasserie révèlent :

la composition des détails de l'acte juridique réglementaire et la procédure de leur exécution;

la procédure et les modalités d'élaboration d'un projet d'acte législatif réglementaire ;

la procédure d'approbation (coordination d'un acte juridique normatif avec des fonctionnaires de l'exécutif fédéral, approbation du projet d'acte avec d'autres organes exécutifs fédéraux, s'il contient des dispositions, des normes et des instructions relatives à d'autres organes exécutifs fédéraux, à d'autres organes et organisations , la procédure de coordination des projets de règlement élaborés service fédéral ou organisme fédéral, avec le ministère fédéral sous la juridiction duquel ils se trouvent);

la composition des documents accompagnant le projet, et en annexes, les règles de leur exécution ;

la procédure de soumission d'un acte juridique normatif pour examen au Ministère de la justice de la Fédération de Russie;

la procédure d'adoption (signature, approbation) des actes juridiques réglementaires ;

la procédure de présentation d'un acte juridique normatif aux exécuteurs. […]

Ainsi, le principal guide d'action, dans lequel la procédure de coordination des documents devrait être prescrite, est consignes commerciales.

Comme mon expérience le montre, loin de toutes les organisations, ce document est rédigé correctement et avec une étude détaillée du processus. De nombreuses organisations n'ont pas seulement une procédure d'approbation bien établie, mais aussi l'instruction elle-même. Par conséquent, considérez ceci, le cas le plus désagréable pour nous.

Le secrétaire ou le greffier d'une telle organisation a immédiatement un certain nombre de questions.

2. Dans quels cas et quels types de projets de documents au stade de la création nécessitent une approbation ?

Appelons à l'aide l'instruction sur le travail de bureau au bureau du département judiciaire de la Cour suprême de la Fédération de Russie, approuvée par ordonnance du département judiciaire de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 15 juin 2007 n ° 76 ( modifié le 20 janvier 2015), conformément au paragraphe 3.3.18 dont l'approbation d'un projet de document est effectuée s'il est nécessaire d'évaluer la validité du document, sa conformité avec les actes juridiques et les décisions antérieures.

Dans notre cas, ce sont tous les contrats, accords et tous les documents administratifs de l'entreprise. En règle générale, les autres documents doivent être approuvés beaucoup moins souvent, et cela se produit de manière routinière et ne nécessite pas de schéma d'approbation strictement établi.

3. Quels spécialistes et dans quel ordre doivent coordonner la rédaction de tel ou tel document ?

Ici, vous devrez peut-être être des pionniers et, dans un sens, des législateurs, c'est-à-dire déterminer et approuver la procédure de coordination interne. N'hésitez pas à demander de l'aide et des conseils aux principaux experts de votre organisation. Avec votre appel, vous ferez preuve d'une approche responsable et d'une attitude réfléchie face au problème en cours de développement, et pas du tout d'incompétence.

Afin de ne pas réinventer la roue et de découvrir l'Amérique encore et encore, je vous recommande fortement d'approuver une liste d'approbation pour chaque type spécifique de papiers d'affaires et de vous y tenir lors de l'approbation de tous les projets de documents de ce type sans exception.

Laissez-moi vous expliquer avec un exemple. Un projet de contrat de vente des produits fabriqués et vendus par votre entreprise est en cours d'élaboration. Quelle devrait être la liste des visas sur ce document? À mon avis, la liste d'approbations suivante sera exhaustive pour ce type de documents :

L'exécuteur principal du document (GUIDE), son numéro de téléphone de contact. C'est l'initiateur du document, qui accumulera et apportera les corrections appropriées au projet de document.

Le GUID est responsable du contenu et de l'exécution du document, de l'introduction correcte et en temps opportun des modifications et des propositions soumises par les spécialistes participant à la procédure d'approbation.

Superviseur direct du guide, son numéro de contact(par exemple, dans ce cas particulier, il pourrait s'agir du chef du service commercial). A ce stade, le responsable du guide procède à un premier examen du document, révèle des erreurs grossières (et, selon les qualifications et l'expérience, mineures) dans la préparation du document.

Avec le guide, il est responsable du contenu et de la qualité du document.

Chef comptable / directeur financier. Effectue une analyse du projet de contrat soumis pour l'exactitude financière, analyse les risques fiscaux (conditions de paiement, nécessité d'une garantie bancaire, exactitude du choix de la devise du contrat, respect du Code fiscal de la Fédération de Russie, etc.).

Responsable des Achats (Chef du Service Achats). Analyse le document du point de vue de l'exactitude de la spécification des noms, des numéros d'article, des numéros de catalogue dans le contrat, ainsi que de la possibilité d'acheter et du délai de livraison des composants achetés et des produits semi-finis nécessaires pour remplir ce Contrat.

Chef de service logistique (ou transport), c'est à dire. celui qui est responsable des frais d'expédition des produits et de la livraison elle-même. Vérifie le projet de document en termes de caractère raisonnable du coût, des conditions et des méthodes de livraison, de la sécurité douanière, etc. spécifiés dans le contrat.

Chef de service design (designer en chef). Considère le document soumis pour approbation dans l'optique d'assurer la production des documents de conception, c'est à dire. analyse si les dessins et spécifications nécessaires ont été élaborés ou s'ils doivent être demandés au cocontractant et approuvés en tant qu'annexes au contrat, vérifie les dimensions indiquées dans les croquis, etc.

Chef de service technologique (technologue en chef). Analyse le document soumis pour approbation en termes de préparation technologique production : les processus technologiques appropriés ont-ils été développés et mis en œuvre, existe-t-il des équipements, des outils et des dispositifs appropriés pour la fabrication de ces produits.

Directeur de production. Vérifie le projet de contrat soumis du point de vue de la possibilité de fabrication, en tenant compte des commentaires des spécialistes ci-dessus.

Chef (ou représentant) service légale. Analyse le projet de document soumis du point de vue de la conformité aux exigences de la législation en vigueur de la Fédération de Russie, contrôle la capacité juridique des fonctionnaires et des contreparties participant à la signature des documents, si nécessaire, demande à la contrepartie de fournir les informations manquantes et documents confirmant les droits des fonctionnaires.

Chef du service de sécurité économique. Vérifie la fiabilité et la solvabilité de la contrepartie et d'autres aspects de la sécurité économique de la transaction.

J'admets parfaitement que cette liste semblera à beaucoup ne pas correspondre aux réalités de votre entreprise : les fonctions les personnes responsables dans votre organisation peuvent différer considérablement, se chevaucher, etc. Ainsi, la technologie, la conception et pièce de fabrication peut être coordonné par une seule personne, la sécurité économique est envisagée par un représentant du service juridique ou le chef comptable.

Dans ce cas, en accord avec les meilleurs experts et avec l'approbation du responsable, vous pouvez exclure certains maillons de la chaîne que j'ai donnée et ajouter ceux dont vous avez besoin, sans oublier d'approuver la procédure acceptée pour la coordination avec les instructions pour le travail de bureau ou une commande séparée.

Pour convenir des projets de documents administratifs (arrêtés et instructions), je recommande de compléter la liste des agréments par les éléments suivants :

Chef de service entreprise(secrétariat, bureau - c'est-à-dire vous-même), dont le devoir sera de contrôler le respect du règlement intérieur, l'exactitude et la littératie de la conception (stylistique et grammaire), le respect des exigences relatives à la délivrance de documents administratifs et autres.

Directeur des Ressources Humaines, dont la tâche est de vérifier le respect du Code du travail de la Fédération de Russie et des réglementations internes locales concernant le travail avec le personnel, le respect des réglementations internes du travail et la discipline du travail.

Chef de la sécurité votre organisation, dont le devoir est de vérifier le respect du régime des secrets commerciaux et de la protection des informations.

Après avoir établi la liste des principaux spécialistes et divisions de l'entreprise impliqués dans l'agrément, il est nécessaire de fixer leur responsabilité dans la procédure d'agrément, c'est-à-dire d'introduire les clarifications appropriées et la liste des tâches sur la procédure de coordination des documents dans le règlement de travail et les descriptions de poste.

Les droits des personnes participant à l'approbation du document peuvent inclure :

• le droit de rejeter un projet de document en justifiant les motifs de ses actions dans la fiche d'approbation ou en joignant une liste de commentaires ;
• exiger que le guide coordonne en outre le document avec des spécialistes d'autres départements qui ne sont pas représentés dans le schéma d'approbation, mais qui sont liés au sujet du document en cours d'élaboration ;
• ne pas accepter pour examen un document qui présente des violations dans la procédure d'approbation (si une ou plusieurs étapes d'approbation sont omises);
• prolonger le délai d'approbation du document pendant un certain temps, en arguant de cette action (par exemple, le service juridique peut exiger une prolongation du délai d'approbation pour le temps nécessaire pour demander et recevoir de l'administration fiscale un extrait du fichier unifié registre d'état entités juridiques);
• initier l'approbation d'un projet de document selon une procédure différente de celle établie, si :

a) c'est l'exigence du premier responsable de l'organisation, dictée par l'urgence et l'importance de ce document;

b) le sens et le contenu du document affectent la sphère de responsabilité des départements et des spécialistes, dont la participation à la coordination de la procédure établie n'est pas prévue.

4. Comment les visas doivent-ils être approuvés ?

Passons à GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires :

extraction

de GOST R 6.30-2003

3. Conditions d'enregistrement des détails des documents

[…] 3.24. L'approbation du document est formalisée par un visa d'approbation de document (ci-après dénommé le visa), qui comprend la signature et la fonction de l'approbateur du document, le décodage de la signature (initiales, nom) et la date de signature. Par exemple:

Signature personnelle COMME. Orlov

S'il y a des commentaires sur le document, le visa est délivré comme suit:

Commentaires joints

Chef du service juridique

Signature personnelle COMME. Orlov

En pratique, les deux options les plus couramment utilisées sont :

a) sous forme de fiche d'agrément (Exemple 1) ;

b) sous la forme d'un cachet au verso (dans certains cas - au recto) de la dernière page du projet de document (exemple 2). Un tel tampon peut être commandé déjà sous sa forme finale et le mettre au besoin sur le projet de document avant de commencer la procédure d'approbation.

Remarque

Conformément à la clause 3.19 des Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003, à la discrétion de l'organisation, l'observation feuille par feuille des actes juridiques réglementaires, les applications de protection contre un éventuel remplacement des feuilles sont autorisées. Avec la visée feuille par feuille, tous les éléments du visa ne peuvent pas être utilisés, mais seulement une signature personnelle manuscrite et sa retranscription.

5. Comment les commentaires doivent-ils être formulés ? Dans quel ordre et par qui les modifications appropriées doivent-elles être apportées au projet de document ?

Voici ce qui est dit à ce sujet dans le Règlement administratif de l'Agence fédérale pour la gestion des biens de l'État pour l'exercice de la fonction d'État « Mise en œuvre au nom de la Fédération de Russie d'actions en justice pour protéger la propriété et d'autres droits et intérêts légitimes de la Fédération de Russie dans la gestion de biens fédéraux et leur privatisation sur le territoire de la Fédération de Russie et à l'étranger, la vente de biens saisis en exécution de décisions de justice ou d'actes d'organes qui ont obtenu le droit de prendre des décisions sur la saisie de biens, la vente de biens confisqués, meubles sans propriétaire, confisqués et autres biens convertis en propriété de l'État conformément à la législation de la Fédération de Russie », approuvé par arrêté du Ministère du développement économique de la Russie du 22 juin 2009 n ° 229 :

extraction

du Règlement administratif

30. L'ordre de la procédure d'approbation et de signature du projet de document

30.1. Le projet de document préparé est soumis par l'exécuteur chargé de la préparation du document au chef du département dans l'ordre des travaux de bureau.

30.2. Le chef du département examine le projet de document préparé pour s'assurer qu'il est conforme aux exigences établies par la loi. Le délai d'exécution maximum pour cette action est de 1 jour ouvrable.

30.3. S'il y a des commentaires sur le projet de document soumis, le chef du département le renvoie pour révision dans l'ordre des travaux de bureau à la personne responsable de la préparation du document.

30.4. Si le projet de document répond aux exigences, le chef du département l'approuve et le transfère au chef du département à la manière d'un travail de bureau. Le délai d'exécution maximum pour cette action est de 1 jour ouvrable.

30.5. Le chef du département examine le projet de document préparé pour s'assurer qu'il est conforme aux exigences. Le délai maximum pour cette action est de 2 jours ouvrés.

[…] 30.11. Si le projet de document est retourné, la personne responsable de la préparation du document élimine les commentaires. Le délai d'exécution maximum pour cette action est de 1 jour ouvrable.

30.12. Une fois les commentaires éliminés, la personne responsable de la préparation du document, dans l'ordre du travail de bureau, transfère le projet de document au fonctionnaire de l'Agence fédérale de gestion des biens, à qui le document a été renvoyé pour révision.

En cas de modifications de nature fondamentale dans le processus de finalisation, le projet de document est soumis à une nouvelle approbation obligatoire.

De cette façon:

• responsabilité du contenu du projet de document, introduction rapide et fiable des modifications sur la base des commentaires et propositions soumis au cours du processus d'approbation, en tenant compte des commentaires soumis par les spécialistes participant à l'approbation, les commentaires dans le projet de document sont le PDG et son supérieur immédiat qui a délivré le premier visa ;
• le projet avec commentaires (s'ils émanent des personnes participant à la coordination) doit être retourné au PDG dès l'étape d'approbation à laquelle les commentaires sont apparus. Autrement dit, si le projet de document a été approuvé avec succès, par exemple, à quatre étapes, et qu'il y a des commentaires à la cinquième étape, il n'est pas transféré à la sixième étape, mais est renvoyé au PDG pour apporter les modifications appropriées ;
• après élimination des commentaires, le document est renvoyé par le GUIDE au niveau d'approbation à partir duquel le projet a été renvoyé avec commentaires ;
• après avoir apporté des modifications de nature fondamentale, le projet de document est soumis à une nouvelle approbation dès le début ;
• les commentaires dans le projet de document doivent être notifiés à la personne autorisée à signer la version finale du document ;
• s'il n'y a pas de visa d'aucun spécialiste / unité sur le projet de document, alors ce document est considéré comme incohérent et ne peut donc pas être passé à l'étape suivante.

Tout ce qui précède peut être représenté sous la forme d'un algorithme.

6. De quelles manières la procédure d'agrément peut-elle être menée ?

En pratique, les méthodes de coordination interne suivantes sont généralement utilisées :

La coordination est effectuée par le biais du système gestion électronique des documents(SED) ou son analogue, selon l'algorithme intégré dans le SED , - simultanément par toutes les personnes ou services responsables participant à la coordination, ou séquentiellement.

Moins :

• L'EDMS n'est pas disponible dans toutes les organisations ;
• SED n'est pas gratuit ;
• Il n'existe pas de tel EDMS qui conviendrait idéalement à chaque entreprise spécifique.

Avantages:

• suivi opérationnel du processus d'approbation ;
• les informations sont stockées dans au format électronique, il n'est pas nécessaire d'imprimer à plusieurs reprises des documents liés au travail sur ce projet de document, car à tout moment, vous pouvez accéder à la base de données et lire les commentaires de n'importe quel spécialiste ;
• dans l'EDMS, le temps passé par un document particulier à chaque étape d'approbation est enregistré, c'est-à-dire Le PDG peut toujours voir à quel stade il y a violation des conditions d'examen du projet de document, et prendre les mesures appropriées ;
• le transfert du document d'étape en étape s'effectue automatiquement.

La coordination s'effectue par e-mail.

Moins :

• un inconvénient découlant du principe même de la coordination parallèle - il est pratiquement impossible de prendre correctement en compte les commentaires reçus simultanément de plusieurs spécialistes, car ils s'excluent souvent mutuellement ;
• le suivi du processus d'approbation se fait manuellement et n'est disponible que si les spécialistes qui approuvent le document n'oublient pas d'envoyer les documents liés à l'approbation au guide et/ou à son responsable ;
• vous n'êtes pas assuré que le prochain spécialiste corrigera le projet de document sans mettre en évidence les corrections apportées et sans joindre une liste de commentaires;
• l'absence du visa original "vivant" d'un spécialiste dans la fiche d'agrément et au bas de la fiche de remarques ;
• la présence d'une correspondance qui doit être préservée et systématisée, c'est-à-dire on suppose que les utilisateurs ont des compétences suffisamment élevées pour travailler avec le client de messagerie (ce qui, dans la plupart des cas, ne se produit pas).

Avantages:

• le travail parallèle avec le projet de document à toutes les étapes de l'approbation peut réduire considérablement le temps d'approbation ;
• la présence d'un historique de correspondance ;
• Efficacité;
• le projet de document et les commentaires y afférents sont déplacés entre les étapes d'approbation sous forme électronique.

La coordination s'effectue par mouvement séquentiel en direct du document , ceux. transfert d'un projet de document papier.

Moins :

• pénibilité;
• augmentation en termes d'approbation.

Avantages:

• Le PDG apporte des corrections et des ajouts au projet de document de manière séquentielle, au fur et à mesure que les commentaires sont reçus des spécialistes. Ainsi, les spécialistes des prochaines étapes analysent le projet de document avec les modifications déjà apportées ;
• les corrections dans un brouillon papier d'un document sont presque impossibles à faire imperceptiblement, surtout si vous appliquez l'approbation feuille par feuille du brouillon de document par le GUIDE ou son supérieur immédiat;
• le plus significatif : la présence de visas "vivants" dans la feuille d'approbation et de signatures sous la feuille de remarques, car, comme il est dit la sagesse populaire Mieux vaut être trop habillé que pas assez.

7. Comment l'approbation externe du projet de document est-elle formalisée ?

Voici ce qui est dit dans les Instructions sur le travail de bureau au bureau du Département judiciaire de la Cour suprême de la Fédération de Russie, approuvées par l'ordonnance n° 76 du 15 juin 2007 (telle que modifiée le 20 janvier 2015) :

extraction

de l'Instruction sur le travail de bureau dans l'appareil du Département judiciaire

à la Cour suprême de la Fédération de Russie

3.3.18. Approbation du projet de document

[…] L'approbation externe du document est formalisée par le cachet d'approbation. Le cachet d'approbation est situé sous la « Signature » ​​requise au recto dans le champ inférieur gauche du document et comprend : le mot « CONVENU » ; le nom du poste de la personne avec laquelle le document est convenu (y compris le nom de l'organisation), la signature personnelle, la signature et la date d'approbation ou le nom du document confirmant l'accord, sa date et son numéro, par exemple :

CONVENU

Sous-ministre des Finances

Fédération Russe

__________________ ____________________

(signature personnelle) (initiales, nom de famille)

CONVENU

décision du conseil

Département judiciaire

du 27.03.2007 n° ___

Ainsi, la correspondance externe :

• peut être effectuée par un fonctionnaire ou un document spécifique (lettre, protocole, etc.) ;
• délivré sous la forme d'un cachet d'agrément ou d'une fiche d'agrément ;
• pratiquement pas réglementé par le règlement intérieur de l'organisation.

Rôle de service de bureau

Le rôle du service records management lors de la procédure d'approbation des documents est le suivant :

• à l'appui et au contrôle général du respect de la procédure établie d'approbation et des modalités d'examen à chaque étape ;
• coordination et mise en relation des spécialistes - participants à la procédure d'agrément ;
• informer en temps opportun les participants de la procédure et la haute direction de l'état d'avancement du processus d'approbation.

En outre, le service d'archivage doit suivre et contrôler en permanence la pertinence et l'amélioration des schémas d'approbation et des voies de circulation des documents dans le cadre de la procédure d'approbation, tenir à jour les listes des services et responsables intervenant dans l'approbation des documents . Pour l'exécution de haute qualité de ces tâches, les employés de bureau doivent bien connaître les processus commerciaux, les schémas, les formulaires et les procédures d'interaction des unités organisationnelles.

Documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires. Des lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003, approuvé par les Archives fédérales.

"Responsable RH. Travail de bureau du personnel", 2009, N 11

Comment rédiger, convenir et approuver une description de poste

L'article explique à quels types de documents appartiennent les descriptions de poste, par qui elles sont approuvées, convenues, où la signature de familiarisation est enregistrée. Il analyse en détail sur quelles réglementations le contenu de l'instruction est basé, des recommandations sont données sur la compilation d'un ensemble de descriptions de poste pour l'organisation.

Qu'est-ce qu'une description de poste ?

Une description de poste est un document inclus dans Classificateur panrusse documentation de gestion OK 011-93, approuvée. Décret de la norme d'État de Russie du 30 décembre 1993 N 299 (tel que modifié le 23 avril 2009; ci-après - OKUD).

L'OKUD contient les noms et les codes des formes unifiées de documents inclus dans les systèmes de documentation unifiés.

Le code de la forme unifiée du document (code) se compose de sept décimales numériques et d'un numéro de contrôle (CC).

La description de poste appartient à la classe du système unifié de documentation organisationnelle et administrative (code 02), sous-classe "Documentation sur la réglementation organisationnelle et réglementaire des activités d'une organisation, entreprise" (code 52), son numéro d'enregistrement est 051, le numéro de contrôle dans OKUD est 9.

La lettre de Rostrud du 31.10.2007 N 4412-6 "Sur la procédure de modification des descriptions de poste des employés" stipule que malgré le fait que le Code du travail de la Fédération de Russie ne contienne aucune mention de description de poste, il s'agit d'un document important, dont le contenu est non seulement la fonction de l'employé, l'éventail des tâches, les limites de responsabilité, mais aussi les exigences de qualification pour le poste occupé.

Étant donné que la procédure d'élaboration des instructions n'est pas réglementée par des actes juridiques réglementaires, l'employeur décide de manière indépendante comment l'émettre et y apporter des modifications.

Lors de la préparation d'une description de poste et d'y apporter des modifications, les exigences doivent être prises en compte Norme d'état GOST R 6.30-2003 "Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie", mis en vigueur par le décret de la norme d'État de Russie du 03.03.2003 N 65-st.

Il est généralement admis que la description de poste est de nature impersonnelle et définit la fonction et non la personne. C'est bien sûr le cas, et dans le cas d'un fonctionnaire, une telle approche ne devrait permettre aucune exception. Mais il faut comprendre que entreprise commerciale La description de poste est également écrite pour la commodité de l'employé et de l'employeur. En embauchant une nouvelle personne qui a plus d'expérience et de connaissances que le spécialiste précédent, en lui attribuant un salaire plus élevé, l'employeur n'a-t-il vraiment pas l'intention de profiter de ces avantages de l'employé et de lui ajouter des responsabilités professionnelles par rapport à l'employé précédent, d'augmenter le niveau de responsabilité ? Alors pourquoi ne pas le refléter dans la description du poste ? Ainsi, bien qu'impersonnelle, la description de poste peut très bien être rédigée pour une personne en particulier.

Qui développe, qui approuve

La description de poste peut être une annexe au contrat de travail et peut également être approuvée en tant que document indépendant. Afin de compiler correctement un ensemble de descriptions de poste, les services du personnel d'une entreprise peuvent se référer à la fois aux recommandations de spécialistes et à la réglementation. Non, personne ne contrôle la façon dont les organisations commerciales composent leurs instructions, mais il y a l'expérience des services publics. Ainsi, vous pouvez étudier la lettre du ministère du Travail de Russie du 13.03.1996 N 482-VK "Recommandations pour l'élaboration de descriptions de poste (tâches) pour les postes de fonctionnaires des organes exécutifs fédéraux", Ordre du gouvernement fédéral Service des douanes de Russie du 03.12.2004 N 355 "Sur l'approbation du règlement sur l'élaboration de la procédure et l'approbation de la description de poste officiel de l'autorité douanière de la Fédération de Russie", Ordonnance du Service national de contrôle des drogues de Russie du 25 novembre 2003 N 235 "Sur l'approbation du Règlement sur la procédure d'élaboration et d'approbation de la description de poste d'un employé, civil fédéral préposé, employé de l'organisme de contrôle de la circulation des stupéfiants et des substances psychotropes ».

Le chef de l'exécutif fédéral approuve les descriptions de poste (tâches) pour ses adjoints et pour les cadres divisions structurelles, et pour d'autres postes gouvernementaux - typique. Sur la base de descriptions de poste standard, le chef de l'unité structurelle approuve les descriptions de poste pour des postes publics spécifiques au sein de l'unité.

Le Gosnarkokontrol de Russie a dressé un schéma clair des pouvoirs pour l'élaboration, la coordination et l'approbation des descriptions de poste (tableau 1). Service du personnel organisation commerciale pourront rédiger, par analogie, leur propre loi locale sur la répartition des compétences pour l'élaboration et l'approbation des descriptions de poste. Un tel document devra être approuvé par ordonnance. Si une telle structure ramifiée n'est pas attendue, toutes les informations sur l'ordre d'approbation des instructions peuvent être placées directement dans la commande.

Tableau 1

Répartition des pouvoirs de l'organe directeur des organes

Gosnarkokontrolya sur l'organisation du développement, la coordination

et approbation des descriptions de poste

Nom postes	Organiser le développement officiel des instructions	Accepter officiel des instructions	Prétendre officiel des instructions
La première adjoint (adjoint) président Gosnarkokontrolya Russie	Chef du chef organisationnel - analytique la gestion Gosnarkokontrolya Russie	Chef juridique la gestion Gosnarkokontrolya Russie	Président Gosnarkokontrolya Russie
Chef territorial corps, organisations, divisions Gosnarkokontrolya Russie	Chef du chef organisationnel - analytique la gestion Gosnarkokontrolya Russie	Chef juridique la gestion, Chef gestion du personnel Gosnarkokontrolya Russie	Adjoint président Gosnarkokontrolya La Russie en Selon Distribution responsabilités

Échantillon Échantillon

"Responsable RH"

sur la procédure d'élaboration, d'accord

et approbation des descriptions de poste

Moscou N 23 11/01/2009

Je commande:

1. Le service du personnel de LLC "Kadrovik" élabore un schéma général de descriptions de poste pour les employés de l'organisation. Date limite - jusqu'au 10.11.2009. Responsable - Kryukov R.A.

2. Les chefs de départements et d'ateliers demandent aux employés compétents d'élaborer des descriptions de poste selon le schéma pour chaque employé de leur département conformément au tableau des effectifs. Date limite - jusqu'au 25.11.2009. Responsables : Zarubin O.O., Saparmurdinov K.Ch., Nekorchevy N.G., Leshchenko P.K.

3. Le service juridique de OOO "Kadrovik" pour assurer la conformité des descriptions de poste avec les exigences de la législation russe. Responsable - Zimko U.Yu.

4. Le chef du département de la protection du travail veille à ce que les descriptions de poste des employés de LLC "Kadrovik" soient conformes aux exigences de la protection du travail. Responsable - Shurochkina A.Ya.

5. Après avoir convenu des descriptions de poste avec le service juridique et le département de la protection du travail, les chefs de département signent les instructions et les soumettent au secrétariat pour approbation par le directeur général. Date limite - jusqu'au 05.12.2009. Responsable - Secrétaire Voronina O.L.

Directeur général Gnedykh A.R. la baie

Familiarisé avec la commande.

Une copie reçue pour stockage et utilisation sur le lieu de travail.

Inspecteur du service du personnel Kryukov R.A. Krioukov 01.11.2009

Chef du service des achats Zarubin O.O. Zaroubine 02.11.2009

Chef de magasin n ° 1 Saparmurdinov K.Ch. Saparmourdinov 01.11.2009

Chef de magasin N 2 Nekorchevy N.G. Nekorchevy 02.11.2009

Chef département des transports Leshchenko P.K. Leshchenko 02.11.2009

Chef du service juridique Zimko U.Yu. Zimko 01.11.2009

Chef du service protection du travail

Shurochkina A.Ya. Chourochkine 01.11.2009

Secrétaire Voronina O.L. Voronine 01.11.2009

Cette question est traitée plus en détail dans autorités douanières(Procédure typique pour l'élaboration, l'approbation et l'approbation de la description de poste).

Que pouvez-vous conseiller aux développeurs ? Le service du personnel de l'entreprise devrait constituer la base des descriptions de poste, le schéma de leur contenu. Le développement est confié aux responsables de pôles structurels. Pour un contenu spécifique, vous devez d'abord vous référer aux exigences de qualification de la spécialité pour laquelle une instruction spécifique est en cours d'élaboration, puis aux professionnels qui ont déjà travaillé à cet endroit ou qui supervisent directement des spécialistes dans un tel poste, car s'ils vous disent ce fonctionne le chauffeur, coursier, vendeur à cet endroit, dans cette organisation, la description de poste apportera de réels avantages. Il n'est pas mal d'inclure dans le processus la coordination des instructions avec le service juridique de l'organisation, le juriste d'entreprise. Ces instructions seront approuvées par la personne qui y est autorisée par son contrat de travail et sa description de fonction. Le plus souvent, les descriptions de poste sont approuvées par le chef d'entreprise, mais ces fonctions peuvent également être transférées au chef du service du personnel. Les descriptions de poste des chefs d'unités structurelles sont élaborées directement sous le contrôle du chef de l'organisation, approuvées par lui.

Conditions requises

La page de titre de la description de poste doit contenir les détails suivants :

Nom de l'entreprise;

Titre du document ;

Lieu de développement ;

Cachet d'approbation ;

Approbation de visa (si l'approbation est fournie);

Signature du responsable de l'unité structurelle ;

Réception de l'employé confirmant la familiarisation avec l'instruction.

Le nom du document est cohérent avec l'intitulé du poste au génitif (fiche de poste (de qui ?) du chauffeur).

Le cachet d'approbation est placé dans le coin supérieur droit et se compose du mot "J'approuve" (les guillemets ne sont pas mis), le nom du poste de la personne approuvant le document, sa signature, ses initiales, son nom et sa date d'approbation. Lors de l'approbation d'une description de poste par commande ou commande, le cachet d'approbation se compose du mot "Approuvé" (les guillemets ne sont pas mis), le nom du document d'approbation dans le boîtier instrumental, sa date, son numéro. Il est également raisonnable de coordonner les instructions avec le chef du service de protection du travail, si l'on opère dans l'entreprise, ou avec l'employé responsable du respect des exigences de protection du travail.

La fiche de familiarisation fait partie de la fiche de poste, calculée sur le nombre de salariés qui seront portés à la connaissance de cette fiche de poste pendant la durée de sa validité.

Au verso de la dernière feuille, une mention est faite : « Dans cette description de poste, ___ feuilles sont numérotées, lacées et estampillées » (chiffre en toutes lettres). L'inscription est signée par le chef de l'établissement ou une personne autorisée par lui, en indiquant la date.

Échantillon Échantillon

D'accord j'approuve

11/12/2009 Directeur Général

Chef du service juridique Lyamkin P.D. Lyamkin

Evseev N.N. Evseev

Convenu

Chef du service protection du travail

Tkachenko Yu.A. Tkatchenko 15/11/2009

Société à responsabilité limitée

"Convoyeur"

Description de l'emploi

chauffeur

Développé

Département des transports

SARL "Transporteur"

Ville de Moscou

Texte d'instruction

Responsable du département transport

Chizhik A.Ya. Tchijik

Le récépissé de l'employé, si l'instruction elle-même est signée, est situé après la signature du chef de l'unité structurelle sous la forme suivante:

Je connais la description de poste, Signature Explication

reçu une copie. employé de signature

À grandes organisations préfèrent faire une liste de familiarisation avec les descriptions de poste.

Échantillon Échantillon

Fiche de prise en main de la fiche de poste du chauffeur

Structure

La description de poste se compose de plusieurs sections.

1. Dispositions générales.

2. Fonctions d'un employé.

3. Responsabilités professionnelles.

4. Droits et pouvoirs.

5. Responsabilité.

Certains professionnels RH jugent nécessaire de mettre également en avant la rubrique "Relations (liens par poste)".

Rubrique "Dispositions générales". Dans la rubrique « Dispositions générales », indiquez :

Intitulé du poste conformément au tableau des effectifs ;

Le nom de l'unité structurelle dans laquelle l'employé exercera ses fonctions ;

Subordination du salarié ;

La liste des unités structurelles et (ou) des postes individuels des employés qui lui sont directement subordonnés dans le service (le cas échéant);

La procédure de nomination et de destitution d'un poste, la procédure de comblement de ce poste pendant la période d'absence temporaire d'un salarié;

Le niveau d'éducation et de formation professionnelle supplémentaire de l'employé nécessaire pour accomplir les tâches prescrites;

Exigences d'expérience de travail dans la spécialité;

Exigences de qualification pour un employé en termes de connaissances particulières et de compétences professionnelles, ainsi que de connaissance des documents juridiques, matériel pédagogique, méthodes et moyens utilisés dans l'exercice des fonctions officielles ;

Documents organisationnels et juridiques sur la base desquels l'employé exerce ses activités officielles et exerce ses pouvoirs.

Dictionnaire travail de bureau du personnel. Besoins en personnel - caractéristiques de qualité, qui devrait avoir un employé "idéal" dans un lieu de travail particulier ou dans un poste particulier. Les exigences en matière de personnel sont incluses dans les descriptions de poste, les cartes de qualification, les cartes de compétence et d'autres documents.

Caractéristique de qualification - sommaire les exigences en matière de connaissances, de compétences et d'aptitudes, ainsi que les droits et obligations des diverses spécialités de l'organisation.

Parlons davantage de certains des points ci-dessus. La coïncidence du nom du poste pour lequel l'employé est embauché, dans la liste du personnel, son cahier de travail, contrat de travail, ordre de travail et fiche de poste - exigence nécessaire, sinon la signification de l'instruction elle-même est perdue. Ils ont embauché un transitaire, et il a signé qu'il connaissait les fonctions du chauffeur. Et alors? Oui, il a fait connaissance par intérêt, puisqu'on lui a donné un document à lire, confirme cette connaissance, qu'il signe. La signature de cet employé lui imposera-t-elle des fonctions officielles conformément aux instructions s'il est embauché en vertu d'un contrat de travail pour le poste de transitaire? Non, ce ne sera pas le cas.

Le nom de l'unité structurelle est nécessaire si le travail dans une unité particulière implique au moins certaines spécificités. Et cette spécificité doit être précisée dans la fiche de poste.

Il est très important de déterminer la subordination de l'employé dans les instructions. Malgré le fait que dans le système hiérarchique d'une entreprise, un employé peut avoir plusieurs la haute direction il a besoin de connaître son supérieur immédiat. L'absence d'une telle indication dans les instructions conduit au fait que l'employé commence soit à obéir à tous les ordres des supérieurs, y compris les ordres contradictoires, soit à choisir indépendamment les ordres les plus agréables. Il en va de même pour l'indication des postes des employés et des services, qui, au contraire, doit obéir à l'employé à qui la description de poste est destinée.

Le niveau d'éducation et les exigences de qualification sont traditionnellement inclus dans toute description de poste. Ces articles ne sont clairement pas destinés au travailleur, mais à celui qui l'embauche. Car, ayant appris que son niveau d'études ne correspond pas au niveau indiqué dans la fiche de poste, le salarié n'est tenu à aucune démarche. Il ne s'engage pas à recevoir l'enseignement supérieur s'il a déjà été embauché avec un secondaire spécialisé, mais que la fiche de poste indique une formation supérieure. Soit l'employé a une formation technique supérieure et les instructions contiennent une formation humanitaire supérieure. Nous devons admettre que cette partie de la description de poste est destinée à service du personnel, managers et doivent être guidés par celui-ci lors de l'embauche, et non après la signature de la commande. Lors de la certification, un problème peut survenir, et si celle-ci échoue en raison d'un niveau d'études qui ne correspond pas à celui précisé dans les consignes, le salarié aura toutes les raisons d'aller en justice. Je voudrais recommander à l'employeur soit de respecter strictement les exigences qu'il a établies, soit, lors de l'embauche d'un nouvel employé prometteur, de s'assurer que son niveau d'éducation correspond à celui inscrit dans la description de poste, par exemple, de dispenser une formation à aux frais de l'employeur.

Pour la formulation correcte des exigences de qualification, deux documents constamment complétés sont utilisés. Il s'agit du Référentiel Unifié des Tarifs et des Qualifications des Travaux et des Professions de Travailleurs (composé de caractéristiques tarifaires et de qualification contenant les caractéristiques des principaux types de travaux sur les professions des travailleurs, en fonction de leur complexité et des catégories tarifaires, ainsi que les exigences de connaissances professionnelles et compétences des travailleurs) (ETKS); ainsi que le répertoire unifié de qualification pour les postes de gestionnaires, de spécialistes et d'employés (comprend les caractéristiques de qualification des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'employés, contenant les responsabilités professionnelles et les exigences relatives au niveau de connaissances et de qualifications des gestionnaires, des spécialistes et des employés ). Les catégories de travail dans l'ETKS sont établies en fonction de leur complexité sans tenir compte des conditions de travail (à l'exception des cas extrêmes affectant le niveau de complexité du travail et augmentant les exigences de qualification de l'interprète).

Les caractéristiques tarifaires et de qualification de chaque profession comportent deux volets.

La section « Spécification du poste » contient une description du travail que le travailleur doit être en mesure d'effectuer.

La section "Doit savoir" contient les exigences de base pour le travailleur en ce qui concerne les connaissances particulières, ainsi que la connaissance des réglementations, instructions et autres directives, méthodes et moyens que le travailleur doit appliquer.

Les caractéristiques tarifaires et de qualification fournissent une liste des emplois les plus typiques pour une catégorie donnée de la profession du travailleur. Cette liste n'épuise pas tout le travail qu'un travailleur peut et doit effectuer. L'employeur peut élaborer et approuver, en tenant compte de l'avis des élus organe syndical ou une autre instance représentative des salariés, une liste complémentaire des travaux correspondant en complexité à ceux contenus dans le tarif et les caractéristiques de qualification des professions des travailleurs des catégories correspondantes.

En plus des travaux prévus à la section « Caractéristiques du travail », le travailleur doit effectuer des travaux sur l'acceptation et la livraison des quarts de travail, le nettoyage du lieu de travail, des agencements, des outils, ainsi que leur maintien en bon état, le nettoyage des équipements, et tenir à jour la documentation technique établie.

En plus des exigences de connaissances théoriques et pratiques contenues dans la section "Doit savoir", le travailleur doit connaître : les règles de protection du travail, d'hygiène industrielle et de sécurité incendie ; règles d'utilisation des équipements de protection individuelle; exigences relatives à la qualité du travail (services) effectué, à l'organisation rationnelle du travail sur le lieu de travail; gamme et marquage des matériaux utilisés, taux de consommation des carburants et lubrifiants ; règles de circulation et de stockage des marchandises; types de mariage et moyens de le prévenir et de l'éliminer; alarme industrielle.

Un travailleur d'une qualification supérieure, en plus des travaux énumérés dans ses caractéristiques tarifaires et de qualification, doit être en mesure d'effectuer le travail prévu par les caractéristiques tarifaires et de qualification des travailleurs d'une qualification inférieure, ainsi que d'encadrer des travailleurs de rang inférieur du même métier. À cet égard, les travaux indiqués dans les caractéristiques de qualification tarifaire des rangs inférieurs, en règle générale, ne sont pas indiqués dans les caractéristiques des rangs supérieurs.

Les caractéristiques de qualification du poste de chaque gestionnaire comportent trois sections : « Responsabilités du poste », « Doit savoir », « Exigences de qualification ».

En plus des exigences de qualification en tant que telles, il existe également des exigences de qualification pour l'ancienneté. Ainsi, Décret du Président de la Fédération de Russie du 27 septembre 2005 N 1131 "Sur les exigences de qualificationà l'ancienneté dans la fonction publique de l'Etat (fonction publique des autres types) ou à l'ancienneté dans la spécialité pour les fonctionnaires de l'Etat fédéral » (telle que modifiée le 26 juillet 2008) énumère les conditions suivantes d'ancienneté dans la fonction publique d'État (fonction publique des autres types) ou ancienneté dans la spécialité pour les remplacements :

Les postes les plus élevés de la fonction publique fédérale d'État - au moins six ans d'expérience dans la fonction publique d'État (fonction publique d'autres types) ou au moins sept ans d'expérience professionnelle dans la spécialité;

Les principaux postes de la fonction publique fédérale d'État - au moins quatre ans d'expérience dans la fonction publique d'État (fonction publique d'autres types) ou au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans la spécialité;

Postes de direction de la fonction publique fédérale d'État - au moins deux ans d'expérience dans la fonction publique d'État (fonction publique d'autres types) ou au moins quatre ans d'expérience professionnelle dans la spécialité;

Postes supérieurs et subalternes de la fonction publique de l'État fédéral - sans présenter d'exigences en matière d'expérience.

La section peut inclure d'autres exigences et dispositions qui précisent et clarifient le statut de l'employé et les conditions de son activité.

Rubrique "Fonctions". C'est exactement la section de la description de poste qui doit être remplie, en se concentrant sur un poste spécifique dans une entreprise particulière. Vous pouvez prendre la base de instruction standard, mais l'essentiel est de faire attention aux actions que l'employé effectuera à la fois constamment et occasionnellement, car c'est pour cet employé qu'il l'a fait. Si l'employé ne peut pas faire face, il faudra alors se référer à nouveau à cette section de l'instruction.

Rubrique "Responsabilités". Parfois, cette section est combinée avec la section "Fonctions", ce qui est tout à fait compréhensible. Si l'employeur juge nécessaire de rédiger une section distincte, il déterminera ici la procédure d'exécution des fonctions, les types de travail, les affectations individuelles, y compris ponctuelles, ainsi que l'éthique Normes professionnelles obligatoire pour l'exécution dans le cadre de l'activité de travail. Le gouvernement de la Fédération de Russie adopte des codes modèles éthique professionnelle pour diverses industries. Votre propre code d'éthique d'entreprise peut être adopté dans une organisation en tant qu'acte local, à moins qu'il ne soit adopté pour ce type d'activité. commande spéciale l'approbation de ces documents.

Rubrique "Droits et pouvoirs". Cette section énumère les droits du travailleur, ainsi que les pouvoirs au sein de ce poste. Étant donné que la plupart des droits des salariés sont unifiés et décrits en détail dans le Code du travail, il est logique dans cette section de l'instruction de n'indiquer que des droits spécifiques qui appartiennent uniquement au salarié occupant ce poste. Ainsi, par exemple, dans la description de poste d'un chauffeur de trolleybus, approuvée par arrêté du ministère des Transports de la Russie du 08 octobre 2003 N AK-25-r, les droits suivants sont énumérés:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Le conducteur du trolleybus a le droit de : │

│ 1. Refuser de quitter le dépôt ou accepter le trolleybus sur la ligne, │

│ si son état technique n'est pas conforme aux règles techniques │

│ exploitation du trolleybus. │

│ 2. Restreindre l'accès des passagers au trolleybus en fonction de │

│ remplir le trolleybus. │

│ 3. Lorsque les conditions de conduite se dégradent (brouillard, pluie, neige, verglas) │

│ poser une question au répartiteur principal (central) au sujet du changement │

│ mode de conduite. │

│ 4. Arrêter de bouger dans les cas prévus par les règles │

│ trafic routier. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Ce n'est que 4 points, alors que la section "Responsabilités" comprend 51 points, avec des explications détaillées dans chaque point. Et à juste titre, réécrire le Code du travail de la Fédération de Russie dans la description de poste n'est pas du tout recommandé.

Rubrique "Responsabilité". Dans cette section, il convient de déterminer l'étendue de la responsabilité de l'employé envers l'organisation, y compris le matériel. Si un employé a conclu un accord sur le plein responsabilité, alors voici une indication de cela.

Rubrique "Relations". Si l'employeur considère qu'il est important de réglementer le processus d'interaction des employés avec d'autres services, et peut-être avec des organisations tierces, la procédure et les conditions peuvent être placées dans une section distincte.

Comment soumettre un changement

Les modifications de la description de poste peuvent être associées à une modification des clauses obligatoires du contrat de travail. Dans ce cas, les exigences relatives à la notification écrite préalable de l'employé doivent être respectées. Et ce n'est qu'après que l'employé a accepté de poursuivre la relation de travail que des modifications sont apportées à la description de poste.

Si l'instruction est une annexe au contrat de travail, il convient de modifier simultanément le contrat de travail et la fiche de poste en préparant un avenant.

Si la description de poste a été approuvée en tant que document distinct et qu'en même temps, y apporter des modifications n'entraîne pas la nécessité de modifier les clauses obligatoires du contrat de travail, il est plus pratique d'approuver la description de poste dans une nouvelle édition en familiarisant le employé par écrit. La description de poste, en règle générale, est établie en deux exemplaires, dont l'un, à la demande du salarié, peut lui être remis.

1 -1

1. Dispositions générales

1.1. VSPDO appartient à la catégorie des spécialistes. Une personne ayant fait des études supérieures est nommée au poste de VSPDO enseignement spécialisé et au moins 3 ans d'expérience professionnelle.

1.2. La nomination au poste de VSPDO et sa révocation sont effectuées par ordonnance Directeur général entreprises sur recommandation du chef Département administratif.

1.3. VSPDO rapporte directement au chef du service administratif. VSPODO est fonctionnellement subordonné aux commis (employés chargés de la tenue des dossiers) et aux secrétaires de toutes les divisions structurelles de l'entreprise. Les VSPOD sont subordonnés linéairement au greffier et au chef du service des archives de l'entreprise.

1.4. VSPOD doit savoir :

1.4.1. Décrets, ordonnances, ordonnances, autres directives et règlements les organes supérieurs et autres relatifs aux activités de la société et, notamment, les activités du secrétariat.

1.4.2. Uni système d'état travail de bureau, règles de stockage, d'archivage des documents, vérification des documents, destruction, transfert aux archives de l'entreprise et aux archives de l'État, ainsi que des normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative.

1.4.3. Règlements, instructions, autres documents réglementaires régissant le travail de l'entreprise dans le domaine de la gestion documentaire et du secrétariat.

1.4.4. structure organisationnelle, l'équipe dirigeante de l'entreprise et ses divisions structurelles (JV).

1.4.5. Spécialisation des activités de l'entreprise, spécificités du travail avec les documents de l'industrie de l'entreprise.

1.4.6. Modalités d'enregistrement et de traitement des documents.

1.4.7. Commande suffisamment bonne langue Anglaise(niveau non inférieur au pré-intermédiaire); connaître la méthodologie de la traduction, le système actuel de coordination des traductions, les bases de l'édition littéraire, et avoir d'excellentes compétences dans la rédaction d'un protocole.

1.4.8. Ordinateur personnel : programmes - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Règles d'utilisation du matériel de bureau et des interphones (mini-ATS - au moins 50 abonnés internes, modem, fax, scanner, imprimante, copieur, déchiqueteuse, plastifieuse, machine à coudre, enregistreur vocal).

1.4.10. Schémas de flux de documents.

1.4.11. La procédure d'établissement de la nomenclature des cas, des inventaires des cas de stockage permanent et temporaire, établit des rapports.

1.4.12. Délais et modalités de dépôt des dossiers aux archives.

1.4.13. Systèmes d'organisation du contrôle de l'exécution des documents.

1.4.14. Matériel de bureau et autres moyens de mécanisation du travail de gestion.

1.4.15. Fondamentaux de l'économie, organisation de la production, du travail et de la gestion.

1.4.16. Législation sur le travail (Code du travail de la Fédération de Russie) et protection du travail de la Fédération de Russie.

1.4.17. Règles de fonctionnement de la technologie informatique.

1.4.18. Règles du plan de travail interne de l'entreprise.

1.4.19. Planification financière et reporting relevant de leur compétence.

1.4.20. Planification de la formation du personnel subalterne.

1.4.21. Systèmes de motivation.

1.5 VSPDO dans ses activités est guidé par :

1.5.1. Règlement sur VSPDO, instructions, règlement sur le secrétariat de la société.

1.5.2. Réglementation sur le flux de documents de l'entreprise.

1.5.3. Cette description de poste.

1.5.4. Le règlement intérieur établi par l'entreprise.

1.5.5. Réglementation sur le travail avec des informations confidentielles.

1.5.6. Contrat de travail.

1.5.7. Statut du personnel.

1.5.8. Autres documents directement liés aux activités du VSPDO.

1.6. VSPDO rapporte directement au chef du service administratif.

1.7. WSPDO supervise le personnel du secrétariat.

1.8. Pendant l'absence de VSPDO (voyage d'affaires, vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par l'adjoint, qui acquiert les droits appropriés et est responsable de la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.

2. Responsabilités professionnelles

2.1. Organise le travail du flux documentaire de l'entreprise et le travail du secrétariat et du service d'archives de l'entreprise, répartit la charge de travail entre les employés subalternes. Pistes planification financière et rendre compte des activités du travail du secrétariat et du flux de documents de l'entreprise.

2.2. Fournit le contrôle du flux de documents de l'entreprise (papier et électronique), le traitement en temps opportun de la correspondance entrante et sortante, sa livraison à sa destination.

2.3. Contrôle les délais d'exécution des documents et leur bonne exécution. Fournit le stockage des sceaux de l'entreprise.

2.4. Planifie le travail du secrétariat, soumet les plans de travail du secrétariat pour approbation et approbation. Organise le travail sur l'enregistrement, la comptabilité, le stockage et le transfert aux divisions structurelles concernées des documents du travail de bureau en cours, y compris les ordres et les ordres de gestion, sur la formation des affaires et leur dépôt.

2.5. Élabore des instructions pour la conduite du travail de bureau dans l'entreprise et organise leur mise en œuvre. Crée un système unifié de gestion des documents (USDO) dans l'entreprise (DO électronique et papier). Élabore des documents réglementant les activités de l'entreprise dans le domaine de la gestion documentaire.

2.6. Prend des mesures pour fournir aux employés du secrétariat le matériel didactique et de référence nécessaire, ainsi que l'inventaire, la papeterie, l'équipement, le matériel de bureau, moyens techniques travail managérial.

2.7. Effectue la gestion méthodologique du travail de bureau dans les divisions structurelles de l'entreprise, le contrôle de la formation correcte, le stockage et la livraison en temps opportun des fichiers aux archives, la préparation de certificats sur le respect des délais d'exécution des documents.

2.8. Fournit l'impression et la reproduction de documents de bureau.

2.9. Participe à la préparation des réunions convoquées par la direction, des réunions du conseil d'administration et des assemblées d'actionnaires et organise leur maintien.

2.10. Fournit un mode approprié d'accès aux documents et d'utilisation des informations qu'ils contiennent.

2.11. Participe au développement et à la mise en place de nouveaux procédés technologiques travailler avec des documents, amélioration de l'automatisation systèmes d'information et technologies (en tenant compte de l'utilisation de la technologie informatique).

2.12. Tient à jour une base de données de répertoires de numéros de téléphone internes et externes pour les activités du secrétariat.

2.13. Effectue des travaux sur la protection des informations constituant des secrets d'État, commerciaux et officiels.

2.14. Respecte les instructions du supérieur immédiat - le chef du service administratif et le directeur général de l'entreprise.

2.15. Développe et organise des activités pour améliorer ESDO.

2.16. Réalise la planification financière et l'établissement de rapports dans le cadre de sa compétence.

2.17. Planifie et dirige la formation du personnel subalterne.

2.18. Développe un système de motivation pour le personnel subalterne.

3. Droits

VSPDO a le droit :

3.1. Soumettre à l'examen du directeur général, du chef du service administratif et des chefs des divisions structurelles de l'entreprise des propositions d'amélioration du travail de gestion des documents, du secrétariat - formulaires et méthodes de travail avec les documents.

3.2. La demande des chefs de pôles structurels et autres travailleurs responsables l'entreprise de la bonne mise en œuvre des règles établies pour travailler avec des documents dans l'entreprise.

3.3. Rendre les documents aux interprètes et exiger leur révision en cas de violation des règles établies.

3.4. Effectuer des vérifications de l'organisation du travail de bureau dans les divisions structurelles.

3.5. Signer et approuver les documents liés aux activités du secrétariat.

3.6. Donner des instructions obligatoires pour les employés du secrétariat ; exigent une mise en œuvre rapide et de haute qualité.

3.7. Soumettre des propositions à l'examen du chef du département administratif et du directeur général de l'entreprise sur l'encouragement des employés distingués du secrétariat, l'imposition de sanctions aux contrevenants à la production et à la discipline du travail.

4. Responsabilité

VSPDO est responsable de :

4.1. Pour la perte et la détérioration de documents, l'incompétence dans la prise de décision en activité professionnelle, mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans les limites déterminées par le présent droit du travail Fédération Russe.

4.2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

4.3. Pour avoir causé dommage matériel- dans les limites déterminées par la législation civile et du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

5. Interaction avec les autres divisions structurelles de l'entreprise

VSPDO dans ses activités interagit avec d'autres unités structurelles :

5.1. Avec les chefs de toutes les divisions structurelles de l'entreprise - sur les questions de tenue de registres, d'organisation du contrôle et de vérification de l'exécution des instructions du secrétariat, de préparation et de soumission des documents nécessaires.

5.2. Avec le service juridique - sur les questions juridiques liées à la préparation des documents.

5.3. Avec le service économique de l'entreprise - sur la fourniture de matériel de bureau, de formulaires de documents, de papeterie, etc.

5.4. avec le service du personnel et développement organisationnel- concernant la sélection, l'embauche, le licenciement et la relocalisation des employés du département, ainsi que la formation, le perfectionnement, le développement d'un système d'incitations et de sanctions.

5.5. Avec le service informatique dans le domaine des technologies de l'information et des méthodes avancées de gestion électronique des documents, utiliser dernières méthodes dans le travail du secrétariat (matériel de bureau, etc.).

5.6. Avec le département de la sécurité - sur les questions d'information et de sécurité économique.

"Je connais la description de poste":

Spécialiste de premier plan dans la gestion documentaire du service administratif de l'entreprise

Date : "__" __________ 20__ ________________